贸易公司合同管理制度

贸易公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，维护公司的合法权益，提高公司经济效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在贸易业务活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、代理合同、租赁合同、运输合同、保险合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得签订违法违规的合同。2.平等自愿原则：合同双方当事人的法律地位平等，签订合同应基于双方自愿，不得强迫或欺诈。3.公平公正原则：合同的内容应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方当事人应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规进行把关。2.参与重大合同的谈判、起草和签订工作，提供法律意见和建议。3.处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。4.定期组织合同法律知识培训，提高员工的法律意识和合同管理水平。（二）业务部门1.负责合同的前期洽谈、意向沟通等工作，收集、整理与合同签订有关的信息。2.起草、修改合同文本，确保合同条款准确反映业务需求和双方约定。3.负责合同的履行跟踪，及时解决合同履行过程中出现的问题。4.配合法务部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。（三）财务部门1.参与合同的审核，对合同的付款方式、结算期限等财务条款进行审查。2.负责合同款项的收付管理，确保资金安全。3.定期核对合同款项的收付情况，及时发现和解决财务风险。（四）行政部门1.负责合同的编号、归档和保管工作，建立合同档案管理制度。2.协助业务部门办理合同签订所需的相关手续，如盖章、登记等。3.负责合同管理信息系统的维护和管理，确保合同信息的安全和准确。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门在进行合同洽谈时，应及时将洽谈情况向公司领导汇报，并与对方就合同主要条款达成初步意向。2.业务部门根据洽谈结果起草合同文本，并提交法务部门进行合法性审查。3.法务部门对合同文本进行审查后，提出修改意见和建议，业务部门根据审查意见对合同文本进行修改完善。4.合同文本修改完善后，由业务部门提交公司领导审批。公司领导审批通过后，合同方可签订。5.合同签订前，业务部门应确保合同对方当事人具有合法的主体资格和履约能力，要求对方提供相关资质证明文件。6.合同签订时，双方当事人应在合同文本上签字（盖章），并加盖公司合同专用章。合同一式多份，由业务部门、法务部门、财务部门、行政部门等分别留存。（二）合同审批权限1.合同金额在[x]万元以下的，由业务部门负责人审批，报分管领导备案。2.合同金额在[x]万元至[x]万元之间的，由业务部门负责人审核后，报分管领导审批。3.合同金额在[x]万元以上的，由业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人审核后，报总经理审批。（三）合同条款审查要点1.合同主体：审查合同对方当事人的名称、地址、联系方式等信息是否准确无误，是否具有合法的主体资格和履约能力。2.合同标的：明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等要求，确保合同标的清晰明确。3.价格条款：明确合同的价格、计价方式、付款方式、结算期限等条款，确保价格合理、付款方式明确、结算期限清晰。4.履行期限、地点和方式：明确合同的履行期限、履行地点和履行方式，确保合同双方当事人清楚各自的权利和义务。5.违约责任：明确合同双方当事人的违约责任，包括违约情形、违约金数额或损失赔偿额的计算方法等，确保违约责任明确具体。6.争议解决方式：明确合同双方当事人在履行合同过程中发生争议时的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等，确保争议解决方式合法有效。四、合同履行管理（一）履行通知合同签订后，业务部门应及时将合同副本发送给相关部门，并明确各部门在合同履行过程中的职责和任务。业务部门应按照合同约定的时间和方式向对方当事人发出履行通知，提醒对方当事人按时履行合同义务。（二）履行跟踪1.业务部门应建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行实时跟踪记录，及时掌握合同履行进度。2.在合同履行过程中，如发现对方当事人存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，并向公司领导汇报。3.各部门应密切配合，按照合同约定履行各自的职责和义务，确保合同顺利履行。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需要变更合同内容，业务部门应与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如需要解除合同，业务部门应与对方当事人协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确双方当事人的权利和义务，以及合同解除后的善后事宜。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知法务部门、财务部门和行政部门，并办理合同变更或解除的相关手续。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格按照合同签订流程和审批权限签订合同，确保合同条款合法有效、明确具体。2.加强合同履行跟踪，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。3.定期组织合同法律知识培训，提高员工的法律意识和合同管理水平，增强员工防范合同纠纷的能力。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据和资料，并向公司领导汇报。2.公司领导根据纠纷情况，决定是否成立纠纷处理小组。纠纷处理小组由法务部门、业务部门、财务部门等相关人员组成。3.纠纷处理小组应对合同纠纷进行调查分析，制定纠纷处理方案，并与对方当事人进行协商解决。4.如协商不成，纠纷处理小组应根据合同约定或相关法律法规的规定，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。5.在合同纠纷处理过程中，业务部门、法务部门、财务部门等相关人员应密切配合，提供必要的支持和协助。（三）纠纷处理原则1.依法处理原则：合同纠纷的处理应严格遵守国家法律法规的规定，维护公司的合法权益。2.协商解决原则：尽量通过协商解决合同纠纷，避免诉讼和仲裁，降低纠纷处理成本。3.及时处理原则：及时处理合同纠纷，避免纠纷扩大化，给公司造成更大的损失。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交给行政部门进行归档。2.合同履行过程中产生的与合同有关的文件、资料，如补充协议、变更协议、往来函件、会议纪要、验收报告等，业务部门应及时收集整理，并提交给行政部门进行归档。（二）档案整理1.行政部门应按照合同类别、签订时间、合同编号等对合同档案进行分类整理，建立合同档案目录。2.对合同档案中的文件、资料进行编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管1.行政部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案保管期限进行分类存放，定期对档案进行检查和清理，确保档案资料的完好无损。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到行政部门查阅。2.查阅合同档案时，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。如需复印档案资料，应经行政部门负责人批准。3.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，到行政部门查阅。查阅时，应在行政部门人员的陪同下进行，不得擅自摘抄、复制档案资料。七、监督与检查（一）内部监督1.公司建立合同管理内部监督机制，定期对合同管理情况进行检查和评估。2.法务部门、财务部门、行政部门等相关部门应按照各自的职责，对合同签订、履行、变更、解除等环节进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。3.业务部门应定期向公司领导汇报合同管理情况，接受公司领导的监督和指导。（二）外部监督1.公司应积极