信息与档案管理考证辅导.ppt

1、信息与档案管理考证辅导,四级秘书鉴定点：1、信息管理对信息进行系统整理对信息进行有效传递对信息进行有效存储2、档案管理档案整理工作的内容和方法档案检索工作的内容和方法档案鉴定工作的内容和方法档案保管工作的内容和方法对档案进行分类根据档案价值划分保管期限,选择题第一套,1信息的整理包括（）三个环节。A鉴定B分类C筛选D校核,2信息分类的方法有（）。A字母分类法B数字分类法C全面分类法D局部分类法,3主题分类法是指按信息的()进行分类的方法。A来源B标题C内容D核心,4筛选信息要看来源，一般来说上级形成的信息带有（）。A管理性B全局性C综合性D权威性,5一般来说，同级和下级形成的信息主要起（）。A

2、参考作用B典型作用C具体作用D宣传作用,6信息的标题一般可以反映信息的（）。A类型B内容C作用D价值,7信息筛选的方法有（）。A看来源B看效果C看标题D看正文,8决定信息取舍要注意（）。A突出典型思想B注意典型性C富有新意D要具有特点,9信息校核的方法有（）。A溯源法B追踪法C核对法D比较法,10信息校核的方法有（）。A论证法B逻辑法C调查法D数理统计法,11信息收集是信息工作的（）。A基础B核心C开始D结束,12信息整理是信息工作的（）。A重点B核心C基础D继续,13企业内部之间信息交流的方式有（）。A直接邮件B备忘录C新闻稿D传阅单,14信息外向传递一般通过（）方式进行。A备忘录B信件C新

3、闻稿D传阅单,15信息传递的方法有（）。A语言传递B文字传递C电讯传递D可视化辅助物传递,16信息传递必须具备的三要素是（）。A信源B信箱C信道D信宿,17秘书电讯传递信息的途径有（）。A电话B传真C投影D电子邮件,18企业文字传递信息的主要表现形式有（）。A符号B文本C表格D图表,19运用表格传递信息要做到（）。A有完整的标题B使用艺术字C信息简明D表明信息来源,20可视化辅助物传递信息的形式有（）。A表格B图表C影像D展示架,第一套参考答案：1BCD2AB3C4BCD5A6BD7ACD8ABCD9ACD10BCD11A12B13BD14BC15ABCD16ACD17ABD18BCD19AC

4、D20CD,选择题第二套：,1一般来说，高层决策者主要需要（）的信息。A具体业务B理论性C综合性D预测性,2基层管理者主要需要（）信息。A全局性B具体业务C典型性D普遍性,3（）是对信息资料进行主题分析，分辨其所属类别的过程。A辨类B归类C母类D子类,4（）是根据信息内容的某种特征和管理利用的具体要求，将其分门别类地组织起来。A筛选B校核C辨类D归类,5信息分类的步骤有（）。A校核B辨类C归类D排列,6信息存储主要由（）等工作环节构成。A登记B编码C存放排列D保管,7信息资料编码的方法有（）。A顺序编码法B分组编号法C总括编码法D系列编码法,8信息资料登记分为（）。A顺序登记B分组登记C总括登

5、记D个别登记,9经过科学编码的信息资料需有序存放排列，常用的排列方法有（）。A时间排列法B来源排列法C内容排列法D字顺排列法,10信息存储的方式有（）。A手工存储B计算机存储C电子化存储D缩微胶片存储,11手工存储信息通常是将纸面记录的信息手工保存在办公室的（）中。A文件夹B文件柜C计算机D软盘,12缩微胶片存储信息是用（）办法记录保存信息资料。A复制B照像C打印D录入,13信息存储的特性有（）。A价值性B时效性C科学性D方便性,14目前（）是存储信息使用最多的存储载体。A纸质载体B磁性载体C硬盘D软盘,15目前最理想的多媒体存储介质是（）。A软盘B硬盘C光盘D磁带,16信源分为（）。A发生源

6、B原生源C再生源D接收源,17信道包括信息传递的（）。A通道B速度C媒介D运行方式,18信宿包括（）。A接受信息B利用信息C保管信息D存储信息,19语言传递信息的具体形式有（）。A座谈B讲座C会议D电话,20信息大传递是双向的，其基本形式有（）。A横向传递B纵向传递C内向传递D外向传递,第二套参考答案：1CD2B3A4D5BC6ABCD7AB8CD9ABCD10ABCD11AB12B13ABCD14A15C16BC17CD18AB19ABC20CD,选择题第三套：,1档案分类方法主要有（）。A问题分类法B组织机构分类法C年度分类法D档案形式分类法,2档案分类中将几种分类方法结合使用，称之为（）

7、。A重复分类法B复式分类法C普通分类法D特殊分类法,3（）档案分类方案，适合于组织机构相对稳定的单位。A年度组织机构保管期限B年度问题保管期限C组织机构年度保管期限D问题年度保管期限,4部门变动频繁的单位，档案分类的方案应采用（）。A年度问题保管期限B年度组织机构保管期限C问题年度保管期限D组织机构年度保管期限,5电子档案分类的方法有（）。A按电子档案的信息存在形式分类B按文件的功能分类C按文件的生成方式分类D按文件的内容分类,6电子档案信息的存在形式包括（）。A文本文件B数据文件C图形文件D影像文件,7档案保管期限计算通常是从（）算起。A文件产生或形成后的当年B文件产生或形成后的次年C文件产

