物业管理处规章制度

物业管理处管理制度

同馨物业管理有限企业

带格式的：左俯：2.51弹米，2.51屈米，

目录顶端：3.3年米.底端：1.9厘米,宽度：21厘

'K.高度：29.69陋米,贞片到过43,点：1.276(

米，页IW到边缘距出:1.27显米，无网格

岗位职责

4物.业经理岗位职责1…■式的：加II符',；和编］

2秘书/文员岗位职责3

各物业主任岗位职责4

工物业助理/接待员岗位职责5

9保安主管岗位职责8

e保安领班岗位职责9

7.清洁主管岗位职贡10

8清.洁领班岗位职责11

工作程序

1.业户收楼程序12

2.装修管理程序14

3.巡查程序17

4.投诉处理程序18

5.回访程序20

行政制度

•2巡查74

•UL-处理紧急状况75

♦11.停车场制度87

•12」保安人员组织编制90

•13.事故记录92

清洁/绿化制度

•清洁工作程序93・带格式的：缩进：左蜴：2.54厘米，悬挂缩进：

7.2字符,无项H符号或编号，孤行控制.段前不分

|更

•绿化工作程序95

•特殊环境清洁工作程序97

清洁工作检查规程99

一、岗位职贡

I.物业经理岗位职责

全面统筹整个物业管理工作，包括：-

⑴协调工作

a.协助住户组织业主委员会，以便推广管理事务。

b.加强与住户及业主委员会联络，出席业主委员会会议，并常常征询住户的意见，集中

交业主委员会参照。

c.代表物业管理企业与公用事业机构以及政府有关部门进行联络，保证国家有关政策法

规向贯彻。

(2)管理工作

a.处理所有住户/业主的查询及投诉.

b.切实执行管理公约及业主手册条款。

c.督促企业员工认真执行管理规章制度。

d.不定期召开业务会议或各班组会议，传达企业决策及确定方针，并研究处理各项管

理问题。

e.健立健全档案制度。

「.审批、签发来往函件。

g.制定各项设备的使用措施、守则。

h.每月向业主委员会及发展商汇报二作叼状况。如：住户入伙状况及空置状况：重大

遗漏工程：业主委员会/业主会议决定事项：财务管理明细表及其他事项。

i.楼宇验收和住户入户交接工作。

1认真执行政府政策法规和公安部门防盗防火防灾计划.

(3)人事管理

a.对人事部的培训计划进行审核，以及对员工体现H勺考核。

b.沮织召开人事晋升会议，对人事升迁作出决定性提议。

c.批签所有管理员工的假期。

(4)财务管理

a.自查及签发每月管理费明细表及管理费月报表，研究制定追收欠缴款项的措施和措

施,

b.抽查物业管理费及其他收入的收支状况及作出改善措施。

c.审批物料采购申请报表。

2.秘书/文员岗位职责

(1)负责处理所有管理处之文书工作；带格式的：缩进：左侧：-0.07匣米，悬拄缩迸:

7.2字符,孤行控划，段前不分页，制表位:不在

1.71字符

(2)将小区之资料健全入文献；带格式的：缩进：左侧：-0.07厘米，怂拄缩进:

7.2字符，孤行控刷，段前不分页，制我位：不在

1.71字符

(3)负责计算机程序、文字处理及打印工作:

(4)文献发送及登记：

(5)各类表格、通告及图表打印工作：

(6)IDD国际宜拨及之登记：

(7)编排各类会议时间及安排有关文献：带格式的：缩进：左M：-0.07厘米，悬挂缩进:

7.2字符.孤行控制,段的不分页,制表位：不在

1.71字符

(8)尽速完毕会议纪录等文献：带格式的：缩进:左向-0.07端米，悬挂缩进:

7.2字符,孤行控刑.段前不分页,制表位：不在

1.71字符

(9)协助处理征询及解答有关大厦事宜：带格式的：缩进：左侧：-0.07哩米，忌拄缩进:

7.2字符，孤行控划，段前不分页，制表位：不在

1.71字符

(10)协助处理对外公关事宜：带格式的：缩进：左侧：-0.07厘米，悬挂缩迸:

