行政管理制度汇编

行政管理制度汇编

编制审核批准

二O二三年二月

行政管理制度

第一章总则

为了加强公司行政事务管理，维持良好的工作秩序确，使各项管理标

准化、规范化，提高工作效率、维护公司形象、保守商业机密，特制定本

制度。

第二章员工行为准则与规范

1.准则

1.1员工应明确认清并自觉遵守集体利益高于一切的原则，学习与认识

企业的管理目标与经营目标，自觉按照企业的价值观来规范自身行为；

1.2员工应严格遵守公司的各项规章制度，自觉维护集体利益，并遵循

拼搏、敬业、热情、合作的企业员工精神，尽心尽责的做好本职工作；

1.3员工应积极参与和促进企业内部团结、坦诚、交流、平等、合作的

企业员工关系的形成与发展，在做好本职工作的同时促进企业的进步与健

康发展；

1.4员工应珍惜自己的权利，明确认识自己的责任与义务，并不断在学

习与工作中将自身的发展与企业发展紧密联系起来；

1.5各级负责人及全体员工必须维护公司声誉、树立公司形象、保护公

司利益、严防任何危害公司声誉、损害公司利益的不良行为发生；

1.6各级负责人应明确其首要职责是维护企业利益、促进队伍的建设与

发展。其首要工作是为一线员工做好服务，帮助他们提高解决问题与分析

问题的能力，帮助一线员工使他们的自身价值在集体中得以实现；

1.7员工之间提倡平等、交流、合作的员工关系，反对官僚主义，提倡

信息交流与共享，不以职务高低歧视同仁；

1.8严守公司机密，不以公司利益换取金钱与物质享受；

1.9善于学习、勤奋工作、全力以赴地做好本职工作；

1.10爱惜公司财产，本着勤俭创业的精神开展工作。有效使用和严格

保管好公司设施及办公设备，损坏或者丢失照价赔偿：

1.11严格遵守上下班制度，不迟到，不早退，按时、按质、按量完成

本职工作；

1.12公司鼓励员工提出合理建议，对为公司发展做出贡献的员工给予

鼓励和奖励。

2.行为规范

2.1上班时间要精神饱满，依公司规定着工装及配戴胸牌。仪表应保持

整洁、大方、得体，上班时间着公司统一服装，试用期员工应遵循纯色衬

衫及西装、西裤及皮鞋；

2.2按规定时间上下班，严格遵守考勤管理规定。不迟到，不早退，不

旷工；

2.3遵守电话礼仪：

2.3.1员工要微笑待客，要礼貌用语，要耐心接转客户电话，耐心解答

相关的业务事项及电话询问。所有办公电话的接听，接线人员都要先礼貌

自报“家门”，如“您好！集团"自觉树立维护公司良好形象;

2.3.2办公接听电话应注重电话礼仪，若被叫人正忙或不在岗位，同部

门其他职员有义务主动接听电话，避免对方等待和电话铃长响。接打电话

时，请勿用免提方式通话，以免影响他人工作；

2.3.3接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，

离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录（包括何时，何地，

是谁、什么事情、回复时间等），严禁占用公司电话时间太长或长期无人

接听，影响公司形象；

2.4同事之间要互相尊重、不议人是非、不挑拨离间、不传播小道消息、

不窥探他人隐私，共同营造团结和谐的工作氛围；

2.5尊重领导，服从管理。对上级所交办的工作任务积极完成，不拖延、

拒办、不敷衍，当日事，当日毕。做到件件有回应，事事有着落；

2.6向领导请示、汇报工作，应简明扼要，节省时间。原则上不允许越

级请示、汇报，情况紧急、事关重大者除外；

2.7讲究工作效率、工作质量，不在工作时间干一切与工作无关的事。

工作时间不允许串岗，大声喧哗。严禁在上班时间闲谈，接打电话闲聊或

办私事，严禁在办公室上网娱乐等；

2.8员工应自觉保守公司商业机密，树立防范意识，妥善保管好贵重物

品及重要文件，人员离开时应及时将抽屉锁好;

2.9个人通讯方式要留存公司，如有变动及时通知行政部门更新，若有

急事须及时回复，以免耽误工作.

