计划材料管理制度设计

计划材料管理制度设计一、总则（一）目的为加强公司计划材料管理，规范计划材料的采购、使用、存储等环节，提高材料使用效率，降低成本，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与计划材料管理相关的部门和人员，包括但不限于采购部门、生产部门、仓储部门、研发部门等。（三）基本原则1.计划性原则：根据公司生产经营计划，合理安排材料采购、使用和库存，确保材料供应与生产需求相匹配。2.经济性原则：在保证材料质量的前提下，通过合理采购、优化库存等方式，降低材料采购成本和库存成本。3.准确性原则：计划材料的需求预测、采购计划、库存管理等数据应准确可靠，为公司决策提供有力支持。4.规范化原则：建立健全计划材料管理流程和标准，规范各环节操作，提高管理效率和质量。二、计划材料需求预测（一）需求预测职责1.生产部门：负责根据公司年度生产计划、月度生产任务，结合历史生产数据和设备运行状况，预测本部门所需各类材料的品种、数量和时间，并提交给计划部门。2.研发部门：根据新产品研发计划和技术改进需求，及时向计划部门提供所需新材料、特殊材料的相关信息，包括品种、规格、预计用量和需求时间等。3.计划部门：汇总生产部门和研发部门的材料需求预测信息，进行综合分析和整理，形成公司整体的计划材料需求预测初稿。（二）需求预测方法1.历史数据分析法：分析过去一段时间内材料的使用量、消耗规律等历史数据，结合生产任务的变化趋势，预测未来材料需求。2.趋势外推法：根据材料需求的历史数据，建立数学模型，通过趋势外推预测未来需求。3.专家判断法：邀请生产、技术、采购等方面的专家，对材料需求进行评估和预测，综合考虑各种因素的影响。（三）需求预测调整1.在生产过程中，如因生产计划变更、订单调整、设备故障等原因导致材料需求发生变化，相关部门应及时通知计划部门，计划部门对需求预测进行调整。2.市场原材料价格波动、供应情况变化等外部因素对材料需求产生影响时，计划部门应根据实际情况及时调整需求预测，并与采购部门沟通协调。三、计划材料采购计划（一）采购计划编制1.计划部门根据需求预测结果，结合库存状况，编制公司月度、季度和年度计划材料采购计划。采购计划应明确材料的品种、规格、数量、采购时间、预计到货时间等详细信息。2.对于关键材料、稀缺材料和价格波动较大的材料，采购计划应制定相应的采购策略，如提前储备、分批采购、套期保值等。（二）采购计划审批1.采购计划初稿编制完成后，提交给采购部门负责人审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购时间的准确性、库存情况的核实等。2.采购部门负责人审核通过后，将采购计划提交给财务部门审核资金预算，财务部门根据公司资金状况进行审核，并提出意见和建议。3.采购计划经采购部门负责人和财务部门审核通过后，报公司分管领导审批，公司分管领导根据公司整体经营情况和战略目标进行审批。（三）采购计划执行1.采购部门根据审批后的采购计划，及时组织采购活动。按照采购流程选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购材料的质量、价格和交货期符合要求。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进度和供应情况。如出现供应商无法按时交货、产品质量问题等异常情况，应及时采取措施解决，并向计划部门反馈。3.计划部门负责跟踪采购计划的执行情况，定期检查采购进度，对未按时完成的采购任务进行督促和协调，确保采购计划顺利执行。四、计划材料采购管理（一）供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商评估和选择标准，从供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行综合评估。通过招标、询价、邀请报价等方式选择合格的供应商，并建立供应商名录。2.供应商考核采购部门定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和更多的合作机会，对于不合格的供应商进行淘汰或整改。3.供应商关系维护采购部门与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期召开供应商会议，及时解决合作过程中出现的问题。关注供应商的经营状况和市场动态，与供应商共同应对市场变化和风险。（二）采购合同管理1.合同签订采购部门在选定供应商后，应按照公司合同管理规定，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括材料品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应提交给法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。2.合同执行采购部门和供应商应严格按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如因特殊原因需要变更采购合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议，同时报相关部门备案。3.合同结算采购部门根据采购合同约定和实际到货情况，及时办理付款申请手续。付款申请应附合同复印件、发票、验收报告等相关资料。