7.2字符.孤行控划.段前不分页.制表位：不在

(II)负责企业的印章管理；带格式的：缩进：左侧：-0.07厘米，悬挂缩迸:

7.2字符，孤行控肛段前不分页，制表制:不在

1.71字符

(12)负贡企业H勺营业执照管理。带格式的：缩进：左M：-0.07厘米，悬挂缩进:

酷招抵行控M段前不分此制表位：不在

(13)档案系统分类及存盘工作：带格式的：缩进：左侧：-0.07匣米，悬挂缩迸:

7.2字符，孤行控帆段前不分页，制衣位：不在

1.71字符

(14)文仪器材保修之联络：带格式的：缩进：左侧：-0.07厘米，悬挂缩进:

7.2字符,孤行控制,段前不分页，制表位：不在

1.71字符

(15)文仪器材配套用品之订购：・带格式的：缩进：左例：-0.07厘米,悬挂缩进:

7.2字符，现行控制，段前不分页,制表位：不在

1.71字符

(16)考勤卡收发及登记：<带格式的：缩进：左侧：-0.07匣米，悬拄缩迸:

7.2字符,孤行控划，段前不分页，制表位:不在

1.71字符

(17)文具、文仪及家俱之登记及发放；<带格式的：缩进：左侧：-0.07厘米，怂拄缩进:

7.2字符，孤行控刷，段前不分页，制我位：不在

1.71字符

(18)协助员工福利品订购及发放：•

(19)信件邮递；<

(20)接听办公室：<

(21)办公室其他杂务。•

3.物业主任岗位职贡

(1)协助物业经理贯彻一切物业管理职能。•带格式的：孤行控制，段前不分页，制表位：不在

1.71字符

(2)监管公共设备正常运作，定期向物业经理汇报及提出改善措施。<带格式的：缩进：左侧：-0.07哩米，忌拄缩进:

7.2字符，孤行控划，段前不分页，制表位：不在

1.71字符

(3)向各管理员工反馈业主的意见和投诉，并协助处理有关问题。一带格式的：缩进：左侧：-0.07厘米,悬挂缩道

7.2字符.孤行控制.段前不分页.制表位:不C

1.71字符

(4)监管物业的清洁、绿化、保安及维修，并进行妥善安排。<带格式的：缩进：左侧：-0.07四米，处挂缩诳:

7.2字符，源行控刘,段前不分页,制表位：不在

1.71字符

(5)熟悉并能自觉地运用政府及企业制定的各项法规、规章，实行有效管理。带格式的：缗进：左侧：-0.07厘米,悬挂缩进:

遍输孤行控辄段前不分此制表位：不在

(6)物业的地理环境，布局，构造用途，多种管线走向，多种设备状态，住户基本资一带格式的：缩进：左侧：-0.07匣米，悬挂缩迸:

7.2字符，孤行控帆段前不分页，制衣位：不在

1.71字符

料以及收费原则和计算措施。

4.物业助理/接待员岗位职贡

(I)上班后即阅读上一班管理工作记录，如有需要，可采用对应措施并作好记录。・带格式的：缩进：左侧：-0.07厘米，悬挂缩进:

7.2宇符，孤行拄划，段前不分页，制衣他.不在

1.71字符

(2)公共地方巡视，如：水、电、空调供应状况，清洁状况，保安状况以及其他事项。

巡视完毕后即填写巡视汇报呈交每班主管。所有汇报必须交到管理部主任处。

(3)建立及整顿物业内住户的有关记录，除日间办公及负责人姓名外，更须有夜间

的紧急联络及联络人姓名。有关业主的记录资料必须保密，并及时送交管理

部主任处理。

(4)认真听取业主对管理匚作的意见，接受投诉。可处理者，即行处理，不能处理者，，带格式的：缩进：左侧：-0.07悬挂缩进:

7.2字符，段前不分页，制表位:£1.71字符

汇报上级，并填写于管理工作记录内。

(5)理解各部门员工日勺工作状况，接受上级时工作安排。・带格式的：婚进：左侧：0.07厘米,悬挂缩进:

7.2字行，孤行控削，段前不分贝,制表位：不在

1.71字符

(6)熟悉《管理公约》和《业户手册》H勺有•关规定，掌握发生火警、盗窃或其他灾害・带格式的：缩进：左例：-0.07厘米，悬挂缩进:

7.2字符，孤行控制,段前不分页,制表位：不在

1.“字符

事故时的应急处理措施。

(7)参与验收工作，并做好业户入户交接的手续。

(8)必须穿着整洁制服当值。<带格式的：缩进：左侧：-0.07匣米，悬挂缩迸:

7.2字符，孤行控制，段前不分页，制表位:不在

1.71字符

(9)礼貌、耐心回答客人的问询。<带格式的：缩进：左M：0.07厘米，悬拄

行第孤行控制.段前不分虬制表位:

(10)监察周围之环境卫生，督促清洁员工工作。•带格式的：缩进:左侧：-0.07匣米,悬挂缩进:

7.2字符,孤行控划，段前不分页，制表位:不在

1.71字符

(11)协助处理及分发每日之报章及刊物。<带格式的：缩进：左侧：-0.07厘米，轮挂缩进:

7.2字符，孤行控划，段前不分页，制表位：不在

1.71字符

5.保安主管岗位职责

(1)保安主管对整个小区范围的安全包括消防、交通措施等负有组织领导时详细责任：

(2)制定保安部的工作计划和目的、监督各领班及全体保安员的工作；

(3)主持部门例会，传达贯彻管理处及有关部门I内指示；

(4)对物业内重大案件、事故亲自组织调查，并积极协助公安部门处理.；

(5)负责完毕物业经理交办的各项事项；

(6)认真做好保安部的考勤工作，详细汜载工作中所碰到及处理的各项状况，每天向主

管部门汇报一次；

(7)巡查员工工作体现并作出工作评估；

(8)与公安同、派出所保持联络；

(9)与业户保持联络，征求他们对保安向意见及提议；

(10〕制定小区内突发事故的应急措施；

(11；定期检查保安设备、器材、消防安全设施设备、培训消防知识及安排定期演习；

(12］完毕其他由物业经理委派的工作。

6.保安领班岗位职贵

保安领班直属保安主管F,全权负责带领旗卜保安员处理其班组当值时间所发生于范

围内的安全保卫工作，亦须协助及配合管理处提供顾客服务及处理投诉；其工作范围包括

但不限于下列各项：

⑴芍领保安员认真执行企业规定的各项规章制度：

(2)带领保安员积极完毕各项保安任务，严格规定保安员认真地履行职责，遵纪遵法、严

防失窃和暴力性的案件发生，以保证安全；

(3)合理地安排勤务工作，及时处理工作中出现的问题：关怀爱惜保安员，协助领导进行

深入细致的工作，搞好班内团结；

(4)加强保安员的管理教育，严格维护风纪和生活秩序，管理和爱惜全班的装备及其他用

品，防止多种事故，严守内部机密；

(5)每月组织四次班务会议，内容检查评比一周的工作、思、想、学习、生活遵守纪律方面

状况，并做好考勤及成绩记录工作。

7.清洁主管岗位职责

(I)按照管理部门制定的目的有效地组织属下员工完毕各项详细工作：带格式的：缩进：左侧：-0.07理米，处挂缩进:

7.2字何，孤行控划，段前不分页，制表位：不在

1.71字符

(2)订定工作计划及时间表：带格式的：缩进：左侧：-0.07厘米，悬挂缩进:

7.2字符.孤行拄风段前不分页.制表位：不住

1.71字符

例行检查属下员工工作完毕状况及作出对应行动，以补局限性：带格式的：缩进：左侧：-0.07阻米，悬挂缩迸:

(3)(.2字符，狐仃控帅段闻不分贝，制衣位：不化

1.71字符

(4)定期作出工作检讨，提出改善提议，清洁质量不停改善；带格式的：缩进：左他：-0.07厘米，悬挂缩进:

7.2字符，孤行控机段前不分由，制表位：不在

1.71字符

带格式的：缩进：左例：-0.07厘米，悬挂缩进:

(5)随时以防止性为工作目的，撤除“死角”的存在：7.2字符，孤行控制，段前不分贡，制上位：不在

1.71字符

(6)指导下属员工损伤清洁器材及作出应有保养：带格式的：缩进：左例：-0.07厘米,悬挂缩进:

7.2字符，现行控制，段前不分页,制表位：不在

1.71字符

(7)指导下属员工对各类清洁剂的理解及有效使用：带格式的：缩进：左侧：-0.07匣米，悬拄缩迸:

7.2字符,孤行控划，段前不分页，制表位:不在

1.71字符

(8)防止员工使用不合适的器材或物料损坏公共设施：带格式的：缩进：左侧：-0.07厘米，怂拄缩进:

7.2字符，孤行控刷，段前不分页，制我位：不在

1.71字符

(9)工具H勺管理及物料H勺合剪发放及库存的管理：

(10)组织例会，与下属员工保持良好沟通：

(II)按照管理部门规定定期进行员工工作评估；

(12)执行管理部门奖惩制度；带格式的：缩进：左侧：-0.07匣米，悬挂缩迸:

7.2字符,孤行控M,段前不分页，制表制:不在

1.71字符

(13)督导属下员工遵守员工守则及各项工作规章制度。带格式的：缩进：左M：-0.07厘米，悬挂缩进:

7.2字符，孤行控制,段的不分页,制表位：不在

1.71字符

8.清洁领班岗位职责

(1)执行上级所指派之工作，及完毕每R之例行工作；带格式的：缩进：左他：-0.07厘米，悬挂缩进:

7.2字符，孤行控制，段前不分虬制表位：不在

1.71字符

(2)协助制定及安排平常及定期之工作项目表：

(3)对机器及物料之性能深入理解，并能灵活运用，提高清洁水准及效率；

(4)每日巡视小区内各处之工作水准，认真督促员工，及时改善局限性之处，保持良

好工作质素；

(5)提高员工之工作知识及技巧,以达更佳效果：

(6)协助处理突发事件，并执行工作之尤其安排：

(7)遵守工业安全条例及防止工业意外，免伤及员工及他人；

(8)每日召开由清洁承判商参与的部门例会，安排并总结工作：

(9)检查一天清洁工作并记录存档：

(10)协助收发物料，每日清点：

(11)协助处理业户之有关投诉及管理处所发出之工作单:

(12)协助定期向物业主管汇报清洁状况及商讨改善；

二、工作程序

1.业主收楼程序

（I）管理企业根据发展商提供之业户资料，安排告知业户前来收楼，并预约收楼时间，防

止囚太多业户同步前来而影响服务质素。

（2）工作流程图

（备齐资料）

（登记、归档、派发《住户手册》）

（核收应收皆月）

（办理顾客出入证）办理装修手续

（办理装修手续或入住）

(3)在业户前来办理入住了续时，物业助理应填写《入住登记表》，杳验顾客如下资料，

并留存其印件，同步签发《住户手册》并作讲解：-

a.入伙告知书;

b.购房协议书；

c.业主身份证/营业执照：

d.代理入住委托证明以及代理人身份证：

f.发展商注明应具有的其他义献资料。

(4)财务部人员应核收业主各项费用并办理、管理费的银行托罢手续。

(5)在业主交清有关费用后，物业助理应陪伴业户对楼宇进行验收，并填写《楼宇交楼书》,

签收钥匙，如有遗漏项目，业主可填写《遗漏事项登记表》，限期交回，由物业部转交

有关承建商并跟进其在限期内修复，完毕后再告知业户验收。

2.装修管理程序

(1)物业部应在业户收楼时，讲解申请装修程序.

(2)业主装修管理流程图

业户提出装修申请并填写物业部人员预审装修内容及有

《装修申请表》，提供有关装修施工队资料，需报请消防

廿升3MeSI“rr»LLnAZe1+^rr.'inH

财务人员核收业户装修各工程经理对有关装修项目进行

项应缴费用。审批，并督促工程人员做好装修

物业部、保安部人员在平常巡查时

物业工作人员办理装修人员

应对装修施工队的作业状况进行监

《出入证》并告知保安部。

督。如发既有违章装修现象发生，

应立即予以制止并交由物业部统一

顾客装修完毕后，匚程经理对•

装修工程进行验收，确定无违

章现象，一种月后予以办理退

(3)对装修承判商H勺管理在装修人员进场之前，物业部应查验、复印并存盘如下资料:

a.装修商之营业执照：

b.装修人员证件；

c.保险单据(有需要投购保险之工程:，。

(4)在装修承判商办妥装修手续后，可准许施工人员进入物业施工。

(5)装修过程中，管理人员应监督装修施工人员在指定现场作业，按规定清运垃圾，同步

防止施工人员破坏公用设备、设施。

(6)在装修工程验收完毕后，应督促承判商交回所有的《出入证》，对丢失《出入证》H勺

将作惩罚。

2.巡查程序

⑴日检

a.物业部助理每日按规定对责任区至少进行一次巡视和检查，详细检查内容包括：-

_公用设施与否保持正常使用功能；

_辖区内各装修施工队有无违章作业现象；

_有无私自占用、使用公共场地现象：

_辖区内环境与否保持清洁、口生;

b.物业助理应将每日检查状况如实记录在物业部《日检登记表》内:

C.对检杳中发现的不合格项，物业助理应及时向管理处主管领导反应；

(2)局检

管理处每周对分管部门工作进行一次全面检查，并在周检登记表上作出对应的记录和

评价。

(3)月检

物业经理每月组织有关人员进行检评。

(1)在服务过程中由检查人员按原则规定重•新检查并做记录。

(2)记录的归档和保留

3.投诉处理程序

(1)处理投诉之程序

a.当接获业主或住户来电或亲临管理处投诉，在任何状况下，管理处员工必须以礼相待，

并须耐心聆听及记录投诉事项之要点。

b.接投诉之员工应精确无误地记如下事项：-

投诉日期及时间、投诉者姓名、投识者地址及联络、投诉内容。

c.如属较简朴之投诉事项，而接投诉之员工亦能自行分柝及处理，应即时处理及答复投

诉者；如属较复杂或须请示之事项，接投诉之员工应礼貌地向投诉者解释，待与上级跟

进有关之事后尽快与其联络交待。

d.如属紧急而又严重之事故，接投诉之员匚应即时向上汇报及请示，寻求处理措施，并

尽量将已采用之环节、进度或成果即时答复投诉者，使之安心及满意地拜别。

e.所有投诉均应尽快处理及答复投诉者，除应清晰地记录每项投诉之内容在日志部内，

亦须缮写《业户投诉/意见记录》表格及呈交上级审阅。

(2)处理投诉指导

a.对业主/住户之投诉应持欢迎态度，并予以热情接待：冷漠、训诉祗会引起反感。

b.理解投诉之内容。

c.分析问题之原因及责任状况。

d.实地视察投诉内容状况，注意做好记求。

e.提出处理或不处理的理由和意见。

£碰到不能处理之问题，应尽快向上级汇报，寻求指导。

请牢记，当处理业主或住户投诉时，必须表达出耐心和礼貌，诚恳与合作：以及运

用机智去处理每一项投诉；耐心及认真地聆听投诉者所述之一切事项并记录下来；然后

尽快采用合适的措施去处理问题，并向投诉者解释处理措施和过程，此乃处埋任何投诉

之准则。

如有投诉事项被隐瞒、虚报、误导等事情被发现，有关员工将被严重纪律处分。

4.回访程序

(1)客户部按照《顾客投诉记录》，对投诉100%进行回访，回访时间按投诉内容详细确

定。

(2)回访工作可采用与顾客交谈,现场查看、检查等方式综合进行。

(3)客户部安排人员对回访成果进行记录分析，发现存在的不合格项应及时向管理经理汇

报，安排人员限期处理，并再次进行回访，直至业主满意。

(4)回访的记录由客户部兼职文献管理员进行统一管理。

三、行政制度

1.物业管理处办公室守则

(I)办公室人员须严守企业H勺机密，各部门的多种内部规定及不公开的决策；带格式的：缩进：左侧：-0.07限米，处挂缩诳:

7.2字符，孤行控制，段前不分页，制表他：不在

1.71字符

(2)按照企业档案规定处理及保留档案，未经容许，不得私自将档案外借：

(3)须流转的文献和分发的通告，务必直接交到有关人士的手中：

(4)办公室员工须保持仪容整洁穿企业规定的制服，男性员工留心头发长度、指甲：

女性员工须注意化妆适度及防止过量饰物：

(5)办公室作为整个企业的J窗口，须注意言谈举止，为企业树立一种良好的形象：

(6)办公室员工应自觉提高自身的业务水平，紧密配合，提高工作效率；

(7)办公室员工如因需外出，需在接待秘书处将其外出原因、外出时间、去向及预计

归来时间填写清晰：

(8)办公室员工在执行公务M，成以维护企业利益为前提，不接受任何形式的贿赂或

向他人行贿：

(9)办公室员工尽量减少私人，若因要事的状况下，也需要在三分钟内结束；

(10)办公室中所有来电，必须在铃声响起三次0勺时间内接听，接听时需报：'［同

馨管理处，您好!”在接听客户时，请多用：''请、谢谢及麻烦你”等礼貌用

语。

2.往来文书控制及保密制度

(1)文书往来需严格，其中包括：-

a.外发文书：必需由总经理办公室发出。

b.内部文书：必需由部门主管发出或部门盖公章才算有效公文。

c.保密文献：必需统一由行政或总经理指派人员拆阅。

(2)保密制度

a.本制度是为处理波及企业机密的文献及其机要事项而制定。企业职工必须根据自己的

职务遵守处理机耍文献及机要事项的纪律。

b.本规定的修改与废止、由办公室提议，企业总经理决定后实行。

c.本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文献及事项，凡符合下列条款之•者均属于

此。

-有关企业的重要政策或计划；

-有关人事问题；

-有关重要会议日勺讨论事项：

-有关业主或租户的档案资料；

-契约、协定或根据协商而决定H勺事项：

-规定、命令中尤其指定时事项。

d.机要文献及其处理，按其程序可分为如下三利I・

-企业内部秘密，不能向企业以外公开。

-绝密，不能向部门经理及主管，以及尤其指名的最小范围内的有关工作人员以及承接

人员以外者公开。

e.机要文献、机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的经理负责，但企业总经理

可以命其变更。

f.机要文献或机要事项由该业务部经理负责印制和传达。

g.机要文献由其制发部门制成正本、撤本两份、一份由制发部门分门别类加以保管，另

一份由办公室专人保管。机要文献应加盖对应【I勺红色标识，其处理和保管由收件人自行

处理。

h.机要文献的制发部门应备有发文簿，文献发送至有关部门时，必须请收件人签字盖章。

i.企业内机要文献啊传递，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。不能以文献

方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。

j.机要文献须经制发部门1向经理同意后方可复制。机要文献复制时制发部门应将复制件

数量在原件或副本上详细记录，并在上述。款规定的发文簿上记载复制件的去向。

k.秘密文献或企业外秘密文献以及秘密事项，由制发部门的经理负责，清专人进行分

发和传送，但必须履行上述规定的手续。

I.机要文献及其有关草案、其他无用物品的销毁，应确定一定H勺时间，由所管经理负

责销毁。

m.凡违反本规定者，由总经理办公室讨论处理。

n.文献人体可分为：-

-法律效力文献：包括公约、手册、指南等：

-汇报/表格;

-作业指导书/工作手册:

