县级综合医院医院办公室工作制度

县级综合医院医院办公室工作制度

目录

第一节医院办公室工作制度........................................................2

第二节院长办公室工作制度........................................................4

第三节公文发文管理制度..........................................................5

第四节文件印制规范..............................................................7

第五节公文处理规范补充规定......................................................8

第六节文件复印管理制度.........................................................12

第七节保密管理制度.............................................................13

第八节大事记管理制度...........................................................16

第九节打印室工作制度...........................................................20

第十节收发工作制度.............................................................21

第十一节多功能会议学术厅工作制度...............................................21

第十一节会议室使用管理办法.....................................................21

附：1.会议室主要功能定位........................................................22

第十三节印章管理实施细则.......................................................25

第十四节电话班工作制度.........................................................29

第十五节接待参观学习制度.......................................................30

第十六节公务用车管理办法.......................................................30

第十七节科室接收来电信息处理制度...............................................32

第十八节执业证照（证件）管理制度...............................................34

第十九节职能部门下送下收工作制度...............................................36

第二十节行政总值班工作制度.....................................................37

第二十一节宣传工作制度.........................................................37

第二十二节宣传科工作制度.......................................................41

第二十三节舆情应急管理制度.....................................................42

第二十四节标识管理制度.........................................................45

第二十五节接待媒体采访工作制度.................................................47

第二十六节规范性文件制定管理规定................................................48

第二十七节规划编制与实施办法...................................................53

第•节医院办公室工作制度

一、目的

为了进一步规范医院办公室工作，加强部门建设，提高行政管理、宣传、社会治安综合

治理、应急管理、院务公开、档案管理、事务服务能力，充分发挥医院办公室工作职能。

二、主要范围

医院办公室负责全院的行政管理、综合协调、文书档案、医院宣传、接待等工作，充分

发挥办公室联系上下、协调左右、沟通内外的枢纽作用。

三、工作标准

（一）协调各有关部门组织编制医院中长期发展规划、中期评估报告、规划期工作总结。

草拟年度工作计划、工作总结。

（二）作为医院行政管理工作的统一协调部门，建立健全协调工作机制。督促指导科室

行政管埋规范化。

（三）公文处理。建立健全收发文处理制度、公文写作标准、规范。严格执行公文办理

标准、处理程序，督促检查公文办理结果。做好公文整理，及时收存归档。定期向院长报告

收文处理情况。

（四）印章管理。严格执行印章管理制度，严格用印审批，正确用印，做好登记。妥善

保管印章，严防丢失。督促、指导相关专用印章管理部门、科室用印管理。

（五）保密管理.严格保密制度，按规定确定密级。严格保密事项处理程序，严防泄密

事件。妥善保管涉密文件、资料。

（六）院务公开管理。协调各部门认真落实卫生行政部门明确要求的院务公开工作任务,

推进科务公开工作。加强对各部门、科室实施院务公开、科务公开工作的督促指导，确保规

范运行。及时总结院务公开工作经验，完善院务公开工作措施，不断深化院务公开，加强民

主管理。

（七）社会治安综合治理。认真贯彻执行社会治安综合治理工作政策、法律、法规、规

章、制度，协调各部门、科室加强综治工作，开展平安医院创建活动。严格执行综治工作目

标责任制，加强日间监督管理。定期或不定期组织安全检查和隐患排查，及时解决存在的问

题。开展普法教育，增强全员法纪意识，依法治院，依法管理。

（A）档案管理工作。严格执行档案管理法律、法规、规章，建立健全医院档案管理制

度、规范。做好全院文书档案管理工作。做好各种档案资料的收集、整理、编目、归类工作。

搞好综合档案室的防护工作，切实做到防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防

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虫、防有害气体等，保持档案的完好。

（九）总值班管理。做好院总值班工作安排。组织总值班人员培训，提高总值班人员处

理医疗、行XX临时事宜的能力。督促值班人员严格值班制度，及时处理非办公时间医务、

行XX临时事宜，及时传达、处理上级指示和紧急通知。定期分析总值班工作运行情况，及

时纠正总值班工作运行中的问题。

（十）标识管理。负责全院各类标志、标识导引、宣传标语等管理工作。

（十一）新闻宣传。承担对外宣传工作，塑造医院良好社会形象。与新闻媒体建立良好

关系，组织撰写新闻稿件，提升医院的社会影响力。组织协调院内宣传报道，把握正确舆论

