组织会议的流程和细节(原创)分析

1、配置会议流程和详细信息我们几乎每天都开大大小小的会议，但要开好会议并不容易。特别是细节问题容易被忽略。会议目的不是组织会议的人要考虑的，组织员只是对圆满处理会议内容的责任，这比会议内容更重要。会议安排有序、优雅，使领导人满意，使与会者安心，这是成功的。结合多年参加会议和组织会议的经验，整理一些基本流程和细节，以便组织会议参考。一、制定会议方案1.明确会议内容、与会者、时间位置、会议日程特别是组织筹备会议工作人员的分工。一般来说，会议组、材料组、秘书组、公共关系组会务组：要提前调查住宿、大型会议室、小型会议室、就餐环境、交通情况等会场资料组：整理领导力演讲、会议主持人、经验交流演讲草稿、演讲、祝

2、词等，整理演讲录音，发表领导演讲，秘书组：起草会议通知、执行会议指南、会议参加者、收集会议收据、准备场地布置、制作速查表、拍照联系方式。宣传组：负责联系媒体，起草会议，制作会议简报，实施照片、视频。3.会议机构要全面掌握，一个人有各项进展、党卫程度、情况变化的时候，立即调整计划二、事前调查工作(a)古刹酒店：现在的会议一般在酒店举行，必须参观，了解酒店的等级、接待能力和合作能力。4.食宿条件，病床数是否能满足与会者的人脉和组织者的住处，房间要干净整洁，设备要齐全。能上网的电脑最好是现代人不能离开电脑和互联网。5.会场情况，会场大小，座位数，桌子数，出入方便吗，注释上的座位数，是否有供分组讨论的

3、小会议室。6.所需经费、财务程序、会议必须按照经费充足的程度组织，酒店收费截止情况非常重要。另外，在会议上还要知道是否需要一些支出，酒店是否方便，是否可以提前租赁现金。7.酒店服务，酒店商务部是否能提供印刷、预订、购买日用品等服务，付款方法。8.用餐情况，住处不能离宿舍和会议场所太远，大气优雅，可以提供自助餐和餐桌餐，有宴会的话，必须提供主餐桌、餐桌、播音设备等。9.为了丰富休闲娱乐、会议期间的代表性生活，应该安排唱歌等活动，了解包的大小、费用、健康与否。(b)现场访问：这主要是针对具有可访问价值和条件的部分现场性质的会议。10.要根据时间和旅行确定现场数量，每个现场都要有自己的特点和代表性，

4、不能千篇一律。11.现场必须做好参观的准备，参观内容的呈现方式，参观路径，欢送方式，讲解员，扩音装置。12.应该在现场提供包括介绍、特色在内的简报。三、会议的安排(a)通知会议13.为明确会议内容、时间地点、与会者，起草会议通知是常例。14.会议通知细节是6点：是否要准备对参加者说话、演出等，是否要车站送行，是否要收取会议费，是否要向会议提供资料，食宿和交通费，是否安排亲信食宿。15.参加者应根据时间(包括姓名、性别、民族、单位和职位、联系方式)得到答复，其他要求(例如是否需要单人房，是否预订乘员和火车票，是否准备旅行，如果是少数民族，是否有特殊要求)。16.发送会议通知，并确保通知人收到通知

5、。(b)材料准备17.起草指导演讲，这是会议的核心内容，必须非常重视，做好善事，决定要着重处理多少分钟的指导演讲。演讲草稿应征求演讲者的意见，并提前交给演讲者。18.会议出的资料，经验交流的资料，应该包括发表的资料和书面交换的资料。最近是否有需要传达的重要文件，是否需要讨论文件内容，是否有赠送资料。19.此外，主持人、总结演讲、发件人、贺词等需要起草的文本资料。(c)会务准备20.要准备好制作会议条幅、宣传口号、党票所的几点。要通知媒体及时到达，知道会议日程，向记者提供新闻稿。21.至少准备好资料包，包括会议指南或会议日程、会议资料、代表、饭票。22.会议报告，至少三人，一人登记，分房，一人发

6、送资料，一人轮流休息。如果费用还要安排另外两个人。登记表必须写得很清楚，以便制作通讯录。23.要列五个单子。一个最好事先安排好房间。二是提前准备餐位，桌子会编号。第三，会议座位列表，供所有人坐；第四，讨论组表，每个人都知道自己参与了什么组的讨论(组表包括将举行讨论的会议室、召集者、联络官)。第五，拍照的位置表。24.会场布置，8个细节，悬挂横幅，主席位置布置，值班表布置，会场餐桌布置，发言席位置，音频要调试好，会场装饰用花盆，花篮。要准备两支录音笔，做好领导讲话的录音。是否准备好提前思考和调试，服务员及时到位。25.要安排地图室，在里德尔预览，环境安静，是否有沙发(负责上级报告工作的地方)，鲜

7、花，水果，洗漱用具，会议日程，地图活动日程表等。26.吃饭准备，餐厅指南板，餐厅桌子的布置，编号，音频要提前调试。自助餐，特别是早餐不能让领导咸，要安排和室友一起吃饭的人。四、会议会场气氛对领导人的心情有很大的影响，是检查会议组织秩序与否的重要环节，要达到领导者满意的目的。27.会议前的准备，负责会务的职员应敦促按时到达会场。如果有座位的话，可以对垒。否则，要尽量让与会者坐在前排座位，会场气氛要好。不愿坐在会议前是中国人的缺点。没有到达的与会者要及时把他的品牌放到一边，不能在那里放空白。要事先要求与会者关掉手机，不要前后移动。28.要准备领导会前的休息室，休息室里要有服务人员，会场请到领导层上

8、面的座位就可以了。29.领导的演讲要事先准备好，让领导忘记。年长的领导人的演讲最好用大字印刷。把录音笔放在工作室的桌子上打开。31.必须有人叫领导的司机。否则，他们的不满将转嫁给领导。应该有人迎接记者。会议开始后，会务工作的一半以上完成了，可以享受自己劳动的成果，但必须坐在会场认真倾听。五、后勤支助32.要先准备好座位，以免照片互相让步。最好准备专业的摄影梯长凳，一般建筑物前的楼梯效果不好。33.饭店应该有专门的职员，提前准备凉菜和饭桌号码，准备音频。34.吃饭的赛跑活动既文明又协调，应该限制饮酒，避免很多人喝酒，这时稍微舍不得也没关系。35.如果有歌唱娱乐活动，就要专门进行一两个节目。有主持人，最好不要出现混乱。36.安排代表