3.办公室管理规定

3.1进入任意办公室，应先敲门，在得到室内人员的许可后方能进入；

进入或离开办公室后，都应自觉随手关门；

3.2原则上公司不允许接待亲友。如特殊情况，经部门主管和行政经理

同意后，可在不影响公司正常业务情况下，在接待室或会议室进行；

3.3公司办公区域严禁吸烟，吸烟到指定吸烟区，烟头不得随意乱丢。

加强消防意识，通电线路、电源插座、开关等经常检查，确保消防安全：

3.4员工间的工作交流应在规定的区域内进行（部门办公区域、会议室、

接待室）或通过公司内线电话联系。如需在个人工作区域内进行私人谈话

的，时间一般不应超过五分钟（特殊情况除外）；

3.5各部门员工要保持自己办公桌桌面的整洁，禁止放置与办公无关的

杂物，下班时应整洁办公桌面；离开工作岗位的时候，自觉把椅子摆放整

齐；私人物品均放入员工储物柜，将办公桌锁好，防止文件资料的丢失；

3.6未征得同意，不得使用他人计算机，不得随意翻看他人办公资料物

品。需要保密的资料，资料持有人必须按规定保存；

3.7请自觉节约纸张，珍惜资源。提倡双面用纸，注意复印用纸的再生

利用，如各部门有整理出无用的单面纸张，请回收到前台再生利用，勿当

废纸处理，减少资源浪费；

3.8电脑、打印机、复印件等设备要减少待机能耗，不用时及时关闭电

源。尤其是电脑显示屏，如暂时离开岗位需要待机时或下班关机后，随手

关闭显示器后离开岗位；

3.9严格控制电话费用，打电话尽量使用内线电话一，严禁利用办公电话

闲谈、聊天、娱乐，禁止拨打信息台等相关收费信息电话；

3.10爱护公司财产，每日最后离司的员工必须检查门窗、电脑、灯、

饮水机是否关闭，防止火灾和失窃事件的发生；

3.11公司所有空调冷气不得低于20°由行政部监督检查（特殊情况除

外，如室内温度过低）；

3.12每天中午午休时间，行政人员应将办公室内的灯适当关闭：

3.13外卖送到时，严禁让送餐人员进入办公室内，并一律自觉到前台

付款领取，不允许不相干人员进入办公区内；

3.14用餐后，自觉、及时的把饭盒丢弃到后楼梯的垃圾桶，不得随意

丢弃在公司的任意地方，包括垃圾桶，以免污染办公环境；

3.15严禁将垃圾、纸屑、饮料瓶丢弃在盆栽中，不得用随手采摘、笔

画等方式摧残公司的公共设施；

3.15每日九点过后，禁止把早餐带进办公区域进食，自觉维护公司的

办公环境；

3.16大堂范围、地面、闲置办公桌、会议室、董事K室、总经理室、

董事长助理室的清洁与卫生，每天由专职保洁人员负责。员工负责自己内

部办公室的清洁卫生，由部门主管安排落实、管理；

3.17在办公室上班的人员必须严格遵守办公室管理规定，若有违反将

追究其责任，予以行政处分附带经济处分。

4.行政处罚管理规定

4.1公司员工未戴胸牌者，第一次口头警告，第二次罚5元，第三次罚

10元，以此类推；

4.2公司员工在公司工作时或外出及下班时,将个人的办公桌面进行整

理并将椅子归位，如违反者，第一次口头警告，第二次罚5元，第三次罚

10元，依此类推;

4.3工作时间内没按要求穿工作服者，第一次口头警告，第二次罚款

10元，第三次罚款20元，以此类推；

4.4公司员工不能在办公室随地吐痰、乱扔纸屑，如有被发现者第一次

口头警告，第二次罚10元，第三次罚20元，依此类推；

4.5仪容仪表不良者，第一次口头警告，第二次罚20元，第三次罚40

元，依此类推。

4.6公司员工不得使用公司电话拨打私人电话处理个人事务，否则给予

50元行政处罚；

4.7公司员工与客户沟通时，不得跟客户保证或承担收益及风险，如有

发现罚款200元，情节严重给予除名，造成严重后果者自负。

第三章公司工服管理制度

1.目的

为树立和保持公司良好的公众形象，进一步规范化管理，特制定本规定。

2.范围

集团及下属所有分公司。

3.权责

规定由集团人力中心总监负责。

4.工作时间着装及仪表耍求

4.1所有员工着装要求

4.1.1所有员工必须按照公司规定着装，保持良好的精神风貌，树立

良好的公司形象。

4.1.2工作时间须着公司统一发放的工服；注意仪容仪表，穿着整洁、

得体、大方。周一至周五工作时间内一律着工作服；周六或周日加班可适

当着休闲装。

4.1.3着工服时，应搭配与工服颜色、款式得当的衬衣、袜子和鞋类;

鞋应保持清洁光亮，无破损并符合工作要求；在工作场所不得赤脚、不得

穿拖鞋、拖鞋式凉鞋等。

4.1.4着西装时，须着衬衣；衬衣束腰，不得挽袖或不系袖扣。

4.1.5工服应经常换洗，不得出现掉扣、错扣、脱线现象。

4.1.6工作时间应保持口腔清洁、双手整洁；勤剪指甲，指甲不得留

的过长，不得涂指甲油。

4.2男员工着装要求

4.2.1头发梳理整齐、大方；头发前不过眉，旁不过耳，后不盖衣领;