导向，及时向院领导沟通、汇报。加强网络舆情监测，及时收集整理舆情信息，供领导决策

参考。积极协调相关部门处理新闻宣传不良事件，维护医院良好形象。加强宣传工作调研，

及时收集宣传线索，组织宣传策划，不断提高宣传工作水平。

（十二）宣传材料编印。拟定全院广告宣传策划和预算，经院领导批准后，负责组织落

实材料的编印、派送、展示等方面的工作，定期办理全院报刊、杂志的征订工作。

（十三）宣传设施管理。定期检查院内外宣传设施状况，负责宣传设施的日常维护工作。

协调与各科室的关系，承接安排科室宣传、公示等资料设计制作。做好新住院大楼广告机的

运营管理。做好电视广播内容的策划、审核、制作、选购等工作，确保传播信息积极健康、

切合医院实际，保证播放内容的及时更新。

（十四）影像摄制。负责院内影像录制设备的选型，协助医学装备部采购，严格操作规

范，正确使用，加强日常维护保养。承担全院重大活动、重要接待、重点项目等的摄影摄像

工作。包括记录医院发生的大事件、院内外举办的各类文化活动、重大手术等的存档影像，

以及医院宣传影像的录制等。妥善保管影像资料，及时攻集整理移交综合档案室。

（十五）公务接待。严格执行公务接待管理制度。严格接待标准，按照接待省级部门和

市级领导、市级部门、友邻单位等不同级别，确定相应的接待用餐标准，据市场物价变化情

况调整。做好客餐登记和费用报销凭据审核，严格按范围、按标准核对票据，杜绝超范围、

超标准及重复报销。

（十六）公务用车管理。严格执行公务用车管理制度：做好公务用车安排、协调及管理

工作。各部门、科室因工作关系用车，必须于前一日向医院办公室申请，由医院办公室统筹

安排。驾驶员和用车人员必需遵守出车时间，不得无故迟到，原则上超过20分钟，医院办

公室有权另行安排，或作为本次弃权用车处理。

（十七）通讯管理。拟定医院通信管理制度，报经院领导审批通过后执行。负责院内通

信设备的维护工作，发生故障时及时通知相关部门维修，保证全院通信畅通。按岗位和工作

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六、按规定出具证明、介绍信，严禁出具假证明。

七、做好行政总值班的排班，对交班遗留的问题负责协调处理，并作好记录。

八、认真搞好外事接待工作。

九、严格执行档案管理法律法规规章和医院有关规定，做好全院文书档案的收集、整理、

立卷、存档工作。

十、协助院领导处理行政事务，加强对科室行政管理工作的督促、检查、指导，积极参

与协调多部门工作。

十一、加强对打印工作的管理，经常督促检杳打印室工作，为全院提供可靠保障和优质

服务。

十二、严格执行收发制度，加强对收发工作的督促检查。

十三、认真做好公务用车安排及管理工作。

十四、严格执行保密工作制度，切实保守医院秘密。

十五、认真完成院领导交办的其它工作。

第三节公文发文管理制度

一、目的

为适应行政工作需要，推进我院发文处理工作科学化、制度、规范化、制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于各科室、各部门的发文办理工作。

三、定义

医院发文：经院长同意以医院名义发出，是在行政管理过程中所形成的具有法定效力和

规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策、法律、法规和上级重要指示、意

见，请示和报告工作，指导、布置和商洽工作的重要工具。

发文办理：是指公文起草、审核、签发、核发等一系列相关关联、衔接有序的工作。

发文办理原则：实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。

四、标准规范

(―)发文内容

1.涉及全局的工作，院长办公会作出的决策、决定和审议通过的规范性文件(规定、

办法、规程、细则、制度、职责、应急预案)等。

2.医院远期、中长期发展规划、年度工作要点及工作总结.

3.重要工作的安排意见和实施方案。

4.需报请上级部门审批的事项、上级单位要求上报的有关事项。

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（-）行文规则

1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行

文的，应当同时抄送被超过的机关。

3.一般不得越级行文。越级行文的特殊情况：一是遇有重大突发事件，包括重大自然

灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为了抢时间，不误事。

二是直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，对处分决定不服的，可以越级行文。

（三）起草

由公文承办部门按规定起草，应做到：

1.符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行

有关公文相衔接。

2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

4.文种正确，格式规范。

5.公文涉及其他部门职权范围事项的，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一

致。

6.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

7.院长应当主持、指导重要公文起草工作。

（四）审核

公文文稿签发前，应当由医院办公室进行审核。审核的重点是：

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。

2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图;

是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

3.涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4.文种是否正确，格式是否规范：人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否

准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

（五）退文

经审核不宜发文的公文文稿，由医院办公室退回起草部门，并说明理由；符合发文条件，

但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

（六）签发

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重要文件、纪要、上行文由院长签发；简报由分管院领导签发。签发人签发公文，应当

签署意见、姓名和完整日期

（七）复核

已经签发人签批的公文，印发前，医院办公室应当对公文的审批手续、内容、文种、格

式等进行复核；需作实质性修改的，应当由起草部门负责人报原签批人复审。

（八）登记

对复核后的公文，医院办公室应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（九）印制

公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（十）核发

公文印制完毕，应当对公文的文字、格式进行检查后挂网（0A系统）分发。

五、流程（见另文）

六、职责

（一）院长：负责重要文件、纪要、上行文的签发.

