第五章　会计凭证

第五章 会计凭证第一节 会计凭证的概念、意义和种类一、会计凭证的概念会计凭证是记录经济业务事项发生或完成情况的书面证明，也是登记账簿的依据。填制和审核会计凭证是会计核算工作的起点和基本环节，也是登记账簿的前提和依据。任何单位每发生一项经济业务，经办人员都必须按照规定的程序和要求取得或填制会计凭证，记录经济业务发生或完成的日期、经济业务的内容，并在会计凭证上签名盖章（有的凭证还需要加盖公章） ，以对会计凭证的真实性和正确性负责。一切会计凭证都必须经过有关人员的严格审核，只有经过审核无误的会计凭证，才能作为登记账簿的依据。二、会计凭证的意义会计凭证的填制和审核，是会计核算的基本方法之一，也是会计核算工作的起点。对于保证会计核算的质量，有效地进行会计监督，提供真实可靠的会计信息等都具有十分重要的意义。（1）及时、正确、真实地填制和审核会计凭证，是会计核算的基础，是确保会计核算资料的客观性、正确性的前提条件。（2）填制和审核会计凭证，可以更有效地发挥会计的监督作用，使经济业务合理、合法、真实。（3）填制和审核会计凭证，可以明确经济责任，提高经济管理水平。三、会计凭证的种类会计凭证的形式多种多样，可以按照不同的标准进行分类。会计凭证按照用途和填制的程序不同，分为原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以证明经济业务的发生或完成情况，并作为记账原始依据的会计凭证。如发票，收据，材料入库单，领料单。记账凭证也称分录凭证，由会计部门根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制而成。记账凭证应记载经济业务的简要内容，明确会计分录，它是登记账簿的直接依据。第二节 原始凭证一、原始凭证的概念原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时由经办人直接取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任的书面证明，是记账的原始依据，具有法律效力，是会计核算的重要资料。二、原始凭证的种类（一）按照来源不同分类1.外来原始凭证。外来原始凭证指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如由供货单位开具的增值税专用发票、普通发票等。2.自制原始凭证。自制原始凭证指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。如验收材料时的收料单、领发材料时的领料单、产品入库时的产品入库单等。凡是不能用来证明经济业务实际上发生或完成的文件和单据，例如购货合同、材料请购单，都不能作为原始凭证。（二）按用途分类原始凭证按其用途不同，可以分为通知凭证、执行凭证和计算凭证。1.通知凭证：是指要求、指示或命令企业进行某项经济业务的原始凭证。如“罚款通知书，付款通知书”。2.执行凭证：是证明某项经济业务已经完成的原始凭证。如“销货发票”， “材料验收单”，“领料单”。3.计算凭证：是对已发生或完成的经济业务进行计算而编制的原始凭证。如“产品成本计算单”， “制造费用分配表” ， “应付职工薪酬计算表”。（三）按照填制手续及内容不同分类1.一次凭证。一次凭证指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。一次凭证是一次有效的凭证。如现金收据、发货票都是一次凭证，外来原始凭证一般都属于一次凭证。2.累计凭证。累计凭证指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证，一般为自制原始凭证，如限额领料单。3.汇总凭证。汇总凭证指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。在实际工作中，对发生数笔较多的原始凭证可以进行汇总，编制原始凭证汇总表，如发料凭证汇总表。（四）按照格式不同分类1.通用原始凭证。通用凭证指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。如全国统一使用的银行承兑汇票、某地区统一印制的收款收据。2.专用原始凭证。专用凭证指专门用于某一类经济业务的记账凭证。如差旅费报销单、增值税专用发票。以上不同种类的原始凭证是相互关联的。如现金收据往往是一式数联，一联作为出具收据单位的自制原始凭证,另一联则是接受凭证单位的外来原始凭证.同时，它既是一次凭证，又是执行凭证，也是专用凭证。三、原始凭证的基本内容由于各项经济业务的内容和经济管理要求的不同，原始凭证的名称、格式和内容也是多种多样。