超市商品采购流程及管理制度

超市商品采购流程及管理制度一、制定目的及范围为提高超市商品采购的效率，确保商品质量，控制采购成本，特制定本管理制度。该制度适用于超市内所有商品的采购流程，包括日常商品采购、促销商品采购及临时应急采购等。二、采购原则1.采购活动应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑商品的质量、价格及供应商的信誉，优先选择合适的供应商。2.所有采购商品需从合法渠道获得，确保其来源的合规性和商品的质量安全。3.各部门应指定专人负责采购，确保申购人与采购人分开，避免利益冲突。三、采购流程1.一般采购流程1.1商品需求确认各部门定期评估商品需求，结合销售数据和市场趋势，确认所需商品种类及数量，并将需求信息汇总。1.2填写采购申请需求确定后，相关人员需填写《采购申请单》，并附上销售预测、库存情况等必要信息。1.3申请审批采购申请需经过部门主管审核，确保申请的合理性与必要性，审核通过后提交至采购部门。1.4询价与比价采购部门在审核申请后，负责向至少三家供应商询价，收集报价信息并进行比较，确保获取最佳采购方案。1.5选择供应商根据询价结果，评估各供应商的报价、服务、信誉及交货能力，选择最佳供应商并记录选择依据。1.6签订采购合同确定供应商后，采购人员与供应商签订正式的采购合同，明确商品规格、价格、交货时间及付款方式等条款。1.7采购执行与验收入库供应商按照合同要求交货，超市相关人员需在商品到货后进行验收，核对商品数量和质量，合格后入库。1.8付款与报销验收合格后，采购部门负责将相关单据提交财务部门进行付款。采购物资需在货到后一个月内完成报销，逾期不予受理。2.特殊采购流程2.1促销商品采购针对促销活动所需商品，各部门在活动策划阶段提前提交需求，采购部门需加快处理流程，确保商品及时到位。2.2临时应急采购遇到突发事件或库存不足的情况时，采购部门可进行临时应急采购。此类采购不需进行询价，但需记录采购情况及理由。2.3集中采购对于常规商品的集中采购，各部门应在每月25日前提交需求汇总，采购部门负责统一采购，以降低成本。2.4年度采购计划为了满足长远需求，超市需每年编制年度采购计划，结合市场调研与销售预测，提前制定预算，向管理层报备。四、采购记录与档案管理所有采购活动结束后，采购人员需将采购申请单、合同、验收入库单及发票等文件整理归档。档案应保存至少三年，便于日后审核和追溯。同时，定期对采购档案进行清理与更新，确保资料的准确性与完整性。五、采购监督与管理1.监督机制设立专门的采购监督小组，定期审核采购流程和记录，确保各项操作符合管理制度。监督小组应对违规情况进行调查，并提出改进建议。2.绩效考核根据采购效率、成本控制及商品质量等指标，对采购人员进行绩效考核，激励其优化采购工作。考核结果将作为人员晋升和奖励的依据。六、采购纪律1.采购人员职责采购人员需保持与供应商的良好关系，定期进行市场调研，确保商品采购的质量与稳定性。2.行为规范采购人员不得接受供应商的任何贿赂或回扣，违反者将受到严厉处罚。所有采购活动需保持透明，确保公司利益不受损害。通过以上制度的实施与完善，