（-）副院长：负责重要文件、纪要、分管方面上行文的会签；负责分管方面简报的签

发。

（三）医院办公室：是公文的印发部门。牵头发文处理工作，包括起草、审核、退文、

编号、登记、用印、原稿存档等程序性工作。负责发文的印制、核发、挂网（0A系统）等

工作。

（四）各科室、部门：负责发文起草、审核、校对和上行文件的核发工作。

第四节文件印制规范

一、文稿送印

（一）文稿复核

凡送印的文稿，必须内容确定，格式规范，书写工整，手续完备。医院文件，按规定的

办理程序和审批权限经有关领导审核、院长或书记签发后交打印室打印。

（二）登记、编号

院行政文件统一由医院办公室登记、编号、填写印数后送印。

（三）签发

文件签发原则为谁签发谁负责。文件在校对、送印的过程中，如发现文稿里有文字或内

容需作调整或修改的，必须经原签发文件的领导审阅修改或授权修改。授权修改的文件必须

在文稿上注明谁授权、授权内容等。未经授权，任何人不得改动文稿。

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（四）付印

文件校对由拟稿部门负责，并在校对后签字；文件排版、制版、印刷、装订由打印室负

责；院行政文件盖章由医院办公室负责；文件加印由医院办公室主任负责审核。

（五）分发

文件分发由下送下收工作人员负责，并作登记。

二、文件印制质量标准

（一）用纸规范、排扳字体标准以及格式要求见《公文格式规范》。

（二）印刷时限

从收到文稿之日起，特急文件随到随印，急件1个工作日内印发，一般文件2个工作日

内印发。

（三）质量责任

打印室印制的文件和其它文字材料，内容必须与原稿一致，排版、制版、印刷、装订等

各个环节必须符合技术规范要求。

第五节公文处理规范补充规定

为保证公文处理工作达到优质、及时、高效、系统、完整、规范，明确各级管理人员在

公文处理中的货任，提高公文处理质量和效率，根据《国家行政机关公文处理办法》和《XX

市XX县人民医院收文处理实施细则》相关规定，结合医院实际，针对近期公文处理中存在

的问题，进•步补充公文处理规范。

一、上级米文

（―）收文人员收文处理规范

收文人员要确保公文处理的及时性、准确性、完整性、安全性。收文处理要求：

1.签收

签收上级来文，务必做到紧急公文签收的及时性；重要公文签收的准确性。收文时应逐

件清点，重要公文逐页清点，紧急公文应注明签收的具体时间。

2.登记

对签收的公文，做好登记，登记要素齐全，包括收文日期、发文机关、发文字号、公文

标题及办理情况等，不得漏项、错项。

3.拟办

根据公文内容及要求，按阅件、特急办件、急办件、普通办件分类，务必在收文后4

小时、0.5小时、1小时、4小时内提出拟办意见。

特殊件须经部门负货人对拟办意见进行审核。

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4.催办

收文人员对公文的承办情况进行督促检查，紧急或重要文件及时催办，•般公文每周定

期催办。

每周的最后一个工作日清理本周收文处理情况，主要针对上级机关主送本单位并需要具

体实施、贯彻执行的文件。

需要办理的公文，如未在规定时间内办结，则采取电话催办、当面催办、请主办部门向

院领导汇报等多种方式进行催办。

5.审核

严格审核文件办结情况，尤其是要对有明确指向、工作任务、具体要求的办件，要审核

院领导签批是否到位，承办部门对办理结果批注是否完整、准确。

严格退文制度，对不符合规定的，严格办理退文并说明原由。

6.查办

对重要文件的办理和执行情况每周查办一次。查办要点：上级、院级领导有明确工作要

求和指示的文件办理是否及时、准确、完整。

7.反馈

收文人员按时了解办理情况，收取办结文件，并及时反馈。

•般性公文，每周星期•将超时未办结文件处理情况报部门负责人：特殊性公文或重要

公文，按时限要求向部门负责人反馈办理情况。

按月分析院级领导处理公文情况，形成报表，当月月底反馈至院长。

8.考核

严格执行收文处考核，

主要针对办理不及时或效率低下，办理落实不到位或漏项不办，相互推诿或拖延不办,

公文损坏或遗失等纳入月度行政管理通报，并按规定纳入月度常规考核。

（-）院领导批办公文规范

院长、分管院领导阅理公文，对院外来文的处理，原则上在1个工作日内作处理，签署

意见，作出批示。批办文件的要求：

1.阅件：只需阅知不需办理的公文，进行圈阅。

2.办件：

（1）特殊、重大、重要事项，院长作出批示，分管院领导按照院长批示和文件要求进

行处理。

（2）一•般办理事项，由分管院领导直接作出批示或提出办理意见；如遇涉及多名院领

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导分管事项，由主要事项分管院领导牵头，协调相关分管院领导提出办理意见。