不得剔光头；不得留胡须。

4.2.3工作时间不得光膀子或穿挎拦背心及大短裤。

4.3女员工着装要求

4.3.1工作时间着装以保守为宜。

4.3.2头发梳理整齐，发型（包括发式、颜色）不得太夸张；提倡化

淡妆，金银首饰或其他饰物应佩戴得当。

4.3.3工作时间不得穿超短裙、低胸衫、过于休闲或其他有碍观瞻的

奇装异服。

4.3.4因公外出或上班化妆时宜化淡妆，尽量避免用过浓的香水。

4.4职员着装、挂胸牌管理办法：

4.4.1所有员工上班都必须按照公司规定着装并佩戴胸牌、工牌。如

有损坏，重做费由个人承担，如丢失，按所造成后果的轻重处以制做费5

倍以下的罚款。未按规定着装者，一经发现违反规定罚款20元/人/次以示

警告。

4.4.2制服在使用期限内如有损坏或遗失，由使用者个人承担制服费

用，并由行政部统一补做制服。

5.工装配制说明

5.1员工工作满一个月后，可发放工服。

5.2离职（辞退）收取服装费用时;按服装的实际费用计算。

5.2.1自工装发放之日起，工作满半年以上者，辞职（辞退）时，不

收取服装费用，服装归个人。

5.2.2工作服发放之日起满1—3月（包括3月），个人承担60%服

装折旧费；工作服发放之日起满4—6个月（包括6月），个人承担4096服

装折旧费。工作服发放之日起满6个月以上，服装折旧费由公司全额承担。

5.2.3自工装发放之日起，工作不满一个月者，辞职时，收取服装100%

费用，服装归个人；被辞退时，收取服装70%费用，服装归个人。

5.3服装损耗时的处理办法

5.3.1凡因员工个人保管或使用不善，导致工作服污染严重或破损需

更换的要及时到行政人事部办理补领手续，但要支付相应的服装成本费。

5.3.22年后由于正常磨损在交回旧工作服的同时可以申领新工作服，

但必须到行政人事部办理申领手续。

6.处罚措施

6.1各部门负责人应认真执行、督促属下员工遵守本规定。

6.2工作时间不着工服者，第一次给予口头警告一次，第二次起每次

罚款20元。

6.3各部门在一个月内员工违反本规定累计超过3人次或该部门职员

总数5096的。该部门负责人连带处罚100元。

6.4不准借用给公司以外的人员，如有违反将处罚50元/次的。

6.5所有罚款直接从当月工资中扣除。

7.规定由各部门负责具体实施；由行政人事部负责监督、执行。

第四章员工保密制度

为维护企业与员工的利益，根据相关法律法规，结合本公司实际情况,

员工在工作期间应保守公司及工作秘密。

1.保密内容和范围

1.1公司重大决策中的秘密事项；

1.2公司特有的营销方式、营销战略；

1.3公司内部的各项制度；

1.4公司职员人事档案，工资性、劳务性收入以及资料；

1.5公司客户的资料；

1.6经公司确定应当保密的其他事项；

1.7以上资料凡在本公司就职而产生的、获取的文件、资料、稿件、表

格等业务信息，以及有关客户的名单、合作目的、员工薪酬等信息，无论

是口头、书面的或是电脑文件形式的，无论是客户的或是本公司的均属商

业秘密。其包括文件资料和电子数据资料。

2.保密原则

2.1工作期间，必须严格遵守国家的有关保密法律法规和制度；遵守公

司的保密制度，接受保密监督，履行其相应的保密职责；

2.2在离开工作岗位后对在工作期间知悉的公司各类秘密，应履行相应

的保密措施，否则若因此照成甲方的经济损失，甲方有权利追究乙方的责

任；

2.3乙方应本着谨慎、负责的态度，采取必要的措施保守甲方的秘密。

3.保密责任

3.1未经公司同意，员工不得泄露、传播、发布、传授、转让以及其他

任何方式使第三方知悉属于公司的任何秘密；

3.2未经公司许可，员工在任何情况下离开工作岗位时，不得擅自带走

原岗位的任何文档，资料等载有公司保密信息的资料。

第五章会议管理制度

为进一步规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公

司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到

有效落实，以便有效地提升公司运营水平，特制定本制度。

1.会议分类

本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如公司领导工作例会、

总经理办公会、公司销售例会（包括晨会、夕会）、公司专项会议及集团

会议等。

2.会议要求

2.1会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各

方面关系、解决问题、安排部署工作；

2.2会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通,

心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、

高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义；

2.3讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，

与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。

3.会议安排

3.1由培训部负责会议的安排，如需要媒体播放或进行视频会议时，网

络管理员人员应提前将设备调试完毕，保证会议的顺利进行；

3.2主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、

准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须

向会议主持人请假，同时指定专人代为参会；

3.3各部门在使用会议室时，如不需使用投影仪、电脑、音响等设备，

请及时关闭设备的电源，不得开启设备而未使用；

3.4会议结束后，会议使用人员负责整理会场，保持清洁，并与行政部

办理交接手续；

3.5未征得公司同意，会议室内所使用的设备、工具、办公用品，任何

人不得私自挪用作为他用；

3.6会议室的环境卫生由行政部负责，在每次会议召开前后均要认真进

行卫生打扫，并做好日常清洁；

3.7会议室使用完毕后，应随即关闭门和全部设施、设备、电源，切实

做好防火、防盗及其他安全工作。

4.会议种类

4.1公司领导工作例会：

1）公司领导工作例会每月召开一次，原则上于每月5日下午召开；

2）公司领导工作例会出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部

门负责人；集团会议由董事长主持，各公司会议由副总经理主持，主持人

因故不能出席时、授权公司其他领导成员主持；

3）公司领导工作例会的主要内容是：会议主持人通报重要事项；各部

门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落

实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安

排方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下周公司整体工

作并宣布议定事项；

4）公司领导工作例会由人力资源部负责组织和记录，议定事项形成《公

司领导工作例会会议纪要》，由人事经理记录，由总经理或主持会议的其

他公司领导签发。

4.2总经办视频会议

1）总经理办公会属于集团会议，会议由董事长助理负责召集并主持。

会议于每月1日下午召开，会议议题由为总经办成员报告上月工作完成情

况、存在的问题及解决办法；同时汇报本月工作计划。列席会议人员为集

团各部门负责人；

2）总经理办公会议定事项形成《总经理办公会纪要》，由指定人员根

据会议记录起草，报董事长签发;

