财务了解采购管理制度

财务了解采购管理制度总则目的本采购管理制度旨在规范公司采购流程，确保采购活动的合规性、高效性和经济性，保障公司生产经营活动的顺利进行，满足公司对物资和服务的需求，同时防范采购风险，维护公司利益。适用范围本制度适用于公司内部所有与采购相关的部门和人员，包括但不限于生产部门、研发部门、行政部门等提出采购需求的部门，以及负责具体采购操作的采购部门。基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规、政策以及公司内部的各项规章制度。2.经济性原则：在满足公司需求的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，实现采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商都有平等的机会参与竞争，不得偏袒任何一方。4.质量优先原则：所采购的物资和服务应符合公司规定的质量标准，以保障公司生产经营活动的正常开展。5.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行合同约定。采购组织与职责采购部门职责1.制定和完善采购管理制度、流程和标准，并组织实施。2.根据公司各部门需求，编制采购计划，明确采购物资和服务的种类、数量、规格、质量要求、交货时间等。3.负责供应商的开发、评估、选择、管理和考核工作，建立供应商档案。4.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款明确、合理、合法，并跟踪合同执行情况。5.协调采购过程中的各种关系，包括与内部需求部门、供应商、物流部门等的沟通与协调。6.负责采购物资的验收工作，确保采购物资的数量、质量、规格等符合合同要求。7.定期分析采购数据，评估采购绩效，提出改进措施和建议。8.参与公司采购相关的招投标活动，按照规定程序进行操作。需求部门职责1.根据公司生产经营计划和实际需求，准确及时地向采购部门提交采购申请，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.协助采购部门进行供应商的选择和评估，提供相关技术支持和质量标准。3.参与采购合同的评审，提出意见和建议，确保合同条款符合本部门需求。4.负责采购物资的验收工作，配合采购部门对不合格物资进行处理。5.定期与采购部门沟通，反馈采购物资的使用情况和问题，为采购决策提供参考。验收部门职责1.制定验收标准和流程，明确验收方法、验收人员职责等。2.按照合同要求和验收标准，对采购物资进行数量、质量、规格等方面的验收。3.对验收过程中发现的问题及时记录，并通知采购部门和供应商，跟踪处理结果。4.出具验收报告，作为采购物资结算和入库的依据。财务部门职责1.参与采购合同的评审，审核合同中的付款条款、价格条款等财务相关内容。2.负责采购资金的预算安排和支付管理，确保采购资金的合理使用和安全。3.对采购成本进行核算和分析，监督采购价格的合理性，提供财务数据支持和建议。4.审核采购发票等报销凭证，办理采购款项的结算手续。5.定期与采购部门核对账目，确保财务数据的准确性和一致性。采购流程采购申请1.需求部门根据生产经营计划、库存情况等，填写采购申请表。采购申请表应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、需求日期、用途、预算金额等详细信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。对于重大采购项目或金额较大的采购申请，还需经相关领导审批。采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，对需求进行汇总和分析。结合库存情况、市场供应情况、采购周期等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的种类、数量、规格、质量要求、预计采购时间、采购方式、预算金额等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，报相关领导批准。供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，了解其基本情况，包括企业规模、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。对于符合基本要求的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，评估其实际生产经营状况、质量管理体系、环保情况等。2.供应商评估建立供应商评估指标体系，从质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面对供应商进行评估。采购部门定期（每年至少一次）或在采购项目结束后，对供应商进行评估打分。评估结果作为供应商选择、合作和管理的重要依据。3.供应商选择根据采购计划和供应商评估结果，采购部门选择合适的供应商。对于金额较大、技术复杂的采购项目，一般采用招标、邀请招标、竞争性谈判等方式选择供应商。采购部门向选定的供应商发送采购询价单或招标邀请函，明确采购物资或服务的详细要求、报价期限、交货时间等。供应商按照要求进行报价，采购部门对各供应商的报价进行比较和分析，选择性价比最优的供应商。4.供应商管理与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史、交易记录等。定期对供应商进行跟踪和评估，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量、交货情况等，发现问题及时与供应商沟通并协商解决。根据供应商的表现，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。