保康干部档案实践与思考(定)

1、做好干部人事档案管理工作实践与思考孟祥荷干部人事档案管理工作是干部工作的重要组成部分，是做好干部工作的基础。随着干部人事制度改革的不断深化，干部人事档案工作面临着许多新情况、新问题。如何适应改革的需要，进一步提高干部人事档案管理水平，使其更好地为干部人事工作服务，成为一个需要研究解决的新课题。近年来，县人事局始终坚持以服务干部人事工作为中心，以提档升级为目标，不断加大基础设施建设和规章制度建设，使档案管理工作实现了规范化、标准化和制度化。一、机关干部人事档案的重要作用机关干部人事档案是对干部个人履历、思想品德、工作业绩、奖励与处分等的记载和反映，记录着干部个人成长的“轨迹”，是历史地、全面地了

2、解识别干部和正确选用干部的基础，为干部人事工作提供可靠的依据，为人才资源的合理使用提供信息参考，在干部人事工作中发挥重要作用。1、在干部管理上的历史作用。干部档案是个人本来面貌的客观反映，是做好干部工作不可缺少的基础材料。实际工作中经常会碰到年龄、工龄、党龄和学历以及涉及到个人待遇等方面的问题，不少都比较棘手。这时就要充分发挥档案的历史效能，坚持以档案为基准，以历史材料为依据，对照政策，认真核对，及时准确地提供有价值的信息，为正确解决问题提供依据。2、在干部选用上的基础作用。知人善任是选拔使用干部的第一关，干部的档案材料是“知人”的基础。档案管理部门及时提供干部的真实信息，是全面了解和选拔使用

3、干部的基础，为准确选人用人提供重要的决策参考依据。同时，利用先进的计算机技术，做好档案信息的综合分析，为全面掌握干部队伍和人才队伍的整体状况提供第一手资料。3、在日常工作上的凭证作用。在日常工作中干部档案为干部个人提供历史公正的凭据和证明，如干部个人的历次任职凭证、工资变动凭证、业务职称凭证、学历层次凭证、社会关系凭证、党团关系凭证等，为晋升工资、晋升职称、解决待遇、机关机构改革等提供有价值的依据。二、干部人事档案管理工作的主要做法县人事局负责管理县一般干部的人事档案，共3730卷。其中：在职干部档案2000卷，离退休干部档案1700卷，死亡干部档案30卷，分别占管档总数的53.6%、45.5

4、%和0.9%。几年来，县人事局不断加大资金投入，强化制度建设，使档案管理工作不断提档升级，县人事局人事档案顺利通过全省考核并被中组部命名为人事档案一级达标单位。1、高度重视，加大投入，夯实干部人事档案工作基础。实现干部人事档案管理规范化、制度化，硬件建设是基础。几年来，县人事局牢固树立“对干部负责、对组织负责、对历史负责”的意识，把干部档案工作列入重要议事日程，纳入到部内年度目标考评工作中。为了解决档案库房面积小、“六防”措施不达标、设备陈旧等问题，在县委、县政府的大力支持下，多渠道筹措资金，购置了WSM-04型档案密集架，更换了新型标准档案夹，配备了空调、灭火器、除湿器等设备，安装了防盗门窗

5、，使库房达到了“六防”要求。此外，还添置了电脑、复印机等设备，档案管理硬件设施得到了极大改善，为档案管理工作提档升级奠定了坚实基础。2、健全制度，强化管理，提高干部人事档案工作水平。干部人事档案管理是一项头绪多，业务繁杂的工作，一套行之有效的制度和流程必不可少。为此，我们制定完善了档案人员岗位责任制、档案保管制度、查（借）阅制度、干部学历（学位）审批备案制度等12项制度，配套建立了工作流程图，做到了查、借阅档案有登记，档案、零散材料入出有记载。同时，我们建立了信息收集网络，实行“定向、定时、定人”收集，根据掌握的信息进行“跟踪”收集，通过查缺进行“补充”收集。在收集工作中，我们严把材料接收关，

6、对不符合要求的、不属归档范围的、内容不完整的、手续不齐全的、与实际情况不相符的材料不予接收。此外，我们在坚持经常性整理的基础上，还对干部档案进行了定期集中整理，对在库的干部档案进行集中整理装订，使干部档案达到了条理、精炼、实用、美观的要求。3、转变作风，提高效率，提升干部人事档案服务质量。加强干部档案管理的目的，是为了更好地为干部人事工作服务。我们围绕干部人事工作需要，认真做好服务文章。在严格执行保密制度的前提下，坚持热情服务。在干部的入党、调动、任免、福利待遇、办理退（离）和处理历史遗留问题等工作中，尽最大努力为用档单位及个人提供优质服务，每年提供查、借阅档案都在300人次以上。同时，我们还

7、建立了干部信息数据库，实现了干部档案编目、档案转递、干部职务和工资变动等多项基础登记工作的微机化管理。2006年以来，先后为领导班子建设、干部任免调配、落实工资待遇、职称评聘等提供相关干部信息资料2000多份，为干部人事工作提供了优质快捷服务。三、干部人事档案管理工作存在的主要问题1、缺乏足够重视，思想认识存在误区。干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目、默默无闻的工作，也不容易取得明显成绩。因此，有些同志对干部人事档案工作不够重视，存在着一些认识误区。一是无关紧要的思想。认为现在使用干部重在现实表现，干部档案没有多大作用；二是无需亲为的思想。认为干部人事档案工作就

