办公室公务接待礼仪规范及流程标准

1、办公室公务接待礼仪规范 及流程标准探讨,曾 翔 宇 二O一一年十月,探讨提纲,一、公务接待礼仪规范 二、公务接待操作实务,（一）公务接待工作的含义与重要性,公务接待是指办公室人员对来自上级、平级和其他相关组织的宾客进行接洽和招待。这是一种有着公共关系职能的实 务工作。,公务接待是企业整体工作的重要组成部分，是一项复杂的系统性工作，是办公室系统的重要工作内容。,公务接待是服务发展的重要抓手，是展示形象的窗口，是连接内外的纽带，是增进合作的平台。,接待也是生产力！,公务接待工作的好坏，直接反映出一个单位的工作作风和外在形象，也直接体现了办公室人员本身的素质、能力、水平和形象。,（二）公务接待的主要

2、内容及礼仪规范,五个部分：食、宿、行、观、事,宴请。 规 格：宴请、招待餐、工作餐。 桌 型：长条桌和圆桌。,排序原则：以远为上，面门为上， 以右为上，以中为上， 观景为上，靠墙为上。,长条桌：当一面为奇数时,2,4,1,3,5,6,8,11,7,9,10,A代表主方，B代表客方。,A1,B1,B2,A3,A2,B3,门,长条桌：当一面为偶数时,还有一种摆法，我们很少用。,A1,B2,B1,B4,A2,B3,门,圆桌：单桌的情况,办公室主任,圆桌：多桌的情况,多桌时，每桌一般都有一位主桌主人的代表在座，位置一般面向主桌主人。,圆桌：多桌的情况以四桌为例,特殊情况：如果宴请的领导级别高于主人，或

3、者与主人有特殊关系，比如长辈、师傅等，为表示尊重，可以安排主宾在主人位子上，主人则坐在主宾的位子上。,安排座次时，交叉排列，可以有意识的把业务对口部门放到一起，便于主宾双方沟通交流。,会议,会议座次安排奇数时,主方,客方,B1,B2,B3,B4,B5,B6,无论奇数或者偶数，2号始终在1号的左手。,门,A1,A2,A3,A4,合影与会议座次相同,探讨提纲,一、公务接待礼仪规范 二、公务接待操作实务,办公室牵头组织的公务接待 机关部门负责组织的公务接待 基层单位配合公司做好公务接待 的相关要求,（一）办公室牵头组织的公务接待,三个阶段：活动准备、活动运行、后续工作。,1. 活动准备阶段的具体任务

4、,接受接待任务编制、报批接待方案召开协调会、安排布置任务（包括编制工作手册和活动指南、食宿行准备、现场踏勘、会场布置、安全保卫落实等）,活动准备务必充分，检查务必到位。件件工作有方案，落实责任人，指定检查人，规定完成时间，发现问题及时督促整改。要勤思 考，细谋划；抓细节，求完美。,活动准备阶段的有关要求：,迎接（接站）住宿宴会会议视察参观送行（送站）,2. 活动运行阶段的具体任务,一是各项活动协调有力，衔接紧密，环环相扣。二是严格方案实施，加强联系协调，确保无遗漏、无偏差，如果活动发生变化，及时调整相关安排。三是实施消项管理，避免活动出 现疏忽和遗漏。,活动运行阶段的有关要求：,（1）处理来宾

5、遗留物品，办理来宾交办的工作； （2）整理领导讲话，收集有关材料，编报相关信息； （3）做好宣传报道，整理影像资料，制作光盘、相册； （4）开展活动总结，查找不足，分析原因，积累经验。,3. 后续工作阶段的具体任务,有始有终，尽善尽美，不留尾巴。,后续工作阶段的有关要求：,为尽量减少接待工作中的失误，要按流程操作，实施清单消项制。,六项具体业务工作流程：,接站工作流程 住宿安排工作流程 宴会工作流程 会务组织工作流程 现场参观考察工作流程 送站工作流程,1确定来宾到站时间和地点。 2拟定接站方案，确定接站人员、乘车安排，经领导审核后组织实施。 3安排车辆。 4通知接站人员出发时间、乘车地点。

6、5前往接站地点。 6站口等候迎接，并及时与来宾保持联系。 7返回，途中通知负责接待的领导和部门，准备迎接事宜。 8. 安排来宾的食宿。具体流程参照宴请工作流程、住宿安排流程图。,接站工作流程：,接站工作流程消项单,1确定住宿人员名单、时间和地点。 2通知住宿服务单位，住宿标准、房间配置参照吐哈油田公司公务接待管理办法执行。 3通知来宾。 4组织迎接。 5引导来宾入住。 6组织欢送。,住宿安排工作流程：,1确定宴会人员名单、时间和地点。 2初拟宴会座次表送领导审核。 3通知餐饮服务单位。 4. 通知参加宴请人员。 5审查宴会菜单、酒水清单、桌签、祝酒词等，在宴会开始前1小时逐一核实参加人员。 6

