秘书时间管理实务(ppt 56页).ppt

1、秘書時間管理,rogers 時間管理方法論,願此時間管理可以有效提昇學員的工作效能並且增加各位可用的時間. 多出來的時間請留給關心您的人及您所關心的人. 您的時間資源在那裡, 您的成就就在那裡.,時間管理 大綱,一.什麼是時間管理 (30 min) 二.如何提高工作效率 (30 min) 三.備忘錄實作 (40 min) 四.執行能力的強化 (20 min),在開始之前,你的快樂是 你的成功是 關心你的人及你所關心的人是,請閉目一分鐘思考這個問題,找出你心的中優先順序,當你知道你只剩下三天的時間, 第一個浮現在你腦海的人是誰? 他是你最關心的人. 第一件浮現你腦海的事情是什麼? 那是你認為最重

2、要的事情 可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的? 你知道你可以活久嗎? 30年? 3 年? 還是 3天? 好吧, 就把今天當作是你的最後1天吧!,人, 為何安於現狀?,為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀 1.無奈 2.因為現狀是你我最熟悉的 3.或者是不確定改變之後會更好 我們明明時間管理不好, 卻不想要去改善它. 因為忙得沒有時間做時間管理嗎? 因為更忙, 所以才更要花時間做時間管理.,時間管理從那裡開始,時間管理不是因為學習時間管理才會時間管理, 而是從你不滿足於現狀, 或者是想要有更好的時間管理開始 沒有人可教你時間管理, 除了你自己覺得需要的時候 再來是

3、你需要一個新的思考方式. 什麼是新的思考方式呢?,請架設一座橋,使A至B距離最短, 但是橋不可斜著搭,100 公尺,300 公尺,A,B,河水,有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形,2 cm,10 cm,4 cm,你可知道為何會想不出來?,因為你跳不出原來的思維習慣 但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題 而 roger 的時間管理方法論就是一個新的思考方法, 你只要了解 , 接受, 執行, 持續的做就會得到一個良好的時間管理習慣,你的時間管理目標設定,幫自己設定個目標吧 比如說: 三個月之後自己做完原有的事情後, 時間還可多出 30% 你的期望: 不把工作帶回

4、家; 假日不用趕到公司; 一天花幾個小時陪陪家人或者是你最關心的人; 一個禮拜花些時間到外面走走,時間管理是什麼?,先瞭解時間管理不是什麼?,時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多 所以時間管理的問題本身不在於時間多少, 而是在於 自己如何善用及分配你自己的時間關注 如何有效率的把事情做出來效率 如何做最好的時間規劃計劃 如何說到做到執行力 持續時間管理的做法習慣養成,時間管理是什麼?,時間管理是讓自己更有績效, 更富效能 效率是你能夠善用資源或者熟能生巧地把事情做完 效能是很聰明地把事情做好. 多聽聽專家的意見, 找到最佳方法, 事先有計劃地做事情 時間管理從良好的計劃開始

5、, 良好的計劃又從行動開始. 有計劃沒行動, 達成率為零. 有行動沒計劃容易浪費時間在修正錯誤上, 所以兩者應該並重,讓我們先來討論,準備: A4白紙, 一般書寫筆(紅,黑,藍筆) 請分組每組5-6人 請寫出每天妳花在工作最多的時間是什麼? 請寫出每件工作平均花掉多少你多少時間? 每件事情請判斷它是急或不急, 重要或不重要 請按照所花時間最多排序下來 每組只要報告10個 每一組指派一位代表報告,排序,事情,時間,重要/急,1,2,時間管理架構,請排出正確的行事優先順序,?,?,?,?,A,B,C,D,正確的行事優先順序,陷阱一:時間的配置不對,Reaction消極回應 v.s. Proacti

6、on 積極掌握 積極掌握就是擬定計劃, 做好事情事先的準備, 不要等事情發生了再來補救. 譬如說客戶的要求事先未澄清, 做出好幾千個產品後再來修補, 要花多少時間呢? 而客戶會如何想呢 最好的控制是預防,不合理的時間配置,明智的時間配置,1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”,如何克服忙與盲的窠臼,第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地把它解決. 第二件事情是再多花一點時間, 去想想以後要怎麼做才能不用處理這些事情, 或者不用這麼緊張地處理這件事情. 一天的時間

7、要花大部份時間在思考事情要怎樣做是最節省時間最不花力氣的. 而不是很快的把已經發生的事情處理完畢,陷阱二: 拖延,除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情,克服1.成本/效益分析法,成本 . . . . . .,好處 . . . . . .,克服2.思維習慣的改變,這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我立即將它做完, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 先完成容易的部份, 讓事情有進度, 再完成最關鍵的20%, 讓事情看起來像做完 80% 一般. (大塊時間法則),陷阱三: 事必躬親,諸葛亮凡

8、事必躬親, 後來過勞而死. 為何需要事事躬親? 要求標準過高 不放心部屬, 不信任部屬 因為怕部屬取代 灌能: 就是將重要的事情交給他人去做, 讓他可以學習處理事情也學習獨當一面. 過程給予重點的輔導, 上軌道之後即完全授權, 但是授權卻不授責,陷阱四: 有求必應,受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當地接受. 不自量力而接受他人請託只有兩種結果, 一是累死自己, 二是信用受損 努力自己茁壯成為大樹, 讓自己的果實惠及眾人,面對任何事情,馬上做,拒絕做,賦權給別人做,延遲做,值得做嗎?,需親自做嗎?,應馬上做嗎?,N,N,N,結論是,1.捨得 2.

