档案分级管理研究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案分级管理研究 摘 要：1999 年我国档案法实 施办法首次提出了档案分级管理的概 念。随着档案管理工作的不断完善与发 展，档案分级管理已经从理论走向可行 性实践，并积累了一定的经验，这对我 国档案的科学化管理及安全保护方面都 有着深远的意义。 中国论文网 /2/view-12903015.htm 关键词：档案；分级管理；科学 化；保护 1 前言 我国的档案法实施办法中明 确提出， “各级国家档案馆馆藏的永久保 管档案分一、二、三级管理，分级的具 体标准与管理办法，由国家档案局制定” -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 ，第十五条第三款中规定， “根据档案的 不同等级，采取有效措施，加以保护和 管理”，条款对我国档案分级管理进行 了明确的规定，档案分级管理是针对档 案保密程度与具有保存价值的档案，按 照一定的原则、标准与办法，进行保存。 2 档案分级标准 档案分级方法有四种，一种是根 据保存期限的长短来分级，如永久期限、 长期、短期；二种是按内容分，如人事 管理档案、职工住房公积金档案、医疗 保险档案、公用车辆等类别分级；三种 是按照机密程度来划分，如按机密分类 分级，分为秘密级、机密级、绝密级三 种；四种是按文件入档时间年份分类保 存。 3 档案分级管理工作中的不足 3.1 社会经济发展与档案管理不 同步 社会经济的发展，是推进档案分 级管理步伐的重要因素。我国经济总量 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 突飞猛进，各行各业都呈现出良好的发 展势头，对企业与各个单位职工的待遇 越来越好，医疗保险、住房公积金、人 事关系、车辆信息等与职工生活相关的 档案建立起来。各级政府加强档案管理 建设，以云南省农业科学院对医保、机 关车辆、职工住房公积金、劳资关系等 档案管理为例，在档案分级管理上，档 案建立时，各个单位及部门根据档案建 立全宗号，进行归类，并成为了解及掌 握各单位经济发展的依据，档案部门成 为关注的重点，对多数单位的档案管理 检查中发现，档案建立不及时，与地域 经济无法接轨，不能直接反映当地的经 济发展状况，无法跟上时代的发展。 3.2 档案数字化、信息化发展不 足 随着信息技术的发展，给档案管 理工作带来了巨大的变化，纸质档案被 电子档案所取代，档案数字化已成为时 代的特色。档案管理也随之发生了较大 变化，档案数字化成为各地推进档案管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 理发展的重要手段。在档案信息化发展 过程中，档案检索、档案复制等技术改 变了原来档案查询中繁琐手续，减少了 对档案原件的需求。并且档案管理成本 也大幅度降低。但是在档案数字化与信 息化发展中，仍旧有很大一部分人，仍 旧延续使用纸质档案材料，对电子档案 材料的建立认识不足，使用电子信息技 术能力不够，使档案数字化、信息化建 设不足。 3.3 档案管理机构调整不合理 随着纸质档案的消退，电子档案 的建立，档案业务人员数量急剧减少， 各级政府、机关单位中，受到编制的限 制，档案人员总数不减，但是档案整理 人员较多，电子平台操作人员较少，且 档案建立过程中，许多维护电子档案平 台的专业人员不足，而纸质档案又较少， 这部分管理人员又较多，所以人员分布 与机构调整十分不合理。 4 档案分级管理方式 随着信息技术的不断发展，档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 由文本纸质档案向电子版档案过渡，在 近年来档案管理实现了各地联网，实现 了档案适时管理与调用，给档案管理带 来了巨大的变革。由传统的管理模式向 现代化转变，尤其是各企业或各机关事 业单位的人事及劳资关系档案、住房公 积金档案、机关车辆档案、医疗保险档 案等等这些关系到人事及各种重要事件 的档案，转变了管理模式并逐渐实现分 级管理，其方式是： 4.1 标准的细化 档案分级管理是基于档案管理与 保存价值的前提下，其中分级管理是对 档案价值的一种肯定与发挥。档案是否 具有保存价值也体现在档案管理期限长 短上，永久保存的档案其价值具有永久 性，而短期保存的档案则价值发挥则在 保存期限内，所以分级管理，也应当以 档案价值体现时间作为标准来划分。所 以，档案的分级管理标准应当细化，根 据保存期限分成一、二、三级，对于永 久保存的档案，还可以根据其用途的不 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 同，和发挥的作用的不同，进行细化分 级，以利于管理。 4.2 保管的特殊性 传统档案在管理模式上，根据全 宗为单位，分门别类进行存放，同一类 别，同一性质的档案，保存在一起。在 档案分级管理上，对不同类别不同性质 的档案，按照价值不同与保管期限长短， 分成不同的等级，使档案在保存上具有 特殊性。随着云技术的不断发展，档案 管理从纸质宗卷形式，向电子储存档案 管理模式转变。这对档案管理提出了新 的要求，档案管理不在受到纸质与管理 约束，取而代之的是电子文本形式的档 案材料，管理形式也有所改，计算机管 理代替了人为管理，节约了大量人力物 力的同时，也使档案管理变得更加便利。 例如在管理职工公积金档案材料时，人 员信息是一个庞大的数据库，而对所有 职工信息进行档案管理时，只需通过电 脑的一个统计表格，即可以实现全部职 工个人信息的管理，从而使庞大的数据 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 库变为小小的一个电子表格，即可以装 载所有职工的个人信息资料，使管理更 具特殊性。 4.3 保护的优先性 档案分级管理需要科学化管理， 突破传统的档案管理模式，根据档案保 存期限与保存价值的不同进行分级管理。 对于档案保存价值较高、较为珍贵的档 案资料，应当进行特别保管，以全宗号 为界定，进行统一管理。档案管理信息 化以后，实现了各个单位内部的联网， 档案管理也实现了科学化管理。例如对 医保信息、公用车辆、职工住房公积金 档案信息进行管理时，这部分信息对于 职工与相关人员来说十分重要，所以在 档案保护上具有优先性，对这些与人们 利益息息相关的档案材料进行电脑备份 以利于保存，并重点加以保护。 4.4 利用的安全性 档案保存的最终目的，是为了日 后的使用，但是一些有关人事管理、医 保信息、公用车辆信息、固定资产管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 等作为档案材料的一些重要信息，即具 有保密性，又与人们的生活息息相关。 随着信息技术的发展，对这类档案实现 了信息化管理，并实现了联网，使人们 随时随地不受时间空间的限制，即可以 调出所需信息资料，这也给这些档案的 安全管理带来了隐患，所以在使用档案 材料时，为了避免信息泄露，提高档案 管理的安全性十分重要。可以对档案材 料进行分级管理，对于这些比较重要的 档案信息，给予保护，并完善使用程序， 提高档案材料在使用中的安全性能。 5 结束语 不同时期的档案，有不同时期的 作用，明、清、民国、日伪等档案，即 可以反映出