离职员工档案的管理

离职员工档案的管理编号：__________

甲方：__________（公司名称）

地址：__________

乙方：__________（离职员工姓名）

地址：__________

鉴于甲方为__________（公司名称），乙方为甲方离职员工，甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上，就乙方离职后档案的管理事宜达成如下协议：

一、合同目的：为明确乙方离职后档案管理的责任、程序和期限，确保档案的完整、安全和有效利用。

二、合同背景：乙方在甲方工作期间，形成了一系列涉及个人隐私和工作内容的档案资料。为确保这些资料在乙方离职后得到妥善保管，甲乙双方经协商一致，签订本协议。

三、档案管理范围：本协议涉及的档案管理范围包括但不限于乙方在甲方工作期间形成的各类文件、资料、电子数据等。

四、档案保管责任：甲方负责对乙方档案进行管理，确保档案的完整、安全和有效利用。

五、档案查询与借阅：乙方有权查询和借阅本人档案，但需遵守甲方相关管理规定。

六、档案销毁：在乙方离职满一定年限且无争议的情况下，甲方有权销毁乙方档案。

七、其他约定：本协议未尽事宜，甲乙双方可另行协商解决。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.保管责任：甲方应妥善保管乙方离职档案，确保档案的完整性和安全性，防止档案丢失、损毁或泄露。

2.查询与提供：甲方应按照乙方的要求，在规定的时间内提供查询服务，允许乙方查阅本人档案，并保证查询过程中档案内容的真实性。

3.保密义务：甲方对乙方档案中的个人信息和商业秘密负有保密义务，未经乙方同意，不得向任何第三方泄露。

4.档案销毁：在乙方离职满一定年限且无争议的情况下，甲方负责按照法定程序销毁乙方档案。

5.协商解决：对于乙方在档案查询、借阅或销毁过程中提出的合理要求，甲方应与乙方进行协商，寻求妥善解决方案。

乙方责任和义务：

1.请求查询：乙方有权在需要时请求查询本人档案，但需按照甲方规定的时间和方式进行。

2.保密承诺：乙方承诺在查阅档案时，遵守保密原则，不得泄露任何涉及甲方或他人隐私的信息。

3.遵守规定：乙方在查询、借阅档案过程中，应遵守甲方的相关规定，不得擅自复制、传播档案内容。

4.协助销毁：在甲方通知销毁档案时，乙方应予以配合，不得提出不合理的要求。

5.遵守法律法规：乙方在档案管理过程中，应遵守国家有关法律法规，不得利用档案从事违法行为。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方在档案查询、借阅或销毁过程中，遵守甲方规定的时间和程序。

2.乙方有权要求甲方按照规定时间和方式提供档案查询服务，并保证档案内容的真实性。

双方义务：

1.甲方有义务对乙方档案进行妥善保管，确保档案的完整性和安全性。

2.乙方有义务在查询、借阅档案时，遵守保密原则，不得泄露任何涉及甲方或他人隐私的信息。

合同金额与支付方式：

一、合同金额

本合同的总金额为人民币__________元整（￥__________），该金额包含乙方离职档案管理的所有费用，包括但不限于档案保管、查询、销毁等相关服务费用。

二、支付方式

1.分期支付：本合同的款项将分__________期支付，具体支付计划如下：

-第一期：合同签订之日起__________个工作日内，乙方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元。

-第二期：在乙方档案正式移交甲方保管之日起__________个工作日内，乙方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元。

-第三期：在乙方档案销毁完成并双方确认无误后__________个工作日内，乙方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元。

2.支付条件：

-甲方提供符合协议规定的档案管理服务，乙方应在甲方提供服务后按约定的支付比例支付相应款项。

-乙方在支付款项前，应确认已收到甲方提供的相应服务，并满足所有支付条件。

3.付款方式：

-乙方应通过银行转账的方式将款项支付至甲方指定的账户。

-甲方指定的账户信息如下：

账户名称：__________

账号：__________

开户行：__________

4.额外费用：

-在合同履行过程中，如因乙方原因导致产生额外费用（如档案查询次数超出约定范围等），乙方应承担相应的费用，并在产生额外费用后__________个工作日内支付。

5.逾期支付：

-若乙方未按约定时间支付款项，每逾期一日，应向甲方支付合同总金额的__________%作为滞纳金。

三、发票开具

甲方应在收到乙方支付的款项后__________个工作日内，向乙方开具等额的正规发票。

四、争议解决

如因合同金额或支付方式产生争议，甲乙双方应友好协商解决；协商不成的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.甲方违约责任：