9、勇於拒絕 3.交待,1.怡情養性 2.輕鬆一下,時間管理架構,1.兵貴速戰速決 2.多花一點時間 去思考,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,如何提高工作效率,提高工作效率的三方法三法則,三個方法 1. 了解自己每天不同時段體力的分佈狀況來決定要做什麼樣事情 2. 讓自己充滿活力, 最簡單的方法, 就是養成每個禮拜固定運動的好習慣 3. 均衡的生活作息, 培養一個良好的嗜好,三個法則 1. 批次處理法則. 集中時段處理所有性質相同的事情 2. 80/20 法則, 這法則是在有限的時間挑選出重要的事情來做 3. 高效率法則: roger 大塊時間法

10、則,批次處理法則,一段時間處理同一性質的事情, 一次處理多件, 多件累積到一定數量才處理 如果個別處理或出現才處理會把自己的時間切割成很多片斷, 譬如看 Email, 接電話, 或者是不速之客的打斷都是 一次只專心完成一整塊的任務, 不要心有二用, 避免出錯反而要花更多的時間處理後續的問題,80/20 法則,the Vital Few 後90分鐘做最重要的事情. 儘量讓這120分鐘不受干擾, 你可以告知週遭的人或者主動拒絕干擾 養成習慣一天至少一塊大塊時間, 每天保有基本的績效, 有心情時再做第二塊, 則有高績效,大塊時間三步曲,1. 把今天要做的事情一一列舉出來, 分成容易做的, 重要的及其

11、它的事情,由80/20法則排出事情處理的優先順序 2. 前 30 分鐘完成最容易完成的事情, 時間一到不管有沒有做完就切到重要事情上 3. 後90分鐘完成最重要的事情. 若做得起勁時一直做下去也無所謂 有空的時間再來做其它未完成容易的事,大塊時間示範,列舉今天要做的事 -快速回Email -打電話 -規劃專案 -開會 -批電子文件 -歸還文件 -與同事溝通 ,以難易度排列 易 易 難1 固定時間 易 易 難2 ,前30分先做簡單的事情,後90分再做難的事情,(1),(2),(3),1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待,1.怡情養性 2.輕鬆一下,良好的時間管理來自於計劃,1.兵貴速戰速決 2.快刀

12、斬亂麻,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,P,A,D,C,不 好,好,耗用時間,花時間在計劃上才是最節省時間的作法,耗用時間,計劃是什麼?,妳要往哪裡去? 目標設定 (目的) 妳如何去? 目標如何達成 (手段),執行是從那裡展開,日常業務,老闆指示,狀況,執行,匯整進度報告回報,備 忘 錄,時間管理的利器: to-do List,備 忘 錄,緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況,重要的事情 1.工作計劃 2.人生規劃 3.家庭,健康,財富,Schedule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀念日,Routine Work 1

13、.日常工作 2.定期約會,如何計劃要執行的事項,列出 ToDo-CheckList, 該做的事情由專案的任務項目展開 要設計有 Check Box, 如: for 要把計劃外的變數(如:突發狀況)也納入考量, 如工作時間乘上1.5倍 每天下班後花10分鐘檢討今天做的事情及計劃明天要做的事情,備忘錄 實作,1.製作當天個人約會, 會議及例行事項放入 2.列出您今天要做的事情, 分成一定要做的事,容易的事, 突發的事, 可以先緩一緩的事 3.依照大塊時間法則擺入. 執行完畢後打勾 4.下班時將今天沒有做完的+明天的要做事情再重寫一張 時間: 20 分 請準備書寫紙兩張,執行能力的強化,良好工作習慣

14、的養成,兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時,“執行”的寫照,Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20% 執行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷,“執行”的需要與不需要,不需要 退卻 思考, 猶豫 需要 “蝦米都不驚”, 勇往直前 毅力 轉彎 韌性,執行不是一成不變的,合理性 Reasonable 表示用心 試探一下是不損傷毫髮的 平時基本觀念(Sense)的建立, 在臨場應用時最能顯現效果,應變的意示圖: 投石問路,Marty, 100 元 賣給你,Roger, 100元 太貴了, 70 ! (推推看!),我成本才80, 70 門都沒有!,不行, 90. (擋擋看!),Buffer 緩衝區,並不是每件事情都那麼的急 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經兮兮的 所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能