保密及文书管理制度

保密及文书管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密及文书管理，保障公司信息安全，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。本制度旨在规范公司各类保密信息的保护和文书处理流程，确保公司机密不被泄露，各类文书得到妥善管理和有效利用。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、合作单位、供应商以及所有因工作关系接触到公司保密信息和文书的人员。（三）基本原则1.保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对公司的商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等各类保密信息进行严格保密，防止信息泄露。2.规范管理原则：建立健全保密及文书管理的各项规章制度和流程，明确各部门和人员的职责，确保保密及文书管理工作规范、有序进行。3.预防为主原则：加强保密教育和培训，提高员工的保密意识，从源头上预防保密信息泄露事件的发生。同时，对文书处理过程中的各个环节进行严格监控，及时发现和处理潜在的风险。4.最小化原则：根据工作需要，严格限定知悉保密信息的人员范围，确保信息仅在必要的范围内流转和使用。对于涉及保密信息的业务活动，采取最小化授权原则，严格控制信息的访问权限。5.全程管理原则：对保密信息的产生、存储、传输、使用、销毁等全过程进行管理，确保各个环节的保密措施落实到位。同时，对文书从起草、审核、签发、印发、归档到销毁的整个生命周期进行规范管理，保证文书的完整性和可追溯性。二、保密管理（一）保密信息范围1.商业秘密公司的商业模式、业务流程、市场营销策略、客户名单、销售渠道、合作伙伴信息等。公司的产品研发计划、技术方案、工艺配方、未公开的产品信息等。公司的财务预算、财务报表、成本核算方法、资金运作情况等财务信息。公司的投资项目信息、并购重组计划、战略规划等涉及公司发展战略的信息。2.技术秘密公司自主研发的技术成果，包括专利技术、专有技术、软件著作权等。公司正在进行的技术研发项目的进展情况、技术难题解决方案等。公司所拥有的技术资料、实验数据、技术文档等。3.客户信息客户的基本资料，如姓名、联系方式、地址、经营范围等。客户的交易记录、购买偏好、信用状况等。公司与客户签订的合同、协议等商业文件。4.其他保密信息公司内部会议纪要、决策文件、人事档案等涉及公司内部管理的信息。公司尚未公开的重大事项、突发事件等信息。（二）保密措施1.物理隔离措施对涉及保密信息的办公区域进行物理隔离，设置专门的保密室、档案室等，配备必要的安全防范设施，如门禁系统、监控设备、保险柜等，防止无关人员进入。对存储保密信息的计算机、服务器、存储设备等进行加密存储，并设置访问权限，限制未经授权人员的访问。2.人员管理措施对涉及保密信息的岗位人员进行严格的背景审查和筛选，签订保密协议，明确其保密义务和责任。加强员工的保密教育和培训，定期组织保密知识培训和考核，提高员工的保密意识和技能。对员工的工作行为进行监督，发现违反保密制度的行为及时进行纠正和处理。3.文件管理措施对保密文件进行分类标识，明确密级和保密期限。密级分为绝密、机密、秘密三级，绝密级文件为最重要的保密信息，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失；机密级文件泄露会对公司造成较大损失；秘密级文件泄露会对公司造成一定影响。严格控制保密文件的传阅范围，按照规定的程序进行传阅和审批，确保文件在传递过程中的安全。对保密文件的复制、打印、销毁等进行严格管理，必须经过审批，并做好记录。复制和打印保密文件时，要采取加密存储或专人领取等措施，防止文件丢失或泄露。销毁保密文件时，要采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，并做好销毁记录。4.网络与通信管理措施加强公司内部网络的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，防止外部非法网络攻击。对公司内部网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的网络访问权限，防止保密信息在内部网络中随意传播。对通过网络传输的保密信息进行加密处理，确保信息在传输过程中的保密性。禁止员工在公司内部网络和外部公共网络上传播涉及公司保密信息的文件和资料，禁止使用未经公司批准的移动存储设备接入公司内部网络。对员工使用的电子邮件、即时通讯工具等进行规范管理，禁止在这些工具中传递涉及公司保密信息的内容。（三）保密协议1.签订范围公司与新入职员工、涉及保密信息的合作单位人员、供应商代表等签订保密协议。对于在工作中因特殊需要接触到公司重要保密信息的现有员工，根据实际情况签订补充保密协议。2.协议内容明确保密信息的范围，包括但不限于本制度中规定的商业秘密、技术秘密、客户信息等各类保密信息。规定员工在工作期间及离职后的保密义务和责任，离职后的保密期限根据具体情况确定，一般不少于[x]年。约定员工违反保密协议应承担的违约责任，包括但不限于赔偿公司因此遭受的经济损失、承担法律责任等。明确公司为保密信息提供的保护措施以及员工在保密工作中的权利和义务。（四）保密监督与检查1.监督部门公司设立保密管理工作小组，负责对公司保密制度的执行情况进行监督和检查。保密管理工作小组由公司高层管理人员、各部门负责人组成，日常工作由公司行政部门负责协调。公司内部审计部门定期对公司保密工作进行审计，检查保密制度的执行情况和保密措施的落实情况。2.检查内容保密制度的执行情况，包括员工是否遵守保密规定、保密协议的签订和履行情况等。保密措施的落实情况，如物理隔离措施、文件管理措施、网络与通信管理措施等是否到位。保密信息的存储和使用情况，是否存在保密信息泄露的风险。3.问题处理对于在保密监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门和人员限期整改。