批办意见具体要素包括：处理的原则、方法和要求，明确承办部门、办理事项、具体要

求、办理时限。

批办注意事项:避免过于原则和意图不清，对于需要两个以上的部门或人员共同办理的，

应指定牵头部门和主办者，需要传阅、传达的文件，应批示明确传阅对象或传达范围。

（三）承办部门承办公文规范

主办部门或有关人员应根据公文内容要求，遵照院领导批示，及时办理，并在收文处理

批签表上作简要注明，以便公文的管理与查考，并交送医院办公室存档。承办公文的要求：

1.认真研究公文内容和院领导批示意见，了解办理的具体事项，尤其是院领导批示要

求办理的事项及要求，不得漏项、错项办理，如有异议，必须请示分管院领导后，由签署意

见的院领导定夺，如仍有异议，需请示院长决定后再进行处理。

2.弄清公文处理的时间要求，按照轻重缓急进行落实。原则上一般事项在5个工作日

内完成，如有办理时限要求的必须在规定时限内办结。加强对特件、急件办理的时效性，不

得延误办理。如在5个工作日内不能完成的公文，应在时限内告知医院办公室收文人员，并

在收文处理批签表上按进度注明办理情况，尽快办结，办结后注办清楚，交送医院办公室收

文人员处。

3.公文办理过程中，凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应直接办：

凡涉及其他部门职权业务范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商办理；如有分歧，

主办部门主要负责人要主动协调相关部门，不能取得一致的，可以报请分管院领导或院长决

定。

二、呈请性公文

（一）收文人员处理规范

1.审核签收

收文人员对各部门报送的请示须进行审核，确定是否接收进入办理程序。

（1）审核

审核要素包括：公文是否有部门负责人签字、有无越级请示、多头请示或请示名义不当、

请示是否一文一事、行文是否符合行文规则和格式规范、会签是否完整、正文表述是否恰当、

附件是否齐全等。

需要提交院长办公会审议的议题，除上述要素外，还需审核议题是否符合院长办公会议

题范围、相关资料是否齐全、审签是否完整等。

（2）签收

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对符合收文条件的公文及时签收，并加盖收件章，进入公文处理程序，否则予说明原

因，释以退文处理。紧急公文须加盖急件章。

2.登记

对签收的公文，做好登记，登记要素包括：收文日期、来文单位、文件标题、运转方向

等，不得漏项、错项。

3.分送办理

根据请示事项按照院领导分工及机构职能，将请示分送有关院领导批示或部门研究处理。

如涉及多部门处理的公文，要先分送主办部门办理后再分送协办部门。

时限要求：普通件0.5个工作日内分送办理：紧急件签收后立即分送办理，并呈送相关

院领导、主办人手中，如未亲自接收，须电话告知对方。

4.催办

送签中要注意及时跟踪催办，尤其是紧急、重要公文，须在规定时间内催办完成。

（二）院领导批办公文规范

批办要求：分管院领导批办意见应态度明确、建议可行，不能模棱两可、意见模糊、不

作具体批示等情况。

时限要求:普通件不超过2个工作口：紧急件不超过时限要求。

（三）承办部门承办公文规范

根据院领导批准或会议决定，按照规定时限及具体要求办理。

凡涉及其他部门协助办理的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理。

三、会议（活动）通知的办理

（一）收文人员办理规范

1.审核签收

收文人员对会议（活动）通知须进行审核。

审核内容：会议（活动）通知事项是否属于本机关（单位）应该参加范围、是否明确指

定专人参会、参会人员范围。

如符合收文要求则签收、登记，填写通知单，进入办理程序，否则予以退文。

2.分送办理

根据来文内容，按照院领导分工和机构设置，商请有关院领导出席、参加或将会谈（活

动）通知分送有关部门处理。

3.拟办送审

《通知》中明确由院主要领导出席的，呈送院主要院领导。

II

《通知》中明确由分管院领导出席的、或由院主要领导批签给相关院领导出席的，呈送

相关分管院领导。

《通知》中明确由相关部门负责人参会的或由院领导批签给相关负责人参会的，分送相

关参会人员。

4.通知提醒

及时在会议（活动）前提醒领导出席、参加，并协调车辆调度员做好车辆等后勤保障

工作。

5.登记存档

登记院级领导外出参会情况，登记要素：参会人员、参会时间、参会地点、主办方等。

收集院级领导外出参会领会的会议精神，并设专卷存档。

（二）院级领导处理规范

1.批办

院级领导接参会通知后，确定是否按时参加会议。特殊、紧急会议立即签回收文人员；

一般会议至少提前0.5个工作日签回收文人员。

2.反馈

参会院领导，领会会义精神，回院后进行传达。特殊、紧急会议，回院后第一时间上报

院长；•般会议，回院后2个工作日内形成会议精神书面汇报材料，报院长，并开展相应工

作；会议精神由参会院领导于最近一次院周会上传达。

（三）部门负责人处理规范

1.承办

部门负责人收到参会通知后，确定是否需要派车前往参会。如需派车，特殊、紧急会议

立即回复收文人员，一般会议至少提前1个工作日回复攻文人员。

参会要求：着装整齐、准时参加、认真领会会议精神、做好相应记录。

2.反馈

参会人员，领会会议精神，回院后及时上报并开展相应工作。特殊、紧急会议，回院后

立即向分管院领导上报会议精神：一般会议，回院后1个工作FI内向分管院领导上报会议精

神；按分管院领导批示及要求，开展相应工作。

第六节文件复印管理制度

一、复印文件必须严格审批登记。

二、中央、省（市）下发的“绝密”、“机密”、“秘密”文件、资料及其他发文，部门规

定不准翻印的文件（或资料），任何人不得自行复印。工作确需复印时，必须经原发文部门

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领导批准。

三、上级无“密”级性文件，如因工作需要，必须复印者，党内文件由分管党务工作的

领导批准，行政文件由分管行政的院领导批准。

四、本院制发的“机密”、“秘密”级文件,都要和原样进行登记加强管理,使用完毕,

及时清理销毁。

五、机密、绝密文件一律不得到营业性的印刷单位或复印场所复印。本院复印室不得为

个人复印任何机密、绝密文件、资料。

第七节保密管理制度

一、目的

为加强对医院涉密文件与资料的管理，建立健全保密管理机制，有效维护医院权益，参

照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》，结合

医院实际，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于与医院利益密切相关，在一定时间内只限一定范围人员知悉的涉密文件、