8、生或形成后的前一年D文件产生或形成后的第三年,8机关文书档案的保管期限分为（）。A永久B短期C长期D定期,9跨年度的计划文件归档，应归入其（）年度。A开始B中间C最后D落实,10跨年度的总结文件归挡，应归入其（）年度。A开始B中间C最后D落实,11案件或事故的文件一般归入其（）年度。A发生B审理C办案D结案,12档案检索工具包括（）。A归挡文件目录B分类目录C人名索引D全宗指南,13归挡文件目录以（）为单位。A案卷B全宗C类D件,14人名索引一般由（）组成。A文号B题名C人名D档号,15档案的分类目录一般采用（）。A卡片式B分册式C条款式D书本式,16档案检索工作是指对档案进行（），并根据需要

9、进行查找的工作。A检查B索引C加工D存储,17档案检索工作包括档案信息（）两方面的工作内容。A登记B存储C排列D查检,18分析和判定档案价值，应以反映单位（）为出发点。A基本职能活动B经济效益C特殊工作情况D社会影响,19通过分析档案内容来鉴别档案价值时，着重应分析档案内容的（）。A普遍性B重要性C独特性D时效性,20分析档案价值要看文件的责任者，本单位形成的文件的保存价值（）外单位文件。A小于B大于C等同于D不可比,第三套参考答案：1ABCD2B3C4A5ABC6ABCD7B8AD9A10C11D12ABCD13D14CD15A16CD17BD18A19BCD20B,情景题：1你是正大公司的

10、行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项，并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。,参考答案：介绍收集信息的基本方法：观察法阅读法询问法问卷法网络法购置法交换法,（2）介绍信息传递工作中应注意的事项：1）区别对象按需传递信息2）做好例行信息的传递工作3）加强非例行信息的传递工作4）收到的信息中发现重要情况要立即传递信息,2公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息，在决定信息取舍时，你将采用哪些方法？,参考答案：在这种情况下信息的取舍可采用两种方法：一是将几份信息选择其重点、特

11、点，综合成一份信息材料；二是择优录用，选择宏观的，淘汰微观；或选用典型的，淘汰一般的。,3你是宏达公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你向她介绍信息收集的渠道和信息传递的方法。,参考答案：介绍信息收集的渠道：大众传播媒介（广播、电视、报纸、期刊等）图书馆数据库供应商和客户贸易交流活动信息机构关系渠道（海关、银行、商检、工商、税务、保险、统计等部门）调查渠道（深入市场，实地调查）,介绍信息传递的方法：1）语言传递（对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等）2）文字传递（将各种信息编成文本、表格、图表等进行传递）3）电讯传递（电话

12、、传真、电子邮件）4）可视化辅助物传递（影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏）,4公司最近研发出几种新产品，为了向社会推广，拟在展示新产品期间举行一次新闻发布会。作为秘书的你将如何为这次新闻发布会做准备？,参考答案：要落实发布会日期、地点、出席名单；准备展览用品、赠品；制作工作人员及展览会使用标牌；发请柬和资料拟写及印发有关信息材料布置会场,5小刘是华美贸易有限公司的档案管理员，在一次档案鉴定中，她发现几份关于该公司已撤销的一个内部机构的管理性文件，他当时想，反正那个机构已经撤销了，这几份文件自然没用了，于是，她把那几份文件用碎纸机销毁了。过了一段时间，公司领导想找出这几份文件作为参考，而小

13、刘再也无法找回来了。她这样做对吗？请你谈谈档案鉴定工作应从哪些方面分析档案的保存价值。,参考答案：（1）小刘的做法是不对的。因为销毁档案应得到档案主管领导的批准，她私自销毁是错误的。再者，该公司一个内部机构虽然撤销了，但其管理性文件反映了该公司的工作职能和历史发展面貌，是重要的文件，应该保留下来。（2）鉴定档案的价值应从下面7个方面来分析：分析档案的内容（着重分析档案内容的重要性、独特性、时效性）分析档案的来源（分析文件的责任者，本单位形成的文件大于外单位的）3）分析档案产生时间（产生的时间越早越珍贵，在重要历史时期产生的文件，往往具有重大价值）4）分析档案的名称、稿本和外形特征5）分析档案的

14、技术因素（档案内容和反映对象的技术水平越高，其价值越大）6）分析档案的功能因素7）分析档案的作者因素（高级领导人、重要机关、著名人物所形成的档案，往往具有重大价值）,6宏达科技创业公司新建了一幢办公大楼，其中拟安排建立一个档案库房，作为档案管理人员的你，该如何协助领导选好档案库房的位置及布局呢？,参考答案：合理选择档案库房位置：1）不宜设在底层或顶层，以防潮防湿2）不宜设在洗手间或锅炉房的附近3）不宜设在楼房的西侧或南侧，以防阳光直射4）要与档案人员的办公室和生活区分开5）门窗要加固,合理安排档案库房布局：1）库房区域应尽可能集中，同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；2）档案人员办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间；3）利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。,7小钟在一拥有若干家分公司的大型企业担任办公室秘书，目