2010.03 定稿-北京联合大学财务报账手册

北京联合大学（校本部） 财 务 报 帐 手 册 财 务 处 2010 年 3 月修订版 数字大小写的规范写法 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 元 整 - 2 - 目 录 第一部分 财务报帐的要求及手续 1. 如何报销 2. 如何办理借款业务 3. 如何办理内部转帐 4. 如何办理出国事项 5. 如何网上查询项目帐、预约报销、申报酬金、申报预算 第二部分 财务具体业务的办理流程及要求 附件 1.“会议定点服务结算”办理流程 附件 2.“网上预约”办理流程 附件 3.“网上申报酬金”办理流程 附件 4.“因公出国差旅费”报销流程 附件 5.“国内差旅费”报销的补充要求 附件 6.“职工子女统筹医疗”的相关说明 附件 7.“分期付款计划书”的相关说明 附件 8.“北京联合大学校本部经费支出”审批流程 附件 9.“住院借款”的相关说明 附件 10.“直接支付“的相关说明 附件 11.“面上统筹和校本部经费”的相关说明 - 3 - 第一部分 财务报帐的要求及手续 符合报销规定的原始票据应具备以下条件： 1.具有税务监制章或财政监制章。 2.票据内容填写齐全： 1)票据中的付款单位必须填写“北京联合大学” ； 2)金额大小写必须一致； 3)有所购商品的名称、数量、单价、金额； 4)若发票本身不能反映以上第 3）点，则须附购物明细清单； 5)必须有收款单位的财务专用章； 6)开票人及开票日期填写完整； 7)整张票据字体须一致； 符合以上要求的票据，即为财务报销原始票据。 一.如何报销 1.发票背面须有 3 人签字。 1)单位负责人：即报帐人部门“一支笔” ； 2)项目负责人 3)经手人 注：若“项目负责人”是“单位负责人” ，则签字为单位负 责人、经手人、验收人，以上指经费签字手续；若是课题则为课 - 4 - 题负责人、经手人、验收人。 2.须签明经费出处，即“项目名称” 、 “项目代码” 。 3.须写明原始票据的事由。 4.车票、定额发票等不带“北京联合大学”字样的票据，需填 制“支出证明单” ，车票须按票面金额从大到小顺序整理，每张票据 均需写明事由。 （见支出证明单式样） 5.报销国内差旅费，还需同时填写“差旅费报销单” 。 - 5 - 提示： 1)“差旅费报销单”中的“出差补贴”栏由财务人员核定； 2)报销出差参加会议事宜，请附会议通知原件； 3)报销调研事宜，请附单位一支笔、项目负责人签字盖章的 书面调研报告及参加人员名单； 4)报销国外差旅费不用填写“差旅费报销单” ，具体规定详 见附件 4“因公出国差旅费报销流程” ； 5)具体差旅费报销规定详见北京市国家机关和事业单位差 旅费管理办法和附件 5“国内差旅费报销的补充要求” 。 6.报销仪器设备等固定资产，需同时填写“固定资产验收单” 。 - 6 - 提示：图书在图书馆做固定资产，其余在国资处办理。 7.报销子女统筹医疗费，需另行填写“北京联合大学统筹医疗 药费报销单” 。 提示： - 7 - 1)报销需携带当年“子女统筹医疗报销证” 、医疗费原始票 据； 2)具体说明详见附件 7 职工子女统筹医疗的说明。 8.报销课题，还需填写“北京联合大学科研课题报销单” 1).报销内容按照北京联合大学科研项目经费管理暂行办法 （京联发200724 号）执行； 2).课题须课题负责人、经手人、验收等 3 人签字； 9.报销时的几点提示 1)报销合作协议事宜，请附合作协议书； 2)报销采购图书设备事宜，请附采购合同书； 3)报销出版事宜，请附出版合同书； 4)报销工程事宜，请附工程合同和工程结算书；超过 5 万 （含 5 万元）还需另附审计报告。 二.如何办理借款业务 - 8 - 如何办理支票借款 1.单笔支付金额超过 1000 元的业务，包括购买机票、出国换 汇、购买办公用品、图书设备等，必须使用转帐支票。 2.需做固定资产的，同时提供“北京联合大学购置设备申请” 方可借款；工程借款同时提供审批报告、工程合同及工程预算书。 3.