年会外包合同协议

年会外包合同协议甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办年会活动，委托乙方提供年会外包服务，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方年会外包事宜达成如下协议：一、服务内容及要求年会活动策划1.乙方负责根据甲方需求，策划年会整体方案，包括但不限于年会主题、流程安排、节目设计、场地布置设计等，确保年会活动的创新性、趣味性和专业性，符合甲方企业文化及形象。2.年会主题需围绕甲方年度业务成果、企业文化等核心内容进行设计，体现甲方的发展理念和团队精神。3.流程安排应紧凑合理，涵盖开场致辞、工作汇报、节目表演、颁奖环节、互动游戏、晚宴等主要部分，每个环节的时间分配应精确到分钟，并确保活动流程顺畅，无冷场或混乱情况发生。4.节目设计应丰富多样，结合甲方员工特点和兴趣爱好，包括但不限于歌舞表演、小品、相声、魔术、乐器演奏等，鼓励员工积极参与，节目内容需健康向上，不得包含任何违法违规、低俗或侵犯他人权益的内容。5.场地布置设计应根据年会主题和场地实际情况进行，营造出热烈、欢快、富有特色的年会氛围。场地布置包括舞台搭建、音响灯光设备安装调试、背景板设计制作、桌椅摆放、装饰物品悬挂等，所有布置应符合安全标准，确保活动期间人员和财产安全。场地租赁及布置1.乙方负责寻找并租赁符合甲方要求的年会场地，场地应具备良好的交通便利性、充足的停车位、完善的设施设备（如空调、通风、消防等），且场地规模和环境能够满足年会活动的举办需求。2.在租赁场地后，乙方按照策划方案进行场地布置。布置过程中，乙方应合理安排人力和物力资源，确保布置工作按时完成，且布置效果符合策划要求。场地布置所需的各类道具、装饰材料等由乙方负责采购，但采购费用需事先经甲方审核确认，确保采购物品的质量和价格合理。3.乙方应在年会活动前对场地进行全面检查和调试，确保场地设施设备正常运行，音响、灯光效果良好，舞台搭建稳固安全，桌椅摆放整齐有序，装饰物品无损坏或脱落等情况。如发现问题，乙方应及时进行整改，直至达到活动要求。餐饮服务1.乙方负责年会晚宴的餐饮服务，包括菜品设计、食材采购、烹饪制作、餐具提供及摆放等。餐饮服务应根据甲方预算和员工口味偏好进行安排，提供丰富多样、营养均衡的菜品选择，确保菜品质量和口感。2.食材采购应严格把控质量，选用新鲜、安全、卫生的食材，严禁使用变质、过期或不符合食品安全标准的食材。烹饪制作过程应符合餐饮卫生规范，确保菜品的色香味俱全，且无食品安全隐患。3.乙方应根据年会人数合理安排餐具数量和种类，确保餐具干净整洁、无破损。餐具摆放应整齐美观，符合用餐礼仪要求。同时，乙方应提供优质的餐饮服务人员，包括服务员、厨师等，服务人员应具备良好的服务态度和专业素养，能够及时响应和满足甲方及员工的用餐需求。节目表演组织1.乙方负责组织甲方员工参与节目表演，包括节目排练、服装道具准备、化妆造型等工作。乙方应鼓励员工积极参与节目表演，挖掘员工的才艺潜力，为员工提供展示自我的平台。2.在节目排练过程中，乙方应安排专业的指导老师进行指导，确保节目质量和表演效果。指导老师应具备丰富的舞台表演经验和专业知识，能够针对每个节目提出合理的改进建议，提高节目水平。3.服装道具准备应根据节目内容和角色要求进行，确保服装款式新颖、材质舒适，道具制作精良、符合节目需要。化妆造型应根据演员形象和节目风格进行设计，突出演员特点，营造良好的舞台视觉效果。摄影摄像及后期制作1.乙方负责年会活动期间的摄影摄像工作，安排专业的摄影摄像人员，多角度、全方位记录年会活动的精彩瞬间，包括领导致辞、节目表演、互动环节、颁奖仪式等。2.摄影摄像设备应具备高质量的拍摄效果，能够满足不同场景和光线条件下的拍摄需求。拍摄的照片和视频应清晰、完整、具有保存价值，能够真实反映年会活动的全貌和氛围。3.拍摄完成后，乙方负责对照片和视频进行后期制作，包括剪辑、调色、添加字幕、特效处理等，制作出高质量的年会活动纪念视频和电子相册。后期制作应符合甲方要求，突出年会主题和亮点，视频风格应简洁明了、富有感染力。制作完成的视频和相册应在年会活动结束后及时交付给甲方，交付形式包括但不限于光盘、U盘、电子文件等。人员安排及管理1.乙方应根据年会活动的规模和需求，合理安排足够数量的工作人员，包括活动策划人员、场地布置人员、餐饮服务人员、摄影摄像人员、节目主持人、安保人员等。所有工作人员应具备相应的专业技能和工作经验，能够胜任各自岗位的工作任务。2.乙方应对工作人员进行统一管理和培训，明确各岗位的工作职责和工作流程，确保工作人员熟悉活动内容和要求，能够高效、有序地开展工作。同时，乙方应要求工作人员遵守甲方的规章制度和活动现场的秩序要求，文明礼貌服务，不得出现任何损害甲方形象或利益的行为。3.在年会活动期间，乙方应安排专人负责现场协调和管理工作，及时处理活动过程中出现的各种问题和突发情况，确保活动顺利进行。如遇重大问题或突发事件，乙方应及时向甲方汇报，并积极采取措施进行解决，将损失和影响降到最低限度。二、双方权利与义务甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的年会外包服务方案进行审核和提出修改意见，确保服务内容符合甲方要求和企业文化。有权对乙方的服务过程进行监督和检查，包括场地布置、餐饮服务、节目表演等方面，如发现问题有权要求乙方及时整改。有权在年会活动结束后，对乙方的服务质量进行评价，评价结果作为双方后续合作的参考依据。2.义务向乙方提供举办年会所需的相关信息和资料，包括但不限于企业发展历程、年度工作成果、员工名单、预算范围等，以便乙方进行活动策划和准备工作。