3）总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研；

4）总经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由人力资源

部妥善保存，并于下一年度的二月底前归档。

4.3公司专项会议

1）公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工

或受公司最高领导委托，就专项工作召开的办公会议；

2）专项会议由董事长或其他公司领导成员召集和主持:，有关部门负责

人参加；

3）会议由专项工作主办部门负责组织和记录，行政部和培训部配合°

会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专项工作主办部门起草，报主持

会议的公司领导签发。

4.4公司销售会议

1）公司销售会双分早会、夕会及周总结会议。早会、夕会为每日上班

前和下班后召开，周总结会为每周五下班后召开；

2）早会和夕会由销售管理人员轮流主持，培训部配合完成；

3）周总结会议由销售总监主持，销售团队全员参加，副总经理根据需

要出席。销售总监因故不能出席时，授权指定销售管理人员主持；

4）周总结会的主要内容是：会议主持人通报公司本周总体市场及销售

情况，总结不足及改进措施，并宣布下周销售目标安排；

5）早会及夕会以鼓舞员工士气为主，调动全员工作积极性。

4.5部门例会

1）部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决

定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议

冲突；

2）部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加；

3）部门例会的主要内容是：部门负责人传达公司会议精神，通报公司

近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报工作情况，提出工作中遇

到的困难和问题、解决建议和工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负

责人提出工作要点、具体安排和有关要求；

4）部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会

议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。

4.6年度总结大会

4.6.1年度总结大会原则上为次年1月15日召开，为集团会议。会议

15天前以会议通知形式发给各参会人员。参会人员为集团事业部管理层和

各公司副总及董事会预备成员。如公司重大事项调整，需邀请股东参加；

4.6.2年度总结大会会议内容包括：

1）审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、

资产重组和对外合作项目；

2）审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方

案；

3）审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；

4）研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案；

5）研究公司重大改革方案和部署；

6）审议通过公司重要规章制度；

7）研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；

8）讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报；

9）认为应研究审议的其他问题。

4.7其他会议

公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。

5.会议安排原则：

5.1会议室由行政部根据会议重要性统一酌情安排；

5.2会议原则为小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会；

5.3除公司级会议由行政部通知外，按“谁主办，谁通知”的原则进行

会议通知；

5.4会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资

料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知形式发布。

6.对主持人要求：

6.1主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会

前准备；

6.2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题

及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；

6.3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适

时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保

议程顺利推进及会议效率；

6.4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集

体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事

项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；

6.5主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和

完成时限等会后跟连安排向与会人员明确。

7.参会人员须遵守以下规定：

7.1参会人员必须提前五分钟到达会议室，公司会议需并签到；

7.2会议发言应言简意赅，紧扣议题；

7.3遵循会议主持人对议程控制的要求；

7.4属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；

7.5各部门参会人员必须准时，不缺席。会场内关闭手机或调至震动，

开会期间安排专人在外接听电话，如无紧急事情，会后由当事人回复来电

者，如有紧急事情，需经主会人允许再外出接听电话；

7.6会议期间参会者不喧哗、不窃窃私语，做好本人的会议纪录。

8.会议跟进

8.1重要会议需专人负责记录并与二个工作口内出具会议纪要；

8.2会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主

办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定；

8.3会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；

8.4总经办成员负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、

纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将

作为考核当事人工作的依据；

8.5部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

9.管理权责和处罚

9.1行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督；

9.2会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提

出处罚；

9.3迟到、早退、缺席

9.3.1迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟

到；

9.3.2早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟

提前离开会场的，计为早退；

9.3.3缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批

准而不参加会议的，计为缺席。

9.4处罚

9.4.1无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；

9.4.2无正当理由缺席每次处以10元的罚款；

9.4.3凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由人

力资源部以书面形式公告。

第六章办公用品管理规定

加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办

公经费C

1.办公用品分类

1.1特殊用品：是指公司给员工及部门配发的有较长使用期限的用品用

具。（如：电脑、电脑、数码相机、电话机、办公桌椅、文件柜、订书机、

文件夹等）

1.1固定资产：桌椅、公文柜、电脑、打印机、复印机等。固定资产需

要遵守固定资产管理制度；

1.2易耗品：低值易耗品是指部门及个人办公所用的耗材及文具用品，

电话机、剪刀、胶水、橡皮擦、回形针、直尺、订书机、涂改液、裁纸刀、

签字笔、铅笔、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、钉书针、

大头针、夹子、图钉、档案袋（盒）、标签、计算器、电池等。

2.办公用品管理

2.1员工使用办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品

第二次发放起，必须实行以旧换新；

2.2公司公共办公用品由行政部统一管理和维护，须建立和登记办公用

品台账;

2.3办公用品管理要严格、规范，定期核查所领物品登记表，做好办公

用品的购置、发放，出入库物品要与账目相符；

2.4办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；

2.5行政部每月对库存物品进行一次盘点，根据办公用品的消耗或领用

情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减应少资金占用和保证正常;

2.6不得用办公设备干私活，谋私利。不许将办公用品随意丢弃废置。

精心使用办公设备，认真遵守操作规程；

2.7做好办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失的预防工作，保证办公用品

的功用和性能。

3.办公用品计划

3.1办公用品的申购及审批规定：

3.1.1申请部门填写《部门办公用品申请单》，需详细注明所申购用品

之名称、规格、数量，及是否以旧换/新，经主管签字确认后，于每月20

日交到行政部，行政部根据每月用量及库存情况,于每月的月底进行统计，

制作《办公用品请购汇总表》详细注明所申购用品之名称、规格、数量、

单价及申购部门，如在计划内的申购（1000元以内）由行政主管签字确认,

超出预算费用由分管高管签字确认，并由财务总监权限范围内审核，如需

要报请总经理审批的由财务总监提报。审批后采购；

3.1.2未经审批，擅自购买者不得报销。

3.2办公用品采购与入库购买：

3.2.1公司办公用品的采购，原则上由行政部统一购买，特殊物资经总

经理同意，可由申购部门自行购买；

3.2.2行政部采购办公用品必须做好性价比（至少提供三家询价比较，

以保证最优性价比和质量），必须按低价、实用、优质的原则，购买人应

建立供应商的相关费料（地点、店名、店主姓名、地址、联系电话等）。

依工作安排进行办公用品的采购。

4.进出库管理

4.1入库：行政部对送货方所提供的货物进行认真核对，品类、规格、

数量要求与票据相符。查验合格后登记入库分类存，没有入库的用品严禁

领用，更不得私自拿取;

