管理制度的运行VIP

行

政

管

理

制

度

广西联晟融资性担保有限企业

行政管理制度

第一章总则

第一条为完善企业行政管理机制，实行规范化的行政管

理，使企业各项行政工作有章可循:特制定本制度。

第二条木制度包括：

1、平常办公制度

2、办公秩序管理制度

3、保密规定

4、文献收发、传阅，档案管理制度

5、印鉴、简介信管理制度

6、文印、办公设备管理制度

7、办公用品领用制度

8、通信设备使用制度

9、财产管理制度

10、车辆使用与维护管理措施

11、文献销毁制度

第二章平常办公制度

第三条企业上下都要严格遵守劳动管理制度和费用管理

制度，高效率地为企业服务。

第四条实行例会制度。重大问题、人事安排由总经理办公

会决定;超越授权范围的担保项目由项目评审委员会集体讨论决

定。总经理办公会、部门会每月不定期召开。

第五条各职能部门要认真履行职责，广泛听取员工的意见

和提议。各职能部门之间应按企业操作程序交流工作状况和信

息。

第六条员工之间互相尊重，团结友爱。重大问题坚持原则,

一般分歧互相体谅、互相理解。

第七条严格档案管理，严守保密纪律。企业利益第一，个

人利益服从企业利益。

第三章办公秩序管理制度

第八条员工的仪容仪表:

员工个人形象代表着企业日勺形象，因此员工个人仪表的优劣

对企业至关重要，为此，企业对员工上班时间日勺仪容仪表作如下

规定：

规定项

男士女士

目

第十三条员工负责本办公室H勺清洁卫生，公共办公区域内

严禁吸烟、乱丢弃物，爱惜办公环境。

第十四条员工要保持自己办公桌桌面的整洁，严禁放置与

办公无关的杂物，下班时应整洁办公桌面，私人物品均放入员工

贮物柜，将办公桌锁好，防止文献资料的丢失。

第十五条员工要礼貌待客，礼貌用语，礼貌接转，耐

心解答有关口勺业务事项及问询，自觉树立维护企业口勺良好形

象。

第十六条爱惜企业财产，最终离开办公室的员工必须检查

门窗与否关闭，空调、电脑、电灯、饮水机与否关闭，防止火灾

和失窃事件口勺发生。

第四章保密规定

第十七条密级确定：

企业文献分“秘密”、“机密”、“绝密”三个等级，凡波及三

个等级内文献均属保密范围。

1、“秘密”：内部规章制度属秘密级，只限全体员工周知，

不可外传。

2、“机密”：企业“总经理办公会议纪要纪要”、“项目进度

计划”、“项目提议书”、“项目可行性研究汇报”、“有关财务制

度”、“财务报表”“各类经济协议、协议”等属机密级，此类文

献发至职能部门经理及有关人员。

3、“绝密”：企业“董事会会议纪要”、“总经理工作汇报”、

“年度财务决算汇报书”、“年度财务收支和利润分派方案”等属

企业绝密级，此类文献发至企业领导。

第十八条保密规定：

1、由各职能部门建立的专业性“机密”级如下文献（含“机密”

级）由各职能部门向行政部提交文献软盘及文献原稿立案，各职

能部门留存一份，其中软盘及文献原稿由各职能部门主管负责保

管，保留在计算机软、硬盘上日勺文献必须作加密处理，密码由各

职能部门主管掌握。

2、各类“绝密”级文献统一由行政部负责保管，保留在计

算机软、硬盘卜的文献必须作加密处理，密码由行政部主管掌握c

3、各职能部门的专业性“机密”级如下文献（含“机密”级）

W、J打印草稿各职能部门主管负责搜集，以备下次打印之用，凡不

能继续使用日勺草稿纸，各职能部门必须及时销毁，不得随意放置。

4、行政部定期对保留的各类文献软盘进行拷贝更新，防止因软

盘损坏导致文献丢失。

第十九条借阅规定：

1、凡借阅本职能部门“机密”级如下文献（含“机密”级）,

需经部门主管容许，办理借阅手续，并于借阅当日偿还，若需带

出企业，需经职能部门签字同意；

2、凡借阅其他职能部门“机密”级如下文献（含“机密”