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用，确保乙方能够顺利开展服务工作。在年会活动举办前，协助乙方做好相关准备工作，如协调内部人员参与节目排练、提供必要的场地支持等。在年会活动现场，配合乙方的工作安排，维持现场秩序，确保活动顺利进行。乙方权利与义务1.权利有权按照本协议约定收取服务费用，以维持服务工作的正常开展。在不违反法律法规和本协议约定的前提下，有权根据实际情况对服务方案进行合理调整和优化，以确保服务效果达到最佳。有权要求甲方提供必要的协助和支持，以便更好地完成服务工作，如提供活动场地的使用权限、相关人员的联系方式等。2.义务按照本协议约定的服务内容和要求，精心策划、组织和实施年会活动，确保活动质量和效果，满足甲方的期望。严格遵守国家法律法规和行业规范，在服务过程中采取必要的安全措施，确保活动期间人员和财产安全，如因乙方原因导致的安全事故，由乙方承担全部责任。对甲方提供的信息和资料予以保密，不得向任何第三方泄露，如因乙方泄露导致甲方利益受损，乙方应承担相应的赔偿责任。在年会活动结束后，向甲方提供活动总结报告，包括活动执行情况、效果评估、存在问题及改进建议等，为甲方今后举办类似活动提供参考。三、服务费用及支付方式服务费用1.本年会外包服务的总费用为人民币______元（大写：______元整）。此费用为含税价，包含乙方为完成本协议约定的服务内容所需的全部费用，如策划费用、场地租赁费用、餐饮费用、道具采购费用、人员劳务费用、摄影摄像及后期制作费用等，除本协议另有约定外，甲方无需再向乙方支付任何其他费用。2.服务费用明细如下：年会策划费用：人民币______元（大写：______元整），用于乙方进行年会整体方案策划、创意设计、与甲方沟通协调等工作。场地租赁及布置费用：人民币______元（大写：______元整），包括场地租赁费用、场地布置所需的道具、装饰材料、设备租赁及安装调试等费用。餐饮服务费用：人民币______元（大写：______元整），涵盖晚宴菜品设计、食材采购、烹饪制作、餐具提供及服务人员费用等。节目表演组织费用：人民币______元（大写：______元整），包含节目排练指导、服装道具准备、化妆造型等费用。摄影摄像及后期制作费用：人民币______元（大写：______元整），用于活动期间的摄影摄像工作以及后期视频和相册的制作费用。其他费用（如有）：人民币______元（大写：______元整），具体说明：______________________。支付方式1.甲方应在本协议签订后的______个工作日内，向乙方支付服务费用的______%作为预付款，即人民币______元（大写：______元整）。2.在年会活动举办前的______个工作日内，甲方支付服务费用的______%，即人民币______元（大写：______元整）。3.年会活动结束后的______个工作日内，甲方根据乙方提供的服务质量评价结果及发票，支付剩余服务费用，即人民币______元（大写：______元整）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、违约责任甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的______%向乙方支付违约金。逾期超过______日的，乙方有权暂停服务工作，并要求甲方支付已完成服务部分对应的费用及违约金。如因甲方逾期付款导致乙方遭受其他损失的，甲方应承担全部赔偿责任。2.若甲方违反本协议约定，未向乙方提供必要的协助和支持，导致乙方无法正常开展服务工作或影响服务质量的，甲方应承担相应的责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容和要求提供服务，或服务质量不符合约定标准，乙方应负责免费整改直至达到要求。如因乙方原因给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。整改后仍无法达到要求的，甲方有权解除本协议，并要求乙方退还已收取的全部服务费用，同时按照服务费用总额的______%向甲方支付违约金。2.若乙方未按照本协议约定的时间完成服务工作，每逾期一日，应按照服务费用总额的______%向甲方支付违约金。逾期超过______日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方退还已收取的全部服务费用，同时按照服务费用总额的______%向甲方支付违约金。如因乙方逾期完成服务工作导致甲方遭受其他损失的，乙方应承担全部赔偿责任。3.若乙方违反法律法规或本协议约定，泄露甲方提供的信息和资料，乙方应立即采取措施消除影响，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。同时，甲方有权解除本协议，并要求乙方退还已收取的全部服务费用，按照服务费用总额的______%向甲方支付违约金。4.若乙方在服务过程中因自身原因导致安全事故发生，乙方应承担全部法律责任和赔偿责任，包括但不限于人员伤亡赔偿、财产损失赔偿等。如因安全事故给甲方造成不良影响或其他损失的，乙方应负责消除影响，并赔偿甲方的全部损失。五、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。六、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次年会活动结束且双方权利义务履行完毕之日止。2.本协议一式两份