-若甲方未按约定时间提供档案管理服务，或提供的档案管理服务不符合协议规定，甲方应承担违约责任。

-甲方违约时，应向乙方支付合同总金额的__________%作为违约金。

-若乙方因此遭受损失，甲方还应赔偿乙方实际损失。

2.乙方违约责任：

-若乙方未按约定时间支付款项，或未按约定方式支付款项，乙方应承担违约责任。

-乙方违约时，应向甲方支付合同总金额的__________%作为违约金。

-若甲方因此遭受损失，乙方还应赔偿甲方实际损失。

二、争议解决

1.争议解决方式：

-甲乙双方在履行本合同时发生的争议，应首先通过友好协商解决。

-协商不成的，可选择以下任一争议解决方式：

a.诉讼：任何一方均可向合同签订地或甲方所在地人民法院提起诉讼。

b.仲裁：任何一方均可向具有管辖权的中国国际经济贸易仲裁委员会提起仲裁。

2.争议解决程序：

-选择诉讼的，任何一方应在争议发生后__________个工作日内向有管辖权的人民法院提起诉讼。

-选择仲裁的，任何一方应在争议发生后__________个工作日内向中国国际经济贸易仲裁委员会提交仲裁申请。

3.适用法律：

-本合同的订立、效力、解释、履行和争议的解决均适用中华人民共和国法律。

4.管辖法院：

-选择诉讼的，本合同的争议解决管辖法院为合同签订地或甲方所在地人民法院。

-选择仲裁的，本合同的争议解决仲裁机构为中国国际经济贸易仲裁委员会。

三、其他

1.本合同未尽事宜，甲乙双方可另行协商解决。

2.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为__________年。

3.本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

附则：

一、生效条件

本合同自甲乙双方签字（或盖章）之日起生效。本合同生效前，甲乙双方应确保已充分了解合同内容，并就合同条款达成一致意见。

二、有效期

本合同的有效期为自合同生效之日起__________年。合同期满后，如甲乙双方无异议，可另行签订补充协议，以延续合同期限。

三、变更

1.本合同的任何变更，均应以书面形式作出，并经甲乙双方签字（或盖章）确认。

2.未经甲乙双方书面同意，任何一方不得单方面变更合同内容。

四、终止

1.本合同在以下情形下终止：

a.合同期限届满；

b.甲乙双方协商一致解除合同；

c.因不可抗力导致合同无法履行；

d.一方违约，另一方依法解除合同。

2.合同终止后，甲乙双方应按照本合同约定处理剩余事项，包括但不限于档案的移交、费用的结算等。

五、通知

1.甲乙双方应按照本合同约定的地址进行通讯联系。

2.任何一方需要向对方发送通知或文件时，应通过书面形式进行，并确保送达。

3.通知自送达对方之日起生效。

六、不可抗力

1.本合同所称不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括自然灾害、政府行为、社会异常事件等。

2.发生不可抗力事件，致使合同无法履行时，甲乙双方应相互协商，妥善处理合同履行中的问题。

3.不可抗力事件发生后，甲乙双方应及时通知对方，并提供相关证明材料。

七、其他

1.本合同未尽事宜，甲乙双方可另行协商解决。

2.本合同附件为本合同不可分割的一部分，与合同正文具有同等法律效力。

3.本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

附件：

一、档案清单

1.乙方在甲方工作期间形成的各类文件、资料、电子数据等。

2.乙方个人身份证明文件复印件。

3.乙方在甲方工作期间的劳动合同、薪酬记录、考核结果等。

二、档案管理细则

1.档案保管流程及责任分配。

2.档案查询、借阅的具体操作规范。

3.档案销毁的流程及条件。

三、财务资料

1.合同签订时的付款凭证。

2.合同履行过程中的付款凭证。

3.合同终止时的结算凭证。

四、争议解决相关文件

1.争议解决过程中的沟通记录。