年会组织合同协议

年会组织合同协议甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办年会活动，特委托乙方提供年会组织服务，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就年会组织事宜达成如下协议：一、服务内容及要求（一）年会整体策划1.乙方应根据甲方的企业文化、年会主题及预算，制定详细的年会策划方案，包括但不限于年会流程设计、节目安排、场地布置规划、人员分工等，确保年会活动内容丰富、形式多样、富有创意，符合甲方的预期和企业文化特点。2.策划方案应提交甲方审核，甲方有权对方案提出修改意见，乙方应根据甲方意见及时进行调整和完善，直至方案通过审核。（二）场地租赁与布置1.乙方负责根据年会规模和需求，寻找合适的年会场地，并签订场地租赁合同。场地应具备良好的交通便利性、充足的停车位、完善的设施设备以及符合安全标准的消防、安保等条件。2.按照甲方选定的年会主题和风格，乙方负责场地的整体布置，包括舞台搭建、音响灯光设备安装调试、背景板制作、桌椅摆放、装饰布置等，营造出与年会主题相符的氛围和效果。布置所需的所有材料和设备应符合环保、安全要求，且质量可靠。（三）餐饮服务安排1.根据甲方提供的参会人数和预算，乙方负责选择合适的餐饮供应商，提供年会期间的餐饮服务，包括午餐、晚餐、茶歇等。餐饮的种类、口味、品质应满足甲方参会人员的需求，并确保食品安全卫生。2.餐饮服务的安排应合理有序，确保用餐时间、地点等信息清晰准确地传达给参会人员，同时要根据实际用餐情况及时进行调整和服务。（四）节目组织与表演1.乙方负责组织年会节目，包括但不限于邀请专业演员、组织内部员工排练节目等，确保节目内容健康积极、形式新颖多样，能够充分展示甲方的企业文化和员工风采。2.对节目进行整体编排和指导，协调演员排练时间和场地，保证节目按时、高质量地完成排练，并在年会上顺利演出。演出过程中，乙方负责现场的节目调度和指挥，确保演出秩序良好。（五）人员接待与服务1.在年会现场安排专业的工作人员，负责参会人员的签到、引导、咨询解答等服务工作，确保参会人员能够顺利、便捷地参与年会活动。2.对于甲方邀请的重要嘉宾，乙方应安排专人进行接待，提供个性化的服务，包括迎接、引导就座、介绍年会流程和注意事项等，体现甲方对嘉宾的尊重和重视。（六）会议安排（如有）1.若年会包含会议环节，乙方负责会议场地的安排与布置，包括会议桌椅摆放、投影仪、麦克风等设备的调试，确保会议设施设备正常运行，满足会议需求。2.根据甲方的会议议程和要求，协助甲方做好会议资料的准备、分发等工作，会议期间提供必要的会议服务，如茶水、纸笔等。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的年会策划方案、场地布置、餐饮服务、节目安排等各项服务内容进行审核，并提出修改意见。有权要求乙方按照本协议约定的服务内容和标准，提供优质、高效的年会组织服务。有权监督乙方在年会组织过程中的各项工作进展情况，对不符合要求的地方及时提出整改意见。2.义务向乙方提供年会相关的详细信息，包括但不限于参会人数、年会主题、企业文化、预算限制、特殊要求等，确保乙方能够准确了解甲方需求，制定合理的策划方案和提供相应服务。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方开展年会组织工作，如提供必要的企业资料、协调内部人员配合乙方工作等。在年会举办前，对乙方完成的各项准备工作进行验收，如发现问题应及时通知乙方整改，确保年会活动顺利进行。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照本协议约定获得服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主开展年会策划、组织和实施工作，但需确保各项工作符合本协议约定和法律法规规定。2.义务严格按照本协议约定的服务内容、标准和时间要求，精心组织和策划年会活动，确保年会活动的顺利进行，并达到预期效果。对年会活动涉及的场地租赁、餐饮服务、节目表演、人员接待等各项工作进行全面管理和协调，确保各环节之间衔接顺畅，服务质量优良。负责年会活动期间的安全保障工作，采取必要的安全措施，确保参会人员的人身和财产安全。如因乙方原因导致发生安全事故，乙方应承担相应的法律责任。活动结束后，向甲方提供年会活动的相关总结报告，包括活动效果评估、费用使用情况等。对甲方提供的商业秘密、企业信息等予以保密，不得向任何第三方泄露。未经甲方书面同意，乙方不得将本协议项下的服务内容转让给第三方。三、服务费用及支付方式（一）服务费用1.甲方应向乙方支付的年会组织服务费用总计为人民币______元（大写______元整）。该费用为固定总价，包含乙方为完成本协议约定的全部服务内容所需的一切费用，除本协议约定的可调整情况外，不再另行收取其他费用。2.服务费用具体包含以下各项：年会策划费用：______元，用于乙方制定年会策划方案、与甲方沟通协商以及方案调整完善等工作。场地租赁费用：______元，涵盖乙方租赁年会场地所需支付的场地租金、场地清洁费、场地设备设施使用费等。场地布置费用：______元，包括舞台搭建、音响灯光设备租赁与安装调试、背景板制作、装饰布置材料采购及人工费用等。餐饮服务费用：______元，包含年会期间的午餐、晚餐、茶歇等餐饮服务费用，以及餐饮供应商的管理费、服务费等。节目组织与表演费用：______元，用于邀请专业演员、组织内部员工排练节目、演员化妆造型、节目道具服装租赁等费用。人员接待与服务费用：______元，包括年会现场工作人员的薪酬、培训费用，以及为重要嘉宾提供个性化服务的费用等。会议安排费用（如有）：______元，涉及会议场地布置、会议设备调试、会议资料准备等相关费用。其他费用：______元，包含乙方在年会组织过程中产生的交通、通讯、办公等费用，以及因不可预见因素而产生的合理费用支出。（二）支付方式1.本协议签订后______个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的______%作为预付款，即人民币______元（大写______元整）。2.乙方完成年会策划方案并经甲方审核通过后______个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的______%，即人民币______元（大写______元整）。3.年会活动举办完毕且乙方提交年会活动总结报告后______个工作日内，甲方向乙方支付剩余服务费用，即人民币______元（大写______元整）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的______%向乙方支付违约金。逾期超过______日的，乙方有权暂停年会组织服务工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金。如因甲方逾期付款导致年会活动无法按时顺利进行，甲方应承担全部责任。2.若甲方未按照本协议约定向乙方提供准确、完整的年会相关信息，导致乙方无法按照协议要求提供服务或造成服务延误、质量下降等问题，甲方应承担相应的责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容、标准和时间要求完成年会组织服务工作，每逾期一日，应按照服务费用的______%向甲方支付违约金。逾期超过______日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的全部费用，同时乙方应按照服务费用的______%向甲方支付违约金。如因乙方原因给甲方造成损失的，乙方还应承担赔偿责任。2.若乙方提供的服务不符合本协议约定的标准，乙方应负责及时整改，直至达到约定标准。如因乙方服务质量问题给甲方造成不良影响或损失的，乙方应承担相应的赔偿责任。3.若乙方违反本协议约定的保密义务，向第三方泄露甲方的商业秘密、企业信息等，乙方应立即停止侵权行为，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。如因乙方泄密行为导致甲方产生法律纠纷或其他严重后果的，乙方应承担全部法律责任。五、保密条款1.双方应对在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、企业信息等予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用。2.本条款的保密期限为本协议生效之日起______年。六、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在本协议履行过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。2.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议