应对新劳动法人力资源管理者须做好工作

应对新劳动法人力资源管理者须做好工作总结多年劳资法律实务工作经验，结合新法，从企业劳动合同管理、管理规章建设和企业民主管理三个方面，提醒企业 HRM 工作者在新法实施前必须做好的几项工作，希望能给各位有所借鉴： 工作一、审视本公司是否还有尚未签定劳动合同的员工 1、 新法实施后，如果企业还未与员工签定劳动合同，那么企业在 08 年 1 月 1 日起 1 年内需要支付双倍工资，1 年以后就视为与单位签定了无固定期限的劳动合同，单位不能随意解除其与员工的劳动关系； 2、 新法规定自 08 年以后，连续签定两次固定期限的劳动合同，在第三次签定劳动合同时就需要签定无固定期限的劳动合同，企业在 08 年之前签定的劳动合同可以不作为前面两次而延长签定无固定期限的劳动合同。 工作二、注意如何约定的劳动合同内容 上面已经提到新法放宽了员工签定无固定期限的劳动合同的条件，促使企业签定长期劳动合同，同时新法对于企业违法解除劳动合同的责任明显加大。 在激励的市场竞争环境中，企业要想生存与发展，必须建立良好的“进、留、退”的用人机制，对于一些不懂得如何合法淘汰员工的企业，将不断加重自己的负担，早晚会被拖垮，因此企业必须掌握如何约定劳动合同对自己有利，如何合法解除劳动合同，学会劳动合同管理对企业至关重要。 自最高人民法院审理劳动争议案件司法解释（二）出台以后，劳动合同的效力已经高于规章制度，另外一个方面，企业管理规章制定过程需要通过民主程序、还需要经过公示才能生效，所以起草好一个劳动合同，对于企业降低用人风险有着重要的意义。那么我们在设计劳动合同过程中需要注意哪些问题呢？我认为应该着重抓住以下几个关键点： 1、送达地址约定。 根据江苏省高级人民法院关于审理劳动争议案件若干问题的意见用人单位作出的解除劳动合同的决定，未向劳动者送达，或未在送达不能时以布告等形式公之于众的，该决定对劳动者不发生约束力。因此在劳动合同约定乙方地址时，需要注明该地址为送达地址，并在劳动合同附注中写明：乙方送达地址是甲方在特殊情况下（比如乙方拒绝签收甲方相关文书时）的送达地址，如甲方按照上述地址送达文书，邮件被退回即视为乙方签收，该地址任何人签收视为乙方签收，合同期内如果乙方送达地址发生变更应该书面通知甲方。 2、劳动合同期限约定。 在约定劳动合同期限时要注意，对于不了解的新员工尽量签定 1 至 6 个月的劳动合同（根据岗位性质确定），这样方便合同到期后不签，不要为了约定 6 个月的试用期限而签定 3 年以上的劳动合同，因为即使试用辞退，你也需要提供证据证明试用人员不符合录用条件，而合同到期不签只有很少的经济补偿代价（也可以设法避免），你可以在短期劳动合同试用以后经过慎重考虑再签定 3 至 5 年的长期劳动合同。 3、岗位、薪资变更约定。 根据相关法律法规规定，企业如果在合同期内变更在劳动合同中约定的员工的工作岗位或者其他内容，需要取得双方协议一致的书面协议，为了便于企业对员工工作调整，企业可以对工作岗位进行比较宽泛的约定，并可以在劳动合同中约定：企业根据生产经营需要和员工的能力表现,可以合理调整员工的工作岗位(包括部门、工种或职务) 根据岗位合理调整乙方的工资，但不得低于国家规定最低薪资。 4、 薪资约定技巧。 对于一些劳动密集型企业，对劳动合同中薪资约定至关重要，对于大部分生产人员企业可以在劳动合同中约定，基本工资为国家规定最低薪资，随政策调整而调整。并且在劳动合同中约定，加班费按照基本工资为基数进行计算。这将会大大降低企业在发生群体性劳动争议时，被追偿两年加班费而导致企业破产的风险。 对于企业其他人员，可以约定较低的基本工资，超过部分作为津贴、补贴，并且约定加班费按照基本工资为基数进行计算。 企业还可以在劳动合同中约定：甲方可以根据生产、经营需要通过民主程序制定、调整薪资制度，乙方自愿遵守、服从。 