药品GSP综合管理系统操作手册

药品GSP综合管理系统

操作手册

目录

系统概述

功能概述

功能介绍：

一、首营企业审批流程...................................................14

1,首营企业申请.......................................................14

2、首营企业审核（采购）...............................................16

3、首营企业审核（质管）...............................................17

4、首营企业审批.......................................................18

二、首营品种审批流程...................................................19

1、首营品种申请.......................................................19

2、首营品种审核（采购）...............................................20

3、首营品种审核（质管）...............................................20

4、首营品种审批.......................................................21

三、采购计划流程.......................................................22

1、一般品种采购申请...................................................22

2、一般品种采购审批...................................................24

3、冷链品种采购申请...................................................25

4、冷链品种采购审批...................................................27

5、特殊药品采购申请...................................................28

6、特殊药品采购审批（采购）...........................................29

7、特殊药品采购审核（质管）..........................................30

8、特殊药品采购审批（质管）...........................................30

9、中药饮片采购申请...................................................31

10、中药饮片采购审批..................................................32

四、收货一验收一入库流程..............................................33

1、一般品种收货.......................................................33

2、一般品种验收.......................................................35

3、一般品种入库.......................................................36

五、购进退出流程.......................................................秋

1、购进退出申请.......................................................38

2、购进退出审核（采购）...............................................40

3、购进退出审核（质管）...............................................41

4、药品退货单.........................................................42

六、配送退回流程.......................................................44

1、退货申请（门店）...................................................44

2、配送退回单审核.....................................................46

3、配送退回审核.......................................................47

4、配送退回收货.......................................................47

5、配送退回验收.......................................................48

6、配送退回入库审核...................................................49

七、养护流程...........................................................51

1、一般品种养护.......................................................51

1、查询库存明细表.....................................................51

2、药品养护操作.......................................................52

3、查询打印养护记录...................................................52

2、重点品种养护.........................................................54

1、重点药品养护申请...................................................54

2、重点药品养护审核...................................................56

3、重点药品养护操作...................................................56

4、查询打印养护记录...................................................57

八、配送流程...........................................................58

1、分店请货单（门店）.................................................58

2、分店请货单（中心）.................................................60

3、门店配货...........................................................61

4、拣货单打印.........................................................62

5、出库单复核.........................................................62

6、发车运输登记.......................................错误!未定义书签。

7、打印配送单.........................................................63

成功案例

系统概述:

药品GSP综合管理系统

《药品GSP综合管理系统》是针对连锁企业“分散经营、集中管理”的业务

需求，在充分考虑连锁总部及各分支机构数据实时共享、信息准确及时、权限管

理严谨的基础上，开发的对包括分店在内的整个企业人、财、物信息进行网络化

管理，实现统一配置、集中采购、总部配送、分店销售的一体化管理，可以大大

提高效率、管理成本、增强竞争力。适用于单体药店、连锁药店、药品批发、门

诊药房等。

（一）、系统特色:

★电子复核系统：系统采用门店自动请货-仓库自动配货-批量集中

拣货-电子复核与分装的工作模式，极大地提高了批号数量准确率

和配货速度，门店数目越多时，拣货越快、效率更高、节约人工更多;