但所有的原始凭证（包括自制的和外来的凭证）都是作为经济业务的原始依据，必须详细载明有关经济业务的发生或完成情况，必须明确经办单位和人员的经济责任。因此各种原始凭证都应具有一些共同的基本内容。原始凭证所包括的基本内容通常称为凭证要素，主要有：1.原始凭证名称；2.填制原始凭证的日期及编号；3.接受原始凭证的单位名称或个人的名称；4.经济业务的基本内容（数量、单价及金额等） ；5.填制单位名称或填制人姓名；6.经办部门及有关人员签章；7.凭证附件。为了满足计划、业务、统计等职能部门管理经济的需要，有的原始凭证还需要列入计划、定额、合同号码等项目，这样可以更加充分地发挥原始凭证的作用。对于国民经济一定范围内经常发生的同类经济业务，应由主管部门制定统一的凭证格式。随着经济业务的复杂化，多用途、复式凭证的应用日益增多，使原始凭证的内容逐步扩大。例如，银行结算凭证大多一式数联，分别作为收款人、付款人和双方银行的原始凭证。这种凭证中不仅要增加一些必要项目，而且要选择其中必填的项目。又如增值税专用发票，应用面很广，规定为一式四联，分别为存根联、发票联、税款抵扣联和记账联。四、原始凭证的填制要求为了正确、完整、及时地记录各项经济业务，有必要对原始凭证的填制做出明确的要求。概括起来有：（一）记录要真实。记录真实，就是要求实事求是地填写经济业务，原始凭证填制日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况相一致，不得歪曲经济业务真相、弄虚作假。对于实物数量、质量和金额的计算，要准确无误，不得匡算或估计，确保凭证所记录的内容真实可靠。（二）内容要完整。原始凭证上各项内容要逐项填制齐全，不得遗漏和简略。需要填写一式数联的原始凭证，必须用复写纸套写，各联的内容必须完全相同，联次不得缺少，业务经办人员必须在原始凭证上签名或盖章，对凭证的真实性和正确性负责。（三）填制及时每笔经济业务发生或完成时，经办人员必须及时取得或填制原始凭证，并按照规定的程序及时送交会计部门审核、记账，不能提前，也不能事后补办，做到不积压、不误时、不事后补制。（四）书写要清楚。原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，大小写金额必须相符且填写规范，发生差错要按规定的方法更正，不得涂改或刮、挖、擦、改。涉及现金、银行存款收付的原始凭证，如发票、收据、支票，都有连续编号，应按连续编号使用，这类凭证如有填写错误，应予作废并重新填写，在填错的凭证上加盖“作废”戳记，与存根一起保存，不得任意销毁。原始凭证数字及文字填写应注意以下几点：1.中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等字样，不得自造简化字。如金额数字书写中书用繁体字，如萬、圆，银行也可受理。2.中文大写金额数字到“元”为止的，在“ 元”之后，应写“ 整”（或“正”） ，在角之后，可以不写“整”（或“ 正”） 。大写金额数字有“分”的，在“ 分”之后不写“整”（或“正”） 。3.中文大写金额数字前面应标明“人民币”字样，大写数字应紧接“人民币”字样填写。未印有“人民币”字样的，应加写“ 人民币”三字。4.阿拉伯小写金额数字前面，均应填写人民币符号“￥”，不得连写或书写不清。5.阿拉伯数字中间有“0”时，中文大写金额要写“零”字。如￥1409.50，应写成“人民币壹仟肆佰零玖元伍角整。6.阿拉伯数字中间连续有几个“0”时，中文大写金额中间可以只写一个 “零”字。但如果是阿拉伯数字万位或元位为“0”的千位和角位不是 “0”时，中文大写金额中的“零”可写也可不写。如￥107 000.53，的写法有四种人民币壹拾万零柒仟零伍角三分。人民币壹拾万柒仟伍角三分。人民币壹拾万零柒仟伍角三分。人民币壹拾万柒仟零伍角三分。7.票据的出票日期必须使用中文大写。为防止篡改票据的出票日期，在填写月、日时，月为壹、贰、壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾、叁拾的，应在其前面加“零”；日为拾壹至拾玖的，应在其前面加“壹”。票据出票日期使用小写填写的，银行不予受理。五、原始凭证的审核审核会计凭证是正确组织会计核算和进行会计检查的一个重要方面，也是实行会计监督的一个重要手段。为了正确地反映和监督各项经济业务，保证核算资料的真实、正确和合法，会计部门和经办业务的有关部门。必须对会计凭证，特别是对原始凭证进行严格认真的审核。各种原始凭证，除由经办业务的有关部门审核以外，最后要交由会计部门进行审核。及时审核原始凭证是对经济业务进行的事前监督。审核原始凭证，主要是审查两方面的内容。（一）实质性审核实质性审核主要审核凭证上记载的经济业务是否符合国家的政策法令、制度办法等规定要求；是否有违法乱纪，伪造、冒领、贪污、预算超支、挥霍浪费、化公为私等违法或不合理行为。