行政管理规章制度

行政管理规章制度

一、目的....................................................................2

二、适用范围................................................................2

第一章办公用品管理规定....................................................2

第二章工卡、名片管理规定..................................................4

第三章租房管理规定........................................................5

第四章宽带管理规定........................................................8

第五章固定资产管理规定....................................................9

第六章礼品管理规定.......................................................16

第七章文件资料管理规定...................................................17

第八章公司车辆管理规定...................................................19

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一、目的

为方便员工更好、更清晰的处理日常工作中遇到的行政类事务，并结合公司现阶

段的管理需要，特制定本制度。

二、适用范围

（一）有关本公司行政管理的所有事项，除国家有特殊规定外，都应依据本规定办

理。

（二）本公司所有员工，均应遵守本规定。

第一章办公用品管理规定

一、办公用品的范围：

办公用品：指人们在日常工作中所使用的辅助易耗品，包括：

1、办公文具类，如：笔、胶水、笔记本、A4纸等；

2、生活用品，如：纸巾、拖把、扫把、垃圾袋等；

3、办公耗材类，如：硒鼓、墨盒、墨水、加粉等；

4、饮用水类，如：桶装水等。

二、办公品的分类：

1、消耗品：铅笔、胶水、胶带、回形针、橡皮筋、笔记本、复印纸、财务用各种

凭证、收据、标签、便条纸、文件袋、橡皮榛、夹子、原子笔、钉书钉等；

2、管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等；

3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、姓名章、墨盒、硒鼓等。

三、办公费的标准:

类别审核标准备注

15元人数N=1

办公费

15+(N-l)xlO人数N>1

纯办公人数N>=5,不超过1人/

饮用水费<=15元/桶

月/桶

复印费<=0.5元/张

打印费〈二1元/张

彩印费<=2元/张

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注：以下物品不包括在办公费标准内：报刊杂志、饮用水费、打复印机耗材费，

