计量技术文件管理制度

计量技术文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司计量技术文件的管理，确保计量技术文件的完整性、准确性、有效性和可追溯性，保证公司计量工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与计量技术相关的文件，包括计量标准文件、计量操作规程、计量校准规范、计量检测报告、计量设备档案等。（三）职责分工1.技术质量部负责计量技术文件的归口管理，制定和修订计量技术文件管理制度。组织计量技术文件的编制、审核、批准、发布和废止工作。负责计量技术文件的存档、保管和借阅管理。监督计量技术文件的执行情况，定期对计量技术文件进行有效性评审。2.各使用部门负责本部门计量技术文件的使用、保管和日常维护。按照计量技术文件的要求开展计量工作，对文件执行过程中发现的问题及时反馈给技术质量部。配合技术质量部做好计量技术文件的修订工作，提供相关资料和意见。3.其他相关部门在各自职责范围内，协助技术质量部做好计量技术文件的管理工作。二、计量技术文件的分类与编号（一）分类1.计量标准文件：包括计量标准考核证书、计量标准技术报告、计量标准操作规程等。2.计量操作规程：规定计量设备操作方法和程序的文件。3.计量校准规范：指导计量设备校准工作的文件。4.计量检测报告：记录计量检测结果的文件。5.计量设备档案：包含计量设备的购置、验收、校准、维修、报废等记录的文件。（二）编号1.计量技术文件编号由文件类别代码、年份、顺序号组成。2.具体编号规则如下：计量标准文件：JB[年份][顺序号]计量操作规程：CZ[年份][顺序号]计量校准规范：JZ[年份][顺序号]计量检测报告：JC[年份][顺序号]计量设备档案：DA[年份][顺序号]3.示例：如2023年第5份计量操作规程，编号为CZ202305。三、计量技术文件的编制与审核（一）编制要求1.计量技术文件应符合国家相关法律法规、计量技术规范和公司实际情况。2.文件内容应准确、完整、清晰，具有可操作性。3.编制人员应具备相应的专业知识和实践经验，确保文件的科学性和可靠性。（二）审核流程1.计量技术文件初稿编制完成后，编制人应提交至所在部门负责人进行初审。2.部门负责人初审通过后，将文件提交至技术质量部进行审核。3.技术质量部审核人员应对文件的格式、内容、准确性等进行全面审查，提出审核意见。4.审核通过的文件，由技术质量部提交至公司分管领导进行批准；审核不通过的文件，编制人应根据审核意见进行修改，重新提交审核。四、计量技术文件的批准与发布（一）批准公司分管领导对审核通过的计量技术文件进行批准，批准后的文件方可发布实施。（二）发布1.技术质量部负责计量技术文件的发布工作，将批准后的文件按照规定的格式和渠道进行发布。2.发布的计量技术文件应加盖公司公章，并注明发布日期、生效日期等信息。3.计量技术文件发布后，技术质量部应及时将文件发放至各使用部门，并做好发放记录。五、计量技术文件的存档与保管（一）存档1.技术质量部负责建立计量技术文件档案库，对所有计量技术文件进行分类存档。2.计量技术文件档案应包括文件的纸质版和电子版，电子版文件应进行备份存储。3.存档的计量技术文件应按照编号顺序进行排列，便于查找和管理。（二）保管1.档案库应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等条件，确保文件的安全保存。2.对重要的计量技术文件应采取加密存储、限制访问等措施，防止文件泄露。3.定期对计量技术文件进行清查和盘点，确保文件的完整性和准确性。六、计量技术文件的借阅与使用（一）借阅1.因工作需要借阅计量技术文件的，应填写《计量技术文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息。2.《计量技术文件借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交至技术质量部审批。3.技术质量部审批通过后，办理文件借阅手续，借阅人应在规定的借阅期限内归还文件。4.借阅人应妥善保管借阅的计量技术文件，不得擅自复印、转借、涂改或丢失文件。（二）使用1.各使用部门应按照计量技术文件的要求开展计量工作，确保文件的有效执行。2.使用过程中发现文件存在问题或与实际情况不符的，应及时反馈给技术质量部，不得擅自修改文件。3.对计量技术文件进行修订后，技术质量部应及时将修订后的文件发放至各使用部门，并做好文件更新记录。七、计量技术文件的修订与废止（一）修订1.当国家法律法规、计量技术规范发生变化，或者公司计量工作实际需要时，应对计量技术文件进行修订。2.修订申请由使用部门提出，填写《计量技术文件修订申请表》，详细说明修订的原因、内容和建议。3.《计量技术文件修订申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交至技术质量部。4.技术质量部组织相关人员对修订申请进行评审，根据评审结果制定修订计划，并组织实施修订工作。5.修订后的计量技术文件应按照编制与审核、批准与发布的流程进行管理。（二）废止1.计量技术文件存在下列情况之一的，应予以废止：已被新的计量技术文件替代的。国家法律法规、计量技术规范已禁止使用的。文件内容与实际情况严重不符，无法继续使用的。2.废止的计量技术文件由技术质量部进行标识，并从档案库中撤出。3.对废止的计量技术文件应进行妥善保管，以备查阅。八、计量技术文件的保密管理（一）保密范围计量技术文件涉及公司的技术秘密、商业秘密和客户信息等，属于保密范畴。（二）保密措施1.对接触计量技术文件的人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.严格限制计量技术文件的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅、使用文件。3.在文件的存储、传输和使用过程中，采取加密、备份等措施，防止文件泄露。4.对违反保密规定的行为，按照公司相关规定进行严肃处理。九、计量技术文件的信息化管理（一）建立计量技术文件管理系统利用信息化技术建立计量技术文件管理系统，实现文件的电子化存储、检索、审批、发放、修订等功能，提高文件管理的效率和准确性。（二）数据维护与备份1.定期对计量技术文件管理系统中的数据进行维护，确保数据的完整性和准确性。2.对系统中的重要数据进行备份存储，备份数据应至少保存两份，并分别存储在不同的介质和地点，以防止数据丢失。十、计量技术文件的监督与检查（一）监督机制1.技术质量部负责对计量技术文件的执行情况进行监督检查，定期组织开展文件执行情况的内部审核。2.各使用部门应定期对本部门计量技术文件的执行情况进行自查，发现问题及时整改。（二）检查内容1.计量技术文件的配备情况，是否满足工作需要。2.文件的执行情况，是否按照文件要求开展计量工作。3.文件的保管情况，是否符合存档与保管要求。4.文件的修订与废止情况，是否及时更新文件。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，技术质量部应及时下达《整改通知书》，