食堂项目档案管理制度

食堂项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强食堂项目档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，有效保护和利用档案资源，为食堂项目的建设、运营、管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所负责的各类食堂项目从项目规划、设计、施工、验收、运营到终止全过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则食堂项目档案由公司指定的档案管理部门或专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映食堂项目的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集食堂项目各阶段形成的各类档案，确保档案涵盖项目的各个方面。4.及时性原则档案应随项目进展及时形成、收集、整理和归档，保证档案的时效性。5.保密性原则对涉及食堂项目机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善食堂项目档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督食堂项目各部门的档案收集、整理、归档工作。3.集中统一管理食堂项目档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.负责档案的保管、鉴定、销毁、借阅等日常管理工作。5.组织开展档案的开发利用工作，为食堂项目的决策、运营等提供档案信息支持。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案工作的组织和协调，确保项目档案工作与项目建设、运营同步进行。2.督促项目各部门及时收集、整理本部门形成的档案，并移交档案管理部门。3.审核项目档案的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的档案提出整改意见。（三）项目各部门职责1.负责本部门在食堂项目实施过程中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理和初步归档工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，确保档案的安全和完整。三、档案分类与编号（一）档案分类食堂项目档案分为以下几大类：1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目规划设计文件等。2.工程建设文件：涵盖工程招投标文件、施工合同、施工图纸、工程变更文件、工程质量验收文件等。3.设备采购文件：包含设备采购合同、设备清单、设备安装调试记录等。4.运营管理文件：如食堂管理制度、食品采购与验收记录、人员培训记录、食品安全检查记录等。5.财务管理文件：涉及项目预算、决算报告、资金往来凭证等。6.其他文件：包括项目相关的会议纪要、通知、信函、照片、音像资料等。（二）档案编号档案编号采用分类编号法，具体规则如下：1.一级类目用大写英文字母表示，如"X"代表项目前期文件，"G"代表工程建设文件，"S"代表设备采购文件，"Y"代表运营管理文件，"C"代表财务管理文件，"Q"代表其他文件。2.二级类目用两位阿拉伯数字表示，如"X01"代表项目立项批复，"G02"代表施工图纸等。3.三级类目用三位阿拉伯数字表示，如"G02001"代表建筑施工图纸，"G02002"代表结构施工图纸等。4.编号应具有唯一性，一个档案编号对应一份档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.项目各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案管理要求，及时收集本部门在食堂项目实施过程中形成的各类文件、资料、记录等。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、照片、音像资料等多种形式，确保档案的全面性。3.对于外来文件，如上级部门的批复、相关单位的函件等，应及时登记并收集归档。（二）档案整理1.档案管理人员应对收集到的档案进行及时整理，按照档案分类标准进行分类、编号。2.对纸质档案进行装订、编目，编制档案目录清单，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，确保电子档案的可检索性。4.照片、音像资料等应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行分类整理。五、档案归档（一）归档时间1.项目前期文件在项目立项批复后一个月内归档。2.工程建设文件随工程进度分阶段归档，工程竣工验收后三个月内完成全部归档工作。3.设备采购文件在设备到货验收合格后一个月内归档。4.运营管理文件按月或按季度归档。5.财务管理文件在年度终了后三个月内归档。6.其他文件应在形成后及时归档。（二）归档要求1.归档的档案应齐全完整、真实准确、字迹清晰、签字盖章手续完备。2.纸质档案应使用A4纸张，左侧装订，装订应牢固整齐。3.电子档案应采用通用格式存储，确保长期可读。4.照片、音像资料应冲洗或刻录成光盘，并附文字说明。5.档案管理人员应填写档案移交清单，双方签字确认后完成档案移交归档工作。六、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，按编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应进行异地备份存储，定期进行数据检查和维护，确保数据安全。3.照片、音像资料应存放在专门的相册、光盘盒中，并分类保管。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.清查结果应形成清查报告，记录档案清查情况及处理结果。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目负责人及相关业务人员组成，对档案进行综合评估。3.鉴定档案应根据国家有关规定和公司实际情况，从档案的重要性、保存价值等方面进行判断。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清单经档案鉴定小组审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，并由专人负责监督销毁过程。4.档案销毁后，应在档案销毁清单上注明销毁日期、方式等信息，并由监销人员签字确认。八、档案借阅与利用（一）借阅范围1.公司内部人员因工作需要，可借阅食堂项目档案。2.外单位因工作需要查阅档案的，应按照公司相关规定办理借阅手续。（二）借阅手续1.借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.档案借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为借阅人办理档案借阅手续，发放档案借阅证。4.借阅人应按照档案借阅证上注明的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）利用规定1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借档案。2.档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，如需带出查阅，应经档案管理部门负责人批准。3.档案利用过程中形成的相关记录，如查阅记录、复制记录等，应及时归档保存。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立食堂项目档案管理信息系统，实现档案的电子化管理、在线查阅、借阅审批、统计分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案和电子档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，更新档案的保管期限、借阅状态等信息。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进