xx档案管理制度

xx 档案管理制度篇一：档案管理制度XX 资产管理有限公司 档案管理制度 本制度由北京大成（上海）律师事务所邓炜律师团队协助起草，如您对完善本制度有任何建议或意见，欢迎发送邮件至 XX 资产管理有限公司档案管理制度 第一章 总则 第一条 为加强公司 XX 资产管理有限公司（以下简称“公司”或“本公司” ）档案管理工作, 根据中华人民共和国证券投资基金法 、 私募投资基金监督管理暂行办法 、私募投资基金管理人内部控制指引等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。 第二条 档案是公司及各部门在各项工作中形成,幵具有参考利用价值、进行分类集中保管 的文件材料。 第三条 加强档案管理工作,是规范公司内部管理的重要内容,对亍提高公司管理水平具有 重要意义。 第二章归档范围 第四条 公司档案分为以下几种: (一)公司级证件 营业执照正副本;组织机构代码证正副本;税务登记证正副本;开户许可证; 机构信用代码证、会员证等其他证件。(二)法人治理结构 1股东会、董事会、监事会等决议及会议材料; 2高管人员资料档案; 3股东情况相关资料? 4其他相关资料。 (三)公司文书档案 1外发文件:外发红头文件等;2外收文件: （1）监管部门的批文、批复、通知等; （2）上级管理部门、股东单位颁发的需要公司执行的指示、决定、命令、条例、规定、办法和通知等; （3）其他金融机构的往来文件; （4）社会有关部门颁发的文件、材料和公函; （5）其他需要立卷归档的外来文件。 3.内部文件:?各部门通知、通报、请示、报告、制度及其他需要立卷归档的材料等。 (四)基金交易及基金清算 包括不限于：投资决策委员会会议记彔、风控委员会议记彔、清算指令等。 (五)合规档案 各种风控合规报告及提示函等。 (六)行政物业 1办公楼相关文档:装修工程招标、工程报批、监理、投标书、工程合同、竣工验收、办公物业租赁文档，财产保险相关文档等; 2办公家具类文档; 3电话、安保、音视频相关文档; 4物业管理相关文档; 5空调、电梯相关资料; 6办公楼消防、水系统图纸等等; 7购置各类设备的图纸、说明书等; 8其他需要归档的文件。(七)信息系统 信息系统工程建设等资料。 (八)合同类 公司对外签订签订的协议书、合同书等。 (九)基金业务 1基金发行过程中形成的文件,如申报材料、宣传资料等； 2基金合同、托管协议及其他有关文件; 3基金年度报告等; 4其他。 (十)会计档案 1会计凭证包括:记帐凭证、原始凭证、涉及外事的会计凭证； 2帐簿包括:会计总帐、明细帐、辅劣帐,现金和银行存款日记帐,涉及外事活劢的会计帐簿； 3报表:年度会计报表(决算)及附注,会计月报表及附注； 4审计报告、验资报告等。 (十一)人事档案 1履历材料 2自传材料 3鉴定材料? 4考核材料? 5劳劢合同 6参加党团组织的材料 7英雄模范先进事迹材料 8处分、取消处分以及复查材料9反映职务、职称、工资等方面的材料 10其他材料 (十二)声像档案 1本单位各种会议的照片、底片、彔音带、彔像带 2重要的合同、协议签字仦式的照片、底片、彔音带、彔像带 3重大节日、晚会活劢的照片、底片、彔音带、彔像带 4本单位历届主要领导的照片 5其他重要的照片、底片、彔音带、彔像带 6各类纨念品、荣誉证书、奖杯、奖牉、奖品、出版刊物等。 第三章档案管理的组织和分工 第五条 行政部是负责公司档案管理工作的部门,设与人负责档案管理工作,职责是: (一)负责收集、整理、保管和统计公司的档案资料; (二)督促指导公司各部门和有关人员把应归档的文件材料正确整理立卷,按规定时间向档 案室秱交归档,幵检查其落实情况; (三)办理档案的借阅,做好档案利用服务工作和日常管理工作; (四)公司应该妥善保存私募基金投资决策、交易和投资者适当性管理等方面的记彔集其他相关资料,保存期限自基金清算终止之日起不得少于 10 年。进行档案的鉴定工作,对已超过保管期限的档案,提出存毁意见。 (五)各部门要配备兼职档案(文书)管理员,负责部门档案材料的收集、整理和保管,按 规定时间及时向档案室秱交归档。 (六)公司财务会计档案和统计档案由财务部负责保管。(七)合规案由合规部门指定与人保管。对机密材料采用密封归档方式。 篇二：XX 档案管理制度档案工作人员分工及岗位责任制 工作人员分工 分管领导：xxx 办公室主任：xxx 档案管理员：xxx 各成员职责 （一）分管档案工作领导责任制 1、领导本机关的档案管理工作。 2、审定本机关档案管理各项制度，并监督贯彻执行。3、解决档案工作中的实际问题。 （二）主管档案工作办公室主任责任制 1、组织制定档案管理制度，并认真执行。 2、抓好本机关档案建设与管理工作。 3、定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。 （三）档案管理员岗位责任制 1、做好本机关各办公室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。 2、负责集中统一管理本机关各种门类和载体的档案以及有关资料。 3、为党和国家积累档案财富，按规定将具有长远保存价值的档案向县档案馆移交。 4、贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室的各项规章制度。 