关于试论高校档案管理方式存在的问题

关于试论高校档案管理方式存在的问题 有学校就会有档案，档案是伴随学校的发展过程产生的。从整体来说，学校档案是学校发展的原始记录，是宝贵的文化财富 ;具体来看，学校档案是各部门、教师和学生在教育教学活动中保存起来以备查考的文字、图表、音像和其他各种形式的历史记录。然而，随着学校的发展和时间的推移，一方面档案的数量和形式不断增加和丰富，另一方面，档案的损失和毁坏现象也频频发生。 无论是针对学校工作中日益增多的形式内容，还是保管过程中不断损毁的档案，都存在着一定的困难来确保其完整和价值。因此，档案管理工作的安全性问 题迫在眉睫。 众所周知档案保护工作是为学校各项工作服务的。然而一些学校工作存在陈旧观念，过分强调为教育教学服务，在一定程度上导致了保护档案意识的薄弱，表现在对档案资料疏于整理和保护。一些领导不能将其与学校发展及各项建设密切结合起来，对档案工作的资金设备需求不予支持。由于大量文档处于不被有效管理的四处分散状态，不仅资源浪费，文档丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使得安全性无法得到保障。另外纸质文档的抗灾难性差。这与现代档案管理工作的信息化要求相距甚远。 宝葫芦集团针对当前学校教育文档的特点推出档案云服务平台，帮助学校有效解决档案保管利用过程中的各种问题，实现档案信息化。平台支持网页浏览和移动端应用登录，支持全文模糊查询以及标签查询，操作简单。平台无需增加任何硬件、软件，由承建方统一提供运维服务。真正实现“零”投入。并且是经主管部门批准，拥有涉密资质，提供多种数据备份机制以及安全加密功能。 总之，这套软件是符合档案管理人员使用习惯的、集人性化、智能化和科学化为一体的综合性档案管理软件。 只有认真做好档案工作，建立健全档案管理制度，让档案工作有章可循，才能更好的为学校服务，真正实现档案的价值，增强学校综合实力。 高 校档案管理方式存在的问题如何整改 1、在基本建设工程的实际运作中，因基本建设档案材料形成的周期长，涉及的单位广，专业技术性强要求工程承包单位是实施运作该项工作的保证目前，一个工程建设项目完成后不论是总承包还是分承包，都应按照“城建档案归档条例”及“高校档案归档条例”负责整理所承包工程的基建文件材料，统一向建设部门提交完整的、准确的、系统的基建档案材料。基建部门要把住文件材料形成的质量关，为日后办理建设项目竣工验收、产权登记以及今后建筑物维修、改、扩建提供第一手资料。 2、加强建设单位档案管理部门的科学管理职能和水平是档案管理工作的基础办公自动化的普及是历史发展的必然。不科学的管理高校基建档案，将阻碍档案工作的正常运转，最终直接影响到高校基建档案的开发利用工作，同时制约和影响着档案管理现代化的进程。那么如何科学管理呢 ? 第一，要提高档案人员的管理水平。除了要有较高的档案基础知识技能外，还要懂得基建方面的活动程序以及法规政策。档案人员具备了这些知识技能，才能有效地把握档案形成过程中的关键环节，确保档案质量。学校档案部门应努力提高服务质量，结合现代化手段提高基建档案的开发和利用 工作。 第二，要增强基建部门的责任感。学校基建部门是收集、利用大量档案基础材料进行基建规划的设计者，又是基建档案的形成者。所以基建部门应有专门负责人分管档案工作，并配备具有专业知识的专(兼 )职档案人员，负责基建文件材料的形成、收集、积累和归档工作。档案部门和基建部门之间要培养良好、密切的协作关系，制定制度和管理办法，宣传集中统一管理的重要性，实行集中统一管理，档案人员取得基建人员的信任，消除他们的心理障碍，使之能主动将竣工档案交到档案部门集中管理。 第三，制定收集归档制度，作为工作行为规范准则。基建档案工作 制度应在基建部门立项的同时下达，在基建部门与施工单位签订合同时，把此制度作为附件附上，使施工单位明确基建档案要求，保证能在竣工验收时提供完整的档案材料，否则，未按要求向建设单位提交所需档案材料的，应扣罚承包单位一定比例的款项。 第四，做好“三个同步”。基建部门应把基建档案工作纳入基建规划、计划、管理制度和工作技术人员职责范围之中，做到三个同步：基建一开始就与建立基建档案规划同步进行 ;工程建设实施过程，与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行 ;工程交工验收与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。对竣工图等材料编 制不够完整、准确、不符和归档要求的，都要及时进行查漏补缺。工程交工验收时，必须要有学校档案部门参加验收，如果竣工档案归档不全，档案部门不能验收，因此，有关部门也不能办理正式交工款项手续。 3、逐步实现档案工作网络化管理高校基本建设档案的管理工作，已经进入从经验管理向科学管理，逐步采用先进技术