会议承办合同协议书范本

会议承办合同协议书范本甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办[会议名称]，并委托乙方作为本次会议的承办方，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的基础上，经友好协商，就甲方委托乙方承办本次会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[会议名称]2.会议时间：自____年__月__日起至____年__月__日止3.会议地点：[详细地址]4.会议规模：预计参会人数为____人二、服务内容及要求1.会议策划乙方应根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括但不限于会议议程、活动安排、场地布置、人员接待等内容，并提交甲方审核确认。策划方案应充分考虑甲方的会议目的、参会人员特点及预算等因素，确保会议的顺利进行和达到预期效果。2.场地租赁及布置乙方负责租赁符合会议规模和要求的场地，并按照策划方案进行场地布置。场地布置应体现会议主题，营造良好的会议氛围。场地租赁费用及布置费用包含在本合同总费用中，但因甲方特殊要求增加的额外费用由甲方另行承担。3.设备租赁及技术支持乙方负责租赁会议所需的音响设备、灯光设备、投影仪、电子显示屏等相关设备，并确保设备在会议期间正常运行。提供专业的技术人员，负责会议期间的设备操作及技术支持，保障会议的顺利进行。如因设备故障或技术问题导致会议无法正常进行，乙方应承担相应的责任并及时解决。4.餐饮服务根据会议安排，乙方提供会议期间的餐饮服务，包括但不限于早餐、午餐、晚餐、茶歇等。餐饮标准为每人每餐____元，具体菜品应根据甲方要求和预算进行安排。餐饮服务应保证食品安全和质量，符合国家相关标准和要求。如因餐饮问题导致参会人员出现身体不适等情况，乙方应承担相应的责任。5.人员接待乙方负责会议期间的人员接待工作，包括但不限于在机场、车站等地迎接参会人员，并安排车辆将其送至会议场地；为参会人员办理入住、退房手续；安排专人负责引导参会人员参加会议活动等。接待人员应具备良好的服务态度和专业素养，为参会人员提供热情、周到的服务。6.会议资料准备乙方负责根据会议议程和甲方要求，准备会议所需的资料，如会议手册、资料袋、发言稿、演示文稿等，并确保资料内容准确、完整。会议资料的印刷、装订等费用包含在本合同总费用中，但因甲方增加资料数量或特殊要求导致的额外费用由甲方另行承担。7.会议摄影及摄像乙方安排专业的摄影及摄像人员，对会议进行全程拍摄，包括会议开幕式、重要嘉宾发言、分组讨论、闭幕式等环节。拍摄结束后，乙方应在____个工作日内将拍摄的照片和视频资料整理编辑好，并交付甲方。甲方有权对资料进行使用和编辑。三、双方权利与义务1.甲方权利与义务权利有权对乙方的服务内容、质量、进度等进行监督和检查，提出合理的意见和建议。有权根据实际情况对会议策划方案、场地布置、餐饮安排等进行调整，但应提前通知乙方，并承担因调整导致的额外费用。有权要求乙方按照本合同约定提供相关服务和资料，并对乙方的服务成果进行验收。义务向乙方提供与会议相关的详细信息和资料，包括但不限于会议主题、参会人员名单、会议议程、特殊要求等，确保所提供信息的真实性和准确性。按照本合同约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方办理与会议相关的审批手续和其他事项，提供必要的支持和配合。2.乙方权利与义务权利有权要求甲方按照本合同约定支付服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排服务内容和方式，但应确保服务质量符合本合同约定和相关法律法规的要求。在履行本合同过程中，如遇不可抗力或甲方原因导致服务无法正常进行的，有权要求甲方承担相应的责任或协商调整服务内容和费用。义务严格按照本合同约定的服务内容、质量标准和时间要求，为甲方提供优质、高效的会议承办服务。对在服务过程中知悉的甲方商业秘密和参会人员信息予以保密，不得泄露给任何第三方。负责会议期间的安全保障工作，制定安全应急预案，确保会议的顺利进行和参会人员的人身财产安全。如因乙方原因导致会议期间发生安全事故，乙方应承担相应的法律责任。在会议结束后，及时向甲方提供服务总结报告，包括会议效果评估、费用使用情况等内容。四、服务费用及支付方式1.服务费用本合同总费用为人民币____元（大写____元整）。此费用为固定总价，包含乙方为履行本合同约定的全部服务内容所需的费用，除本合同约定的可调整费用外，不再收取其他任何费用。2.支付方式合同签订后____个工作日内，甲方向乙方支付合同总费用的____%作为预付款，即人民币____元（大写____元整）。会议举办前____个工作日内，甲方向乙方支付合同总费用的____%，即人民币____元（大写____元整）。会议结束后____个工作日内，甲方对乙方的服务进行验收。如验收合格，甲方向乙方支付剩余合同总费用的____%，即人民币____元（大写____元整）；如验收不合格，甲方有权扣除相应的费用，并要求乙方限期整改，直至验收合格为止。五、违约责任1.若甲方未按照本合同约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的____%向乙方支付违约金。逾期超过____日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务部分的费用及违约金。2.若乙方未按照本合同约定的服务内容、质量标准和时间要求提供服务，应承担违约责任，向甲方支付合同总费用的____%作为违约金。如因乙方原因导致会议无法正常进行或给甲方造成其他损失的，乙方应承担全部赔偿责任。3.任何一方违反本合同约定的保密义务，应向对方支付合同总费用的____%作为违约金，并赔偿对方因此遭受的全部损失。4.如因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本合同的，不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。六、争议解决本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本合同过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本合同自双方签字（盖章）之日起生效，有效期至本次会议结束。2.本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本合同未尽事宜，可由双方另行签订补充协议。补充协议与本合同具有同等法律效力。如补充协议与本合同不一致的，以补充协议为准。甲方（盖章）：____________________