申请的打印复印费，以及办事处的印刷费。

四、办公用品的购买：

1、公司总部：

（1）公司总部的办公用品由行政部统一按月购买，各部门应于每月二十五日

前将整月购买计划填好《购物申请单》交行政前台文员，前台文员统计

后做“办公用品购买计划”交人资行政部审批后统一采购。

（2）人资行政部可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量大者应

酌量库存，特殊文具行政部不便采购物品，可以经人资行政部同意授权

需求部门自行采购。

2、办事处：

（1）《购物申请9》每月二十五日前邮件前台文员，人资行政部审批同意后，

由办事处自行采购，每月凭有效发票及附列清单向财务报销，没有附列清单

的，财务一律不予报销。

（2）办事处每月购买的办公用品原则上不得超过本月的办公费核定定额，当月

购买了金额比较大的办公用品（如墨盒），则尽量下月再购买其他办公物品。

五、办公用品的入库及领用

1、办公用品购买负责人对入库前的办公用品进行验收，对于符合规定要求的，

登记入库；对不符合要求的，办理调换或退货手续。办公用品采购发票应在

办公用品入库后，方可报销；

2、个人使用类，需由使用人在0A发起流程-用品领用流程-文具，发起流程后至

前分文员处办理领用手续，岗位异动或离职时至前台文员处办理文具归还或

移交手续，否则不予以办埋有关手续；

3、部门共用的办公用具或办公设备由部门文秘统一发起流程，至前台文员处办

理领用手续，共用物品由部门文秘统一保管。

六、办公用品的使用

1、申请人按计划领用。

2、各使用人及使用部门要注意正确使用、合理维护和保养各种办公用品，不得

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表》，否则后果自负。

11、由人力资源行政部负责员工工卡的制订、发放、补办与回收。

12、员工配戴工卡情况，由公司人力资源行政部监督执行。

二、名片制作、管理：

1、所需资料：姓名、邮箱、电话、职位、公司名称、所需盒数；

2、申请方法:邮件发送至人资行政部邮箱（xzbu@）；

3、制作时间：3-4个工作日；

4、名片使用人请按需申请，严禁浪费。

第三章租房管理规定

一、办事处房屋负责人的职责

1、办事处房屋负责人为：办事处岗位接口人、办事处主管（副主管）、区域文秘、

区域经理（副经理）；

2、设立办事处，根据行政部的租房标准，寻找合适房源、0A流程发起租房申请流

程，流程审批同意后，与房东签定房屋租赁合同；

3、按房屋合同规定，校时缴交房租、管理费、水电费等相关费用；

4、租赁时，仔细核查租赁房屋的家具、电器使用状态，并将详细情况备注在租赁

合同上，后期负有妥善保管租赁房屋内的财物安全与完整，不得损坏；

5、房屋租赁到期，办理房屋续租或退换房，退回原房屋押金至财务部冲自己的房

屋押金挂账，以及求租房流程办理续租或新房租赁；

6、如离职或调岗，需与新接手人签定《办事处房屋负责人变更说明》至行政部与

财务部做押金等相关信息变更备案，同时交接好有关房屋的相关文件和房内财

物及固定资产；

二、申请新设立办事处流程

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区域经理在0A后流程中发起设

立新办事处申流程（至少25台人力资源部门经理审批

上设备才可发起申请）

售后部门经理审批设立条件是否区域经理安排区域同事负责设立

成立办事处事项

人力资源行政部给出新设立办事区域同事按照注意事项和租房标

处注意事项以及租房标准准开始操作设立办事处相关事项

三、租房大小及费用标准

1、办事处卜4人，租房标准：二房一厅以内；

2、办事处5人以上，租房标准：三房一厅以内；

3、8人以上办事处尽量纯办公，不住人；

4、租房费用标准：按租房信息网上当地租房中下标准（具体金额由行政部给出）；

如续租或换房，如有租金上涨，上涨幅度控制在5%-15%,由行政部结合房屋具体

情况，如房屋大小、是否带电梯等给出租房指导标准；

5、租楼梯房，租房尽量在五楼以下，方便备件搬送，如果办事处需要存放整机，可

以申请租赁电梯房;

四、租房申请流程

办事处负责人过0A租房申请流程各部门经理审批（申请人部门经理-

提交租房申请（新租、换房、续租）人资经理-财务经理）

■_________

申请人办理租房，签定租赁合同、

区域审核租房申请（区域文秘-区域

支付租房、邮寄租房合同及押金收

经理）

条原件回行政部

■

人力资源行政部审核租房申请（租

行政文员存档租赁合同、押金收条

房价格、押金、房租支时期限、房

原件及登记租赁信息

屋面积及房屋楼层等）

五、租房申请表填写的说明

1、租金支付方式：季度一付（特殊情况申请半年一付）；

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2、其他费用：可填写中介费等其他费用；

3、租赁期限：一年、二年等；

4、房屋类型及结构：一房一厅、二房一厅、三房一厅、写字楼等;

5、房屋附属设施和设冬状况：房屋内家私、家电情况；

六、办事处负责人变更流程

新负人将《办事处房屋负责人

新旧责人交接房屋合同、宽带、

变更明》及宽带、固定资产交

固资产

接清单邮回行政部

新旧负责人会同房东签定《办事财务部变更房屋押金挂帐人

处房屋负责人变更说明》行政部变更0A固定资产领用人

新旧负责人办理宽带及固定资产

完成办事处负责人变更工作

物品交接清单

七、租房类注意事项

（一）房租支付流程：

1、在房租支付日的半月前，办事处负责人须联系房东，由房东开具房相收据（或

发票），收据上要注明房东收款帐号信息：收款人姓名、银行帐号、开户行，

并备注房租支付的日期；如收据（或发票）上不方便备注，请在报销单上备注；

2、办事处负责人贴好房屋收据（或发票）、房屋押金收条复印件，费用报销单邮

寄至售后财务专员，按费用审批流程相关人员签字后，将送至财务部出纳处，

由财务部直接将租金、押金转款给房东，完成房租支付；如果房东因担心收不

到房租款不愿意写房租收据，可以让他在收据上面注明“房租支付以实际银行

收款为准”的字样。

（二）租房合同签定

1、签定房屋租赁合同时，可使用公司的《房屋租赁合同》模板，需要跟房东一起

清点好现有的家私与家电，备注在租赁合同上，也可列好物品清单，做为合同

的附件；

2、因家私家电存在使用过程中的自然损耗，需要合同中备注，如是财物正常使用

过程中的自然损坏或扳耗，由房东承担维修责任，如因我方不当使用造成，由

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办事处使用人员承担维修责任；

3、与房东签订租房合同时，需要求房东提供身份证、房产证复印件做为合同附件，一

并寄回行政部存档，否则公司将不给予支付房屋租金；

4、租赁房屋时，房东开具房屋押金收据原件，负责人可贴房屋押金收据复印件至财

务部转款，押金收据原件与租房合同寄回行政部存档，方便退房时办理押金退

还手续。

（三）退房时房屋押金处理流程

换退房需提前一月告知房东方便退房手续的办理，以免产生纠纷。

跟行政部要回房屋押金收据原件，与房东办理退房及押金退款事宜，负责人收

回押金后需将费用转回财务部销账，原房押金销账后才可申请新房押金及房租，

严禁自己将押金转为新房租支付给房东或另做他用。

第四章宽带管理规定

一、宽带标准

办事处人数费用标准

办事处人数1-3人1300元/年以内（4M以内）

办事处4-7人1800元/年以内（6M以内）

办事处875人2400元/年以内（10M以内）

办事处16-25人（除大区域外）3000元/年以内

办事处26-50人5000元/年以内

办事处51人以上8000元/年以内

二、办事处宽带负责人职责：

办事处宽带为：办事处岗位接口人、办事处主管（副主管）、区域文秘、区域经

理（副经理）；

按照公司宽带费用标准，筛选合适的宽带套餐，0A发起宽带申请流程；

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申请支付宽带费用；

宽带到期0A申请续费或更换；

如调动或离职，与新接手人，做好宽带户主变更手续的办理;

