公司控制程序文件汇编

1内蒙古畜牧有限责任公司控制程序汇编审核人：批准人：发布日期： 2控制程序汇编序号 文件名称1 文件控制程序2 记录控制程序3 管理评审控制程序4 人力资源控制程序5 设施和工作环境控制程序6 生产和服务提供控制程序7 监视和测量装置的控制程序8 内部审核程序9 过程和产品的监视和测量控制程序10 不合格品控制程序11 改进控制程序12 内部沟通与信息交流控制程序13 验证策划控制程序14 应急准备和响应程序15 产品标识、追溯和撤回程序3内蒙古畜牧有限责任公司文件控制程序文件编号：MBQP-01-02-2009编制部门：审核人：审准人：发布日期： 4文件编号：MBQP-01-02-2009内蒙古畜牧有限责任公司版本状态：A/0文件控制程序 页 码：1/41 目的、对于食品安全质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件是有效版本。2 范围适用于本公司与食品安全质量管理体系有关的文件控制。3 职责3.1食品安全质量管理手册由质量部（品控部）负责组织编制、管理者代表审核、总经理批准、办公室负责发放。3.2 各部门负责相关文件的编制、使用和管理。3.3 质量部负责组织对现有体系文件进行定期评审。3.4 各部门资料员负责本部门与食品安全质量管理体系有关文件收集、整理和归档等。4 工作程序4.1 体系文件控制工作流程4.2 文件分类及保管4.2.1 一级文件为食品安全质量管理手册，由办公室备案保管。4.2.2 二级文件为程序文件。4.2.3 三级文件为其他安全质量管理体系文件，分为两类：a）管理性文件：包括 规章制度 、 管理办法 、 工作计划 、PRP、 OPRP、 HACCP 计划、表格及报告等；b)技术性文件：包括产品标准 、 检验规范 、 工艺文件 、 操作法等。以上文件由各相关部门自行保管并报质量部备份存档。4.3 文件的编写、审核、批准及发放文件发布前必须得到批准，以确保文件是充分与适宜的。4.3.1食品安全质量管理手册 、 PRP 、 OPRP 、 HACCP 计划 、 程序文件 、由质量部负责组织编写、由管理者代表和 HACCP 小组组长审核、总经理批准发布、由办公室负责登记、发放。起草文件更改文件质量部文件批准主管领导发放办公室文件审核授权负责人执行者使用评审、修订申请相关部门 回收、处理职能部门54.3.2 技术性文件由质量部负责组织编写、部门负责人审核、总经理批准发布，办公室负责登记、发放。文件编号：MBQP-01-02-2009内蒙古畜牧有限责任公司版本状态：A/0文件控制程序 页 码：2/44.3.3 管理性文件由各部门负责组织编写、部门负责人审核 、由分管经理批准发布，办公室负责登记、发放。4.3.4 为确保在使用处获得适用文件的有关版本，文件的发放、回收由办公室填写文件发放、回收记录 。4.4 食品安全质量管理体系文件编号a）食品安全质量管理体系文件编号MBQSM-A-2009 MBQP-XX-XX-XXXXX年代号 年代号版本号代码 顺序号内蒙古蒙犇畜牧公司质量管理手册代码 部门号企业程序文件代码b）记录编号MB JL-5.6（HA）-0.1顺序号卫生记录号标准条款对应号记录代码企业代码c）其他质量文件MB/XX-XX-XX顺序号部门代码（质量部） 文件属性（技术性文件）代码企业代码注 1：文件属性： 技术性文件代码JS 管理性文件 GL注 2：部门代码：办公室01 质量部02 生产部03 供销部04 HACCP 小组-05 车间-064.5 文件的受控状态文件分为“受控”和“非受控”两大类。 “受控” 文件，由文件发放部门列入受控文件清单标明版本和修改状态，并在文件封面受控处加盖表明其受控6状态的印单，并注明分发号。4.6 文件的领用文件编号：MBQP-01-02-2009内蒙古畜牧有限责任公司版本状态：A/0文件控制程序 页 码：3/44.6.1 办公室填写文件发放审批表 ，经管理者代表审批发放范围，文件使用者领用文件应填写文件发放、回收记录表 ，办公室将文件加盖“受控”印章，注册分发号。4.6.2 因文件破损要办理文件更换手续，交回原文件补发新文件分发不变，因丢失而补发新文件，应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废，发放部门作好相应发放签收记录。4.7 文件的更改4.7.1 文件更改时，应由更改提出部门/人填写文件更改申请 ，经原审批人批准后，对相应文件作出更改。更改后的文件原则上由原审批部门审批。如果指定其他部门审批时，该部门应获得所需依据的相关背景资料。4.7.2 所有被更改的原文件必须从使用处全部收回，同时按规定发放更改后经批准的文件，以确保文件的唯一性。