5、对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极提供利用，为全乡各项工作服务。 6、办理领导交办的其他档案业务工作。 档案室工作职责 一、贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守档案管理的各项规章制度，制定本单位档案工作的相应制度，并组织实施。 二、贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，认真做好档案的安全、保密和保护工作。 三、制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。 四、按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。 五、对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。 六、准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。 七、严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查阅、借阅工作，为有关部门提供档案的有关情况。 八、负责档案室库房的日常管理工作，严格按照“八防”的要求，保证档案库房的安全和卫生。 九、加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成政府领导交办的其他有关档案业务工作。 档案室管理制度一、认真贯彻中华人民共和国档案和其他有关档案工作的规定。 二、档案案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。 三、各种档案须科学管理，存放有序，查找方便。 四、各办公室、村、部门单位借阅档案须经主管领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。 五、严格保密制度做好档案安全保密工作。未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自抄摘、复印和随意传播。 六、外单位借阅利用档案，须持有单位介绍信，注明利用目的，经主管业务领导同意，才能借阅。 七、经常检查档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。 八、做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。 九、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密制度规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理移交手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。 十、档案管理工作人员，对工作认真负责。 档案收集和整理制度 一、档案收集。要按照国家、政府的有关规定，把党委、人大、政府、政协及各办公室分散的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。 1、依法按章。档案的收集必须依法按章。要求政府的全体机关干职工都要明了档案管理的目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，明确工作性档案资料与个人资料的区别，个人不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。 2、完善机制。档案的收集必须建立必要的机制，对收集的范围、对象、时限等有明确的要求，建立必要的工作制度和考核制度。 3、建立网络。由于政府的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节都要有具体的责任人。 二、档案整理。是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类的、 、组合和编目，使其系统化、科学化，有利于档案的保管和使用。 1、科学分类。随着改革的不断发展，改革实践中形成的资料也必然会超出上级文件规定的分类范围。因此，在改革实践与时俱进的新时期，相关的档案资料分类规则也必然不断发展，各单位应该尊重这一现实，积极探索，同时又必须及时与上一级档案管理部门联系，争取指导，服从整体调控，不各行其是。 2、保持结构完整性。政府档案的整理，要按照党群、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律，保持其结构的完整性。 3、保持整体系统性。政府档案的整理，还要按照政府档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性。 文书档案立卷归档制度 档案是本单位在工作活动中形成的保存备查的原始记录。为了归档文件材料的齐全完整，提高归档案卷的质量，结合实际制定本制度。 （一）凡是各项工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件及其他材料，均属于接收范围。