2018合同档案管理办法

1、按照同样的管理方法为进一步加强合同档案管理，提高合同管理水平，保证档案的完整性和保密性，逐步实现公司合同管理的规范化、制度化和科学化，准确反映公司工作情况，结合公司实际情况，制定本办法。一、分类管理文件类型管理部门评论原版磁带复制并扫描销售合同财会部商务助理合同必须一式两份以上，商务助理应保留一份。采购合同财会部商务助理行政信息/合同行政部门人事信息行政部门行政部门管理原始文件，办公室主任负责建立分类账并归档。其他的行政部门相关负责人合同必须一式两份以上，相关责任人保留一份。注：1万元以上的各类支出必须签订相关合同。如果没有签订合同，财务部有权不支付这些费用。二。管理原则1.各类合同经领导批准

2、签署后，由合同管理总监复印，销售合同、采购合同由业务助理管理维护，行政合同、人事档案等由行政部办公室主任管理维护。2、原始合同由财务部保管，按合同等级分类，分类归档，重要合同应存放在保险柜中。合同查询首先由合同管理负责人进行。不能进行的，应在财务部进行。询价方填写合同借阅申请单。财务部只检查领导批准签字的合同借阅申请单。公司档案只能由公司内部人员借阅。3.档案管理负责人应对档案进行分类和编号，对合同档案进行分类、整理、汇编和编号，建立台账，保存、归档和阅读使用。分类号应遵循文件和资料的形成规则，便于保存和检索。4.如果合同管理负责人辞职或变动，总经理应指定另一人进行合同管理交接(包括纸质文件和

3、电子文件)，交接时应列出合同交接清单。行政部办理辞职或变更手续时，应检查是否有合同交接清单附件。三。合同的签署1.合同起草合同由商务助理起草，以协助销售人员。除了交易的主要条款外，合同还应明确各自的责任和义务。合同条款应明确规定责任，尤其是违约责任。以销售合同为例：供应商应及时提供质量好、数量多的货物，并提供使用指导、售后服务、维修、配件、保修、质量判定、数量、时间、预付款、交货、验收等。分析可能出现的问题，如：质量缺陷、供应不足、交货延迟，从而设定终止合同的权利和处罚条款、责任条款和保证条款。合同条款中规定的要求：(1)措辞准确，无歧义或矛盾，以及目标、价格、履行期限、交货地点和方式(承担运

4、输费用的一方)、违约责任、争议解决方式等。应明确定义；(2)前后词语简洁、清晰、一致，强调的词语可以是双引号；(3)写清楚双方的姓名。如果是个人，请写清楚姓名和其他身份信息；(4)合同起草后，检查段落编号和上下文注释。2.最终合同合同定稿后，整个合同用同一张纸印刷装订。合同应加盖单位公章和经办人员签字。合同应附有营业执照、开户许可证、资格证书、法人身份证和加盖公章的授权委托书复印件1.合同文件必须仔细检查和接受。存储文件必须有专门的柜子和架子，使目录和文件相互一致，制作合同统计表，并根据实际需要科学编制合同文件台帐，以便有效地进行合同文件的查询。查询后，根据归档范围和要求及时归档文件和资料。2

5、.档案的保存条件应包括防火、防潮、防虫等措施，以确保合同文件的安全。3.公司领导和行政部门负责人可以查阅所有员工的人事档案；各部门负责人经总经理批准后，可查阅本部门的员工档案。员工无权查看自己和他人的人事档案；4.借款人不得涂改、伪造或撕毁档案材料。违者将视情况而定。5.借款方在借款前必须获得总经理的批准。借款合同涉及公司的业务项目，询价方需在借款前填写合同借阅申请单报总经理批准。6.使用后及时归还。如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。当返回检索到的文件时，您必须亲自指出它们。如果你发现任何损失或损坏，你应该立即向领导报告。5.同一份文件的分类是保密的。未经授权，任何人不得向公众透露合同。违反者将按公司保密管理制度处罚。档案员应严格遵守保密规