4.7.3 文件修订状态的控制a 文件的修订状态以封面或页眉中的版本号和修订次数来标识。b 版本号采用大写字母：A、B、C 表示第一版、第二版、第三版，必要时在版本号后加上年号，如食品安全质量管理手册经 CXQSM-A-2006 标识表示食品安全质量管理手册系 2005 年编写的 A 版：c)修订次数采用阿拉伯数字 0、1、2，表示未经修改，第一次修改、第二次修改，并在页眉版本/状态栏目内标注如版本/状态：A/2 表示 A 版第 2 次修改。4.8 文件的保管、作废与销毁4.8.1 文件的保管a)文件分类存放在干燥、通风、安全的地方，由专人负责；b)各部门文件由部门文件员保管，办公室或文件管理员负责日常检查，发现问题及时处理；c)部门使用受控文件由本部门文管员填写部门受控文件清单 ，并定期进行清理检查，发现问题及时通知办公室；d)文件持有者应爱护文件，不得在受控文件上乱涂画改，未经批准不许外借，确保文件清晰、易于识别和检索：e)文件为电子媒体形式的应有相关预防丢失措施。4.8.2 文件的作废与销毁a)所有失效或作废文件由相关部门文管员及时从所有使用处撤出、收回并加盖“作废”印章，防止非预期使用；b)确需保留的作废文件，加盖“保留”印章作为标识；7c)对需销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请 ，经管理者代表批准后销毁。4.9 文件的借阅、复制。受控文件的借阅、复制，应填写借阅、复制记录由相关部门负责人按规定权限审批后，向文管员借阅、复制。复制的受控文件必须由文管员进行登记编号。4.10 外来文件的控制4.10.1 质量部负责外来文件的收集与管理。4.10.2 质量部负责识别外来文件的适用性审查。质量部每季度到技术监督局查询相关标准的时效性，控制其分发，并列入受控文件清单 。文件编号：MBQP-01-02-2009内蒙古畜牧有限责任公司版本状态：A/0文件控制程序 页 码：4/44.10.3 总工对外来文件的使用进行审批。4.11 当本公司因组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变时，质量部必须对原文件进行审批：也可根据需要对文件进行定期评审以确定文件是都需要更新，文件修改后需经再次批准、执行 4.7 条款规定。5 相关文件6 记录6.1文件发放6.2受控文件清单6.3文件借阅、复制记录6.4件更改申请6.5文件销毁申请6.6文件发放审批表8内蒙古畜牧有限责任公司记录控制程序文件编号：MBQP-01-03-2009编制部门：审核人：批准人：发布时间：9文件编号：MBQP-01-03-2009内蒙古畜牧有限责任公司版本状态：A/0记录控制程序 页 码：1/21 目的对记录进行控制，为证实产品符合要求、安全管理体系有效运行，提供客观证据。2 范围适用于食品安全质量管理体系所有相关记录。3 职责3.1 办公室负责记录的控制和管理3.2 各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、整理、移交和保管，本部门负责人负责批准本部门的质量记录。3.3 记录填写部门和人员对记录的真实性负责4 工作程序4.1 各部门文管员负责收集、整理、移交和保管本部门的记录4.2 记录的标识编号按文件控制程序4.4b 条款执行。4.3 记录的填写4.3.1 各部门执行人员填写记录要及时、真实，内容完整、字迹清晰、不得随意涂改，应使用钢笔或圆珠笔认真填写。4.3.2 记录若因笔误或计算错误需要更改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的数据，并由修改者签字或盖章。4.4 记录的保存、保护4.4.1 各部门文管员按记录类别进行分类，并按记录成册填写记录归档清单 。4.4.2 记录要妥善保管和维护，要存放在指定通风、干燥的场所，防止潮湿变质、损坏和丢失，需时易于查询。4.4.3 办公室编制记录清单 ，以汇总本公司所有与食品安全质量管理体系运行有关的记录，内容包括：序号、名称、编号、保存期、存放点、使用部门等。各部门填写本部门使用的记录清单。4.4.4 记录的保存期限：技术性文件保存 2 年，管理性文件保存 2 年。4.4.5 办公室负责备案本公司的质量 记录。4.5 记录的借阅、查询4.5.1 当需方要求借阅或查阅记录时，需经主管部门负责人同意填写记录借阅登记表后进行借阅或查阅。4.5.2 签合同需要时，记录可按 4.5.1 条款要求，提供给顾客或其代表查询。4.6 记录的处理104.6.1 已超过保管期或无参考价值的记录，剔除处理。4.6.2