7、重大宴请活动中准备话筒、摄影。 7迎接参加宴会人员。 8用餐。 9欢送参加宴会人员。,宴会工作流程：,1征集议题。 2拟订会议议程，提交会议主持人审定。 3会议通知。 4会议准备。提前完成会场布置工作，协同保卫部、消防支队等单位做好会场应急预案。 5会场签到。 6会议记录，按要求起草会议纪要。 7总结会议组织经验，持续改进工作。,会务组织工作流程：,会务组织流程消项单,1确定宾客来访目的和行程安排。 2初拟参观考察的时间和地点、行车路线、陪同人员，经领导审核同意后执行。 3通知被参观单位，确定1名联系人。 4通知陪同参观人员。 5安排车辆，通知记者，准备劳保防护用具。根据领导要求提前踏勘参观路

8、线。 6出发。根据实际参观考察行程，提前30分钟通知被参观单位。每到一个考察点后，及时通知下一个考察点。 7返回。,现场参观考察工作流程：,1确定来宾离开时间和地点。 2初拟送行人员名单（包括送飞机场、火车站人员名单），经领导审核后执行。 3预定飞机票或火车票。 4安排车辆，联系飞机场、火车站贵宾通道。 5通知来宾、陪同人员送站的出发时间和地点。 6前往送站地点。 7返回。,送站工作流程：,长途行车物品准备清单,（二）机关处室负责组织的公务接待,接待流程：,编制接待方案填写公务接待审批单 报公司分管领导审批 组织实施 费用核销。,接待方案包含的具体内容主要有：,（1）日程安排； （2）人员名单

9、； （3）食宿行安排； （4）会议合影座次； （5）企业情况、参观点、景点简介； （6）天气预报； （7）注意事项； （8）工作人员联系方式。,详细了解来宾情况。来宾的目的和要求，人员基本情况，包括人数、职务、性别、年龄、民族、逗留时间等等。 按时间顺序拟定活动安排。重点把握接站、住宿、宴请、会议、现场视察、景点参观、送站等环节。 每个环节确定责任人、联系人和联系方式。 及时将方案送领导审核并修改完善。,编制公务接待方案：,接站。 提前安排车辆，来宾人多的话还需要将接站车辆编号、提前安排乘车座次，以免上车时发生混乱。有必要的可以提前联系贵宾通道。,接待环节的注意事项：,迎接。内部接待不张贴、悬

10、挂欢迎标语，不安排员工列队迎送或组织鲜花等。,住宿。局级来宾安排不超过一厅一卧的商务套间，处级来宾安排单间，其他安排标间。套间的房间配置：小剂量便携式洗漱用品、必要的办公用品，少量水果和干果，迎宾卡片及住宿安排表等。,宴请。严格控制接待标准、严格控制陪餐人员、确保饮食安全卫生。,现场视察。提前联系视察点，确定联系人；通知记者并告知视察路线；准备工服；安排车辆等。 要随时与被视察单位保持联系。如果出发时间、随行人员有变动，务必第一时间通知被视察单位，及时做好相应调整。,景点参观。合理安排景点参观路线，提前落实景点天气、路线路况、开放情况等，确定参观时间、陪同人员、路线、车辆，购买门票。提前准备有

11、关物品，比如太阳帽、雨伞、相机等，提醒来宾携带、准备相应衣 物等。,欢送。确认来宾人数、返程航班（车船次）、票务等；如果有来宾乘坐火车离开，准备相关物品；了解交通状况，确定出发时间；办理登机（车船）手续，专人清点、托运行李，有需要可以安排贵宾室服务，通知 相关部门和人员接站。,（三）基层单位配合公司做好公务接待 的相关要求,节俭务实：,尽量减少陪同和随行人员，简化迎送程序。,公司主要领导到基层调研，可由调研单位主要负责人全程陪同；分管领导到基层调研，可由调研单位1名主要负责人全程或轮流陪同、1名分管负责人陪同。调研点所属基层队站（车间）可安排主要负责人陪同，不得层层安 排工作人员陪同。,汇报材料用普通纸张双面印刷、简单装 订，不得使用铜版纸。 会场布置简朴大方，可提供简单办公用品，不挂欢迎横幅，不摆放水果、干果、糖果 等食品，不摆鲜花等。,会议要求：,不组织员工列队迎送，不悬挂或张贴欢迎标语、横幅，不挂彩旗，不铺红地毯，不献花，不搞任何仪式。