三、宽带申请流程

负责人通过。砥起

区域审核宽带申请流程

宽带申请流程

（区域文秘-经理）人力资源行政部初审

（新装、更换、续费）口

各部门领导审批流程

申请人办理、安装（申请人所在部门领导-

宽带套餐人资行政懿理-

财务部经理））

四、宽带类注意事项

1、办事处申请宽带前，可先向人资行政部行政文员咨询关于费用的标准;

2、发起申请时，需在流程中详细备注宽带套餐的具体信息；

3、办事处更换或续费宽带都需要通过0A发起流程；

4、办事处申请宽带时，不允许选择绑定手机的宽带套餐。

第五章固定资产管理规定

一、固定资产的定义

1、我司固定资产是指单位价值在200元以上使用期限超过一年，能独立存在，

并且在使用过程中保持原有物质形态的财产。

如办公桌、文件柜、保险柜、房屋、建筑物、机械设备、运输工具及其它与

生产经营有关的设备、器具、软件等。

2、单位价值在200元以上，但不能独立存在，属于设备的附属物或消耗物品，作为

易耗品管理“

3、单位价值在200元（不含200元）以下的，使用时间较长，在使用过程中仍然保

持物质原有形态的财产，可作为“无价资产管理”。

二、固定资产的分类

结合固定资产的经济用途、使用情况，可将同定资产分为以卜一几大类：

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生产经营用固定资产：是指直接服务于公司生产经营用的各种固定资产，如生

产开发设备、工程安装器具等。主要分为：

(1)工程设备类：工程项目开发测试中的设备和样机等。

(2)网络设备类：调制解调器、路由器、服务器、ISDN适配卡等。

(3)办公用固定资产：是指不直接服务于公司生产经营用的各种固定资产，主

要分为：

A、房屋建筑类：公司购买的房屋及自己建造的建筑物等。

B、交通工具类：汽车、货车等交通工具及运输设备。

C、通讯设备类：移动电话、传真机等。

D、办公设备类：电脑、传真机复印机、打印机、投影仪等。

E、办公电器类：空调、电视机、摄像机、照相机等.

F、办公家具类：会议桌、办公桌、办公椅、文件柜、沙发等。

三、固定资产编码

固定资产编码由七位代码组成，各代码表示的内容为：

XXXXX

XX

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名称代号

小类代号

大类代号

1、大类代号：按上述管理分列共有八大类，如房屋建筑类。

2、小类代号：按001依次排列，由人力资源行政部负责分类并确定代号。

3、名称代号：按001依次排列，由人力资源行政部负责分类并确定代号。

四、固定资产的计价

固定资产按照下列方式计价：

购入的：按照实价加上支付的运输费、保险费、包装费、安装成本、及缴纳

的税金计价。

接收捐赠的：按照发票、帐单所列金额加上由公司负担的运输费、保险费、

安装调试费等计价；无发票帐单的，按照同类设备市价计价。

盘盈的：按照同类固定资产的重置完全价值计价。

购置固定资产交纳的固定资产投资方向调节税、耕地占用税计入固定资产价

值。

五、固定资产的使用年限规定:

房屋交通匚程设家用办公

类通讯网络办公

建筑工具备器具电器家具

别设备类设备类设备类

类类类类类

按规

年

50年定年5年5年10年5年5年5年

限

限

六、固定资产的管理

1、固定资产管理总则

（1）公司各项财产的管理应贯彻“统一购买标准”、“分级管理责任制”以及“损

坏赔偿”的原则。

（2）公司人力资源行玫部为各项资产的主管部门，负责全公司总部日常固定资产

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购置计划的综合汇总、报批和实施；负责财产的验收入库、发放领用、分类、