6、劳动合同解除约定。 企业应当根据劳动合同法的规定，对于企业有权随时解除劳动合同的情形进行细化，比如对于新员工录用条件的细化，以便于对试用期员工进行考核，决定是否正式使用。 对于严重违反劳动纪律和甲方规章制度的情形，视为严重失职、营私舞弊，给甲方造成重大损害等情况进行了详细约定，以便于企业解除劳动合同不支付经济补偿金。 上述约定对于企业处理问题员工将比较有利，避免陷入违法解除劳动合同的僵局。 7、其他条款约定。 企业可以根据自身特点，设计了知识产权归属、离职移交手续等条款，以避免争议发生，即使发生争议时也使企业处于有利地位。 工作三、对规章制度重新审视与建设 我国对于劳动用工有着众多法律法规与政策的规范，今后还将推出更多的规定，在众多的规定中，主要是用来约束企业用工行为的规范，由于国家规定不可能细化到企业用工的每个环节，因此企业可以在遵守国家规定的前提下，根据自身特点制定与实施详细的管理规章，规章制度是今后企业行使“立法权”与“用工权”最重要的手段。企业在制度建设中应该着重注意以下几个方面的问题： 1、招聘录用制度设计 员工招聘录用阶段，是企业把好用人关最关键的第一步，企业应该对招聘录用程序，录用条件，面试人员，面试题库进行详细的规定和周密的安排。另外还需注意以下关键点： （1）防范虚假资料。通过员工登记表、服务自愿书设计，写明员工虚假资料后果，之前单位的证明人及其联系方式，重点岗位人员录用的背景调查。 （2）注意体检项目与程序。体检项目上，根据企业录用岗位设计，如果企业不能证明员工在来公司前已经存在职业病，那么今后一旦被查处患有职业病，那么企业就要承担责任。程序上应避免先报到再体检。 （3）要注意区别与使用实习协议、就业协议、劳务协议、聘用退休人员协议、岗位聘用协议、商业秘密保密协议、培训协议，掌握国家对于特殊人员的录用规定，从源头上降低法律风险，减轻法律责任。2、试用考核制度设计 通过对员工试用期考核进行筛选，虽然没有招聘录用阶段可以直接排除问题员工那样方便，但是要比合同期内解除劳动合同来的方便，也不需要支付经济补偿金。 试用筛选的前提是在劳动合同或在其他有个人签名的文书上，要有清晰的“录用条件”，完善的考核制度，在规定期限内要有证据证明员工不符合录用条件，并严格遵守合同解除时送达程序，及时出具离职证明，办理解除合同手续。 在制度规定或者表单设计上应该明确考核人员、考核标准、考核期限，人事提醒考核义务，考核人员及时考核义务，延误责任追究规定。 企业还需要熟练掌握与运用试用期限、试用次数、试用期福利待遇政策，避免法律风险的发生。 3、考勤制度设计 考勤记录是实行计时工资的员工计算薪资的重要依据，考勤记录需要由员工签字，企业需要将考勤资料保存两年，如果发生劳动争议时企业对此负有举证义务，企业应重视考勤记录签字工作，否则一旦员工追偿加班费，企业无法拿出考勤记录，官司必输无疑。 企业可以将考勤记录与员工薪资表设计在一起，在员工签收工资条的同时也对考勤进行了确认。 4、薪资制度设计 对于实行计时工资的员工，企业如果安排周休日加班的，周休日加班的时间企业可以安排其在六个月内调休，这是企业的权利，以降低支付双倍工资的成本。 对于实行计件工资的员工，企业应该注意通过民主程序，合理测算与确定劳动定额，确定计件单价，形成书面文件，劳动定额应该保证同岗位 90%的职工在标准工作时间内都可以完成，员工完成劳动定额以后，用人单位安排其在法定工作时间以外加班加点的，分别按照不低于其本人法定工作时间计件单价的 150%、200%、300%支付加班加点工资。 企业如果不注意上述相关制度的制定，证据资料的设计、搜集与保存，一旦发生群体性加班费争议，企业将会面临非常危险的处境。被追偿两年的加班费，始终是不规范企业今后的心病，如何将两年的追偿时效及时了断，值得深思与探讨。 