-程序文献

3.档案系统

管理档案系统是管理工作中•重大系统，所有员工都必须积极关怀，需采用简朴及

轻易明白设计，各员工应按照卜.列规定处理文献：-

(1)分管经理工作职责

a.必须把档案管理工作列入经理任期目的责任制，并分解下达管理目的。

b.要重视档案管理工作，积极处理档案管理工作经费及其他问题，每年至少要召开两

次档案工作会议。办公室根据“档案法”和经理的年度方针、工作目的制定每年工

作计划。

(2)档案资料员工作职责

a.负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文献的催办工作。

b.按规定程序及时、对的地办理多种资料H勺动态注记。

c.准时搜集好各类档案资料，不散失，不遗留，做好立卷归档。分类要精确，装订要

工整，要符合立卷原则。

d.及时制定工作计划和做好工作总结，每月或每季提供应各级领导对1内、可靠的登记

表。

e.严格执行查阅资料的规定措施和资料保密纪律。

匕妥善保管好各类档案资料。

4.会议系统

为有效率地执行管理及不停完善管理运作，将采用下列安排：-

(I)会议召开之前应作好准备工作，确定议题内容，准备好有关的会议资料、文献。

(2)多种会议一般应与办公室联络，对出席对象提前一天以上发出告知，以备会议出席者

安排好工作。

(3)会议出席者应准时到会，假如无法参与，应事先向会议组织者请假，未请假或未经容

许请假而缺席、迟到者按有关出勤考核措施承担责任。缺席者应事后及时积极补阅会议

记录，理解会议精神。

(4)会议应坚持讲效率、开短会原则，发言者做到言简意赅，不作题外话但又要畅所欲言，

要使多种会议都能起到应有的效果。

(5)固定性会议为：总经理办公室会议，部门经理例会、部门例会、段组例会。

(6)会议如需增长、延期、合并或扩大出席对象时，由会议主持者约定后及时发出变更

及扩大范围的告知。

(7)出席会议人员于会议前安排好工作：会议期间其他人如无特殊状况不得进入会场找

人、谈事。如有来访客人或来访，安排合适人员作好接待记录，待会后再告知当事

人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时，应先得到会议召集者的容许，由其告知有关

人员离开会场，并尽量不影响会议进程与发言，维护会议正常进行。

(8)有关部门和人员应严格执行会议纪要、决策、决定的有关内容，于规定完毕日期后

的初次会议上作出完毕状况的扼要汇报。

(9)会议纪要，及所形成的决策、决定文稿应妥善保管，无关人员未经同意不得借阅。

(10)与会者需遵守会场纪律，尊重他人发言，充足阐明自己口勺观点，请调至振动档，

以维护会议正常进行。

5.办公室设备使用管理

(1)

a.企业设备专为保障企业各项业务工作得以顺利进行而配置，必须严格按规定使

用，无端损坏应赔偿：

b.企业各部门办公区域，因公事规定申请安装，须由部门或个人提出申请，办公

室统一办理，报总经理审批后，交工程部实行。

c.企业各部门职工办公用，除忘经理办公室及机外，其他均不具有国际、

国内长途功能，任何人不得以任何理由申请启动DDD、IDD功能，确因公需拨打长途

附，应填写长途申请单，经办公室审批后指定拨发。

d.不准用企业聊天及处理私人事务。

⑵匏印、电脑、打印机

a.复印、打字是企业文书机要岗位，工作人员应严守岗位，非指定人员不得使用：

b.复印机保证每天上午8:15开机,下午5:30关机；

c使用复印机、电脑、打印机应遵守操作规程，注意爱惜。

6.库存系统及计划

(1)制定小区下月耗用材料的计划，并艰据实际库存状况决定请购数量，件报审批。

(2)购进材料、工具在进库前必须验收数量及质量，合格无误方可进库。

(3)材料、工具领用要填写领料单并签字领料单应用处，个人专用工具要填写个人领用

单，如有遗失由个人承担。

(4)领用工具如自然报废，要填写报废单，由主管以上签字承认，如属意外报废，要写

明原因，山主管以上签字承认，否则照价赔偿。

(5)每月清库一次，做到帐物相符，对库存材料、工具及时申报给上级部门。

(6)仓库内物品摆放分类，地而保持清洁，易腐、易碎、易燃、易挥发物品应此外放置。

7.仓库管理制度

(1)凡入库物料，需根据进仓单进行数量、外观、技术资料和品质的检查、清点，对・带格式的：缩进：左侧：-0.07哩米，轮挂缩进:

7.2字符.孤行控削.段前不分页、制表位：不在

1.71字符

缺损和不合格物料，应及时在送仓单内阐明。

(2)物料入库后要及时登帐、立卡、建立物料档案，帐卡物要常常查对，做到帐物相

符。如发现备料局限性或缺损要查明原因提出书面汇报。

(3)入库物料要尽量合理堆垛，定量寄存，过目成数，做到不歪不倒，搬运以便和安

全不受损坏。

(4)应做好仓库的门窗和库存物料的保管和安全防患工作，要常•格•检直、维