转帐支票借款单填写样式 - 9 - 北京银行支票样式： 招商银行支票样式： 北京联合大学支票借款单 借款单位： 年 月 日 借款用途 预借金额 项 目 代 码 项目名称 支票 号 第 一 联 借款总额（人民币大写） ￥ 单位负责人 （签章)： : 领用人 (签章)： 联系电话： 一 式 三 联 校领导批示： 财务主管人员核批： 核销代码： 借 款 记 帐 凭 证 领用须知：1.转帐支票起点为 1000 元，付款期限为 10 天； 2. 支票必须按照限额和用途 使用，遗失责任自负，核销日期最迟不超过一个月。 - 10 - 提示： 1)各部门应及时归还所借支票，未报帐支票累计不能超过 5 张，所借支票年末之前必须全部结清； 2)领用“北京银行”的支票，需在 24 小时以后使用； 3)支票领用人为本校教职工； 4)各银行支票有效期 10 天。 如何办理现金借款 1.各部门可根据工作需要借备用金，年末之前必须予以归还。 2.现金借款单填写样式 - 11 - 北京联合大学现金借款单 借款单位： 年 月 日 借款用途 项目代码 项目名称 第 一 联 借款总额（人民币大写）： ￥ 单位负责人 （签章)：: 领用人 (签章)： 联系电话： 一 式 三 联 校领导批示： 财务主管人员核批： 核销代码： 借 款 记 帐 凭 证 领用须知：1.现金必须按照限额和用途使用; 2.借款需及时归还。 提示： 1)现金借款累计不能超过 5 笔，所借现金年末之前必须全部 结清； 2)支票领用人为本校教职工； 三.如何办理内部转帐 1.办理内部转帐的业务范围 在财务处管理的校内各单位之间，发生经济往来，需结算款项 时由付款单位填写“北京联合大学转帐凭证” 2.转帐凭证的填写样式及要求 - 12 - 北 京 联 合 大 学 转 帐 凭 证 转帐日期 年 月 日 付款单位 收款单位 项目代码 项目代码 付 款 方 项目名称 收 款 方 项目名称 第 一 联 人民币 十 万 千 百 十 元 角 分 （大写） 财务转讫章： 转 帐 内 容 一 式 三 联 单位负责人： 项目负责人： 转帐经手人： 审 核： 财 务 处 留 存 受理转帐业务后，财务人员需在各联上签章并加盖“转讫章” 方为有效，同时将第二、三联交与付款单位，并由其将第三联转 交收款单位，以示转帐成功。 四.如何办理出国事项 因公出国等事宜，由国际交流合作处办理。并由其在财务 处报销。 - 13 - 五.如何网上查询项目帐、预约报销、申报酬金、申报 预算 校 园 网 0 高级财务 管理平台 查询项目帐（用户名为职 工一卡通号，初始密码为 本人身份证后 6 位 预约报销（具体操作见 OA 网财务管理） 申报预算（用户名和密码 皆为部门 5 位编码） 申报酬金（具休操作见 OA 网财务管理） - 14 - 第二部分 财务具体业务的办理流程及要求 附件 1 “会议定点服务结算”办理流程 1.会议形式是各单位自己举办会议； 2.会议费开支的经费来源指使用财政性资金； 3.开会地点必须选择北京市政府定点会议单位。 4.北京联合大学（校本部）会议费结算流程（试行）见 oa 校园 网财务管理2010-2011 年会议费报销流程。 附件 2 “网上预约”办理流程 “网上预约”办理流程见 oa 校园网财务管理下载专区。 附件 3 “网上申报酬金”办理流程 1.“申报酬金”办理流程见 oa 校园网财务管理； 2.每月 8-27 日为酬金申报时间； 3.网上申报从 4 月起执行，同时禁用酬金邮箱。 附件 4 “因公出国差旅费”报销流程 1.出国人员报销时需持 1) 北京市财政局审批后的“用汇核销表”和相关换汇单据； 2) 北京市人民政府或台事办签发的出国批件； 3) 填写齐全、手续完备的报销单； - 15 - 4) 出国差旅期间的所有国内外开支的原始票据（含：签证 费飞机票等） 。 2. 报销时，按换汇当日的银行汇率折算成人民币进行核算。 3. 如果有退汇情况，根据银行退汇单作相应的收帐处理。 4. 如果我校老师因公出国事宜由校外主管部门（非中介）承办， 且批件在对方的，在报销时，需提供出国批件复印件，并依据承办 方所开的正式发票据实报销。 5. 