郑州超市公章管理制度

郑州超市公章管理制度一、总则（一）目的为加强郑州超市公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护超市的正常运营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于郑州超市总部及各门店、分公司、子公司等所属机构（以下统称"各部门"）公章的管理与使用。（三）定义1.公章：指郑州超市经法定程序批准刻制的，代表超市对外行使权力、承担义务的各类印章，包括但不限于行政公章、合同专用章、财务专用章等。2.公章保管人：指负责保管公章，并按照本制度规定使用公章的人员。二、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.各部门因工作需要刻制公章的，须填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报超市总经理审批。2.总经理审批通过后，由行政部门统一办理刻制手续。刻制公章必须选择具有公安机关指定资质的印章制作单位，确保公章的质量和合法性。3.公章刻制完成后，行政部门应及时将公章移交至指定的保管人，并办理交接手续。交接时需填写《公章交接登记表》，注明公章名称、数量、交接时间、交接双方等信息。（二）启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应在《公章启用申请表》上注明启用日期、启用范围等信息，并报总经理审批。2.经总经理审批同意后，行政部门应将公章启用的相关信息通知各部门，并在超市内部发布公告。公告内容应包括公章名称、启用日期、启用范围等。（三）废止1.因机构撤销、名称变更、业务调整等原因不再使用的公章，由原保管人填写《公章废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人签字确认后，报行政部门审核。2.行政部门审核通过后，报总经理审批。总经理审批同意后，行政部门负责将废止的公章进行封存或销毁，并在《公章废止登记表》上注明废止日期、废止原因、处理方式等信息。3.公章废止后，原保管人应将相关文件、资料等交回行政部门归档保存。三、公章的保管（一）保管原则1.实行专人保管原则。每枚公章必须指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。2.实行保险柜存放原则。公章应存放在保险柜内，确保公章的安全。保险柜钥匙和密码应由保管人分别掌握，不得将保险柜钥匙和密码告知他人。3.实行双人保管原则。对于重要的公章，如行政公章、合同专用章等，应实行双人保管制度。保管人应分别保管公章的正章和副章，并在使用时同时在场。（二）保管职责1.公章保管人应妥善保管公章，确保公章的安全和完好。如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。2.公章保管人应严格遵守公章使用规定，不得擅自将公章借给他人使用或带出办公区域。如因工作需要必须带出办公区域的，应填写《公章外出使用申请表》，经部门负责人和行政部门负责人审批同意后，方可带出。带出期间，公章保管人应确保公章的安全，并在使用完毕后及时归还。3.公章保管人应定期对公章进行检查，如发现公章有磨损、变形等情况，应及时报告行政部门，并申请更换公章。4.公章保管人应做好公章使用记录，详细记录公章使用的日期、事由、使用人、批准人等信息。使用记录应妥善保存，以备查阅。（三）保管人变更1.因工作调动、离职等原因需要变更公章保管人的，原保管人应填写《公章保管人变更申请表》，详细说明变更原因，并经部门负责人签字确认后，报行政部门审核。2.行政部门审核通过后，报总经理审批。总经理审批同意后，行政部门负责办理公章交接手续。交接时需填写《公章交接登记表》，注明公章名称、数量、交接时间、交接双方等信息。交接双方应在《公章交接登记表》上签字确认。四、公章的使用（一）使用范围1.行政公章：用于以超市名义对外发布公文、函件、证明、介绍信等；签订各类合同、协议等法律文件；办理工商登记、税务登记、银行开户等相关手续；以及其他需要加盖行政公章的事项。2.合同专用章：用于签订各类合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于办理财务收支、结算、报销等相关业务。4.其他公章：根据具体用途，在规定的范围内使用。（二）使用流程1.申请：使用公章的部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事由、文件名称、文号、使用日期、使用人等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：《公章使用申请表》应按照以下审批权限进行审批：涉及以超市名义对外发布公文、函件、证明、介绍信等，以及签订各类合同、协议等法律文件的，须经超市总经理审批。涉及办理工商登记、税务登记、银行开户等相关手续的，须经超市财务负责人和总经理审批。涉及其他事项的，根据具体情况，由相关部门负责人或分管领导审批。3.用印：经审批同意后，公章保管人应按照审批意见在相关文件、资料上加盖公章，并在《公章使用登记表》上注明盖章日期、盖章文件名称、文号、盖章人等信息。盖章时应确保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜。4.登记：公章使用完毕后，公章保管人应及时将《公章使用申请表》和相关文件、资料归档保存，并在《公章使用登记表》上进行登记。（三）特殊情况使用1.如遇紧急情况或突发事件，无法按照正常流程申请审批公章的，使用人应电话请示相关领导，并在事后及时补办审批手续。2.对于重大事项或重要文件，需要加盖公章的，应经超市领导班子集体研究决定，并按照规定的审批流程进行审批。（四）禁止使用情况1.未经审批同意，不得擅自使用公章。2.不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。3.不得将公章用于与超市业务无关的事项。4.不得将公章外借他人使用。五、公章的监督与检查（一）监督部门超市行政部门负责对公章的管理与使用进行监督检查。（二）检查内容1.公章保管情况：检查公章是否存放在保险柜内，保险柜钥匙和密码是否由专人分别掌握，公章保管人是否严格遵守公章保管规定。2.公章使用情况：检查公章使用是否按照规定的流程进行申请、审批，是否在规定的范围内使用，是否做好使用记录。3.公章安全情况：检查公章是否有损坏、遗失等情况，是否及时采取相应的措施进行处理。（三）检查频率行政部门应定期对公章的管理与使用情况进行检查，每月至少检查一次。对于重要的公章，如行政公章、合同专用章等，应增加检查频率，每季度至少检查一次。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达《公章管理整改通知书》，要求相关部门或个人限期整改。2.相关部门或个人应按照《公章管理整改通知书》的要求，认真进行整改，并将整改情况及时反馈给行政部门。3.对于违反公章管理制度的行为，行政部门应视情节轻重，给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、辞退等。六、法律责任1.因公章保管人或使用人故意或重大过失导致公章被盗用、冒用、丢失等情况，给超市造成经济损失或其他不良影响的，应依法承担相应的法律责任。2.对于违反本制度规定使用公章的行为，超市将视情节轻重，给予相应的处罚。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、附则（一）解释权本