具体包括重要的收发文件、会议文件、内部文件、会议纪要、调查报告、会议记录、工作计划总结、重要信访件、统计报表、财务报表、电报、电话记录、本单位编印的刊物、声像材料以及图表、簿册等。以上应立卷归档的文件材料，由各办公室文书管理人员负责组织整理、立卷，并按期向档案室移交，任何人不得私自拆取和销毁文件材料，也不得据为己有。 （二）文件立卷工作实行谁办理谁立卷的原则，即由哪个办公室办理的文件材料，就由哪个办公室立卷归档。 （三）归档的文件材料要按规定进行分类，每份文件的页数及卷内目录、备考表应齐全完整，每一案卷一般不得超过 200 页。 （四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起组卷。 （五）不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，放在复文年份立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。 （六）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 （七）卷内文件材料应按照排列顺序，依次对文字的每面材料编写页号，正面页号编在右上角，背面页号编在左上角。编写页号一律用黑色铅笔，并做到不重复、不漏页。号码一律用阿拉伯数字。 （八）归档的案卷必须按规定的格式填写卷内文件目录和备考表，填写的字迹要工整、清晰，一律用毛笔或钢笔书写，钢笔要求用炭素墨水或蓝黑墨水，禁用纯蓝墨水。卷内文件目录放在卷首，备考表应置卷尾。 （九）卷宗内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应裱糊，理顺取齐，案卷采用三孔一线的方法装订，孔距 7 公分。 （十）案卷标题要简明，准确反映卷内文件材料内容，要用钢笔书写或微机打印，字迹要工整、清晰，标题末尾不用句号，保管期限栏内必须填明保管期限。 （十一）归档。每年四月底以前，各部门必须将上年度的文件材料及相关资料整理立卷，向档案室移交归档。归档时，交接双方核对案卷，并在档案移交登记表上签字。档案利用制度 一、档案室档案，主要是供各办公室及上级领导机关利用。 二、档案管理人员要熟悉所藏档案的情况,根据机关工作的需要,编制必要的检索工具，充分利用档案信息资源，为全局工作服务。 三、凡利用档案资料者必须确保档案的安全，不得遗失、涂改、勾画、批注、剪裁、拆卷和折叠。 四、利用档案工作结束后，利用者须如实填写档案利用效果登记表 ，及时交档案室存查。 五、归还档案时，档案管理人员必须当面严格检查核对，如发现与原卷不符或其他问题，应及时报告。六、档案管理人员要注意收集档案利用效果的反馈意见，不断总结经验，做好档案开发利用工作。 档案保密制度 一、档案管理人员必须认真学习贯彻执行保密法和保密法实施办法 ，增强保密意识，正确认识和处理新形势下的保密工作，对党和国家秘密具有高度责任感，无论在任何情况下，都要以确保国家秘密安全为重，确保保密档案的安全。 二、保密档案的保管和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规办理。 三、保密档案要严格限制查阅利用范围，查阅利用须经领导批准。利用保密档案，严禁复印、摘抄、涂改、伪造、圈划、抽换、批注、褶皱，如发现此类情况，应及时追查并报告领导。 四、保密档案要专人管理，定期检查。严格执行保密纪律，对失密、泄密事件要及时报告并认真查处，情节严重者要追究法律责任。 五、档案管理人员要严守秘密，不得将保密档案私自带出档案室，不得将秘密文件材料带进公共场所，不得向无关人员泄露档案收藏情况，不得在办公室与非工作人员谈论档案秘密，不得在公用电话、密码电报、普通邮局办理秘密事项。 档案保管制度 一、档案室（库）由专人管理，未经工作人员许可，不得擅自进入档案室（库） 。 二、严格执行档案查阅、借阅、归还登记制度，个人不得私自保存档案。 三、档案保管工作要做到四不：不散、不乱、不丢、不坏。 四、档案阅览室及档案室（库）内严禁吸烟，严禁在其周围堆放易燃易爆物品。 五、档案室（库）要保持卫生清洁，做到“八防”：防潮、防尘、防光、防火、防高温、防盗、防虫、防鼠，确保档案的安全。 六、随时检查档案室消防设备、电器电源及门窗等设施设备的安全情况，发现问题要立即向领导报告，并采取有效措施及时解决。 档案查阅、借阅制度 一、查阅档案，必须在档案室进行。政府机关各办公室查阅档案须与档案管理人员联系，并履行审批登记手续。外单位查阅档案，必须持单位介绍信，经局档案管理领导批准，并办理登记手续后方可进行。 二、查阅档案，如需复印或摘抄，需经档案管理领导同意。复印材料由档案管理人员负责办理，摘抄的材料，由档案管理人员认真审查核对无误后加盖印章，以资证明。三、档案一般不外借，如有特殊情况需借阅时，可持单位介绍信，说明原因，经政府档案管理领导批准，履行借阅手续。 四、借阅档案时间最长为一个月，如不能按时归还，应办理续借手续。借阅的档案必须妥善保管，不得泄密、遗失或转借他人，更不得在材料上涂改、污损或作任何标记。 五、归还档案时，档案管理人员必须详细检查档案材料是否完整无损，并在借阅登记簿 上注明归还时间。档案鉴定和销毁制度 一、政府档案鉴定小组负责对本局保存的档案进行鉴定。 二、政府档案鉴定小组每年年初对各办公室交回的案卷进行鉴定，对不符合要求的案卷退回重新整理。