资料及涉及这些内容的相关人员。

三、保密范围

（一）医院重大决策中的秘密事项。

（-）医院尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

（三）医院内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。

（四）医院财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

（五）医院所掌握的尚未公开的各类信息。

（六）医院职工人事档案。

（七）科技成果、正在研究的科研项目或设想。

（A）有涉密内容的音像带、图表等。

（九）经上级部门下发和转发的秘密.机密、绝密文件资料、刊物。

（+）其他经医院领导确定应当保密的事项。

（十一）一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

四、密级确定

（一）医院涉密文件的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。文件的密级由院长或

指定负责人确定。

（二）“绝密”是最重要的医院秘密，泄露会使医院的权益及经济利益遭受特别严重的

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损害。

在医院经营发展过程中，能够直接影响医院权益或经济利益的重要决策文件、资料，应

列为“绝密”级。

（三）“机密”是相对重要的医院秘密，泄露会使医院权益和利益遭受到严重的损害。

医院年度规划、工作计划、财务报表、统计资料、重要会议记录、医院经营情况、职工

工资收入等应列为“机密”级。

（四）“秘密”是一般的医院秘密，泄露会使医院的权力和利益遭受损害。

医院人事档案、合同、协议、尚未进入市场或尚未公开的各类信息应列为“秘密”级。

五、涉密文件的知悉范围

涉密文件的知悉范围，应当根据工作需要限定在最小范围。

（-）涉密文件知悉范围限定到具体人员的，由限定的具体人员知悉。

（二）“绝密”文件由院长和院长确定相关范围人员知悉。

（三）“机密”文件由院领导班子及相关部门负责人知悉。

（四）“秘密”文件由分管副院长及相关部门负责人、工作人员知悉。

（五）涉密文件知悉范围以外的人员，因工作需要知悉涉密文件的，“绝密”文件应当

经由院长或院长授权人同意后方可知悉；“机密”、“秘密”文件应当经过保密小组组长同意

后方可知悉。

六、运转流程

（-）外来涉密文件：保密小组办公室工作人员收文确定报送范围一办公室主任审核一

交由知悉人员阅知或办理一保密小组办公室或相关人员存档。

（二）院内涉密文件：院办工作人员收文一保密小组办公室主任审查，提出初步意见一

定密负责人（院长或院长授权人）定密一保密小组办公室工作人员按涉密文件知悉范围分送

至知悉人阅知或办理f保密小组办公室或相关人员存档。

七、保密措施

（-）属于医院秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、

保存和销毁，由院长指定专人执行；采用电脑技术存取、处理及传递的医院秘密由网络管理

人员负责保密。

（二）对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

L收发、传递和外出携带，由指定人员完成，并采取必要的安全措施；

2.在设备完善的保险装置中保存。

（三）属于医院秘密的设备维修和销毁，由医院指定专职部门负责执行，并采用相应的

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保密措施。

（四）在对外交往与合作中需要提供医院秘密事项的，应当事先经院长或院长授权人批

准。

（五）具有属于医院秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：

1.选择具备保密条伫的会议场所。

2.限定参加会议人员的范围，对参加人员强调保密事宜。

3.依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。

4.确定会议内容是否传达及传达范围。

（六）不得在私人交往和通信中泄露医院秘密，不得在公共场所谈论医院秘密，不得通

过其他方式传递医院秘密，

（七）医院工作人员发现医院秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并

及时报告院长；院长接到报告，应立即作出处理。

（八）属于医院秘密的文件、资料，应当依据本制度的规定标明密级，并确定保密期限。

保密期限届满，自行解密，

（九）医院成立保密小组（名单附后），由院长担任纤长。保密小组成员每年一次例会，

自杳一次，年终进行总结，及时分析全院保密工作情况，研究保密工作措施，写出书而报告，

使医院保密工作不断改进和加强。

八、考核

（-＞凡与涉密事项有接触机会的员工都有自觉保守医院秘密的责任与义务。

（二）出现下列情况之一的，给予当事人警告处分。

1.泄露医院秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

2.己泄露医院秘密但采取补救措施的；

（三）出现下列情况之一的，依据医院《职工奖惩制度》进行考核。

1.违反保密制度或向院外提供不该让病人或外界知道的病案资料等信息，扣罚当事人

100〜300元。

2.给医院造成不良影响的，扣罚500〜1000元

（四）因泄露机密导致医院重大经济损失的，医院保留付诸法律的权力。

附：保密小组成员名单

组长：杨宗成

副组长：李本华、

成员：徐丽卿、X晶、陈洪霞、黄莉、刘琴、陈敏、苏永建、李敏、胡X

15

娟保密小组办公室设在丢院办公室，徐丽卿兼办公室主任，伍奎为工作人员。

第八节大事记管理制度

一、大事记载的目的

大事记是对医院重要事件、重要活动的真实记录。

二、大事记载的范围

（-）全院性大事

1.上级对本院的重要指示、决定、规定、通知、公告等文件；上级对医院工作活动重

要的书面或电话指示、指导；领导人亲临视察、检查以及提出的主要意见。

2.院领导对上级重要指示、指导、意见、精神的贯彻情况；对科室所作的重要批示、

指示；参加的重要活动、外事活动、出访等。

3.医院发出的重要又件；重要决策和决议事项；重要会议、重要活动及全院职工大会。

4.医疗、医技、护理、行政、后勤等工作中所发生的重大事故或严重差错；上级的批

评和本院改进的措施、办法。

5.人员编制增减。

6.医院获得的荣誉，

7.与外单位签订重要的协议或合同。

8.社会性大事、要事对医院的影响、反映等。

（二）专项性大事

1.医疗、护理开展的新业务、新技术（包括新手术）、科研成果、引进先进技术。

2.重大疫情、自然灾害、成批伤员救治等突发事件应急处置、疑难危重病人全院性大

型抢救。

3.大型设备的安装及投入使用；重大工程的开工和竣工。

（三）个体性大事

1.科室成立、撤销、合并；科室名称更改、职责范围调整；办公地址迁移。

2.院领导、中层干部的任免.调动.退休和逝世.

3.典型的好人好事，有提高或贬损医院声誉的人和事；干部的重要奖励、处分。

（四）其他有关重大事项。

三、大事记的编写方法和要求

（一）大事记应按年、月、日顺序编写。应以当日记载为主，也可隔日或数日记载，但

不能遗漏。

（二）凡能反映医院面貌，在今后有查考价值的事项和活动，无论例行的还是临时发生

16

的，都在记载之列，但要记载大事，防止事无巨细、一概罗列。

（三）明确一事一记，分条记载。每件大事发生的具体时间、地点、起因、主要过程、

涉及部门及人员以及结果等均要记载。编写大事记坚持实事求是，尊重客观历史，反映事件

真相。行文言简意赅，梗概线索清楚，数据准确。

（四）对重要会议或重大活动，持续数日或更长时间者，可在会议或活动结束后，作一

项综合性记载.