级），需经职能部门经理容许，到行政部登记办理借阅手续，并

于借阅当日偿还，若需带出企业，需经总经理签字同意；

3、凡借阅“绝密”级文献，经总经理签字同意，到行政部

登记、办理借阅手续，并于借阅当日偿还，不得带出企业。

第二十条对泄密行为的处理

凡私自传播、散发、复印企业保密范围内的文献，均属泄密行为。

泄露企业“秘密”者，予以警告处分一次。

泄露企'也“机密”者，予以记过处分一次。

泄露企业“绝密”者，予以除名。

第二十一条任何人不得随意涂改或自行处理企业文献，必须妥

善保管.企、止不定期收回保密范围内文献统一销毁c

第五章文献收发、传阅，档案管理制度

第二十二条管理分类及原则

1、企业档案按三类实行“部门立卷、分类管理”措施：

人事档案：行政部立卷、管理；

业务档案：各业务部门立卷、管理；

财务档案：财务部立卷、管理;

2、立卷、归档中凡波及两个职能日勺档案整顿、保管工作因

规定不明日勺，协调后决定职责归属及处理措施。

第二十三条立卷归档规定

凡记载企业的具有查阅、保管价值的各类文献材料、磁盘、实物

等，均属归档范围。详细如下：

1、行政部立卷归档范围

①企业成立的有关资料。包括可行性研究汇报、协议协议、

章程、申请汇报、主管部门批复、营业执照、董事会组员口勺简历、

企业领导班子个人状况等。

②企业历届董事会日勺重要资料。如告知、董事会参与人员名

单、会议日程安排、总经理工作汇报、董事会会议纪要、总经理

办公会会议纪要等文字材料及声像材料等。

③政府有关部门、单位发送我企叶的来文、来函及其他资料c

④有关企业发送口勺多种邀请书、信息资料等。

⑤企业日勺规章制度、发文、纪要、告知。

⑥企业与有关单位签订的多种协议、协议书、意向书（正本）。

⑦其他在企业各项行政、业务活动中形成的具有考察、运用

价值的资料。

⑧企业人事档案，包括部门主管以上人员的任免告知、员工

试用、聘任以及升职、奖惩、解雇的多种记录；

⑨企业各类人员技术职称、技术培训出J多种记录;