编号、建立实物数量帐卡，卡片建立到个人名下；组织资产的清理盘点；负

责办理资产的出售、转让、出租、H；借、报废、投资、捐赠等方面申请报批

及有关手续。设固定资产管理专员。

（3）财务部负责各项资产数量和价值形态的核算和管理。主要负责资产的计价；

建立财产明细分类帐，进行品名、规格、数量增减和价值变动的核算；按规

定计提折旧、摊销等；与人力资源行政部作好财产的清查盘点，做到帐帐相

符、帐物相符；负责资产盈亏的处理；负责资产发生变动时的价值评估工作。财

务部门每月按各类固定资产规定的使用年限折旧率计算固定资产折旧，列入

有关成本费用核算。

（4）公司资产的保管、使用人，是资产管理的具体责任人，对所保管、使用的资

产的安全完整负责，遗失或损坏的照价赔偿。固定资产若因自然报废、磨损、

毁坏、使用人调整等发生变更时，各使用部门应及时报经固定资产管理专员

后，在0a发起相应电子流程，经公司领导审批，做相应处理。

（5）未经固定资产管理专员同意，任何人不得定资产进行拆改或拆散，更不得向

外借出。

（6）员工在调离工作岗位时，必须将个人保管、使用的公司资产全部、完整地移

交清楚，并办理移交手续。

（7）在固定资产管理中有下列行为之一者，对主要负责人追究责任，并按资产损

失程度给予一定经济处罚。

/未按规定权限，擅自批准购买或处置II定资产的。

,弄虚作假，以各种名目、各种资金虚增虚减固定资产的。

,未按规定履行其职责，造成固定资产严重流失或浪费的。

,不履行管理职责，因管理不善，造成固定资产损失的。

2、固定资产的申购

0）各部门申购固定资产，须0A发起固定资产申购流程，写明所购固定资产名称、

型号、数量、价格、购置原因，请购日期、需要日期、建议厂商等。

0人力资源行政部审核增添该项资产的实用性及必要性，对购买流程进行审批。

如公司内部可调拨者，则将固定资产内部转移同时邮件通知相关部门，并在

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0A发起资产变更申请流程，备注栏填注调拨情形。

0各部门因生产、经营和研发所需的设备等固定资产，在项目预算范围内的由

人力资源行政部协助购置；超过项目预算范围的，应提交专项申请报告，报

有关公司领导批准后购置。

④零星增加的固定资产由使用部门提出申购，报人力资源行政部审定，经0A流

程审批超吉后方口悯买。

3、固定资产的采购

总部固定资产采购由人资行政部固定资产管理专员负责购买，区域（办事处）

由文秘或办事处负责人按标准在当地直接进行采购。购买负责人遵循以下采购

原则：

（1）采购固定资产应，本着比质比价、择优选购的原则，先向供货商询价，并取

得厂商之报价单，进行比价，以报价较低且品质佳之核准厂商为采购对象，

寻找至少两家以上的供应商进行询价比价；并报公司审批。

（2）重要并且批量的固定资产采购，应与供货商签订购买合同。合同一式二份，

由人资部与供货商各留一份;如区域采购，人资部可留存复印件一份。

（4）禁止向供应方索要“高价票”、“回扣”、“劳务费”等。供应方主动给予

的，不论是现金、实物，或优惠票卡等，经办人必须主动交公处理。

4、固定资产的验收

（D采购负责人与供货商联系送货时间及地点。固定资产送达时，固定资产请购

部门、与采购人员均应到场点收数量、检查品质及规格是否与申请需求相符。如

不符合，应及时通知人资部处理。

②固定资产验收合格后，统一由人力资源行政部办理入库手续，登记入《固定

资产管理台账》同时在0A录入新增数据。

6）人力资源行政部发固定资产编号规则编制固定资产编号，并制作固定资产编

号标纸，粘贴于固定资产上，如资产配有钥匙，人资部留存一套。

（4）为项目开发研制而添置的固定资产，在项目完成后，人力资源行政部及时收

回，集中管理。

5、固定资产的领用

（1）固定资产入库后，人力资源行政部应及时通知各申购部门办理领用手续。

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（3）个人使用类，需由使用人到人力资源行政部办理领用手续，并填写《固定资

