XX医药有限公司计算机系统管理制度

XX 医药有限公司计算机系统管理制度一、目的：为适应公司快速发展的现代化办公要求，确保公司局域网上的药品进、销、存软件与医药商业管理软件资料完整、准确、及时，特制定本制度。二、制度依据及引用标准：药品管理法、药品经营质量管理规范（2016 年修订）、互联网信息服务管理办法、互联网药品信息服务管理暂行制度等有关的法律法规。三、适应范围：本制度适用于本公司的经营计算机信息系统管理。四、责任：1. 信息中心为公司计算系统管理部门，应当履行以下职责： 1.1. 计算机系统硬件和软件的安装、测试及网络维护；1.2. 系统数据库管理和各部门上传的药品入库、出库复核、电子监管等原始数据进行保管、数据备份保存；1.3. 负责培训、指导相关岗位人员使用及操作系统；1.4. 负责系统程序的运行、维护管理、设备及软件更新、系统升级；1.5. 负责系统网络以及数据的安全管理；1.6. 保证系统日志的完整性；1.7. 建立系统硬件和软件管理档案。 2. 质量管理部门应设专人负责计算机系统工作，履行以下职责：2.1. 负责指导设定系统质量控制功能；2.2. 负责系统操作权限的审核，并定期跟踪检查；2.3. 指导、监督各岗位人员严格按制度流程及要求操作系统；2.4. 质量管理基础数据的审核、录入、修改及锁定；2.5. 对业务经营数据修改申请进行审核，符合制度要求的方可按程序修改；2.6. 对系统中涉及药品质量的有关问题进行处理。3. 质管部负责对各部门有关药品经营数据录入、上传等进行监督检查；根据授权对采购、药品验收、药品入库、开票、出库复核、销售等岗位上传的数据进行在线审核、确认；4. 采购、仓库验收、质量验收、开票、出库复核、销售等岗位人员按照各自工作职责范围，将有关数据及时、准确录入电脑，上传到公司计算机系统；5. 各部门负责人按照各自授权权限，对本部门上传的数据进行在线复核、确认；五、内容：1. 计算机系统管理基本要求1.1. 公司计算机管理系统采用英克医药管理软件，将 GSP 规范贯穿企业的药品经营质量管理过程，运用该系统对公司所有的在库药品分类、存放和相关质量信息进行检索和管理，同时对药品的购进、质量验收、入库验收、在库养护、销售、出库复核进行记录和管理，对药品质量情况及所处的状态进行及时准确的记录，实现质量管理工作的科学信息化。1.2. 计算机系统要根据实际工作需要，设置工作、经营流程及环节的质量控制功能，与采购、销售以及收货、验收、储存、运输等管理系统形成内嵌式结构，对各项经营活动进行判断，对不符合药品监督管理法律法规以及规范的行为进行自动识别及控制，确保各项质量控制功能的实时和有效。1.3. 公司计算机系统由信息中心统一管理、维护。主机房除信息中心管理人员外，任何人没经批准不得进入主机房。1.4. GSP 软件管理系统由信息中心指定专人管理，享有进入软件系统后台操作、管理等权限和密码；其他任何人不得进入管理系统后台操作。1.5. 信息中心根据公司岗位设置、部门分工、工作职责等，合理分配采购、质量验收、入库验收、出库复核、开票、销售等岗位 GSP 系统使用、查阅、数据上传等权限，设置用户名称并授权其使用密码，用户名称和密码互为唯一对应。1.6. 信息中心有权根据各部门人员配置的变化而收回或更改相关人员的系统操作权限。各岗位操作人员凭自己授权使用的用户名称和密码进入个人操作页面，根据岗位工作要求，录入、上传数据或查阅信息等。1.7. 各岗位人员必须使用自己的姓名和密码进入计算机操作，任何人不得在计算机系统越权操作，严格控制非操作人员对本系统的使用，禁止冒用他人进入他人操作系统；不得询问、窃取他人用户名称和密码，防止密码泄漏。1.8. 各岗位电脑操作员按照系统操作法提供的流程作为工作流程，按照计算机系统提供的岗位作为工作岗位，顺利完成公司的业务流程。1.9. 各岗位系统操作人员对自己的操作行为负责，对录入、上传的数据真实性、可靠性、准确性负责。1.10. 药品质量验收、入库验收、出库复核、开票、等岗位应有专人负责录入数据，以便计算机系统自动生成药品采购记录、入库验收记录、养护计划、销售记录、出库复核记录等药品状态变化，及时准确掌握药品的购进、验收、养护、出库复核、销售过程，提高公司的药品经营质量管理水平。其它人员不得随意操作录入数据，防止非授权操作可能带来的数据丢失和破坏。