★门店数据实时传输，断网时门店销售不受影响，网络恢复正常后数据

自动支持断点续传；

★维护期内总部和门店软件免费升级，能够适应企业在发展中所遇到的

需求和变化，避免企业由于软件不能满足发展需要而更换软件所造成

的人力和财力负担及浪费；

★库存实销实结，负库存自动拦截，不用日清，不用手工上传数据，数

据可按任意时段按权限进行查询

★门店配货单实行自动审核入库，退货、调价必须通过总部进行审核方

可进行退货货调价；

★权限严格分明，所有权限集中总部管理；

★会员日可按日期任意设定、会员卡所有门店通用，积分自动累加；

★自动计算门店店员提成，方便核算工资

★产品可按生产日期、批次及有效期管理，可设定近效期时间、自动提

示近效期产品库存数、并打印近效期产品一览表；

★库存、调拨及销售按先进先出原则，可区别不同批次或同一批次不同

时间的产品进货与销售的价格；

★门店可根据周销量、月销量、设定的库存最低线以及当前库存数自动

产生补货单，同步发送的总部配送中心

★门店的销售记录、结帐方式及库存信息、、在收银完成后，实时上传到

总部服务器，总部的价格、库存等配货信息可同步显示到门店，方便

门店制订补货计划；

★门店支持会员卡储值和积分、在任何门店发行的会员卡可在连锁为门

店进行扣费、打折和积分；

★门店自动支持条码扫描、会员刷卡器、小票打印机

★库存盘店时支持盘点机扫描，大量节省盘点的时间

★对直营店和加盟店可统一价格、统一折扣管理，也可单独配置：

★配送中心可按库存批次自动配货，支持条码扫描和电子屏复核，店

数量多时，使用电子复核可提高配货效率、节省配货时间；

★采购部可依据门店的周销量、月销量、以及门店和和总部的库存数自

动生成采购订单，制订采购计划

★可按产品编码、产品类别、产品属性、门店、会员占比、动销率和单

品进行统计和分析，也可按年月、任意日期进行统计、汇总和分析

㈡、网络结构

《药品GSP综合管理系统》由配送中心、配送仓库、分公司、各连锁门店等

经营单位在各自内部局域网络的基础上，以C/S与B/S相结合的模式，通过互联

网络构建的连锁企业网络化管理信息平台，其拓扑图结构如下：

(=).GSP管理

《药品GSP综合管理系统》针对新版GSP质量管理体系要求，加强对采购、

进货、验收、仓储、销售、退货、养护等过程中的质量控制、岗位职责、审核权

限、电子记录等关键重点环节和要素，实现对经营全过程的质量控制，对质量控

制各环节的电子数据档案严格按权限进行控制，并自动完成安全备份。

★严格的质量控制流程，一个流程结束，自动生成该流程记录；

★可管理供货商和客户的多套证件，自动提示和预警即将到期的证件和企业；

★可按条件自动生成养护计划，如：入库超过3个月的库存药品、重点养护药品、

近效期药品等；

★可实现对一个供货商多个销售员的管理，并能跟踪销售员的资质和授权销售的品

种、地域、期限。

★可对CSP文档进行分类管理，选中标题双击就能打开电子文档；

★短信群发功能可对证照快到期的供货商和客户自动短信提醒；

★提醒信息可在参数中灵活设置，按设定的时间会弹出提醒信息；

★操作人员上岗证等到期自动限制登录

一)、质量控制流程

■首营企业审核：建立合格供货方档案；

■首营品种审核；建立产品质量档案；

■采购入库流程：采购申请一验收通知一质量验收一入库凭证；

■销售出库流程：销售订单一出库复核一出库凭证一发货记录

■销售退货流程：销后退回申请一验收通知一质量验收一销退入库；

■购进退货流程：退货出库申请一出库复核一购退出库一发货登记

二)、质量控制记录

■药品购进记录；

■购进药品验收记录；

■药品质量养护、检查记录；

■药品出库复核记录；

■药品销售记录；

■药品质量查询、投诉、抽查情况记录；

■不合格药品报废、销毁记录；

■直调药品质量验收记录；

■药品退货记录；

■销后退回药品验收记录；

■仓库温、湿度记录；

■计量器具使用、检定记录；

■质量事故报告记录；

■药品不良反应报告记录；

■质量管理制度执行情况检查和考核记录等

■与药监系统联网，动态上报所规定的药品酷讯及经营记录

三）、质量控制档案

■员工健康检查档案；

■员工培训档案；

■药品质量档案；

■药品养护档案；

■供货方档案；

■用户档案；

■设施和设备及定期检查、维修、保养揩案；

■计量器具管理档案；

■首营企业审批表；

■首营品种审批表；

■不合格药品报损审批表；

■药品质量信息汇总表；

■药品质量问题追踪表；

■近效期药品催销表；

■药品不良反应报告表等

四）、培训教育档案

■培训教育计划（年度计划）；

■培训教育方案：目的、时间、地点、内容、教师、培训对象、培训方法、

考核方式等

■年度培训教育记录

■考核后的处理措施等

■员工个人档案

■培训教育历史记录表

■考核证书或培训证书

功能概述:

根据连锁企业门店配送及销售管理的业务需求及流程，为了更清晰地明确配送中心各

部门在连锁配送系统中所使用的功能,现列表如下：

业务系统功能及报表备注

采购业务供货商管理

生产厂家（产地）

自动补货

采购管理采购计划

常用报表采购订单查询

商品采购记录

商品库存明细表

进货业务商品购进验收

购进单据查询

商品购进记录

退货业务退货单审核

退货单据查询

仓库管理退货记录查询

报损业务报损单审核

报损单据查询

报损记录查询

盘点业务手工盘点录入

帐面库存盘点

盘点统计分析表

盘点盈亏明细表

实际库存盘点表

门店请货门店请货单

门店请货单据

商品请货记录

门店配送门店配货单

配货单据查询

门店配货记录

配送管理门店退货单

退货单据查询

门店退货记录

配送分析商品需求分析表

商品配送分析表

商品请货排行榜

商品配送记录表

配货管理门店自动补货

门店补货申请

门店配货审核

门店退货申请

门店调价申请

价格管理商品调价单

商品销售折扣

打卬价格标签

调价单据查询

商品调价查询

门店管理门店销售当日销售动态

销售数据汇总

销售收入日报

销售业绩统计

商品销售单据

商品销售记录

销售收款记录

拆零销售记录

会员管理会员卡资料管理

会员卡挂失与补卡

会员卡类型与折扣

会员卡消费积分

会员卡充值

会员卡充值记录查询

会员卡余额查询

会员卡消费记录查询

记帐凭证收支记帐

凭证审核

科目类别

科目代码

凭证单据查询

凭证明细查询

厂商结算厂商记帐凭证

厂商凭证单据

财务管理厂商凭证明细

厂商货款余额表

厂商货款对帐单

门店结算门店货款记帐

门店货款余额

门店保证金

门店管理费

财务报表科目收支明细表

科目收支统计表

现金银行余额表

应收帐款余额表

应付帐款余额表

科目余额结转表

资产负债表

损益表

GSP记录报表采购管理记首营药品审批表

录首营企业审批表

购货计划通知单

采购计划审批表

首营药品审批情况登记表

首营企业审批情况登记表

药品购进记录

销售管理记药品销售记录

录销售退回药品申请单

药品销售人员审验记录

缺药登记及处理记录

顾客反映质量问题登记及处理记录

销售退回药品记录

质量管理记进口药品质量验收记录

录药品外观质量检查记录表

中药饮片装斗复核记录

药品质量档案

商品质量管理征询意见书

质审信息报表

库存药品质量检查记录

陈列药品质量检查记录

药品质量复查通知单

药品质量验收报告单

药品质量查询记录

质量信息反馈单

药品质量档案

拒收报告单

商品质量查询登记表

药品质量验收记录

出库复核记录

药品养护期限表

医疗器械质量验收记录

设备管理记库外温湿度记录

录药品冷藏温度记录

计量器具历史记录卡

药品库房温湿度记录表

药品养护管药品停售通知单

理记录库存药品养护检查记录

不合格品报损审批表

退货通知单

药品养护档案表

恢复销售通知单

报损药品销毁单

报损药品销毁记录

质量投诉记药品不良反应记录

录质量投诉记录

人事管理记健康检查汇总表

录制度执行情况检查考核记录

培训年度计划

台帐管理报损药品台账

销售记录台账

不合格药品台账

计量器具管理台账

未退货药品台账

进货统计分析表

门店配货统计表

销售统计分析表

库存统计分析表

分析报表进销结存分析表

进销结存明细表

商品库存明细表

畅销商品明细表

近期商品促销表

商品毛利分析表

门店资料

商品分类

计量单位

仓位编码

结算方式

基础代码付款方式

系统维护验收人员

用户权限

操作记录

数据备份

说明：以上业务及功能在项目实施过程中可按具体要求进行调整。

功能介绍:

一、首营企业审批流程

1、首营企业申请

菜单位置：【B】采购一一【2】首营企业一一【I】首营企.业申请

操作步骤：

1、点击“增加”按钮

2、输入首营企业基本信息及证照有效期（企业简称必须填写且不能超过10个字,

证件及有效期没有就不需要填写）

3、选择企业经营范围，直接在经营范围框勾选就可以了，没有的经营范围可以在

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4、点击“确认”保存

5、点击“附件”，增加和上传证照扫描件

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6、点击增加，在对应的证照后面的文件路径（红色方框）中双击

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7、选取对应的照片附件确定即可，其他证照图片上传跟上述情况类似