如有违法，要向本单位领导汇报，提出拒绝执行的意见，必要时，可向上级领导机关反映有关情况。对于弄虚作假，营私舞弊，伪造、土改凭证等违法乱纪行为，必须及时揭露，并向领导汇报，严肃处理。（二）形式上的审核形式上的审核主要是审核凭证格式是否符合规定要求；内容是否完整；数字是否正确，大小写金额是否一致；数字和文字的书写是否清楚；有关人员签章是否齐全；有无刮、擦、挖、补、涂改、伪造等现象。如有手续不完备或数字计算错误的凭证，应由经办人员补办手续或更正错误。原始凭证的审核是一项严肃而细致的工作，会计人员必须坚持制度，坚持原则，履行会计人员的职责。对真实、合法、合理但内容不完整、手续不完备、填写有错误的原始凭证，应当退还给有关经办人员，并令其补办手续或进行更正。对于违反制度和法令的，会计人员应拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，并向本单位领导报告。对于伪造凭证、涂改凭证和虚报、冒领等不法行为，会计人员应扣留原始凭证，并根据会计法规定，向领导提出书面报告，请求严肃处理。六、原始凭证错误的更正为了规范原始凭证的填制，明确相关人员的经济责任，防止利用原始凭证舞弊， 会计法第十四条规定了更正原始凭证错误的具体要求。1.原始凭证所记载的各项内容均不得涂改。随意涂改的原始凭证即为无效凭证，不能作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。2.原始凭证记载内容有错误的，应当由开具单位重开或更正，并在更正处加盖出具凭证单位印章。3.原始凭证金额出现错误的，不得更正，只能由原始凭证开具单位重新开具。4.原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证。对于填制有误的原始凭证，负有更正和重新开具的法律义务，不得拒绝。第三节 记账凭证一、记账凭证的概念记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。它是登记账簿的直接依据。二、记账凭证的种类（一）记账凭证按经济业务内容分类1.收款凭证。收款凭证是指用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证。收款凭证又可分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。2.付款凭证。付款凭证是指用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证。付款凭证又可分为现金付款凭证和银行存款付款凭证。为了避免凭证重复，对于两类货币资金之间的划转业务（如将现金存入银行，或从银行提取现金）一般只编制付款凭证，不编制收款凭证。3.转账凭证。转账凭证是指用于记录不涉及现金和银行存款业务的会计凭证。转账凭证要根据有关转账业务的原始凭证编制，作为登记有关账簿的依据。收款凭证、付款凭证和转账凭证，都是按交易或事项的某种特定属性定向使用的记账凭证，因此都属于专用记账凭证。此外，业务比较单纯、业务量也较少的单位，也可以采用通用记账凭证。通用记账凭证是各类交易或事项，包括收款、付款和转账业务共同使用的记账凭证。（二）记账凭证按用途分类1.分录凭证。分录凭证是直接根据原始凭证编制，载明会计科目、记账方向和金额的凭证。2.汇总凭证。汇总凭证是为了简化记账凭证的填制工作，对分录凭证加以汇总，据以登记分类账的记账凭证，如记账凭证总表3.联合凭证。联合凭证是既有原始凭证或原始凭证汇总总表的内容，同时又具备记账凭证内容的凭证。它在自制原始凭证或原始凭证汇总表同时印有对应科目，作为记账的依据，如发料凭证汇总表。（三）记账凭证按填制方法分类1.复式凭证。复式凭证是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。2.单式凭证。单式凭证是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。其优点是便于汇总计算每一会计科目的发生额，便于分工记账，缺点是制证工作量大，也不便于反映经济业务的全貌。三、记账凭证的基本内容记账凭证种类甚多，格式不一，但其主要作用都在于对原始凭证进行分类整理，按照复式记账的要求，运用会计科目，编制会计分录，据以登记账簿。因此，记账凭证必须具备有以下基本内容：1.记账凭证的名称；2.填制记账凭证的日期；3.记账凭证的编号；4.经济业务事项的内容摘要；5.经济业务事项所涉及的会计科目、记账方向和金额；6.记账标记；7.所附原始凭证张数；8.会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章。四、记账凭证的填制要求各种记账凭证必须按规定及时、准确、完整地填制。