产领用单》，该表每人一张，由人力资源行政部统一保管，岗位异动到人力

资源行政部办理相关移档或移交手续；员工离职时，到人力资源行政部办理

移交手续，由人力资源行政部对离职人员所领用的资产进行清查并做登记，

否则不予以办理有关手续。

（4）部门共用的办公用具或办公设备由部门接口人到人力资源行政部办理领用于

续，并填写《固定资产领用单》，否则不予以办理有关手续。

（5）使用人或部门要注意正确使用、合理维护和保养各种固定资产，不得随意破

坏。遗失或损坏的照价赔偿。

6、固定资产的购置费用报销及建帐

（1）经办人报销固定资产的购置费用时，必须附有《固定资产请购单》、发票、

否则，财务部不予报销付款。同时，财务部及时建立固定费产明细帐，并通

知有关部门做好固定资产增加的记录；

（2）月末货到票未到，应将除发票外的单据送交财务做暂估入账处理；

（3）人力资源行政部根据发票、入库单、领用单及时建立固定资产卡片和登记固

定资产的实物台帐，列明品名、规格、型号、数量、价格、购置日期、使用

单位、使用人等内容。

7、固定资产出租、出借、调出的管理

对未使用的、不需用的固定资产，可有偿调出。由人力资源行政部提出方案并

与对方签订协议，报财务经理和总经理批准。在人力资源行政部办理出租、出

借和调拔手续后，由人力资源行政部出具《固定资产调拔单》，方可提货。人

力资源行政部、财务部根据通知单进行帐务处理和登记。

8、固定资产内部转移的管理

（1）固定资产在各个部门的转移，由需用或转出双方协商同意，报人力资源行政

部批准后执行，0A进行资产变更领用人及所在部门。

（2）部门或个人之间不得自行转移固定资产，如有违反，作警告处理并负责赔偿

相应损失。

9、固定资产的清查盘点

S为加强固定资产的管理，确保帐卡、帐物、帐帐相符，每月20日前最少更新

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一次固定资产台帐，每年对区域固定资产盘点一次，对总部固定资产盘点两

次。

②盘点工作由人力资源行政部组织，相关部门配合，使用部门负责实施。

⑶盘点应编制固定资产盘点清册，经盘点人员和使用部门负责人签字，对出现

的盘盈、盘亏现象，分别由使用部门负责查明原因，并填写盘盈、盘亏清单，

经人力资源行政部、财务部审批，财务部依据批准的盘亏盘盈报表进行帐务

处理。

10、固定资产的维修

总部固定资产维修，由人力资源行政部负责联系安排，区域资产由文秘及办事

处负责人负责。

（2）维修负责人接收固定资产维修申请需求后，寻找合适维修厂商，进行维修报

价并将货产送修或联系上门维修、预计维修金额及预定完成日期等反馈回使用

部门，由使用部匚发起OA固定资产维修申请经由部门经理复核、人力资源行

政部总监审批及财务经理核定后进行维修。

11、电脑资产维护和维修规定

电脑资产的维护与维修，必须按以下规定严格执行：

（1）新购电脑时，应将主板、硬盘的序列号抄下来报人力资源行政部存档；

（2）保修期之内，如电脑发生故障，由电脑厂商保修；

（3）己过保修期的，先由网络管理员进行检测维修，如本公司无法自行维修时，

使用部门人员发起固定资产维修申请流程，注明各项资产资料并于电脑资产

送修数据域内注明损坏原因、请修内容及希望完修日期，经部门经理复核，

总经理批准后，送交人力资源行政部交厂家进行维修；

（4）电脑资产要按规定严格管理定期维护，仟何人不得对资产进行拆改或拆散，

未经公司总经理批准不得外借，如有违反，一经查实，该电脑领用人照价赔

偿损失；

（5）因自身因素导致电脑丢失、碰撞、损坏等情形，由该电脑使用人全权负责维

修或赔偿，情况严重者公司对员工本人予以罚款；

（6）司员工应爱护电脑，使电脑正常运转，对电脑及其设备进行保养清洁，使之

不能有灰尘，电脑不能放在潮湿的地方，应放在通风的位置。未经允许不得

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将电脑借与他人使用，否则造成电脑故障，由员工本人承担全部责任；

（7）电脑开机时，应遵循先开电源插座、显示器、主机的顺序。每次的关、开机

操作至少相隔一分钟。严禁连续进行多次的关机操作。电脑关机时，应遵循

先关主机、显示器、电源插座的顺序。员工下班时，应将电脑关机；长时间

不用的电脑，应每半个月通电运行半小时；

（8）如因电脑未办理报修手续，电脑使用人由于私自进行修理、拆卸，导致电脑

出现问题后，全部由电脑使用人负责赔偿。

12、固定资产的报废

（1）各类固定资产如已达到不堪使用状态，且无法修复或修复费用过高时，使用

部门可提出报废申请；

（2）报废申请经资产管理专员核实后，由使用部门0A并发起固定资产处置流程，

注明使用部门之名称及代号、固定资产编号、品名、规格、数量及报废原因，公

司审批。审批同意后，总部需报废资产归还至人力资源行政部进行史置，

区域资产由秘书或办事处负责人直接进行处置；

（3）处置资产所得费用必需归还公司财务部，由财务部开据费用收据；

（4）使用部门及人资行政部应依已核准固定资产处置申请流程办理报废事宜，注

明实际处置结果，并更新0A资产管理系统及《固定资产管理台账》。

第六章礼品的管理

-、礼品管理1、

礼品管理总则

礼品指经公司批准，由人力资源行政部购置或定制的专门用干对外公关T作或

业务交往，以公司名义向有关单位、个人赠送的物品。包括礼物、礼金和有价

礼券。公司的礼品管理工作包括礼品的采购、保管、申领及处理等。礼品的管

理工作由人力资源作亍政部负责。

2、礼品的购置或定制

（1）礼品的购置或定制要根据公司对外开展业务工作的需要，由使用部门发

起0A礼品请购流程，注明礼品名称、型号、数量、价格、请购原因，需要日

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期、建议供应商等信息，经由部门经理核实、人力资源行政部、财务审批核定后,

