行政部职位工作管理手册系列

行政部职位工作管理手册系列

目录

第一章行政部职责描述...........................................

（-）行政部工作职责一览表.......................................5

第二章行政部组织管理.........................................6

（一）行政部组织结构与责权表..........................

（二）行政办公工作一览表...............................

（三）行政办公职位规范表...............................

第三章办公事务管理...........................................7

（一）行政费用计划表...................................

（二）行政费用申请单...................................

（三）通讯费用报销单...................................

（四）外勤费用报销单...................................

（五）车辆费用报销单...................................

（六）招待费用报销单...................................

（七）公务联系单.......................................

（八）参观许可证.......................................

（九）接待用餐申请表...................................

（十）公关工作计划表...................................

（十一）会议记录表.....................................

（十二）年度会议计划表.................................

（十三）会议审核项目表.................................

（十四）决议事项确认表.................................

（十五）决议事项实施表.................................

（I1/S）会&使用...............................

（十七）印章使用登记表.................................

（十八）印章使用审批表.................................

（十九）印章使用申请单.................................

（二十）印章管理登记表.................................

（二十一）印章使用范围表...............................

第四章网络信息管理.............................................

（一）计算机故障维修记录卡............................

（二）计算机网络报修登记表............................

（三）计算机网络设备档案表............................

（四）收文登记表.......................................

（五）公文传递单.......................................

（六）公文会签单.......................................

（七）档案索引表.......................................

（八）档案明细表.......................................

（九）档案调阅单.......................................

（十）信件接收登记表...................................

（十一）外发信件登记表.................................

（十二）图书借阅卡.....................................

（十三）借阅登记表.....................................

（十四）丢失报告单.....................................

（十五）声像材料送声表.................................

第六章提案管理.................................................

（一）目........................................

（二）会议提案表.......................................

（三）员工提案汇总表...................................

（四）优秀提案审核基准表...............................

（五）提案实施成果评分表...............................

（六）员工提案改善评分表...............................

第七章行政人事管理.............................................

（一）应聘人员登记表...................................

（二）面试成绩评定表...................................

（三）员工培训申请表...................................

（四）培训实施计划表...................................

（五）培训费用预算表................................28

（六）员工考勤统计表...................................

（七）员工请假申请单...................................

（八）出差计划申请表...................................

（九）差旅费报销清单...................................

（十）差旅费支付明细表.................................

第八章财产物资管理.............................................

（一）物料移交清册.....................................

（二）物资保管清单.....................................

（三）物料使用转移登记卡...............................

（四）固定资产登记表...................................

（五）固定资产移交清单.................................

（77）1^1ztc•资保管AJCK.............................................................

（七）办公用品请购单...................................

（八）办公用品一览表...................................

（九）办公用品登记表...................................

（十）办公用品领用表...................................

（十一）办公用品盘点单.................................

（十二）办公用品耗用统计表............................

第九章车辆管理.................................................

（一）车辆登记表.......................................

（二）车辆使用申请单...................................

（三）车辆调度派车单...................................

（四）车辆日常检查表...................................

（五）车辆故障请修单...................................

（六）车辆保养记录表...................................

（七）车辆交通事故处理单...............................

（八）交通事故现场记录表...............................

第十章安全保障管理.............................................

（一）安全工作日报表...................................

（二）安全检查报告书...................................

（三）安全整改通知书...................................

（四）意外事故报告单...................................

（五）安全事故报告书...................................

（六）保安工作日志.....................................

（LL|入登...................................

（八）员工外出登记表...................................

（九）物品出厂放行单...................................

（土）货品进厂联络单...................................

（十一）值班人员安排表.................................

（十二）值班工作记录表.................................

（十三）消防器械检查记录表............................

（十四）消防设备检修报告表............................

（十五）伤亡事故报告书.................................

（十六）突发事故报告表.................................

（十七）赔偿处理调查报告表............................

第十一章后勤服务管理...........................................

（一）员工住宿申请单...................................

（二）员工宿舍登记表...................................

（三）住宿人员资料卡...................................