基本要素填写要求如下：1.日期的填写。现金收付记账凭证的日期以办理收付现金的日期填写；银行付款业务的记账凭证，一般以财会部门开出付款单据的日期或承付的日期填写；银行收款业务的记账凭证，一般按银行进账单或银行受理回执的戳记日期填写；月末结转的业务，按当月最后一天的日期填制。2.摘要的填写。记账凭证的摘要栏既是对经济业务的简要说明，又是登记账簿的需要。要真实准确，简明扼要，书写整洁。3.会计科目的填写。会计科目应填写会计科目的全称或会计科目的名称和编号，不得简写或只填会计科目的编号而不填名称。需填明细科目的，应在“明细科目”栏填写明细科目的名称。4.金额的填写。记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相符。在记账凭证的“合计”行填列合计金额；阿拉伯数字的填写要规范；在合计数字前应填写货币符号，不是合计数字前不应填写货币符号。一笔经济业务因涉及会计科目较多，需填写多张记账凭证的，只在最末一张记账凭证的“合计” 行填写合计金额。5.记账凭证附件张数的计算。填制记账凭证，可以根据每份原始凭证单独填制，也可根据同类经济业务的多份原始凭证汇总填制，还可根据汇总的原始凭证来填制。为了简化记账凭证的填制手续，对于转账业务，可以用自制的原始凭证或汇总原始凭证来代替记账凭证。应当指出的是，不同类型业务的原始凭证，不能混同编制一份记账凭证。除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证之外，其他记账凭证必须附有原始凭证。附件张数的计算方法有两种：一种是按构成记账凭证金额的原始凭证计算张数，如转账业务原始凭证的张数计算。二是以所附原始凭证的自然张数为准，即凡与经济业务内容相关的每一张凭证，都作为记账凭证的附件。凡属收付款业务的，原始凭证张数计算均以自然张数为准。但对差旅费、市内交通费、医疗费等报销单，可贴在一张纸上，作为一张原始凭证附件。附件张数应用阿拉伯数字填写。对简单的摊提转账业务，可以在摘要栏注明计算依据，而不经过分摊或计算的属于纯结转性业务的记账凭证可不附原始凭证。当一张或几张原始凭证涉及几张记账凭证时，可将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在摘要栏说明“本凭证附件包括号记账凭证业务”的字样，在其他记账凭证上注明“原始凭证在号记账凭证后面 ”的字样。记账凭证上应注明所附的原始凭证张数，以便查核。如果根据同一原始凭证填制数张记账凭证，则应在未附原始凭证的记账凭证上注明“附件张，见第号记账凭证”。如果原始凭证需要另行保管，则应在附件栏目内加以注明，但更正错账和结账的记账凭证可以不附原始凭证。如果一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应根据其他单位负担的部分开给对方原始凭证分割单进行结算，并将该原始凭证及分割单副本附在记账凭证后面。6.会计分录的填制。填制会计分录时，应按照会计制度统一规定的会计科目，根据经济业务的性质编制会计分录，保证核算的口径一致，便于综合汇总。应用借贷记账法编制会计分录，便于从账户对应关系中反映经济业务的情况。在记账凭证中，除填明应借、应贷的会计科目及金额的记账内容外，还应填明一级科目或总账科目所属的明细科目。不同类型的经济业务不得填制在一张记账凭证中，也不得对同类经济业务采取大汇总的办法填制记账凭证。转账凭证和通用记账凭证应按先“借”后“贷”的顺序填列，不得填制“有借无贷”或“有贷无借”的会计分录。7.记账凭证的编号。会计人员应及时对记账凭证予以编号。记账凭证无论是全部作为一类编号，还是按收、付、转编号，均按月从“1”开始顺序编号，不得跳号、重号。业务量大的单位，可使用“记账凭证编号销号单”，在装订凭证时应将销号单放在记账凭证汇总表之后，使记账凭证的编号、张数一目了然，以便查考。在使用通用凭证时，可按经济业务发生的顺序编号。采用收款凭证、付款凭证和转账凭证的，可采用“字号编号法”，即按凭证类别顺序编号，如收字第号、付字第号、转字第 号等；也可采用“双重编号法”，即按总字顺序编号与按类别顺序编号相结合，如某收款凭证为“总字第号，收字第号”。如一笔经济业务，需要编制多张记账凭证时，应按顺序采用“带分数编号法”，两张凭证之间不要填写“过次页、承上页”。归纳起来，编号方法主要有三种：统一编号，即不分收款、付款、转账业务，把全部记账凭证作为一类进行统一编号。分三类编号，即区别现金和银行存款收入、现金和银行存款付出、转账业务，分别按“收字第号”、 “付字第 号”、 “转字第号”三类进行编号。分五类编号。即区别现金收入、银行存款收入、现金付出、银行存款付出、转账业务，分别用“现收字第号” 、 “银收字第 号” 、 “现付字第号”、 “银付字第 号” 、 “转字第号”进行编号。