交由人力资源行政部负责统一采购；

（2）公司确定礼品的购置或定制计划后，人力资源行政部礼品专管员遵循“货

比三家，质优价廉”的原则办理，最大限度地提高资金的使用效率；

（3）礼品的购置或定制，原则上应由人力资源行政部礼品专管员负责。如遇临时

紧急重要客户的礼品采购，可先电话或邮件跟部门经理申请，说明礼品名称、

价格、数量及紧急采购原因待部门经理同意后，可先行采购。事后再及时补

发0A礼品请购流程；

（4）采购的礼品应与公司的企业文化、产品类型相符合，达到提升公司对外形象

的目的。在礼品的选材和品种上不追求贵重奢侈，要体现公司特色和地域特

色，送给外国客人的礼物，还要能体现中国的特色。

二、礼品的保管

（1）各类礼品原则上均由人力资源行政部礼品专管员负责保管；

（2）礼品管理员在礼品购置入库前要认真检查质量并清点数量；

（3）礼品管理员要定期对礼品进行清点，底时要进行一次全面盘点，并将盘点

情况报告人力资源行政部负责人，根据工作需要及时补充购置或定制礼品；

（4）礼品入库、出库应如数登记，表明领用人、领用用途、数量和金额。

三、礼品领用

（1）领用人需在0A用品领用流程-礼品类，经由部门长审批，行政文员审核后到

前台文员处领取，同时在礼品领取单上签完。

（2）申请人领取礼品后因故未送出的礼品，应及时退回到人力资源行政部，由礼

品管理员重新进行登记入库。

第七章文件资料管理

一、文件范围：

1、受控文件：是指该文件受发放部门控制，未经批准不得擅自复制、修改，并便

于收回，它的特点是能够产生多个修改状态或多个版本，并长期使用的文件。

适用于公司文件的编号管理和控制：

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一级文件：质量手册；

二级文件：程序文件、公司规章制度管理规定；

三级文件：作业指导书、管理办法、职位说明书、操作手册；

四级文件：作业记录表单；

其他文件：通知文件、合同、协议等；

外来文件：包括顾客提供白图样、技术文件；还有引用的标准，包括国家标

准、行业标准等的有效版本；

2、非受控文件：重要特征是此类文件不要求对其更改进行控制，它一般是具有时效

性、阶段性，到期自动作废，不必回收、更改的文件。如：通知文件、工作计

划表、工作报告等等。

二、文件管理职责：

1、人力资源行政部文控专员负责对公司所有受控文件和资料进行控制、管理。

1）公司受控文件的格式、登记、发放、作废、更改、回收等工作；

2）整理公司受控文件目录，并协调各部门咳对各类文件版本；

3）公司各类文件格式的保存；

4）受控文件的归档、保存、保管、维护；

5）负责组织和实施公司内审和外审工作；

2、各部门指定文件接口人，负责本部门的文件接收、保管、维护工作；

三、文件编号管理

1、文件编号由五部分组成，每部分之间用“一”连接。

第一部分：表明发文公司；

第二部分：表明文件的类型，规章制度、管理规定、记录表单等；

第三部分：表明发文部门；

第四部分：表明发文的顺序号，即文件制定的年份和文件流水号；

第五部分表明文件的版本号，即反映文件的版本状态及对原文件所作的修改;

2、各部分表示方法

（1）发文公司：市信息技术有限公司，表达符号：YH；

（2）文件类型：如质量手册QM,规章制度RR,程序文件PF等;