（四）宿舍物品领用表...................................

（五）宿舍检查登记表...................................

（六）宿舍管理员值班日报表............................

（七）厨房排班表.......................................

（八）餐厅IJ.生检查表...................................

（九）餐厅卫生考核表...................................

（十）清洁工作安排表...................................

（十一）卫生状况检查表.................................

（I—*）累*1^^贝任区划...............................

（十三）绿化项目计划表.................................

（十四）绿化质量巡查表.................................

（十五）员工病假单.....................................

（十六）员工体检表.....................................

（十七）工伤医疗费用报销申请表........................

第一章行政部职责描述

（一）行政部工作职责一览表

行政部部门职责职责细分备注

（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制在建立办公自动

1.日常办公事务

（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达化系统方面有给

管理

予协助的职责

（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度计算机及网络设

2.办公物品及设（2）负贲办公物品及设备的采购事宜备的故障一般由

备管理（3）办公物品的保管、发放、使用专业人员维修

（4）办公设备的日常保养与故障维修

（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理

3.文书资料管理（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅

（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作

（1）办公车辆的调度管理

4.车辆管理（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作

（3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理

（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作

5.人事H常事务

（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理

管理

（3）组织员工开展各种形式的活动

6.后勤保障事务（1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理

管理<2）企业员工食堂、宿舍的日常管理

（3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修

（4）企业口常安全保卫及消防管理

（1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等

7.涉外事务管理（2）企业对外宣传、公关联系

（3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案

（1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益

<2）协助处理口常涉法事务及管理合同

8.法律事务管理

（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判

（4）代理企业涉讼案件

第二章行政部组织管理

（一）行政部组织结构与责权表

部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监

行政部组织结构图部门编制

经理级—人

土管级一人

专员级—人

部门职责

部门权力

相关说明

编制人数审核人员批准人员

编制日期审核日期批准日期

（二）行政办公工作一览表

部门:人数:填写日期：年月日

序号工作内容概述

（三）行政办公职位规范表

职位名称直接上级直接下级

管辖范围

直接责任

主要权力

职务代理人

任职条件

第三章办公事务管理

（一）行政费用计划表

编号:单位：元

科目上年度木年度预算数变动变动备注

平均数一季度二季度三季度四季度量率％

固01薪资支出

定02间接人工

费()3租金支出

用04办公费

U3邮电费

06水电油料费

07保险费

08医保费

09社保费

合计

变01加班费

动02差旅假

费03运费

用04维护费

05交际费

06样品费

07包装费

08燃料费

09职工福利费用

10杂项购置费用

11会务费

12培训费

13劳务费

14间接材料费用

15消耗品费用

16保健费

17其他费用

合计

费用总计

（二）行政费用申请单

编号：部门：填写日期：单位：元

费用类别金额用途说明附件张数

合计人民币（大写）

报销人签字：审核人签字：主管领导签字:

（三）通讯费用报销单

编号：填写口期:

部门使用人

通讯工具类别（）固定电话（）移动电话（）其他号码

费用（合计）人民币（人写》

审批意见

主管领导（签字〉审核（签字）总经理（签字）

费用明细

（四）外勤费用报销单

员工姓名所属部门报销时间备注

序号费用类别大写小写

0001交通费

0002资料费

0003交际费

0004补贴费

0005其他费用

合计

财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名

（五）车辆费用报销单

编号：填表日期：年月日

驾驶员部门车号

预支期间年月日至年月日车型

项目张数金额（单据粘贴处）

合计金额（大写）

财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名

（六）招待费用报销单

编号：填表日期：年月日

姓名职务招待附

部门事由件

招待对象招待人数客人人，陪同人备注张

日期招待地点餐饮费住宿费礼品其他金额合计

礼金费用十万千百十元角分

金额合计

（大写）

财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名

（七）公务联系单

送抵时间

签收入

已图签字

转出时间

联系事项

签复

填表人

（八）参观许可证

许可编号发证口期印章

参观单位参观n期

参观者姓名职务单位

参观区域参观内容

参观目的参观路线

相关部门签章

主管副总生产部行政部营销部公关主管

（九）接待用餐申请表

申请日期：年月日

接待负责部门接待负责人负责人职务

来宾负责人工作单位部门和职务

接待总人数月餐时间陪同人数

接待事由

招待规格（根据公司相美规定确定）

受理H期经办人

审核意见接待部门行政部主管副总

（+）公关工作计划表

公关工作主体负贡部门

负责人员公关专员口公关主管口行政部经理口行政总监口

配合人员

计划情况

工作目标

工作进度

进度目标

工作成果

工作预算工作结算

（十一）会议记录表

编号：填写日期:

会议时间地点主持人记录人

会议名称

参加者

会议议题

会议过程

会议决策

记录审核人审核结果

（十二）年度会议计划表

会议名称主持人

开会地点会议召集单位

开会日期会议主要工作人员

开会时间与会者应备资料

会议宗旨及议题会场标示资料

与会单位会场拟分发资料

人数.

（十三）会议审核项目表

序审核序审核

审核项目审核项目

号结果号结果

1会议的主题22女服务员着装方面

2会议的规模（总人数）查邀请回函（1）洋装（2）旗袍

3会议预算（3）其他民族服饰

4招待对象的层次23新闻媒体

活动日期及时间（注意是否与其他同业的活（1）文字记者

5

动冲突）（2）新闻稿

6会议天数（3）摄影记者

7会议负贡人（4）录像记者及电源准备

8会议事项分工表24住宿安排方面

会场的预订（1）安排来宾的住宿（套房、

（1）主会场（2）分会场（3）洽谈室单人房、双人房）

9（4）展示室（5）来宾休息室（2）领导人的住宿预订房间

（6）工作人员休息室（3）妥善分配房问

（7）演艺人员休息室

制作来宾名册25支付的负担范围（住宿、餐费、

10包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等取用冰箱内的食物费用、电话

费）

各类函件26安排用钱方面

邀请函、信封、邀请卡、回函明信片、纪（1）住宿者的用餐事宜

11念品、停车场、指引地图、餐券订制张数（多（2）来宾、司机的用餐问题

印20$以备用）、信封书写投递H期（3）服务人员的用餐

（4）演员、乐队的用餐问题

纪念品方面27活动行程方面

纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提（1）司仪开场白

12

款、蝴蝶结（装饰礼品包装）订制数量（2）主持人的致辞

（要多出20%以备用〉（3＞来宾致辞

交通丁具方面（4）宣读贺电

13

飞机、面包车、轿车（5）致谢辞

14酬谢费（给司机人员等）（6）活动行程表

会场布置（7）播放背景音乐

主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座（8）放映宣传影片、幻灯片

15

次、台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供

应

宴会的形式28服务柜台的工作方面

（1）餐桌入座式（2）自助餐入禄式（1）来宾出、缺席之确认

16

（3）半入座式自助餐（2）发放胸章

（4）鸡尾酒立食式自助餐（3）发放活动行程表

16料理样式和菜单印制（4）引导来宾到休息室

饮料香烟（5）发放座位牌

17（】）国产白酒（2）鸡尾酒（6）发放纪念品

（3）啤酒（4）饮料类（7）设置临时电话

花饰（8）来宾签名纪念

（1）花篮（2）桌上花饰

（3）雕冰花饰（4）胸花

18

（5）赠用花束（6）典礼台花饰

（7）载挂花饰（8）蜡烛

（9）展小品饰花

看板、标示板类29座位顺序

（1）大门看板（1）桌面标示卡

19（2）方向标示（2）桌面标示卡的书写

（3）专用停车场示牌

（4）展示商品说明标牌

拍照摄影方面30胸章、名牌

20（1）纪念照片（1）颜色、大小、种类的选

（2）快照定

选择桌子（如圆哀或方桌）（2）公司名称、职衔、姓名

21

的书写

（十四）决议事项确认表

决议事项

决议内容

达到目标

所需支持

执行措施执行负贡人

备注

（十五）决议事项实施表

会议名称:

决议事项决议日期决议负责人

部门执行负责人实施1=1标实施进度等评价

各部门每个月的实施检查表

月份实施进度评价月份实施进度评价

14

25

36

（十六）会议室使用申请表

填写日期:

使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注

申请使用单位管理单位

名称填表人主管管理人主管经理

（十七）印章使用登记表

盖章时间文件名称发文号印章类别盖章次数使用人批准人铅注

（十八）印章使用审批表

编号用章部门盖章时间

印章类别盖章次数文件发文号

文件名称

备注

月章人（签章）批准人（签章）

注：请在备注栏中简要说明蛊章用途

（十九）印章使用申请单

单位申请日期年月日

用印类别用印份数

文件名称文件说明

申请人核准人

（二十）印章管理登记表

种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注

公司名印公司名印公司全称行政部经理行政部经理

印章

部部门印行政部印公司名、部门名行政部经理行政事务主管

门分店分店印公司名、分店名XX分店经理分店

印工厂名行政科长

章职务董事、经理职务名称行政部经理行政事务主管金属制

印章

部长印财务部经理印公司名、职务名财务部经理财务主管

（银行专用）

（二十一）印章使用范围表

种区分公司支票及合同及定货单各类辞请收人事关员工委

类债券银行兑其他重及n常对外令示据.系及有存款任

现凭证要文件业务文文件关证明账目状

件

公公司

司名章

名股份

称公司专用

印部门名章

章分公司名章

职苗事长名章

务苗事（股份

名公司专用）

章名章

其他高级

职员名章

财务部

经理名章

分公司

经理章

第四章网络信息管理

（一）计算机故障维修记录卡

部门：填写日期：单号：

机括编号规格数量故障说明预估修理费使用人备注

（二）计算机网络报修登记表

序号报修时间报修部门报修原因维修人维修情况完成时间备注

1

2

3

4

5

异常情况说明：

（三）计算机网络设备档案表

设备使用部门:

设备名称设备规格销售销售设备购买维护公司维护年维修

品牌型号号码公司价格日期年限费用

故障现象及维修情况维修人维修时间更换配件记录

故障记录

备注

第五章文书档案资料管理

（一）收（发）文登记表

收文发文

月发文文事份有无签月收文文事份有无寄件签

日单位号由数附件收日单位号由数附件人收

（二）公文传递单

填写日期：年月日

收文公文编号文件名称发文签收备注

（三）公文会签单

发文单位发文文号发文日期年月日

时限□普通件口急件□特急件密级□普通口秘密□机密□绝密

内容

会单位接文时间交文时间行政部转呈时间

签1月日时月日时月日时

项2月日时月日时月日时

序3月日时月日时月日时

备注

（四）档案索引表

序号档案号档案名祢建档口期储存位置档案内容处理

（五）档案明细表

全0案移出归还

宗录卷H单位名称经手人姓名管理人日管理

号号号期员签字期人员签字

（六）档案调阅单

编号：填写日期：年月日

类另U调卷部门

调卷人

文件内容摘要

调阅用途

调阅期限自年月日起至年月日止•计日

原收文编号借出日期

档号归还日期

备注保管人签直

（七）信件接收登记表

月份：年份:

日期信件种类接收入收信人所属单位/职位分发日期签收人

（八）外发信件登记表

序号外发时间信件信息发信人信息密级

信件类别外发地址收信人发信件单位

（九）图书借阅卡

图书信息栏借阅信息栏

图书编号借阅人

图书名称办理人

图书价格借阅日期

图书等级归还日期

签字确认栏

借阅人签字：办理人签字：

年月日年月日

说明：双方各留一份，便于H后归还确认。

（十）借阅登记表

年月日

借阅日期编号名称借阅人归还日期借阅人签字

借阅办理人:

（卜一）丢失报告单

填表日期：年月日

丢失资料编号丢失资料名称

发现（大致）H期资料存档H期

资料所属级别资料管理人

丢失原因:

资料管理人员签名：

日期：年月日

单位处理意见保卫处处理意见