（五）各职能部门对职能范围内的大事应主动向医院办公室提供信息、、资料。

四、明晰大事记整理原则

大事记是按照时间顺序，简要地记载某一地域、某个领域、某个单位、某个人物、某一

历史时期重大事件的一种编研成果，需遵循整理原则。

（-）求实原则。各科室、部门提交的大事记必须尊重事实、反映事实真相，与事件或

活动有关的人、事、时、地、数字等准确无误。

（二）完整原则。各科室、部门提交的大事记必须俣证内容上的完整性，所载大事的各

要素应力求齐全，包括事件的起因、过程、涉及的部门、人员及结果等；整理、上报部门必

须保持大事记时间上的完整性、连续性，不应中途间断。

（三）简明原则。大事记的收录、整理，要求在内容准确无误的前提卜，语言表达上言

简意赅、精炼概括，字数尽可能的压缩，尽量少用或不用修饰成份以及提问、描写、评论等

表达方法。

（四）单一原则。即讲求“一条一事”，各科室、部门提交的大事记必须严格按照审核

表上的要求，一表报一事，并按程序审核后交院长办公室整理；院长办公室在整理大事记的

过程中，必须坚持一条一事，切忌在一条之中同时记载两件以上事项，如果一日之中发生几

件大事，则应分条列明。

五、大事记载工作责任（附《XX市XX县人民医院大事记任务分解表》，

六、大事记报送程序

各科室、部门根据大事记载责任范围，按医院办公室统i印制的大事记审核表填写大事

记内容，经科室负责人签字、分管领导审核后交医院办公室汇总整理。

七、大事记整理格式

医院办公室工作人员在大事记的收录、整理过程中，必须严格按照大事记的记录格式,

采用编年体、条目式的记事方法，按事件发生的年、月、日先后顺序排列，先排有确切日期

的，后排无确切口期的；口期不清的列当月末，月份不清的列当年末；跨月、跨年的事件，

一般按最后月、年编排。每条事件条首标上，月份不清的事件条首标

17

八、整编和归档

（一）整编：指定专人记录，每天分条记录，每年按日期时序排列，构成当年大事记。

每季度交审，按年整编。每年年终，医院办公室对全年大事记作文字修改加工和选材取舍。

（-）归档：经过整编的大事记，经办公室主任审核，院领导批准，由综合档案室存档

备查。

九、几点要求

（一）各责任科室、部门要高度重视大事记的收集整理工作，切实把大事记收集整理纳

入口常工作中，确保完整、及时、准确记录。科室要安排专人负责大事记的登记、上报工作，

不得拖延、推诿、敷衍了事。

（二）各科室、部门在上报大事记时，认真填写审批表，并附送电子文档资料交医院办

公室整理。

（三）对发生的大事，责任科室、部门务必按照医院的统一要求于5个工作日内进行登

记，经科室、部门负责人签字，分管领导审核后报医院办公室整理。

附件：1.XX市XX县人民医院大事记任务分解表

2.XX市XX县人民医院大事记审核表

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附件1：XX市XX县人民医院大事记任务分解表样

类别收录范围承担部门

1.上级对本院的重要指示、决定、规定、通知、公告等文件；上级对医院工作

活动重要的书面或电话指示、指导；领导人亲临视察、检查以及提出的主要意医院办公室

见。

2.院领导对上级重要指示、指导、意见、精神的贯彻情况；对科室所作的重要

医院办公室

批示、指示；参加的重要活动、外事活动、出访等。

全

3.医院发出的重要文件；重要决策和决议事项；重要会议、重要活动及全院职

院医院办公室

工大会。

性

4.医疗、医技、护理、行政、后勤等工作中所发生的重大事故或严重差错；上医务科

大

级的批评和本院改进的措施、方法。护理部

事

5.人员编制增减。人力资源科

6.医院获得的荣誉。医院办公室

7.与外单位签订重要的协议或合同。医院办公室

8.社会性大事、要事对医院的影响、反映等。医院办公室

1.医疗、护理开展的新业务、新技术（包括新手术）、科研成果、引进先进技