对违反保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。对在保密工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励，以激励全体员工积极做好保密工作。三、文书管理（一）文书分类1.行政公文：包括公司发布的决定、通知、通报、报告、请示、批复、函等，用于传达公司决策、部署工作、沟通信息等。2.业务文书：如合同、协议、订单、报价单、项目计划书、业务报表等，与公司业务活动直接相关，是公司开展业务的重要依据。3.内部文件：包括公司内部会议纪要、工作安排、规章制度、人事档案等，用于公司内部管理和沟通。4.其他文书：如宣传资料、培训教材、客户资料等，不属于上述分类的其他各类文书。（二）文书起草1.责任部门行政公文、规章制度等由公司行政部门负责起草。业务文书根据业务内容由相关业务部门负责起草，如合同由法务部门或业务部门会同法务部门起草，项目计划书由项目负责人所在部门起草等。内部文件根据内容涉及的部门由相应部门负责起草，如人事档案由人力资源部门起草，工作安排由各部门自行起草。2.起草要求文书内容应准确、清晰、简洁，符合国家法律法规和公司相关规定。语言表达应规范、严谨，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。涉及重要事项、关键数据等应确保准确无误，并提供相应的依据和说明。对于需要多个部门协同完成的文书，牵头部门应组织相关部门进行讨论和沟通，确保文书内容的一致性和完整性。（三）文书审核1.审核流程文书起草完成后，由起草部门负责人进行初审，重点审核文书内容是否符合部门工作实际、格式是否规范等。初审通过后，将文书提交给相关职能部门进行审核。行政公文、规章制度等提交给行政部门审核，涉及法律条款的业务文书提交给法务部门审核，涉及财务内容的文书提交给财务部门审核等。职能部门主要审核文书的合法性、合规性、准确性等。职能部门审核通过后，文书提交给公司分管领导进行审批。分管领导根据文书内容和公司整体工作安排，对文书进行全面审查，并签署审批意见。对于涉及公司重大决策、重要事项的文书，需经公司总经理或董事长最终审批。2.审核要点合法性审核：检查文书内容是否符合国家法律法规、政策要求以及公司内部规章制度。合规性审核：审查文书的格式、程序等是否符合公司规定的流程和标准。准确性审核：核对文书中的数据、事实、表述等是否准确无误，逻辑是否严谨。完整性审核：确保文书涵盖了应包含的所有内容，不存在重要信息遗漏。（四）文书签发1.签发权限行政公文、规章制度等一般性文书由公司分管领导签发。涉及公司重大决策、重要事项的文书，如公司战略规划、年度预算、重大合同等，由公司总经理或董事长签发。业务文书根据业务性质和金额大小，由相应级别的领导签发。例如，金额较大的合同由公司总经理签发，一般业务合同由分管业务的领导签发。2.签发职责签发人应对文书的内容和质量负责，认真审查文书的各项内容，确保文书符合公司利益和相关规定。签发人在签发文书时，应明确签署意见，如"同意印发"、"修改后印发"、"不同意印发"等，并签署姓名和日期。（五）文书印发1.印发部门行政公文、规章制度等由公司行政部门负责印发。业务文书由相关业务部门根据审批意见进行印发。2.印发要求严格按照审批意见进行印发，确保文书内容准确无误。对印发的文书进行编号登记，建立文书印发台账，记录文书的名称、文号、印发时间、印发份数、发放范围等信息。按照规定的格式和排版要求进行印制，保证文书的质量和美观。对涉密文书的印发，要严格按照保密规定进行操作，确保涉密信息安全。（六）文书传递与送达1.传递方式内部文书传递主要通过公司内部网络办公系统、电子邮件、纸质文件传阅等方式进行。对于紧急且重要的文书，可采用专人送达的方式。外部文书传递根据实际情况选择邮寄、专人送达、传真等方式。2.送达要求确保文书准确、及时地传递到收件人手中。对于重要文书，应要求收件人签收，并做好签收记录。对于需要反馈的文书，及时跟踪收件人的反馈情况，确保文书的处理结果得到及时传达。（七）文书归档1.归档范围公司各类具有保存价值的文书，包括行政公文、业务文书、内部文件、其他文书等，均应进行归档。文书的草稿、修改稿、审核意见、领导批示等相关资料也应一并归档，以便于查阅和追溯。2.归档时间文书办理完毕后，承办部门应及时将文书整理归档。一般情况下，应在次年第一季度内完成上一年度文书的归档工作。对于紧急事项或特殊业务形成的文书，应在事项办结后[x]个工作日内归档。3.归档要求按照文书的类别、年度、保管期限等进行分类整理，编制归档目录，便于查找和检索。文书应采用纸质和电子两种形式进行归档，电子文档应与纸质文档内容一致，并按照规定的格式和命名规则进行存储。归档的文书应保持完整、齐全，如有破损、缺失等情况，应及时进行修复和补充。（八）文书查阅与借阅1.查阅权限公司内部员工因工作需要查阅文书档案的，应填写《文书查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。涉及重要机密的文书档案，查阅人需经公司分管领导或总经理批准。外部单位因工作需要查阅公司文书档案的，必须持有单位介绍信，并经公司总经理批准，由档案管理部门指定专人陪同查阅。2.借阅规定公司内部员工因工作需要借阅文书档案的，应填写《文书借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自复制、摘录。借阅人归还文书档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（九）文书销毁1.销毁范围已超过保管期限且无留存价值的文书档案。经鉴定确认不再具有保存意义的文书资料。因工作失误或其他原因形成的重复、多余的文书。2.销毁程序由档案管理部门定期对拟销毁的文书进行清理和造册，填写《文书销毁申请表》，注明文书的名称、文号、数量、销毁原因等。《文书销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。文书销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，并由两人以上在场监销，监销人应在销毁记录上签字确认。销毁记录