⑩建立人才档案库，对所有技术专业人才设置特殊档案；

2、财务部立卷归档范围

各类财务报表、凭证、资料以及与上级财税部门、金融机构

互相来往的函件、协议、协议及其他文献。

3、其他职能部门立卷归档范围：

其他职能部门专业资料、文献及其他。

第二十四条文献的传阅

1、需传阅文献（上级政策性文献、企业的决策方案、企业

的发文、企业搜集的经济信息等），根据文献内容由行政部决定

传阅范围。

2、建立卡片式文献的I传阅单，传阅单上应有领导指示、阅

文人及传阅、退回时间。

3、行政部应及时催阅已传出的文献；

第二十五条文献的借阅

1、企业员工借阅各类文献按第三章、第三条日勺有关规定办

理；

2、外单位人员借阅文献时，须持有简介信，简介信写明文

献号、借阅人姓名、政治面貌、职务、借阅时间、借阅目日勺等,

经总经理审批后在行政部办理借阅手续，

第二十六条文献的立卷归档寄存

1、在年终，通过对照收发文登记本和借阅文献登记本，把

所有应归档的文献搜集齐全；

2、立卷时应保持文献之间的历史联络，按文献的共同特性

和互相联络进行组卷；

3、企业内文献按文号以年为单位立卷。其他单位来文以些

位名立卷。专题事项单独立卷，即按问题特性立卷；

4、定卷时，对卷内文献进行系统排列、编号，填写卷内目

录和卷本备考表，填好案卷的封皮及案卷的目录。

第二十七条文献的收发制度

发文

（1）在领导对文献草拟后，由详细业务部门拟稿；

（2）文稿交至行政部，通过检稿并证明无误后，送往企业

主管领导人审批签发；

（3）经签发日勺文稿应在发文登记簿.卜登记,填写编号、成

文日期、送发范围、文献名称、文号、份数、附件、签发人等事

项；

（4）经登记后日勺文稿方可正式制、盖章；

（5）文献收领部门必须在发文登记单上签字，发文登记单

随留底文献一同保留，以备核查。

收文

（1）建立收文登记簿。填写次序号、收文日期，来文单位、

文号、文献名称、份数、内容摘要、处理状况等事项。

（2）上级或其他单位文献、内部资料以及挂号信件等都应

登记。某些带广告性质的信函以及不具文献性质日勺电报、报刊等

不必记录。

（3）急件随到随登，并及时分送，不得延误。

（4）在收文登记的同步，在文献右上角加盖我司的收文专

用章。

第六章印鉴、简介信管理制度

第二十八条企业印鉴、法定代表人个人印鉴、总经理个人

印鉴由总经理指派专人保管，企业各职能部门的印鉴由部门负责

人指派专人保管。

第二十九条印鉴必须放在安全H勺地方，不可乱放，发现印

鉴丢失或有异常现象，应及时汇报领导，迅速查明状况，及时处

理，确认丢失，应向有关部门申明作废，

第三十条各职能部门因对外业务需要使用企业印鉴时.，需

经行政部审核、签字登记后，方可办理。企业投资、担保等重大

经济活动波及多种对外协议使用企业印鉴，需经总经理签字，交

由行政部登记后方可办理。

第三十一条所有企业文献应先编上文号，经总经理签发后

方可加盖企业印鉴。

第三十二条各职能部门印鉴或专用印鉴因机构变动或其

他原因停用时，应统一交回行政部并指定行政部加以销毁。

第三十三条凡以企业名义出具的简介信，须由行政部经理

签发。填写简介信应按规定内容填写，持出部分和存根部分内容

一致，经办人需在存根联上签字。

第三十四条所有简介信均应按次序编号，非经总经理书面

特许，不能出具空白简介信。经特批出具的空白简介信必须阐明

有效期限，并由使用人在简介信存根签名。

第三十五条非我司工作人员，不得使用企业简介信。因工

作需要必须使用时，须经总经理书面同意。

第三十六条妥善保管简介信存根，及时归档。

第七章文印、办公设备管理制度

第三十七条行政部文印人员必须遵守企业的保密规定，不

得泄露工作中接触的企业保密事项；

第三十八条企业各职能部门需的多种文献、资料，需

注明号、对方日勺单位名称及接件人，记录在案，每月交由行

政部整顿归档；

第三十九条原则上不接受外单位、个人资料打印、复印;