5、考核制度设计 企业在履行劳动合同过程中，如果认为员工不能胜任工作，经过转岗或者培训以后仍然不能胜任工作的，企业可以在支付经济补偿金后解除劳动合同，但是需要证明员工不能胜任工作，需要有岗位说明书与考核制度确定的考核结果来支持，否则就没有证据解除劳动合同，承担违法解除劳动合同的责任。 员工严重失职，造成企业损失，企业可以解除劳动合同，这时企业不需要支付经济补偿金，这里需要证明员工严重失职，同样需要岗位说明书与考核制度确定的考核结果来支持。 因此企业必须重视岗位调查、岗位设计、岗位分析、绩效考核等一系列 HR 基础管理工作，使其制度化。6、劳动纪律设计 员工严重违纪单位可以立即解除劳动合同，企业不需要支付经济补偿金，什么情况属于严重违纪，单位可以在制度中规定，所以劳动纪律的规定建议越详细越好，以免发生违纪行为时找不到处罚依据，企业还应该设计好违规处罚通知单、员工处分记录以及检讨书格式，从证据角度设计相关文书。 7、 离职管理制度设计 在员工提出辞职时，企业可以要求员工提前 30 天（试用期提前 3 天）通知单位，否则追究其赔偿培训费、招聘费、对生产经营的直接损失。 企业解除员工劳动合同时，一定要注意证据是否充分，程序是否合法，一定要通知工会。并且注意要将解除劳动合同通知送达给员工，不能送达时需要公告。企业对于解除员工劳动合同一定要谨慎，并在制度中规定，谁解除谁负责，对不当解除员工劳动合同的主管责任追究。 劳动合同到期前一个月，企业要通知员工是否续约，到期及时办理手续，否则将会承担不利的后果。 8、 保证制度合法有效的两个关键问题 制度有效实施的前提，必须保证其内容的合法性，程序上必须与工会或职工代表平等协商确定，还要注意规章制度的公示。 在 08 年 1 月 1 日起，开庭审理的任何一个劳动争议案件，员工方代理律师将首先将问你单位的制度是怎样形成的，如果单位无法拿出民主程序制定的证据，企业必输无疑。 工会参与制度制定的民主程序，以及单位单方解除劳动合同需要通知工会，这两点足以说明工会成立的必要性。企业在 08 年之前必须尽快成立工会组织，使其参与公司制度的修改与重建，必将对企业产生深远的影响。 制度制定完成以后，企业可以通过民主征求意见表，询问每个员工的意见，如果没有意见让其签字确认，表示愿意遵守，如果有建议，对其中合理的部分应该采纳，对于不合理的也应该耐心说服，以起到公示的作用，这样也便于制度的实施。 企业今后必须充分利用民主管理渠道，加强与员工沟通，尽量把问题消灭在萌芽状态，是本人最后提醒的要点。 劳动合同法人力资源需准备的文件目录劳动合同法人力资源需准备的文件目录劳动合同法人力资源需准备的文件目录劳动合同法人力资源需准备的文件目录： 1、固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同、以完成一定工作任务为期限的劳动合同 2、劳动者名册 3、劳动合同文本领取签收单 4、员工要求签订固定期限合同意见书 5、招工条件 6、录用条件 7、用人单位基本信息告知函 8、个人基本信息登记表 9、录用通知书 10、欺诈解除通知书 11、岗位职责书 12、业绩计划 13、述职报告 14、业绩评估报告 15、合同变更协议 16、不能胜任调岗通知书 17、不能胜任培训报告 18、解除劳动通知书 19、工资清单 20、岗位工资制度 21、工资扣减通知 22、工资变更协议 23、培训协议 24、培训计划 25、培训费用报销单 26、特殊待遇协议 27、保密协议 28、竟业限制协议 29、保密制度 30、病假请假制度 31、病假工资办法 32、医疗期满变更合同协议 33、医疗期满解除通知书 34、医疗期满终止通知书 35、 、 、 、劳动纪律劳动纪律劳动纪律劳动纪律 36、 、 、 、严重违纪行为表严重违纪行为表严重违