8、是简单的收存材料，是干部档案工作人员的事情，不需要领导亲自抓；三是一般应付的思想。虽然口头上讲干部档案工作的重要性，但在实际工作中并不够重视，认为干部人事档案管理没有火烧眉毛的事，只要“守好摊”，干部人事档案不丢失，能应付外调、查档就行了。2、管理不够完善，档案材料不够完整。由于形成材料的部门对档案管理工作认识不够，对材料的收集、转递由于工作繁忙不能把档案材料及时归档，造成档案材料内容不完整。一是学历材料不完备。随着社会的发展和行业自身的特点，对学历的要求越来越高。很多同志通过各种方式的学习来提高文化水平和学历层次，但由于学习渠道如函授、夜大、短期培训、研修班、进修班学习等差异，入学时间的差异

9、，各个院校对入档材料的要求不同，如有的院校本身就没有报考登记表和实习鉴定表，只有毕业生登记表；或者毕业生鉴定表和毕业生登记表合为一表，导致人事档案中学历材料不齐备，且无法补办手续。二是有的同志先后经历了多个单位，但形成材料的单位并没有将该同志的相关材料放入个人档案，如：专业技术考核表、专业技术职务评审表、入党（团）材料等，在审核档案发现问题后，与原单位联系，原单位有的已经不存在，有的因原管理档案人员转岗，导致相关材料无法收集。3、立卷不够规范，填写格式随意性大。随着社会发展和经济活动中竞争机制的引入，人事档案在就业和职位升迁方面的凭证参考作用越来越受到重视。这就要求人事档案中每份材料的来源和内

10、容必须是真实可靠的，必须经过组织严格的鉴别和认真的审查核实。然而，在实际的人事档案管理中，我们却发现，档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越大，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。有的仅仅是参加了课程培训班，专业证书班，拿的是结业证，在填表时却写成大专、大本或研究生，鱼目混珠，真假难辨。有的组织考核考察等评鉴材料不规范、不严格，只有优点没有缺点，对干部的评价不愿具体化、尖锐化，而是公式化、一般化、简单化、原则化，不能真实地反映干部本人的实际情况，很难据此准确地评价一个人。使干部人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化。还有

11、些档案材料或有破损、或是纸质差、或是圆珠笔书写，字迹模糊或是书写顶格顶边等填写格式不规范，不利于档案的保存和利用。4、手工操作为主，整档工序繁琐复杂。按照干部人事档案工作目标管理的要求，对收集归档的材料在一个月内归入干部档案袋内，每两年装订归档一次。自1993年工资改革以来，每两年一次滚动调资，2006年以后事业单位一年一次滚动调资，1993年以来每年一份年度考核表，加上各种评优表彰、职务任免、职称晋升、业务进修、学历提高，仅是材料进袋一项业务，几乎每年得把所有的案卷折腾几遍。按照档案整理标准，进袋的材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐（四面齐）。由于现在办公用纸没有统一标准，档案用纸规格不

12、一，虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。由于每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆开、装订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。档案管理手段的陈旧落后，整档工序的繁琐复杂，已不适应信息时代对档案现代化管理的要求。四、加强机关干部人事档案工作的对策1、强化一种意识。就是要强化档案管理意识，提高对干部人事档案工作地位和作用的认识，以对党的事业高度负责的态度，立足于为干部人事工作

13、服务、为人事决策服务、为建设高素质的干部队伍服务，坚决克服对这项工作“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。定期了解干部档案工作情况，研究解决遇到的问题，加强督促、检查与指导。挑选党性强、作风正、有强烈的责任心，勤于学习、忠于职守、严守机密、甘于寂寞、不计名利、勤恳工作的人员从事档案工作，注意保护和调动档案人员的积极性，帮助解决工作中的困难，促进档案管理水平的不断提高。2、把好二个关口。就是要把好“入门关”和“更新关”。首先，从源头入手把好“入门关”。在接收干部人事档案时，要严格审核，该由原单位负责的材料严格要求原单位负责收集整理，尽量减少、避免历史遗留问题的影响；在材料形成

14、时，要明确要求、规范标准，确保形成的材料填写规范、手续完备，避免形成新的遗留问题。其次，从日常工作入手把好“更新关”。要与有关单位、部门做好沟通、协调工作，建立档案资料收集责任制，对负有提供资料责任的部门和人员作出归档内容和时限的要求；在接收、补充或整理档案时，发现有缺少的材料应及时向有关单位索要，对在普遍性、阶段性工作中形成的材料，档案人员应主动与相关部门联系，做到收集整理经常化，不拖延、不积压，确保干部人事档案材料完备，与实际情况同步。3、实现三个创新。一是技术创新。加快档案工作信息化建设步伐，建立干部人事档案数据库系统，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将干部档案资料输入微机，在档案的查阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。二是内容创新。在收集干部基本情况的基础上，建立干部业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及任务完成情况收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据；建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。把档案建设成为反映干部面貌的“镜子”，记录干部成长的“录像”，更好地为人才人