按市财政局核销金额报销，市财政局对下列开支不予核销 1)未经批准超出规定开支范围和标准的开支； 2)无原始凭证的开支； 3)未经批准擅自改变国外活动路线，增加出访地点和延长出 访时间的开支； 4)属于不应该负担的开支或因私发生的开支。 附件 5.“国内差旅费”报销的补充要求 1. 出差人员外出参加会议，有会议通知会议统一安排住宿的， 会议期间的住宿费、伙食费和公杂费由会议主办单位按会议费规定 统一安排，在途期间的住宿费、伙食费和公杂费由所在单位按差旅 费规定报销； 2.工作人员外出调研、取样、查资料、访学等有两种情况：对 于有接待单位且对方安排接待的，享受在途补助；对于无接待单位 的，按差旅费规定凭据报销享受差旅补助； - 16 - 3.委托旅行社承办的调研费、考察费等：原则上不支持由旅行 社承办，如确实需要旅行社承办，需提供以下材料方可报销： 1)旅行社开具的正规发票（需 3 人签字） ； 2)单位一支笔、项目负责人签字盖章的书面调研报告及参加 人员名单； 3)旅行社具体行程安排及费用明细；费用明细上城明确列支 交通工具、住宿标准、餐费标准、人数等（该材料需由旅行 社出具并加盖公章） 。 附件 6.“职工子女统筹医疗”的相关说明 1.报销时需持 1)当年的子女统筹卡； 2)相关患儿的医药费单据（单据包括：写有患儿姓名的医院 开据的正式票据、诊疗费） 。 2.相关说明 1)每年年末或年初依据人事处提供的入子女统筹医疗的职工 数据进行工资代扣（每人每年 24 元） ； 2)报销额度：校内单职工每年每孩限报 300 元，校内双职工 每年每孩限报 600 元。 3)报销标准： 校内在职单职工一方报销，另一方不报销的，可按本 次报销金额的 50%的比例报销，直至额满； - 17 - 校内在职双职工可按本次报销金额的 80%予以报销， 直至额满； 先在我方报销医药费需给对方开分割单的职工，按 本次报销金额的 40%报销，直至额满，同时开具填写 齐备的另外 40%分割单； 对方先报销给我方开具分割单的，双方按合计的 80% 报销，直至额满。 附件 7.“分期付款计划书”的相关说明 1.按合同需分期付款的做计划书； 2.做“计划书”应附校领导审批报告原件、预算书、合同等； 3.计划书在首次付款前，须到财务处先行确认，并于年内结清， 如有特殊情况需与财务协商。 4.“计划书”可在校园网财务下载专区下载。 - 18 - 附件 8.“北京联合大学校本部经费支出”审批流程 说明： 1.2 万元以上为大额支出，必须附“大额资金使用申报表” ， - 19 - 2.专项经经费审批权限同上，按专项经费使用管理规定执行 （京联财办20042 号） ， 3.科研经费原则上由课题负责人审批，严格按照课题项目预算 内容支出； 4.台湾研究院经费、基金，5000 元以下（含 5000 元）由院长 审批，其它执行科研基地（所）标准； 5.属于重大项目经费经校财经领导小组审议后，报校党委常委 会审批。 附件 9.“住院借款”的相关说明 1.凭医院的入院通知单，经校公费医疗办公室审批，符合住院 条件的交付 20的押金（离休、医照人员交付 10的押金）后领取 支票。 附件 10.“直接支付“的相关说明 1.提供发票（按规定签好字） 、合同 1 份、结算书 2 份、招标 通知复印件 1 份； 2.需做固定资产的，需先做固定资产手续； 3.若有进口设备，提供进口设备审批文件； 4.按合同需分期付款的，在第一次付款时，同时提供“分期付 款计划书” 。 附件 11.“面上统筹和校本部经费”的相关说明 - 20 - 1.校本部与各独立法人学院一样，所需经费均为拨款户（全联 大面上）经费所拨而来； 2.若属于面上经费，需到全联大拨款户进行先期拨款，之后才 能到本部财务进行报销。 提示 1: 周一至周四报销时间为上午 8：00-11:30，下午 1:30-4:00 周五报销时间为上午 8：00-11:30，下午 1:30-3:30 每周 3 下午内部业务学习，暂停报销，特殊情况另行处理； 每月最后一天为财务处结帐日，暂停报销（对银行帐及财政 专项） ，若碰上节假日，则提前一天结帐。 提示 2： 请各位老师注意：我校为缓解年末压力，加快报帐速度，要求： 当年 1 至 6 月原始票据于当年暑假前报销完毕； 当年