专科教科

术。

项

2.重大疫情、自然灾害、成批伤员救治等突发事件应急处理、疑难危重病人全医院办公室

性

院性大型抢救。医务科

大

医学装备科

事3.大型设备的安装及投入使用：重大工程的开工和竣工。

后勤科

个

1.科室成立、撤销、合并；科室名称更改、职贲范围调整；办公地址迁移。人力资源科

体

性2.院领导、中层干部的件兔、调动、离休、退休和浙世。人力资源科

大党群办

3.典型的好人好事，有提高或贬损医院声誉的人和事。干部的重要奖励、处分。

事医院办公室

其他有关重要大事主要参与部门

注：1.此表所列大事记，由承担部门参与人员填写大事记审核表，做好登记、上报工

作。

2.此表未尽归类的大事记，由相关部门的主要参加人员填写大事记审核表，经负

19

责人、分管

领导审核上报。

3.此表所列各部门承担范围，若另有直接分管，且参与事件的当事部门，由分管的当

事部门

登记、上报。

附件2：XX市XX县人民医院大事记审核表样

主题：时间：

内容（包括事件的起因、经过，相关的人员等）：

提交部门：提交人：部门负责人：

分管领导审核意见：

医院办公室办结情况：

签名：

医院办公室负责人（签名）：

第九节打印室工作制度

一、承担院领导交办资料的打印、及全院各科室资料的复印工作。

二、妥善保管各类资料原稿，严防丢失。

三、各种文件、简报、会议纪要均须院领导审批后经医院办公室编号，办公室干事必须

凭领导签批的文印单进行制作。送打印的文稿要求字迹清楚，段落分明，语句通顺，标点符

号准确，无错别字，并写明起草部门，拟文时间、打印份数及审稿人等。

四、公文的制作严格按规范制作。

五、做好公文电子文档的移交工作。

六、送交的文件、简报、会议纪要必须做好交接登记，根据急缓安排工作，制作完毕将

原稿返回医院办公室存档,以防丢失。

七、文稿打印完毕后，废纸等应及时进行保密处理。

八、严格按各类设备的操作程序进行操作，严禁违规操作。

九、做好设备的维护和保养记录，保持设备使用畅通，建立好设备档案记录。

十、做好打印室的生产安全、消防安全及治安安全工作。

十一、严格执行保密制度。

十二、坚持节约原则，能双面印制的要双面印刷，避免浪费。

20

十三、凡属私人材料（包括署个人名的论文等）一律不予打印，复印私人文稿必须按规

定收费。

第十节收发工作制度

一、贯彻执行上级邮玫部门的政策法规。

二、负责办理全院报刊、杂志的征订工作。

三、当天的报纸、信件及时分检送到各科室。

四、特挂、汇款、包裹必须认真核对，详细登记、签收。

五、病员的挂号信件、汇款、电报先登记，然后送到科室，由病室护士长或有关人员签

收后送到病员手中。

六、对地址不详的邮件，收发人员应立即帮助查阅，尽快核对后发给收件人，对无法查

实的、一周后仍无人领取时，退回邮局处理。

七、收发室工作人员要加强安全防范工作，不泄露、私藏、私拆他人信件、邮票。

八、非本科室工作人员不得进入收发室内。

第十一节多功能会议学术厅工作制度

一、工作人员严格遵守医院的规章制度，认真履行工作职责，服从领导工作安排，做好

服务工作。

二、每日督促保洁人员做好多功能学术厅保洁工作，整齐会议桌椅。

三、根据会议要求，认真做好会前准备，联系安装多媒体，测试音响、话筒等设备设施。

四、会议时，注意做好茶水服务。

五、会议结束后，检查会议室财物、设施设备有无损坏，清洁卫生，保持室内整洁。

六、会议设备设施发生故障，及时联系有关部门维修，满足会议使用。

七、协调参会人员禁止吸烟，爱护场内设施设备。

八、下班前认真检查电源开关、门窗的关闭状态，消除安全隐患，杜绝安全事故的发生。

第十二节会议室使用管理办法

为加强会议室管理，规范、有效地使用会议室，提高使用效率，保障公务，特制定本办

法。

一、使用原则

会议室的使用应遵循“重要会议优先，紧急会议优先，全院性会议优先，先申请优先”