⑶发文部门:如商务部SW,品质部PZ等：

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（4）发文顺序号

发文顺序号由两部分组成：文件制定年份和文件流水号。

A、制定年份表达方式：如2014年制定的文件，用“14”表示

B、发文流水号用001-999的数字表示。

（5）文件版本编号

文件笫一次（原版），版本号为“V1.O。版本的修改状态号，用。到9的阿

拉伯数字表示。对原版本进行细部调整，版本状态符号用1.1>1.2表示，

依次类推至1.9,1.9版本修改时将升级为2.0版。

（6）对原版本进行结构性修改，版本直接由1.0版升级为2.0版。

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四、文件编号方法：

XX—XX—XX—xxxxx—XXX

TTL-----►版本号

---------------►发文顺序号

-------------►部门代码

--------------------------►文件代码

---------------------------------------►公司代码

例：《纠正和预防措施控制程序》文件编号：YH-PF-PZ-14001-V1.0

五、文件管理要求：

1、人力资源行政部确笈文件编号管理规定，文控专员负责文件白编号。

2、各部门依据工作需学,负责编写或修改身项二作流程的相关$件，完成编写/修

改后，必须向文控斗请取得文件的特定卦号/修改版本号，按《公司文件编号管

理规定》签发后，d文控负责回收、下为文件。

第八章公司车辆管理规定

一、车管员作为公司车辆管理人员，职责如下：

1、掌握车辆的安全状况，除项目小组用车以外的车辆合理调度，保证售后服务部门

日常用车和公司经营活动用车；

2、对司机进行安全教育和管理；

3、司机的录用由车辆管理员负责，经公司领导批准后可录用，经过上岗培训。监督

司机入职车辆领用工作，司机必须与公司签定《车辆领用协议书》；

4、监督司机离职的车辆交接工作，检查车辆状况、收回车辆相关证件、跟进车辆违

章处理结果；

5、实行车辆定点保养、维修与加油制度，联系不确定车辆保养、维修与加油的特约

单位；

6、监督司机实行对车辆的日常维护，保质保量按时完成维修工作，并做好例行保养

工作；

7、保证公务车辆按时完成年审工作，购买车辆保险，并做好登记工作；

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8、按计划和车辆规定进行用车登记的管理，审批车辆产生的相关费用，并将每个月

的各类用车费用遂行登记、汇总，遇到超支情况负责对司机提出警告；

9、每季度负责与售后服务部一起对司机进行考核，平日工作表现作为考核等级的依

据；对工作怠慢、违反制度、发生事故者，视具体情节按规定给予警告、记过、

降级甚至除名处理。

二、司机作为公车使用人员，职责如下：

1、公司所有车辆实行专人负责制度，各车司机必须保持所管车辆的车况良好，车

容整洁，负责车辆的维护保养、年审等工作；

2、司机必须经常学习和遵守道路交通管理的有关法规、条例，提高安全驾驶的意识,

有权拒绝乘车人员的不合理要求，但不得无故拒绝出车或不到指定地点；3、出车

前、中、后注意检查车辆状况，及时处理，发现无力排除的故障，应及时报告车辆

管理员，不得病车上路；司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应

经常检查，出车时一定保证证件齐全；

4、禁止任何形式的公车私用，如因特殊情况私事借车，需由本人申请，车辆管理

员签署意见，经公司领导批准后方可使用。：

5、公司所有车辆必须停放在规定地点，一般不允许在外过夜，因保管不善，造成

车辆被盗、损坏、司机承担赔偿责仟并予以处分：

6、司机应做到合理用车，节约用油，将油耗控制在指标以内，特殊情况需增补油

费的，须报公司领导批准；

7、司机必须服从调度，做到随叫随到，不准借故拖延或拒不出车，要准时出车，

不得误点，对工作安排有意见的，事后可向车辆管理员反映；对同事或者接待

客户时要热情、礼貌，说话应文明；

8、司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知项目组负责

人，并说明原因，由项目组负责人签考勤卡；

9、司机要坚守岗位，不得擅离职守，工作时间内，除有出车任务外，非经批准不

得擅自外出，要协助车辆管理员开展各项工作。不出车时应在公司等候。出车

时应按“准时、安全、卫生、节约”的要求，积极完成任务；

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10、司机由车辆管理员负责管理，应有良好的行车习惯及风度，展示出良好的公