记账凭证的编号，可以在填写凭证的当日填写，也可以在月末记账时填写。8.签名或盖章。记账凭证上规定有关人员的签名或盖章，应全部签章齐全，以明确经济责任。财会人员较少的单位，在收、付记账凭证上，至少应有两人（会计和出纳）签章。一张记账凭证涉及几个会计记账的，凡记账的会计均应在“记账”签章处签章。会计主管对未审阅过的记账凭证，可以不签章，但仍应对其合法性、准确性负责，收、付款记账凭证还应由出纳人员签章。9.对空行的要求。记账凭证不准跳行或留有余行。填制完毕的记账凭证如有空行的，应在金额栏划一斜线或“S”形线注销。划线应从金额栏最后一笔金额数字下面的空行划到合计数行的上面一行，并注意斜线或“S”形线两端都不能划到有金额数字的行次上。10.在采用收款凭证，付款凭证和转账凭证等复式凭证的情况下，凡涉及现金和银行存款的收款业务，填制收款凭证；凡涉及现金和银行存款的付款业务，填制付款凭证；涉及转账业务，填制转账凭证。但是涉及现金和银行存款之间的划转业务，按规定只填制付款凭证，以免重复记账。在同一项经济业务中，如果既有现金或银行存款的收付业务，又有转账业务时，应相应地填制收、付款凭证。例如，李强出差回来，报销差旅费 500 元，走前已预借 800 元，剩余款项交回现金。对于这项经济业务应根据收款收据的记账联填制现金收款凭证同时根据差旅费报销凭单填制转账凭证。11.填制记账凭证可用蓝黑墨水或碳素墨水。金额按规定需用红字表示的，数字可用红色墨水，但不得以“负数” 表示。下列两种情况下，金额可用红色墨水填写（即红字记账凭证）：记账后发现记账凭证有错误，需采用红字更正的；会计核算制度规定采用红字填制记账凭证的特定会计业务。12.记账凭证填写完毕，应进行复核与检查，并按所使用的记账方法进行试算平衡，有关人员均要签名盖章。出纳人员根据收款凭证收款或根据付款凭证付款时，要在凭证上加盖“收讫”或“付讫 ”的戳记，以免重收重付，防止差错。五、记账凭证的填制方法（一）收款凭证的填制方法收款凭证是用来记录现金和银行存款、收款业务的凭证，它是由出纳人员根据审核无误的原始凭证收款后填制的，包括现金收款凭证和银行存款收款凭证，在收款凭证左上方填列的借方科目是库存现金或银行存款科目。在凭证内所反映的贷方科目，应填列与库存现金或银行存款相对应的科目。金额栏填列经济业务实际发生的数额，注明所附原始凭证张数后，在出纳及制单处签名或盖章。（二）付款凭证的填制方法付款凭证是用来记录现金和银行存款、付款业务的凭证，它是由出纳人员根据审核无误的原始凭证付款后填制的，包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，在付款凭证左上方填列的借方科目是库存现金或银行存款科目。付款凭证的编制方法与收款凭证基本相同，只是左上角由“借方科目” 换为“ 贷方科目”，凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”。对于涉及“现金”和“银行存款 ”之间的经济业务，一般只编制付款凭证，不编收款凭证。（三）转账凭证的编制要求转账凭证将经济业务事项中所涉及全部会计科目按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“一级科目” 和“ 二级及明细科目 ”，并按应借、应贷方向分别记入“ 借方金额”或“贷方金额”栏。其他项目的填列与收、付款凭证相同。六、记账凭证的审核为了正确登记账簿和监督经济业务，除了编制记账的人员应当认真负责、正确填制，加强自审以外，同时还应建立专人审核制度。因此，记账凭证的审核，除了要对原始凭证进行复审以外，还应注意以下几点：1.记账凭证是否附有原始凭证，原始凭证是否齐全、内容是否合法，记账凭证所记录的经济业务与所附原始凭证所反映的经济业务是否相符。2.记账凭证的应借、应贷会计科目是否正确，账户对应关系是否清晰，所使用的会计科目及其核算内容是否符合会计制度的规定，金额核算是否准确。3.摘要是否填写清楚、项目填写是否齐全，如日期、凭证编号、二级和明细会计科目、附件张数以及有关人员签章等。在审核过程汇总，如果记账前发现记账凭证填制有错误，或者不符合要求，则需要由填制人员重新填制。若已记账，应查明原因，按规定方法及时更正。只有经过审核无误的记账凭证，才能据以登记账簿。第四节 会计凭证的传递和保管一、会计凭证的传递会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。正确地组织会计凭证的传递，对于及时地反映和监督经济业务的发生和完成情况，合理地组织经济活动，加强经济管理责任制，具有重要意义。因为正确地组织凭证的传递，能及时地、真实地反映和监督经济业务的发生和完成情况，把有关部门和人员组织起来，分工协作，使正确的经济活动得以顺利地实现，考核经办业