的基本原则，科学安排，合理使用，满足工作需求。

二、主要功能

按照会议室的位置、规模和设施配置，确定会议室的功能用途。会议室主要功能定位，

21

详见附件。

三、责任分工

根据职能分工，由医院办公室负责全院会议室的统一管理和使用调配，相关部门负责会

议组织与保障的有关工作，具体责任分工，详见附件。

四、审批流程

各科室（部门）使用会议室原则上提前告知院办，由医院办公室作安排。

五、管理规范与使用要求（详见附件）

六、监督考核

会议室使用与管理情况，由医院办公室负责监督考核，对违反该办法的科室（部门）或

个人，纳入综合常规综合目标考核处理。

附：1.会议室主要功能定位

2.会议室使用管理的责任分工安排

3.会议室管理规范与使用要求

附件1：

会议室主要功能定位

会议室名称座位数主要功能备注

主要适用于院周会、职能部门工作协

医技楼三楼会议室44座调会、专题会、座谈交流、工作报告

会、专业委员会议等小型会议。

主要适用于职工大会、总结表彰会、

动员会、院周会、培训会、学术会、

医技楼五楼多功能会议学术厅220座

庆祝会、联谊会、等大型会议和职能

部门全体会议等大中型会议。

22

附2：

会议室使用管理的责任分工安排

责任部门负责工作事项备注

制定管理办法，审查申请、使用登记、布置调

配、协调会务。科教科、医院办公室具体落实

医院办公室会议室日常事务，包拈会议室保洁与设备维

科教科护，会前摆桌椅：开空调，作电子显示屏会标

总务科（仅限医技楼五喽多功能会议学术厅），试启

后勤科音响、话筒、多媒体，按需求准备物资，会中

医院办公室提供饮水服务，会后对会场进行清理、保洁，

关闭门窗、电源，检查设备设施、物资家具等

完好情况。

视会议需求，负责制作、悬挂室外会标，制作

事业发展科

欢迎牌、座牌、胸牌.、路引，会场摄影等。

负责会议通知，准备会议资料，申请会议室，

说明使用需求，包括会标内容、会场布置、座

牌位置摆放、会议所需物资准备等事项。会前

使用科室（部门）

1小时核查会议室布置情况，参会人员签到、

考勤，会中考勤、维持会议秩序，会后交接会

议室。

视会议需求，负贵多媒体设备的管理与维护，

科教科会前安装、调试多媒体（远程会议系统、投影

仪、幕布、笔记本电脑等）。

负责会议室电视、空调、音响、话筒、调音器

医学装备科

等管理与维护。

视会议需求，调整会议室桌椅位置.，摆放盆栽

后勤科

花草，皮制桌椅擦油等保养。

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附3：

会议室管理规范与使月要求

管理规范

使用要求

责任部门工作要求

1.卫生保洁。原则上每日上午或会议结束时进行保洁，随时保

持地血卫生，小留纸屑、痰痕；大花板上尢浮尘、蛛网；墙壁1.未经医院办公室许可，

及墙上的灯具等悬挂物无灰尘；门窗玻璃干净明亮；整理桌椅，任何部门和个人不得擅

清理桌下抽屉杂物，抹净桌面水渍、清洗果盘和茶杯，查看饮自使用小会议室；未经科

水机储水量，做到清洁卫生、整齐有序。教科许可，任何部门和个

2.物资准备。使用科室（部门）申请会议所需的桌花、水果等人不得擅自挪用多功能

物资，由医院办公室根据分管院领导审批的品种、数量，通知会议学术厅多媒体设备

总务科购买，作好登记，并在会后请使用科室（部门）负责人和桌椅等物品，不能随意

签字确认。会议室日常所需的茶叶、水杯等物资，由医院办公移动室内设施，随意更改

室提出申请•，按规定程序报批。设备的配置信息或删除

3.窗帘使用。会议室窗帘的使用要规范，平时窗帘全部遮闭，储存文档资料。

后勤科开会时，拉开遮光窗帘，只留白纱窗帘遮闭，保持光线透亮。2.严格遵守会议时间，准

医院办公室4.空调温度。统一调节会议室空调温度，保持室内气温适度。时开会，因故推迟或取消

一般情况下,夏季空调温度设为26℃,冬季空调温度设为18℃,会议，应立即通知医院办

春季和秋季不开启空调。公室协调安排。

5.会前协调。会前1小时，会标、会议资料、饮水、音■响、话3.会议期间，自觉维护会

筒、多媒体等各项工作必须准备就绪，医院办公室例行检查，场秩序，认真听讲，勤作

发现问题及时协调解决。笔记，不迟到早退，不交

6.会中服务。会议使用期间，医院办公室注意观察会场情况，头接耳，不打瞌睢，不随

发现问题及时协调处理。除有特殊要求外.每隔15至20分钟