财务部门按照公司财务制度和采购合同约定进行审核付款，确保付款的准确性和合规性。（三）采购成本控制1.采购价格管理采购部门通过市场调研、招标、询价、谈判等方式，获取合理的采购价格。定期收集市场价格信息，分析价格走势，为采购决策提供参考。与供应商协商采购价格时，应充分考虑材料质量、交货期、售后服务等因素，争取最优惠的采购价格。2.采购成本分析定期对采购成本进行分析，对比不同供应商的采购价格、采购数量、运输费用、仓储费用等，找出成本控制的关键点和优化空间。采购部门根据成本分析结果，采取相应的措施降低采购成本，如优化采购批量、选择更合适的运输方式、降低库存成本等。五、计划材料库存管理（一）库存规划1.根据公司生产经营特点和材料需求情况，合理规划材料库存水平。确定各类材料的安全库存、最高库存和最低库存标准。2.安全库存是为应对突发情况和供应波动而设置的库存，最高库存是为避免库存积压而设定的上限，最低库存是提醒及时补货的下限。（二）库存入库管理1.材料到货后，仓储部门应及时组织验收。验收内容包括材料的品种、规格、数量、质量等是否与采购合同和送货单一致。2.验收合格的材料办理入库手续，填写入库单，注明材料名称、规格、数量、供应商等信息，并将入库单分别传递给采购部门、财务部门和计划部门。3.验收不合格的材料，仓储部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。（三）库存存储管理1.仓储部门按照材料的类别、规格、型号等进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。2.对有特殊存储要求的材料，如易燃易爆材料、易腐蚀材料、贵重材料等，应设置专门的存储区域，并采取相应的防护措施。3.定期对库存材料进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。盘点结束后，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析和处理。（四）库存出库管理1.生产部门、研发部门等根据生产任务和工作需要，填写领料单，注明材料名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人审批后到仓储部门领料。2.仓储部门根据领料单进行发料，核对领料单与库存记录，确保发出材料的准确性。发料后，在领料单上签字确认，并更新库存台账。3.对于限额领料的材料，仓储部门应严格按照限额发放，如因特殊原因需要超限额领料，需经相关部门批准。六、计划材料使用管理（一）使用计划制定1.生产部门根据月度生产计划和设备运行状况，制定详细的材料使用计划。材料使用计划应明确各生产环节所需材料的品种、规格、数量和使用时间。2.研发部门根据新产品研发进度和试验需求，制定相应的材料使用计划，并确保材料使用的合理性和准确性。（二）使用过程控制1.生产车间按照材料使用计划组织生产，合理安排材料投放，提高材料利用率。在生产过程中，操作人员应严格按照操作规程使用材料，避免浪费和损坏。2.研发部门在进行试验和新产品开发时，应严格控制材料用量，对贵重材料和稀缺材料实行专人管理、专项核算。3.各部门应定期对材料使用情况进行统计和分析，及时发现材料使用过程中存在的问题，并采取措施加以改进。（三）余料管理1.生产过程中产生的余料，由生产车间负责收集和整理，并填写余料交库单，注明余料名称、规格、数量、产生原因等信息，交仓储部门办理入库手续。2.仓储部门对余料进行分类存放和管理，建立余料台账。对于可再利用的余料，应及时通知相关部门领用；对于不可再利用的余料，按照公司相关规定进行处理。七、计划材料成本核算与分析（一）成本核算1.财务部门负责计划材料成本的核算工作，按照规定的成本核算方法和会计科目，准确计算材料采购成本、库存成本、使用成本等。2.材料采购成本包括材料价格、运输费用、装卸费用、保险费用等；库存成本包括库存占用资金的利息、仓储费用、损耗等；使用成本包括生产过程中的材料消耗、浪费等。（二）成本分析1.定期对计划材料成本进行分析，对比不同时期、不同产品、不同部门的材料成本情况，找出成本变动的原因和影响因素。2.成本分析内容包括采购成本分析、库存成本分析、使用成本分析等。通过成本分析，提出降低成本的建议和措施，为公司决策提供依据。八、计划材料信息化管理（一）信息化系统建设1.建立公司计划材料管理信息化系统，实现材料需求预测、采购计划、采购管理、库存管理、成本核算等环节的信息化操作和数据共享。2.信息化系统应具备数据录入、查询、统计、分析、预警等功能，提高计划材料管理的效率和准确性。（二）数据维护与更新1.各部门指定专人负责计划材料管理信息化系统的数据维护和更新工作，确保数据的及时、准确和完整。2.定期对信息化系统的数据进行备份，防止数据丢失。同时，对系统进行安全维护，防止数据泄露和系统故障。九、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对计划材料管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、库存管理情况、成本控制情况、合同管理情况等。2.审计部门根据监督检查结果，出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立计划材料管理考核评价机制，对采购部门、仓储部门、生产部门等相关部门和人员的计划材料管理工作进行考核评价。