4.2出库：行政专员对办公用品出库应严格把关、配发合理，出库时

做到先进先出的原则。

5.办公用品的领用

5.1个人办公用品的申领及发放

5.1.1新员工入职每人按标准配备签字笔一支、笔记本一本；

5.1.2个人领用办公用品，应填写《个人办公用品领取登记表》，备注

申请人姓名。行政部建立个人用品领取档案

5.2部门办公用品的发放

5.2.1根据各部门的申请编制《部门办公用领用记录表》，部门负责人

领取后需签字确认，未领完的由行政部保管库存并建立部门库存明细表；

5.2.2电话机、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪

刀、裁纸刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘等耐用办公用品，如已领取过而

重复申请的，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为

损坏或遗失由个人负责赔偿。

6.办公用品的交接与收回

6.1员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的

交接或收回时，应向行政部办理办公物品归还手续，未经行政部认可的,

人力资源部门不得为其办理离职手续；

6.2移交人需逐项列出物品清单，接收人在监交人的监督下，仔细点验,

遇有毁损的要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交

人（保管人）的责任，另行处理；

6.3行政部需据清单核实后填写《办公用品交接登记表》，存档备查。

若接收人为负责人本人时，需仔细点验，并且做好登记入库工作；

6.4行政部有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

第七章固定资产规定

固定资产包括办公设备和办公设施，各部门和每个员工应对保管和使

用的办公设备负责。

1.固定资产管理：

1.1固定资产实行“定岗、定位、定人”管理，设备在各部门之间的转

移应在行政部备案及办理登记备案手续。没有办理相关手续，转移公司资

产、设备、设施造成的损失由转出部门或个人负责；

1.2价值在2000元以上的均列为固定资产。办公设备、电子设备价值

500-1000元的列入固定资产类别；

1.3如经营过程中或办公过程中使用的设备，如：电子设备、办公设备、

运输工具等其他与经营有关的器具，价值在1000元以上，使用期限超过2

年以上；其他价值在500-1000元，使用年限为1年的列为低值易耗品；500

元以下的列入消耗品管理，使用年限为1年的列为低值易耗品。

2.固定资产管理部门级职责

2.1为行政部。需要各部门配合完成，各部门应指定专人全力配合；

2.2固定资产管理部门职责：

2.2.1设置固定资产实物台帐，建立固定资产卡片；

2.2.2对固定资产进行统一分类编号；

2.2.3对固定资产的使用落实到使用人。

3.固定资产核算部门

3.1财务部作为固定资产核算部门；

3.2财务部设置固定资产总帐及明细分类帐；

3.3财务部对固定资产的增减变动及时进行帐务处理：

3.4财务部会同固定资产管理部门对固定资产每半年进行一次盘点，做

到帐实相符。

4.固定资产的购置

4.1各部门需购置固定资产时，由使用部门填写“申请单”，由部门主

管签字、副总经理批准后由总经办统一交由财务部支付。如超过1000元以

上的，报集团相关部门总监审批后方可购买（具体见《费用报销管理制度》）；

4.2经批准后，由行政部安排专人负责采购，采购前要做好性价比（至

少统计三家价格比）；

4.3固定资产购买回来后，由申请部门负责人进行验收，无误后填写《入

库单》，并申请设备部人员在《固定资产接收单》上签字确认；

4.4所有手续完成后，将购置发票及《入库单》按照财务部要求进行报

销。

5.固定资产的转移

5.1固定资产在公司内部部门员工之间转移调拨，移出部门需填写《固

定资产转移申请单》，移出、移入部门主管签字确认，行政部监交；

5.2流程完成后，行政部需做好资产变更，送交财务部门。将固定资产

转移单交固定资产管理部门办理转移登记；

5.3注意固定资产编号保持不变，填写清楚新的使用部门和新的使用

人，以便监督管理。

6.固定资产报废

6.1当固定资产严重损坏，没有维修价值时，由固定资产使用部门提出

申请，填写《固定资产报废申请表》，固定资产报废申请表上必须有设备

部负责人签字，部门主管签字，交行政部审核，总经理审批；

6.2经批准后，行政部对实物进行处理。处理后对台帐及固定资产记录

进行更新；

6.3财务部依据批准的固定资产报废申请单和实物处置结果，进行帐务处

理。

7.固定资产的清查

公司建立固定资产清查制度，清查分年中清查和年末清查，由管理部

门和财务部共同执行。固定资产的清查应填制“固定资产盘点明细表”，

详细反应所盘点的固定资产的实有数，并与固定资产帐面数核对，做到帐

务、实物、和固定资产卡片相核对一致。若有盘盈或盘亏，须编报“固定

资产盘盈盘亏报告表”，列出原因和责任，报部门经理、生产部门经理、

财务部和总经理批准后，财务部进行相应的帐务调整。管理部门对台帐和

固定资产卡片内容送行更新。

第八章印鉴管理

印章、介绍信、法人授权委托书和加盖印章的空白合同、信笺的使用，

在法律上代表了公司对外做出的承诺，用印部门对外需承担相应的法律责

任，为规范公司印章管理，预防和减少公司对外承担不必要的法律责任，

维护公司利益，制定本规定。

1.印章种类

1.1公章：公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地

公安部门备案，对外具有法定效力的公司正式印章；

1.2公司业务专用章：代表和行驶专、业内容和权力的印章，包含合同专

用章、财务专用章和发票专用章等；

1.3法人印章：公司法定代表人用章；

1.4部门用章：刻有公司各事业部门名称，仅限公司内部使用的印章。

2.印章刻制

2.1公司各类印章刻制的申请由印章使用管理部门提出，并根据需求填

写《印章刻制申请表》，将印章的用途、种类、名称、样式等进行详细说

明。申请上报到行政部，经董事长审核批准后，方可进行印章的刻制；

2.2审批通过后《印章刻制申请表》在各公司行政部存档备案，并开具

公司介绍信由行政专员到指定机关代表公司执行印章的刻制；

2.3印章样式应根据国家有关规定制作。部门专用章采用方形样式，字

体应使用宋体字和规范化的简化字，材料选用根据同行业标准和惯例确定;

2.4刻制公章、合同章、财务章、发票专用章必须按照国家规定在国家

管理部门指定的地点办理并履行备案手续，严禁在非法定机构刻制印章；

2.5未经公司董事长批准，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印

章。对私自刻章、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导

致的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。

3.印章启用

3.1印章刻制完成后，行政部应领回并交该部门负责人。填写《印章使

用登记表》，登记印章图样、领回时间、领交人员等信息并以蓝色印泥加

盖在行政部印章存档册存档，以便备查；

3.2新印章使用前应由人力资源部下发启用通知，并注明启用日期、发

放单位及适用范围等。

4.印章管理

4.1公司公章、合同专用章由公司行政部负责保管；财务章由财务部专

人保管，重要印章如财务专用章、法人名章等，必须严格实行两人以上分

开管理；

4.2各部门用章由部门负责人指定专人进行保管，并将管理员名单报行

政部备案；

4.3公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原

处。节假日应封存印章，严防不测。一旦发现丢失及异常情况，应妥善保

护现场，及时报告有关领导，查明情况，及时处理；

4.4印章保管者如有岗位变动或调离公司时•，须交清所保管的印章和

《用印登记薄》，方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监

督下进行，并填写《印章移交申请表》，由双方当事人及监督人签字。

4.5印章管理员须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。保管人

由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门领导或领导指定的专

人临时保管，以保证工作需要；

4.6印章管理员对所保管的印章，应经常检查，及时清洗，细心保护。

5.印章使用

5.1由使用人填写《用印审批表》，按照公司授权报相关领导审批后，

方可用印；

5.2所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对内容有修改

的地方应经相关领导确认后加盖印章；

5.3任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加

盖印章；

5.4对已盖印章的文件内容更改时:印章使用人应将原文件交回保管人

销毁并记录之后，重新办理加盖印章手续；

5.5印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与

审批内容相符，不得有涂改部分；对加盖印章的材料，应注意落款单位必

须与印章一致，用印位置恰当，字迹转正，图形清晰；

5.6印章保管人只有印章加盖权，没有审批权:

5.7印章保管人不得在审核手续不完善的文本上加盖印章。如遇特殊情

况，相关授权领导无法签字，需在电话通知授权领导认可情况下盖章，并

督促使用人事后补齐签字；

5.8审批手续不符合规定时，印章保管人用印的，印章保管人承担一切

责任；手续齐全，出现问题由申请用印人及审批人承担相应责任；

5.9各印章保管人员应建立《用印登记簿》，详细载明印章的使用时间、

使用部门、使用人、加盖分数、审批人等内容，并定期归档；

5.10印章保管人应将加盖印章文本的重要文件复印件备存一份（财务

报表除外），并连同《用印审批表》一并归档，以月为单位按照时间顺序

将用印记录存档；

5.11公司印章原则上不得带出公司，因特殊情况确需带章外出不得超

过一天，须填写《印章外出使用申请表》，经授权领导批准后，方可外带

印章，借用人只可将印章用于申请事由，使用完毕后应立即交回。借印期

间发生的与所借印章有关的一切后果由借印人承担；

5.12因用章不慎造成损失，公司将追究有关人员的责任，直至法律责

任；

5.13私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时•，由

行政部负责人严格审批，符合要求后办理并执行登记制度；

5.14对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须

持有效证件材料，经行政部负责人审批后，方可盖章。

6.公司用章的使用范围

6.1公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用；

6.2公司公章的使用范围主要为：

6.2.1公司对外签发的文件；

6.2.2公司与相关单位联合签发的文件；

6.2.3由公司出具的有关证明及材料；

6.2.4公司对外提供的财务报告；

6.2.5公司章程、协议；

6.2.6劳动合同、聘用协议；

6.2.7担保书、承诺书等重要法律文件。

6.3公司合同专用章的使用范围主要为：

6.3.1对外投资、合资、合作协议；

6.3.2各类商事合同等。

6.4法人印章，主要用于银行预留印鉴，在现金收讫和付讫、转账结算

时使用。需加盖法人印章的合同、高级管理人员人事任免文件。

6.5财务专用章，用于财务支出和收入证明的签章，主要用于收款收据、

银行票据等相关业务。

6.6发票专用章，主要用于购买和开具发票使用。

6.7公司各职能部门专用章，以各部门名义印发的各类对内公文、函件

上使用，禁止在对外文件上使用。

7.印章停用

7.1因需要更换新印章，在新印章启用同时丁由各公司行政部对原有印

章进行销毁处理申请；

7.2具有下列情况时，由印章使用部门填写《印章销毁申请表》，详细

说明情况，并报董事长审批：

7.2.1印章使用损坏：

7.2.2印章遗失或被窃，声明作废；

7.2.3经董事长批准后，公司人力资源部下发旧印章销毁通知，并安排

由两人同时进行销毁，并在行政部建立印章上交、存档、销毁的登记档案;

8.4公司人力资源部向公司各部门发布印章停用通知。

9.印章授权

事项财务负责人法务负责人部门负责人行政负责人总经办董事长

印章外带审核权—审核权审核权—审批权

印章

印章刻制

管理审核权审核权审核权审核权审核权审批权

及销毁

公章审核权审核权审核权审核权审核权审批权

印章

合同专用章—审核权审核权审核权审批权—

使用

财务专用章审核权—审批权—

发票专用章审核权—审批权—

部门专用章—审核权审批权—

法人名章审核权审核权审核权审核权审核权审批权

第九章公文处理管理办法

为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁

止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。

1.公文处理的要求

1.1系统严密，恰当正确，迅速及时.，程序简便，安全保密；

1.2公文处理必须坚持集中统一管理的原则，由行政文员统一收发、传

递、催办、打印、用印、封发、立卷和归档，无文秘人员的部门或分部，

要指定专人兼职负责；

1.3公文处理工作人员，要热爱本职工作，树立企业思想，立足为公司、

为员工服务，认真负责，严谨细致，坚持原则，严守纪律，努力做好本职

工作；

2.行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文

件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。

2.1内部发文管理

公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书：

1）一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规

章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；

2）公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通

知、通报、决议、函、会议纪要等；

公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门、分公司一律不得自行向上、

向下发送公文。公文字号由行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及

对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。

2.2外部文件的管理

外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。

3.收发文处理程序与要求

3.1发文处理程序

1）集团文件及规章制度的发文由董事长批准，人力中心签发。各部门

与各项目部的业务往来用函，由各部门最高管理者签发；

2）一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。

3.各类文件拟稿承办部门：

3.1集团总部发文文件由人力中心负责拟稿；

3.2各公司发文文件由分公司负责拟稿；

3.3职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；

3.4公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。

4.收文处理程序

4.1收文处理程序一般包括“签收、拆封、登记、分办、呈阅、送阅（传

阅）、承办、催办、办复、归档、销毁等；

4.2需按文件精神承办的，签阅批示后先交具体承办人员承办，然后传

阅。行政人员可根据情况向承办人催办，承办人须及时办理，不得滞留文

件；

4.3传阅文件，应以通知形式提出传阅范围，行政人员应按范围列明

传阅人员，分别登记送阅时间，阅毕时间。传阅过程中每个人处滞留时间

不能超过一个工作日，文秘人员要及时催阅。因公出差，阅件人员应将文

件送文秘人员转他人传阅，出差返回后文秘人员再将传阅文件返阅。

四、各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正

确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各

项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、

层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要

具体准确等。章节的排序为第一层“一”，第二层，，（一），，，第三层，，1，，，

第四层“①”。

五、各类文件拟稿后进行审核签发

（一）首先送人事行政部初审，经人事行政部审查修改后的文稿，送公司

主管领导核稿。以总公司名义发文由总经理核稿；各分公司发文由分公司

经理核稿，再发总公司经理审核完成；公司各部门（含分公司）间的往来

文件由总经理核稿；公司各种规章制度由各人事行政部发文，总经理审核。

（二）其次进行会签、发送。文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈

送相关领导审定批准签发。公司行政公文、规章制度，由总经理签发；公

司一般事务性文件〔例如通知性文件）由人事行政总监签发，重要文件由

总经理以上领导签发。

（三）经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿送人事行政部存档,

并由人事行政部负责将文件交与主要责任部门人员签收。并且再给其他部

门借用学习，接收，以签字为签收完成。部分文件，公司领导认为有必要

的将通过网络传递一份正式电子版（扫描件）给各部门归档或者学习。行

政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿送人事行政部存档，并由

人事行政部负责打印、复印、登记、归档。发文日期以领导签发日期为准。

发文编号由人事行政部收发文管理员按年份依流水号码一文一号编列。

六、发文行文格式：以集团企划中心统一标准执行。

七、公文立卷

公文立卷按照档案管理实施细则要求进行°

第十章档案管理制度

为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权

益，特制订本规定。

1.档案分类

1.1指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、

公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账

册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同形

式的历史记录；

1.2按工种分为行政档案、人事档案、业务档案、会计档案笔；

L3行政档案归档范围:

1.3.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人

讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

1.3.2上级政府机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、

条例、规定、计划等文件材料；

1.3.3对外正式发文与有关单位政府职能部门、分公司来往的文书；

1.3.4本公司的请示与上级政府机关的批复；

1.3.5反映主要职能活动的报告、总结；

1.3.6各种合作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表

及简报：

1.3.7与有关单位签订的合同、协议书等文件材料•；

1.3.8人事任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料；

1.3.9库房物资入库、出库资料；

1.3.10公司历史沿革、大事记及反映本公司主要活动的剪报、照片、

录像等。

1.4人事档案归档范围：

1.4.1职工履历表

L4.2劳动合同

1.4.3身份证明复印件

1.4.4学历证书复印件

1.4.5员工劳动、工资、福利方面的文件材料；

1.4.6其他相关资料。

1.5业务档案归档范围：

1.5.1各类业务数据报表（含电子版）；

1.5.2相关文字、图形、图片资料；

1.5.3经营合同及其他相关资料。

L6会计档案归档范围：会计凭证、会计账簿、会计报表和财务分析税

务申报等会计资料，有关的电子数据，会计软件等资料。

2.档案的形成和移交

2.1各种载体形式、各种类别档案都应该保证真实可靠，严禁伪造档案;

2.2各类文件、证照资料一经形成，应及时将文件原件（特别是办理的

营销项目手续材料）送交档案管理处统一保存；

3.归档程序

3.1对资料进行鉴别，看其是否符合归档要求；

3.2按照资料的属性、内容确定其归档的范围；

3.3在目录上补登资料名称及相关内容；

3.4将新资料存入档案。

4.档案管理部门及其职责

4.1行政档案、人事档案、业务档案、会计档案分别由行政部、人事部、

业务部、财务部指定专人负责；根据档案内容分别设置行政档案、业务档

案、人事档案、会计档案及各类档案目录表，以方便查阅；

4.2档案管理工作由公司统一领导，行政部负责接收、收集、整理、保

管等，监督各部门档案工作；档案第一责任人为各部门指定的保管人员；

第二责任人为保管人员所在部门的部门负责人；

4.3行政部应确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案

管理现代化；

4.4档案调阅人在档案使用完毕后应及时归还，档案管理人员应做好归

还登记，写明归还时间；

4.5档案管理人员因工作变动或因故离职时应将档案管理、使用情况及

相关记录向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁档案及相关记录；

4.6凡是能反映公司经营情况、业务活动等具有查考利用价值的各种材

料都应该归档：

4.7公司及各部门、员工有保护档案的义务。

5.处理条例

5.1有下列行为之一，据情节轻重，给予处罚处理：

5.1.1毁损、丢失或擅自销毁企业档案；

5.1.2擅自向外界提供、抄摘企业档案；

5.1.3涂改、伪造档案；

5.1.4未及时上报归档或管理不善的档案管理者；

5.1.5未按规定办理手续即借阅、外带者等（档案管理者同罚）。

第十一章车辆使用管理规定

1.管理职责

1.1部门最高主管负责本部门人员公务车辆申请的审批;

1.2行政部负责公务派车及使用车辆的审批；

1.3对于不需要派专职司机要求自驾公务车辆的申请人自负行驶责任，

特殊情况由总经理以上领导审批；

1.4由于公司司机外出，公司内部无司机时，由申请人自行驾驶或由行

政部协调其他人员驾驶；

1.5金额在500元以上的维修费用由副总经理审批。

2.派车管理

2.1公务用车由行政部统筹管理，用于工作需要、且时间紧迫的事项;

2.2公司各部门用车均应至少提前半天按要求填写《派车申请单》，

派车单需注明用车部门、派车人姓名、乘车人数、起止地点、往返次数、

用车时间、等项目，由部门负责人审核并签字，交行政部负责人签字同意

后派专职司机方可出车。外勤派车需要延时继续使用，申请用车人员必须

在《派车申请单》上注明，并通知行政部备案；

2.3对于需要带车出差部门，至少提前一天填写《派车申请单》申请；

临时需派车的部门或人员，应根据公司实际车辆情况和司机情况，由行政

部协商安排，进行派车或不派车；

2.4各部门在填写《派车申请单》之前，应先在公司内部做好用车的

协调工作，能够一起办理或搭车办理的，事先沟通好后由行政部协调派车;

2.5用车部门负责人有责任根据事情的紧迫程度，严格审核派车的必

要性。对非紧急性事情、非携重物、携带现金外出、有直达公车的派车申

请，部门主管应要求员工自行乘车。员工自行乘车原则上必须乘坐公交，

确实不便乘坐公交的，经部门最高主管批准后方可搭乘的士，报销公务交

通费应出示相关有效的凭证（车票），并在票据上写明往返路线、乘车时

间、所办理业务事项名称；

2.6对非紧急性事情、非携重物、携带现金外出的派车申请，行政部

有权拒绝派车。任何人不得因无公车使用而延误工作。对拒绝安排派车的

行程，行政部做好备案；

2.7用车过程中，不得借机办理私事。因工作需要而临时改变用车路线

和更换车辆的，必须知会行政部车辆负责人或公司主管领导方可。否则，

因此产生的费用及相关责任，由用车人自行承担；

2.8司机在出车完毕后，应将所用车辆的车钥匙交给行政部车辆负责

人，所有车辆原则上不得私自开回家。每日下班后，行政部将车钥匙交总

经办成员保管；

2.9交车时，车上有货物或其他物品的应由用车人自行清理，原则上

不得影响下次用车。且在车上的货物若有丢失而造成的损失由车辆申请人

承担责任。

3.车辆调配原则

3.1先远后近；

3.2先急后缓，先重后轻（优先突发事件、重要业务等用车）；

3.3协调整合，一车多用（对同一方向、同一时间段的派车尽量合用，

减少派车次数）；

3.4非紧急、非携重物、非携带现金的外勤、有直达公车的地点不予派

车。

4.费用管理

4.1公司车辆在日常使用过程中产生如下费用：

1）各项规费：购置税、上牌费用、养路费、保险费、年检费用等；

2）使用过程中发生的费用：油费、路桥费、停车费、维修费等；

3）费用报销按公司《费用报销管理制度》规定执行；

4）交通违章费用由违章人个人承担，不得报销。

5.油费管理

5.1车辆驾驶员必须精确登记车辆每次里程起止数，差额为实际行驶公

里数，做好加油记录;每个月需将单车耗油数和行驶公里数进行汇总，计算

出百公里耗油数，分析油料消耗情况，及时总结提出改进方案；

5.2油卡办理：购卡、充值必须由财务部门专项办理；根据每部车百里

耗油数预估每个月需使用的油费进行充值，每月对账完毕后产生月实际消

耗数量和金额，由财务再次审核后进行结算。加油卡实行三限：限车号、

限油品、限加油站，注明公里数。

5.3加油程序:

1）所有车辆实行定点加油制度，驾驶员每人持一张IC加油卡，到各

地区中石化加油站刷卡加油；

2）由于特殊情况，需要在无刷卡机的地方加油时，需电话报备行政部

主管，现金加油金额不得超过300元，并取得合法的票据凭证，回公司后

经部门主管审批补办报销手续，否则，发生一切油料费用由司机自理。

6.车辆维修及审批管理

6.1日常维修

1）车辆修理费在500元以下的：由该车辆驾驶员对修理车辆进行检查,

填写《车辆报修单》，由行政部经理审核同意后在公司指定维修点维修；

2）车辆修理费在500元以上的，由该车辆驾驶员对修理车辆进行检查,

需提出维修方案及费用预算，并填写《车辆报修单》，逐级签批至副总经

理核准后在公司指定维修点维修；

3）车辆修理费在1000元以上的，报集团人力中心人资总监审批。

6.2维修费报销：参照《费用报销管理制度》。

第十二章名片管理制度

员工名片是展示企业形象的标志，具有企业文化的内涵，规范公司名

片管理，统一公司对外形象。特制定如下管理规定。

1.制作范围

公司正式员工因工作所需，涉外业务人员，经部门负责人审批后可申

请制作名片，经理以上级必须印制名片，由副总经理审批审批后方可制作。

2.格式设计

2.1名片由公司集团企划中心设计及设定统一格式，如有特殊格式要求

需集团人力中心核准后方能安排制作；

2.2名片选用的纸张、印制的颜色及印制单位等均由公司统一确定。

3.印制流程

3.1名片由行政部负责统一印制，个人不得私自印制；

3.2公司在职员工均可通过填写《印制名片申请表》，经部门负责人

及行政经理核准后，由行政部安排印制名片，一般五个工作日内完成印制;

3.3申请人核对名片所印信息无误后进行印制，印制单位交货时，行政

部严格检查名片的版式规格、数量、内容信息均确认无误时，方可收货并

提供给印制单位收据作为结算依据；如因印制单位工作失误而产生的问题,

例如：颜色不符、文字错误、纸质问题等，不予接受，要求印制单位重新

提供；

3.4如因工作需要，需临时加急印制名片，《印制名片申请表》需经

部门经理审核同意后报副总经理审批，行政部方能安排印制：

3.5名片印好后，由行政部负责通知各部门领取，并填写《名片领用

登记表》：

3.6印刷完毕后由行政部管理样张。

4.使用规范

4.1名片的使用涉及公司的对外形象，使用人要注意名片的整洁和完

整，交往中，掌握名片递送礼仪和交换规则，维护公司形象，不适用污损

或过时的名片飞

4.2不得擅自使用他人名片进行对外交往；

4.3不允许个人私自印刷名片，或擅自扩大使用范围，损害公司形象;

4.4公司名片仅用于与公司业务相关的场合，严禁滥用；

4.5员工离职后不得持本公司名片与他人联系。

5.数量控制

5.1行政部需定期收集各部门名片需求，将相关信息统计；注意在不同

阶段及情况下，不同的数量控制；

5.1.1正常情况：

1）正式员工：需经部门经理及行政部核准后，印制数量1盒/人/次；

2）试用员工：试用期员工无特殊原因公司不予印制，特殊情况，需经部门

经理及行政部核准后，印制数量1盒/人/次；

3）实习生：实习生公司不予办理名片印制；

4）行政部备用2盒空白名片，以便公司项目或业务上等急需之用。

5.1.2特殊情况：

遇到大型展会、活动、客户寻访等名片大量消耗的情况，要提前准备；

数量根据实际需要情况具体对待。

6.费用

6.1行政部定期将印制名片费用进行核算，按公司规定填写支出凭单并签字

审核完毕之后递交财务部报销；

6.2财务部将费用纳入各部门日常办公成本。

7.作废及处理

作废名片一律由行政部负责回收处理，包括以下情况：

7.1员工离职，由行政部门收回其名片及工作中置换回的名片并处理;

7.2名片已更新，旧版名片行政部收回并处理；

7.3回收的名片需由行政部彻底损毁后丢弃，不可挪作他用。

8.罚贝U

8.1配置公司统一印制名片的员工有义务遵循以上规定，不得在公司

业务范围外的场合滥用名片；不得持公司名片从事竞业限制的工作；有出

现违反上述规定执行的，即员工严重违反规章制度，公司可以即时解除劳

动合同，依法不予任何补偿。性质严重的将追究其法律责任，并赔偿由此

带来的一切经济损失；

8.2员工工作未满一月者，在离职时将在工资中扣除名片制作费用（20元/

盒），超过一月者则由公司承担其费用。

第十三章奖惩管理制度

一、总则

为了加强管理、规范员工行为、树立公司形象，做到有错必惩、有褒

必奖、褒扬优秀、贬斥落后、赏罚分明，使本公司员工的行为有所遵循，

特制定本制度。

1、管理职责与分工

1.1人事行政部负责对本制度的起草与修订，监督各部门对制度的执行，接

受执行过程中各部门或个人对奖罚方面的投诉。

1.2.各部门对本制度的执行落实到位负责，对制度执行的合理性、公平性、

公正性负责。

2、本奖惩管理制度是公司通用的日常管理制度，涉及到各部门业务、专业

等方面的管理及奖惩条例细则由各部门自己拟定，交人事行政部审核，颁

布后实施。

3、本制度涉及到的奖惩事宜为行政奖励/处分，并附带经济奖励/处分。

4、本制度中涉及到有关流程、权限等方面的适宜，若办理中审核层领导不

在岗，可有其职务代理人代理，但本项规定仅限于日常事务。

二、奖惩形式

1、奖惩形式分为：嘉奖/警告款（口头警告和警告处罚）、记小功/记小过、

记大功/记大过、（加薪、晋升）/（辞退、开除）等。

2、嘉奖一次奖励50元，警告处罚一次扣款50元；记小功一次奖励100元,

记小过一次扣款100元；记大功一次奖励200元以上，记大过一次扣款200

元以上。

3、若符合晋升条件，当事人有专业水平及管理能力并且上级编制有空缺，

可给予职位晋升。

4、使公司蒙受经济损失或对公司造成不利影响，对公司造成的