第四十条文印人员应爱惜设备，按操作程序进行操作，节

省用纸，减少消耗，注意安全。

第四十一条文印的消耗材料采购，须报行政部同意方可购

置。

第四十二条严禁私事用，即禁将电脑用于私人聊

天、学习、玩游戏、浏览网页等。违者按企业的有关规定惩罚。

第四十七三各职能部门发生的文印材料消耗及、长途

费用由行政部负责记录，并报财务部门立案，作为年终各中心及

业务部门费用考核的根据。

第八章办公用品领用制度

第四十四企业各部门所需H勺办公用品（财务部专用用品

除外），按计划由行政部统一购置，各部门按实际需要领用。

第四十五行政部指派专人负责对办公用品进行造册，领

用时实行登记制度。

第四十六条办公用品只能用于办公，不得移作他用或私

用。

第四十七条所有员工要本着勤俭节省、杜绝挥霍的原则,

爱惜办公用品。

第四十八条购置平常办公用品或报销正常办公费用，由行

政部经理审批，购置大宗办公用品，必须按财务管理规定报总经

理同意后购置。

第九章通讯设备使用制度

第四十九条接听外来必须用规范用语，通话时讲一般

话，如对方为当地人时可讲地方语言。规范用语为：“您好，X

担保企业”，“请问找哪位”，“请稍等”，“谢谢”，“再会”。

第五十条为办公配置、使用，私事打市内不得阻碍

联络公务。通话须简朴明了，严禁用聊天。

第五十一条因公拨打长途按下列程序办理：

（1）详细填写“长途使用申请单”；

（2）交职能部门负责人签字；

（3）通话完结后，将登记表项目完毕以备核查。

第五十二条严禁员工为私事挂拨长途。确有急事需要,

比照因公程序办理，并按电信局收费原则收费，由财务部出具收

据。严禁拨打多种信息台及股市信息。如有违反，将予以以

100―500元人民币罚款。

第五十三条企业报销限额费用日勺必须随时处在待机状

态，并在企业呼喊时立即回答。

第十章财产管理制度

第五十四条企业所有固定资产、低值易耗品、办公设备用

品由行政部统一奂责购置、保管、调配、报废处理。

第五十五条购置财产、办公用品按下列程序办理：

1、企业购置办公用品及低值易耗品，均需使用部门填写《物

品购置申请单》报行政部汇总，并报主管副总（总经理助理）或

总经理审查同意，财务部凭审批后的《物品购置申请单》预付货

款。

2、平常耗用的办公用品由行政部根据业务需要量，编制整

年预算和分批采购计划。

3、各部门业务必需的书报、杂志、学习资料等，由各部门

列出清单，行政部经理同意后方可购置，

4、购置的各项财产、办公用品、书刊等，均凭正式发票和

实物，由行政部验收、登记并在发票上签收后，连同审批后的《物

品购置申请单》在财务部按费用报销规定报销，并据此入帐。

第五十六条财产W、J保管与使用。

1、企业所有固定资产、低值易耗品、办公用品，统一由行

政部登记、建卡、保管，其中固定资产和大宗低值易耗品，财务

部还应建立分类明细帐，进行固定资产折旧和低值易耗品摊销的

会计核算。

2、各部门所需使用的J各项物品，在行政部办理领用手续,

并按部门建立在用物品登记簿。员工所用的办公用品，由使用者

负责保管。

第五十七条财产物资的报废。

1、固定资产报废由使用部门向行政部申报，经总经理审批

后，分别在财务部、行政部办理核销手续。

2、各类需清理变卖欧I财产物资由行政部登记造册，财务部

审查并合理定价报总经理同意后处理，所获变卖收入财务部据以

入帐。

第十一章车辆使用与维护管理措施

第五十八条车辆使用：

1、企业车辆由行政部负责管理和调配，并首先保证领导使

用。

2、各职能部门用车时，应由职能部门负责人填写《派车申

请单》阐明去向、用途，提前告知行政部，行政部主管视业务的

轻重缓急和出车地点合理调配。

3、根据业务需要有驾驶执照的员工，经行政部经理派遣，

可以驾驶企业车辆。

4、保证财务部取款、送款用车；

5、因业务急需，企业又无车需乘出租车时，由各职能部门

经理阐明理由，行政部经理同意并签字后才能报销。

6、每日下班时各车辆钥匙统一交回行政部保管，节假日、

晚上车辆一律停放在企业，若因外出加班超过21时，或其他原

因不能停放企业时，经请示后，可以停放它处。

第五十九条车辆维护：

1、专职驾驶员负责企业车辆保养、维护、年审等。车辆需

要检修时，专职驾驶员阐明状况，经行政部经理审核同意后，实

行检修。维修费用达500元以上，需经总经理审核后，再进行检

修。

2、购置车辆备件（品）金额在500元以上的，由专职驾驶

员填写《物品购置申请单》，经总经理审批后报销。

第六十条事故口勺处理

1、发生行车事故后.不管行车事故大小必须报行政部立案c

2、公务用车状况下损失金额在5000元如下的责任事故，保

险企业赔付后W、J局限性部份由负责人自行承担。

3、公务用车状况下损失在5000元以上日勺责任事故，保险企

业赔付后日勺局限性部份可视详细状况由企业与负责人共同承担。

4、经同意后日勺私人用车如发生事故，维修费用一律自负。

第六十一条其他状况处理

1、驾驶者因违章被惩罚企业不予以报销。

2、未经同意自行出车、执行公务擅办私事者，除扣发驾驶

者当月所有绩效奖金外，还将受到企业行政惩罚。

3、未经同意自行出车、执行公务擅办私事时发生行车事故

的，不仅要自负所有经济责任，企业还要处以500-2023元的罚

款。

4、不具有驾驶资格的未经同意私自驾驶，扣发驾驶者当月

所有绩效奖金。在此期间发生行车事故的自负所有责任，并将受

到企业严厉n勺行政惩罚。

第十二章文献销毁制度

第六十二条销毁文献指把没有保留价值或作废的文献、资

料、协议、协议、刊物等书面资料，按有关规定加以销毁。

第六十三条应销毁文献范围:

上级下发H勺文献,不需要归档立卷或备份H勺文献。

我司制发日勺文献,归档立卷后日勺余份。

政级单位报送W、J无存档价值的文献、资料等。

企业会议文献、资料立卷后的余份。

企业决定作废的协议、协议及行政文献等。

上级机关指定销毁KJ文献、资料等。

第六十四条销毁程序：

1、清点：

总经理行政部把确认就销毁的文献、资料告知各部门清理出来,

按份数查对点清，交由总经理行政部统一销毁，各部门不得自行

销毁。

2、登记：

将应销毁口勺文献、资料逐份登记在《文献销毁申请单》上。不容

许未经登记，私自将文献销毁。

3、审批:

企业所有协议、协议，上级政发的文献、资料及一切属于企业“客

级”文献范围的文献、资料，需经总经理或分管副总审批后方可

销毁；其他内部行政文献、资料等需经总经理行政部主任审批后

方可销毁。

4、销毁：

行政部应定期进行文献销毁工作。

5、立案：文献销毁后,监销人要在《文献销毁申请单》上

签字，并注明时间。《文献销毁申请单》将长期存档。

第六十五条本规定自颁布之日起生效，请各部门严格遵

守。

第六十六条本规定解释权在企业总经理行政部。

第十三章附则

第六十七条本制度经总经理办公会审核后公布实行，修

改亦同。

第六十八条本制度如有未尽事宜，可由总经理办公会另

行补充规定。

第六十九条本制度如与国家有关法律、法规相抵触，则

以国家法律、法规为准。

行政管理制度附表

附表一：文献签收单

附表二：派车申请单

附表三：印章