采购合同签订1.采购部门在确定供应商后，组织起草采购合同。采购合同应符合法律法规的要求，条款明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义性条款。2.采购合同草案提交给财务部门审核付款条款、价格条款等财务相关内容，确保合同财务条款的合理性和合规性。3.采购合同草案经财务部门审核通过后，提交给法务部门审核合同的法律条款，确保合同的合法性和有效性。4.采购合同经法务部门审核通过后，由采购部门负责人与供应商签订合同。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、验收部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。采购执行1.采购部门根据采购合同要求，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等。2.采购部门跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资或服务。3.对于采购过程中出现的变更情况，如采购数量、规格、交货时间等的变更，采购部门应及时与供应商协商，签订补充协议，并通知相关部门。验收1.采购物资到货前，验收部门根据采购合同和验收标准，做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具等。2.采购物资到货时，验收部门按照验收方案对采购物资的数量、质量、规格等进行验收。验收过程中，验收人员应认真核对物资的标识、包装、外观等，进行必要的检验和测试。3.对于验收合格的采购物资，验收人员出具验收报告，并在物资上加盖验收合格章。验收报告应包括物资名称、规格、数量、质量状况、验收日期、验收人员等信息。4.对于验收不合格的采购物资，验收部门应及时通知采购部门和供应商。采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货、降价等。处理结果应记录在案，并跟踪落实情况。付款1.采购物资验收合格后，供应商向公司提交发票等付款申请资料。采购部门对付款申请资料进行审核，确保资料的真实性、完整性和准确性。2.采购部门将审核通过的付款申请资料提交给财务部门。财务部门根据采购合同和公司财务制度，对付款申请进行复核和审批。3.财务部门按照审批结果安排资金支付。对于符合付款条件的，财务部门通过银行转账等方式向供应商支付款项。4.财务部门在付款后，及时进行账务处理，记录采购支出情况，并定期与采购部门核对账目，确保财务数据的一致性。采购风险管理风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应短缺、原材料价格上涨等可能导致采购成本增加或物资供应中断。2.供应商风险：供应商破产、违约、质量问题、交货延迟等可能影响公司生产经营活动的正常进行。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理、违法等可能导致公司在合同履行过程中面临法律纠纷和经济损失。4.验收风险：验收标准不明确、验收人员疏忽、供应商提供虚假产品等可能导致不合格物资进入公司，影响产品质量和生产效率。5.内部管理风险：采购流程不规范、审批环节缺失、采购人员违规操作等可能导致采购活动出现漏洞，引发腐败和经济损失。风险评估1.采购部门会同相关部门对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对采购风险进行分类和排序，确定重点关注的风险领域。风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时了解市场价格动态，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式降低价格波动风险。拓宽采购渠道，优化供应商结构，增加供应来源的多样性，降低供应短缺风险。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，选择信誉良好、实力雄厚、产品质量可靠的供应商。在采购合同中明确供应商的违约责任，增加供应商违约成本。同时，建立供应商应急管理机制，当供应商出现问题时，能够及时采取替代措施，确保物资供应。3.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、条款明确、责任清晰。聘请专业法律顾问对重大采购合同进行审核，必要时参与合同谈判，防范合同法律风险。4.验收风险应对明确验收标准和流程，加强验收人员培训，提高验收人员的专业水平和责任心。采用多种验收方式，如抽检、全检、委托第三方检测等，确保验收结果的准确性和可靠性。5.内部管理风险应对完善采购管理制度和流程，加强内部监督和审计，规范采购操作行为。加强采购人员培训和职业道德教育，提高采购人员的业务能力和廉洁自律意识。采购绩效评估评估指标1.采购成本：实际采购价格与预算价格的差异率，反映采购成本控制情况。2.采购质量：验收合格物资占采购物资总数的比例，体现采购物资的质量水平。3.交货期：供应商按时交货次数占总交货次数的比例，衡量供应商交货的及时性。4.采购效率：采购周期（从采购申请到物资到货的时间）的长短，反映采购流程的运作效率。5.供应商满意度：通过对供应商进行问卷调查或访谈等方式，了解供应商对公司采购工作的满意度。评估方法1.定期收集采购相关数据，包括采购订单、发票、验收报告、供应商反馈等。2.根据评估指标，对收集的数据进行整理和分析，计算各项评估指标的得分。3.采购部门定期（每季度或每年）撰写采购绩效评估报告，对采购工作进行总结和评价，分析存在的问题和不足，并提出改进措施和建议。评估结果应用1.将采购绩效评估结果与采购人员的绩效考核挂钩，对绩效优秀的采购人员给予奖励，如奖金、晋升、荣誉证书等。2.根据采购绩效评估结果，对