1.11. 各级公司的管理者进入计算机系统后，根据各自的权限，对相关数据进行查阅、审核、批准，通过计算机系统直接或间接将自己的管理贯彻到最终的实际工作上去。1.12. 公司所有员工对公司商业信息负有保密的义务，在未经部门负责人或主管领导同意许可之下,不得擅自从公司网络系统内复制或打印任何文件或资料。1.13. 公司依省局下发的电子密钥与省局信息平台连接，实时报出药进、存、销情况，由质管部指定专人管理。1.14. 系统对接近失效的质量管理基础数据能进行提示、预警，提醒相关部门及岗位及时索取、更新相关资料；任何质量管理基础数据失效时，系统都应当对与该数据相关的业务功能自动锁定，直至该数据更新、生效后相关功能方可恢复；1.15. 质量管理基础数据能自动跟踪、识别、控制供货单位或购货单位的经营范围、产品的合法性、有效性等信息。2. 数据录入、处理制度2.1. 各部门、各岗位要严格按照相应的操作规程和管理制度，进行本部门本岗位的各类数据的录入、修改和保存，以保证记录的原始、真实、准确、安全和可追溯。2.1.1.各操作岗位应当通过输入用户名及密码等身份确认方式登录后，方可在权限范围内录入、查询数据，未经批准不得修改数据信息。2.1.2.修改各类业务经营数据时，操作人员应当在职责范围内提出申请，经质量管理人员审核批准后方可修改，修改的原因和过程应当在系统中记录。2.1.3.系统对各岗位操作人员姓名的记录，应当根据专有的用户名及密码自动生成，不能采用手工编辑或菜单选择等方式录入。2.1.4.系统操作、数据记录的日期和时间应当由系统自动生成，不能采用手工编辑、菜单选择等方式录入。2.2. 备份数据的硬盘单独存放在安全场所，防止与服务器同时遭遇灾害造成损坏或丢失。2.3. 当服务器主机数据库中数据丢失或数据库毁坏时，用备份数据进行恢复。2.4. 对系统进行数据处理由信息中心人员和质管部人员共同处理；没有取得质量管理部的同意，禁止任何人对数据（尤其是数据备份文件）进行的删除和备份数据恢复操作。2.5. 质管部要定期将供货单位资质、购货单位资质、经营品种、供货单位销售人员资质等相关内容输入计算机系统，建立公司质量管理基础数据库。质量管理基础数据由专职质量管理人员对相关资料审核合格后据实录入、更新，录入、更新的时间应当由系统自动生成。2.6. 其他各岗位应当按照各自的权限，查询、应用质量管理基础数据，但不得修改数据的任何内容。3. 系统正常维护：3.1. 信息中心应定期进行服务器主机系统的数据备份和数据清理工作。3.2. 信息中心应定期对计算机的硬件进行检测，并对其数据、病毒进行检测和清理。3.3. 信息中心应定期检查系统和数据库安全性，一旦发现有不安全的现象时应立即清除，并对当事人严肃处理。3.4. 信息中心应定期检测系统硬件设备，保证系统进行正常运行。3.5. 为确保公司局域网络安全,任何外来硬盘、光盘、软盘未经信息中心负责人许可不得在公司计算机系统的网络或单机上运行。3.6. 使用人员不随意更换硬件或软件配置，不得在计算机内运行游戏及其它软件。3.7. 使用者对计算机及外部设备负有保管和日常维护的责任。应定期进行系统软件与硬件的维护，定期查毒，做好数据备份工作。树立保密意识，定期检查各项安全保密措施，发现隐患及时报告、及时采取措施。3.8. 禁止安装和运行与公司工作内容无关的软件，禁止浏览与公司工作无关的网页、资料等，已正常运转的软件不得随意修改程序或相关参数。3.9. 严禁未经检查的软件或数据文件上机操作或上网下载来源不明的软件，避免病毒感染。工作人员在下班或确认不再用机时，必须关闭计算机后方可离开。多人共用一机的，除专人负责外，其他人亦负有日常维护、保养责任。3.10. 发现系统运行异常情况或网络设备出现故障，报告部门负责人和信息中心，及时申报维修。3.11. 信息中心应对计算机系统各种设备应执行定期检查、维护工作。4. 系统异常处理4.1. 各种计算机及相应外设异常时应及时通报信息中心管理人员和质管部。除信息中心人员和质管部人员外严禁其他人员自行处理异常现象。4.2. 如果软件发生异常应先检测操作系统、参数文件等是否正常。如果是硬件故障应及时进行硬件修理和更换。4.3. 网络发生异常时应明确发生异常的范围，因网络发生异常除与网络硬件设备、介质、接头等有关外网系统、网络软件、应用软