司形象，车辆管理员有权责令司机改正其过错，并按管理权限追究主管领导和直

接责任人的责任，会同有关部门予以处罚；

11、严格遵守公司保密工作规定，不得随意泄露领导活动和各部门相关工作情况；

12、司机应在日常工作中努力学习，不断提高技术水平。

三、公务用车规定：

1、车辆的使用范围：目前公司仅为售后服部和总经办配备公车，主要用于公司

承揽业务用车、售后服务部门因公外出用车及其他情况用车；

其他情况用车包括：公司领导公务用车、接送公司客户、其他部门工作外出、

大型活动采购物品、运送物品以及其他紧急和特殊情况用车；

2、售后服务部门出车时，司机需听从项目组负责人的合理调配；

3、其它部门因公用车时，需填写《用车申请单》，经车辆管理员审批并安排车辆，使

用人凭《用车申请单》派车，如没有《用车申请单》，司机应拒绝出车。如

有违反，其间所发生的费用由司机个人承担，并给予司机警告处分一次；

每月超过三次给予记过；屡教不改者，给予除名；

4、其它部门如有紧急公务和特殊情况需用车时，需先向车辆管理员申请，经车辆

管理员与售后服务部协商同意后，填写《用车申请单》方可出车。如痔殊情况

经车辆管理员同意后，可在用车结束后补填《用车申请单》及相关用车手续；

5、所有部门乘车时都需进行登记签名，未进行登记签名的，司机有权拒绝出车；

四、车辆使用规定：

1、派车原则：

项目组负责人在本组车辆的使用上要做到调配合理，视工作轻重缓急择优调配车

辆的使用方案；每天上班后项目组负贡人在安排工作时对本组车辆进行使用分工,

组与组间的优化用车均由组负责人在上班后第一时间来进行协作完成；坚持

“工作第一、先急后缓、保证重点”；用车原则为先关外后关内，同等情况下更

换配件优先；首先保证领导承揽业务和售后服务部门用车，然后再安排其它用车;

每月末售后文员会在公告栏公布下月各司机周未与节假口值班表，未值班车辆

原则上周末与节假日不用车，特殊情况除外。

2、出车时，出车司机应及时填写《车辆使用记录表》，核准出发及到达地点、时

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间、行车里程、耗油数量，并乘车人签字，每周一将上周《车辆使用记录表》

上交售后部门文员进行汇总登记，车辆管理员每月核对一次；

3、售后服务工程师带出的备件必须当日返还售后服务部，所有备件及公司相关物

品都不得在车内过夜。

4、未登记《车辆使用记录表》、未经车辆管理员或公司领导同意，司机不准开车

外出，否则视为个人出车，一次给予警告处分，二次给予记过，三次以上扣半

月工资，并由个人承担由此产生的一切后果及经济损失。司机必须无条件接受

公司的纪律处分，承担偿还责任，并由公司自其薪津或酬劳中扣取抵缴（不敷

抵缴时，自愿通过其它途径无条件筹齐）。

5、禁止无证驾驶、违章行驶和违章停放，因各类违章、违规行为被处罚的款项，

由当事人支付.对于违规驾车、未经公司审批驾车所发生事故的，后果由当事

人自负，公司将从严追究驾车人员和相关人员的经济责任与纪律责任。

6、司机每周五下班前上报车辆里程数至售后文员，上报方式为：电话告知或拍摄发

送图片；下周一出车前售后文员将会对里程数进行核对。

7、司机必须服从《公司车辆管理规定》的所有条款，并严格按照规定进行派车、维

修和管理，并严格以本办法为处罚依据。如对公司车辆管理办法有异议，应以书

面的形式提出交至车辆管理员处理°

五、车辆保养、维修及费用管理

在车辆使用期内，要做好车辆的管理与保养，该维修的要及时维修换件，严禁〃久

拖硬磨〃。各司机每季度对自管车辆进行一次全面检查，并根据实际情况，有权对

车辆维修进行建议申孜。

1、车辆保养：

（1）建立车辆检保规定，定为每周一为车辆检查保养日，保养检查车辆。车辆异

常时应由车辆管理员进行登记并记入档案；

（2）每月由司机0A流程申请，车辆管理员审核，人资行政部备案，公司领导审批，

按技术要求，适时完成车辆的技术级别保养，保养费一次一报，于保养后5

日内报销，过期不予以报销，保养费由车辆管理员进行汇总登记《公务车辆

费用登记表》；

（3）司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内、

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车外和引擎的清洁），检查离合器、制动器是否正常有效；

（4）保持车内空气清新，司机有义务提醒每一个乘车人，车内禁止吸烟、饮食；

（5）出车前，要例行检杳车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，耍

立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即

加油，不得出车时才临时去加油；

（6）司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。

每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶；

（7）车辆每行驶1000公里后，需检查蓄电池电解液面高度及比重、转向系统各球

头关节的松紧情况、消除空气滤清器积尘；

（8）每行驶4000-6000公里后，需检查发动机机油、空气滤心器、汽油滤心器；

清除发电机内部灰尘脏物、检查换向器和电刷的工作情况；检查并清洁蓄电

池、电极接头、风扇皮带、变速器和后桥通气孔；轮胎换位等；

（9）出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不

准停车的路段或危险地段停车；

（10）司机于乘车人下车时，注意提醒其贵重物品及其它物品不宜放置车内，备

件或公司相关物品不得留在车内过夜；司机离开车辆时，要锁好保险锁，

防止车辆被盗。

2、车辆维修：

（1）司机管理员建立车辆维修档案，保全资料备查。

（2）司机对车辆故障不能排除时，应及时