每年年终根据档案保管期限表的规定，对超过保管期限的档案进行鉴定，决定销毁确无利用价值的档案。 三、销毁档案需逐卷登记造册，经政府档案管理领导签字批准，在指定地点销毁。销毁时必须由两人以上监销。监销人员要认真负责，防止在销毁过程中遗失材料，保证绝对安全。 档案统计制度 一、档案统计工作由档案管理员负责。 二、档案统计要实事求是，如实反映客观情况，做到准确、及时、完整、系统。 三、统计内容主要有：档案机构人员情况，保存档案、资料状况，档案资料收进和移出数量，档案利用情况，档案库房、设备情况以及上级机关和档案部门要求统计的其他内容。 四、上级机关和档案部门要求报送的各种统计报表、资料，必须按照要求统计、填写，经领导审批后方可报出。五、各种档案统计报表、资料、情况分析均应存档。 本制度从印发之日起执行。 篇三：XX 集团档案管理制度(试行)XX 控股集团档案管理制度（试行） 第一条 范 围一、为规范集团档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为企业发展服务，结合本集团实际情况，特制定本制度。 二、本制度规定了 XX 控股集团档案管理工作的范围、内容和方法，适用于集团各公司档案管理。 三、本制度包括XX 控股集团档案管理工作职责 、XX 控股集团档案分类、档号编制规则 、 XX 控股集团文件材料归档及保管期限制度 、 XX 控股集团档案保管与库房管理制度 、 XX 控股集团电子文件归档与管理制度 、XX 控股集团档案借阅与保密制度 、 XX 控股集团档案统计工作制度 、 XX 控股集团档案工作目标管理考核制度 、XX 控股集团档案鉴定销毁制度等九项附则。 第二条 总 则 一、本制度所称的档案，是指集团在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式和载体的文件材料；档案工作是企业基础管理工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 二、集团档案工作实行集中管理、统筹规划、统一制度、组织协调、监督指导；把档案工作列入企业发展规则和年度计划。 三、集团设立档案室，由集团总经理全面统筹决策集团档案工作；集团各部门、各公司设档案分管领导，负责对档案工作的监督、考核，集团档案室进行定期检查。 第三条 规范性引用文件GB/T18894 电子文件归档与管理规范 GB/T11821 照片档案管理规范 GB/T11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/ CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 DA/T1 档案工作基本术语 DA/T13 档号编制规则 DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T22 归档文件整理规则 DA/T42-XX 企业档案工作规范 DA/T28-XX 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 国档发【1988】4 号 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国家档案局令第 10 号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 第四条 奖励与处罚 一、集团对档案管理工作中做出显著成绩的公司、部门或个人，给予表彰和奖励。 二、对违反本制度及其相关附则、不按规定归档而造成文件材料缺失的，对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损失的直接责任者，依照企业相关规定进行处罚。 第五条 附 则 一、本制度最终解释权归集团档案室，各公司可参照本制度另行制定相关规定。 二、本制度及九项附则自发布之日起实施。 XX 控股集团档案管理工作职责1、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，接受上级档案主管部门的业务指导监督及检查，建立健全 XX 控股集团档案管理制度 。 2、档案工作人员应当忠于职守、维护史实，严格遵守保密纪律、爱岗敬业，刻苦学习，积极参加档案业务培训，提高业务能力和管理水平，努力实现档案管理标准化、系统化、规范化、科学化、现代化。 3、负责集团各类材料的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。积极主动地收集档案材料，接受档案文件、材料时，必须认真验收并办理好移交手续。 4、集团档案室集中统一管理集团的全部档案，统筹规划并负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用、销毁和移交工作，编制检索工具和汇编材料。 5、检查档案安全保管情况，发现问题要及时上报采取措施。做好防潮、防火、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物工作，保证档案的完整与安全，维护档案的准确与系统。 6、集团档案室负责对各公司及各部门进行档案监督指导，监督、检查各公司档案工作，搞好档案集中和统一管理工作。