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9、填写完毕后上传证件

9、点击“提交”，填写申请原因，确认提交，由采购部经理审核

2、首营企业审核（采购）

菜单位置：【B】采购一一【2】首营企业一一【2】首营企业审核

操作步骤：

1、选择待采购部审核的首营企业（双击可查看首营审批衣，点击资料标签可查看详细资料）

首营审批表

首营企业资料卡

3、点击“同意”提交至质待质管部审核或者点击“退回”返回给采购员重新修改。

3、首营企业审核（质管）

菜单位置：【C】质管一一【4】质量管理部审核一一【1】首营企业审核

操作步骤：

1、选择待质管部审核的首营企业（双击可查看首营企业审批表，点击资料标签可查看详细

资料）

2、点击“审核”按钮，选择审核意见按钮，输入审核意见

3、点击“同意”提交至质待质量负责人审批或者点击“退回”返回给采购员重新修改。

4、首营企业审批

菜单位置：【C】质管一一【5】质量负责人审批一一【1】首营企业审批

操作步骤：

1、选择待质量负责人审批的首营企业（双击可查看首营企'也审批表，点击资料标签

可查看详细资料）

2、点击“审批”按钮，选择审批意见按钮，输入审核意见

3、点击“同意”完成审批流程或者点击“退回”返回给采购员重新修改。

二、首营品种审批流程

1、首营品种申请

菜单位置：【B】采购一一【3】首营品种一一【I】首营品种申请

操作步骤：1、点击“增加”按钮

2、输入首营品种基本信息，尽可能的完整商品的信息，其中红色为必填项

3、点击“确认”保存，如果有需要修改，对刚编辑的商品资料进行修改；修改完成后点击

提交按钮，提交采购部经理审核；

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4、点击“提交”按钮，填写申请原因，确认提交，由采购部经理审核。

申请的原因可填写也可不填写;

2、首营品种审核（采购）

菜单位置：【B】采购一一[3]首营品种一一【2】首营品种审核

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操作步骤：1、选择待采购部审核的首营品种（双击可查看首营品种审批表，点击资料标签

可查看详细资料）

首营品种审批表SiWJi审核，

口营品杵审批百誓品冲曾批表商品夷料I楔组件修改记录

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2、点击“审核”按钮，选择审核意见按钮，输入审核意见

3、点击“同意”提交至质待质管部审核或者点击“退回”返回给采购员重新修改。

3、首营品种审核（质管）

菜单位置：【C】质管一一［4］质量管理部审核一一【2】首营品种审核

操作步骤：1、选择待质管部审核的首营品种（双击可查看首营品种审批表，点击资

料标签可查看详细资料）

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2、点击“审核”按钮，选择审核意见按钮，输入审核意见

3、点击“同意”提交至质待质量负责人审批或者点击“退I可”返回给采购员重新修改。

4、首营品种审批

菜单位置：【C】质管一一【5】质量负责人审批一一【2】首营品种审批

操作步骤：1、选择待质量负资人审批的首营品种（双击可查看首营品种审批表，点击资料

标签可查看详细资料）

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2、点击“审批”按钮，选择审批意见按钮，输入审批意见

3、点击“同意”完成审批流程或者点击“退回”返回给采购员重新修改

三、采购计划流程

1、一般品种采购申请

菜单位置：【B】采购一一【I】采购计划一一【4】一般品种采购申请

操作步骤：1、点击“入单”按钮，点是;

2、在编码处输入编码或者拼音首字母或者中文关键字选择药品

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3、输入订货数量，如果还需要继续添加，则回车添加下一行，如果输错商品简码，则把错

误的商品简码删掉重新输入正确的简码回车，选取需要的药品；

排序现订货介0,原进货价0.订价差0

订飒缄1现订货总颤000豪道货总S5000.差价总额000.月清差价总期000

4、当所有需要采购的药品都填写完成后，点击“确认”保存

5、可以点击“修改”按钮进行修改

一般品种采购

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6、点击“提交”，选择需要生成的采购计划，输入申请原因，确认提交，由采购部经理审批。

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7.选择需要审批的单据回车，点是即提交采购部经理审批

2、一般品种采购审批

菜单位置：【B】采购一一【I】采购计划一一【8】采购计划审批

操作步骤：1、选择待采购部审核的采购计划（双击可杳看采购订单明细表）

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采购订单审批

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2、点击“审核”按钮，选择审核意见按钮，输入审核意见

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3、点击“同意”完成一般品种采购计划流程或者点击“退