合同管理制度规定文件

合同管理制度规定文件一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，根据国家相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同的内容应当公平、公正，合理确定双方的权利和义务。4.诚实守信原则：合同双方应当诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规的规定进行审核。2.参与合同的谈判、起草和签订工作，提供法律意见和建议。3.负责处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等法律事务。4.建立合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和管理。（二）业务部门1.负责合同的谈判、起草和签订工作，对合同的真实性、可行性负责。2.负责合同的履行，按照合同约定及时履行义务，确保合同目的的实现。3.负责合同的变更、解除等事项的提出和办理，及时通知相关部门。4.配合法务部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。（三）财务部门1.负责审核合同的财务条款，对合同的付款方式、结算期限等进行审核。2.负责合同款项的收付管理，按照合同约定及时办理收款和付款手续。3.对合同执行情况进行财务监督，确保合同款项的安全和准确收付。（四）行政管理部门1.负责合同印章的管理，严格按照规定使用合同印章。2.负责合同档案的整理、归档和保管工作，确保合同档案的完整和安全。3.协助其他部门办理合同相关的行政事务。三、合同的签订（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需要，进行合同谈判，与对方就合同条款达成一致意见。2.业务部门起草合同文本，经本部门负责人审核后，提交法务部门进行合法性审查。3.法务部门对合同文本进行合法性审查，提出修改意见，业务部门根据审查意见进行修改完善。4.修改后的合同文本经业务部门负责人、法务部门负责人、分管领导签字后，提交总经理审批。5.总经理审批通过后，合同文本由行政管理部门加盖合同专用章，并由业务部门负责与对方签订合同。（二）合同签订要求1.合同应当采用书面形式，内容应当完整、准确、清晰，包括合同双方的名称、地址、联系方式，合同标的、数量、质量、价款或者报酬，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等条款。2.合同条款应当符合法律法规的规定，不得含有违法、违规、显失公平等条款。3.合同签订前，应当对对方的主体资格、经营范围、资信状况等进行调查了解，确保对方具有签订合同的主体资格和履行合同的能力。4.合同应当由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司合同专用章。授权代表签订合同的，应当出具法定代表人的授权委托书。四、合同的履行（一）履行要求1.合同双方应当按照合同约定全面履行自己的义务，不得擅自变更或解除合同。2.业务部门应当建立合同履行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。3.合同履行过程中，如需变更合同条款，应当按照合同签订流程办理变更手续。4.合同履行过程中，如出现争议或纠纷，应当及时与对方协商解决，协商不成的，应当按照合同约定的争议解决方式进行处理。（二）付款管理1.财务部门应当根据合同约定的付款方式和结算期限，及时办理付款手续。2.付款前，业务部门应当提交付款申请，经本部门负责人、分管领导签字后，提交财务部门审核。3.财务部门审核付款申请时，应当重点审核合同条款、付款金额、付款时间等是否符合合同约定，相关手续是否齐全。4.付款申请审核通过后，财务部门按照规定办理付款手续，并及时进行账务处理。五、合同的变更与解除（一）变更条件1.合同签订后，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因，需要变更合同条款的。2.合同履行过程中，双方协商一致，需要变更合同条款的。（二）变更程序1.合同变更由业务部门提出申请，说明变更的原因、内容和要求。2.业务部门将变更申请提交法务部门进行合法性审查，法务部门提出审查意见。3.业务部门根据审查意见，与对方协商签订变更协议，变更协议经双方签字盖章后生效。4.变更协议签订后，业务部门将变更协议副本提交行政管理部门、财务部门等相关部门备案。（三）解除条件1.合同签订后，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因，导致合同无法履行或继续履行已无必要的。2.合同履行过程中，一方严重违约，另一方有权解除合同的。3.双方协商一致，同意解除合同的。（四）解除程序1.合同解除由业务部门提出申请，说明解除的原因、内容和要求。2.业务部门将解除申请提交法务部门进行合法性审查，法务部门提出审查意见。3.业务部门根据审查意见，与对方协商签订解除协议，解除协议经双方签字盖章后生效。4.解除协议签订后，业务部门将解除协议副本提交行政管理部门、财务部门等相关部门备案。5.合同解除后，双方应当按照解除协议的约定办理相关手续，如结算款项、返还财产等。六、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则1.及时处理原则：合同纠纷发生后，应当及时采取措施进行处理，避免纠纷扩大。2.依法处理原则：合同纠纷的处理应当遵守国家法律法规的规定，不得违反法律法规的强制性规定。3.协商解决原则：合同纠纷发生后，应当首先通过协商解决，尽量达成和解协议。4.维护公司利益原则：合同纠纷的处理应当以维护公司利益为出发点，确保公司的合法权益不受侵害。（二）纠纷处理程序1.业务部门发现合同纠纷后，应当及时向本部门负责人报告，并提供相关证据和资料。2.本部门负责人组织相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案经分管领导批准后，业务部门负责与对方进行协商解决。4.协商不成的，业务部门应当及时将纠纷情况报告法务部门，由法务部门决定是否通过诉讼、仲裁等方式解决。5.法务部门负责处理合同纠纷的诉讼、仲裁等法律事务，业务部门应当积极配合，提供相关证据和资料。6.合同纠纷处理结束后，业务部门应当及时将处理结果报告公司领导，并将相关资料归档保存。七、合同档案管理（一）档案收集1.行政管理部门负责合同档案的收集工作，业务部门应当在合同签订后及时将合同文本及相关资料提交行政管理部门。2.合同文本及相关资料应当包括合同原件、补充协议、变更协议、解除协议、授权委托书、对方主体资格证明文件、往来信函、会议纪要、谈判记录、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理1.行政管理部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号。2.合同档案应当按照一份合同一个档案袋的原则进行整理，档案袋内应当包括合同文本及相关资料的复印件，并编制目录清单。（三）档案保管1.行政管理部门设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全和完整。2.合同档案应当按照档案管理的有关规定进行保管，保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。3.合同档案的查阅、借阅应当按照规定办理审批手续，未经批准不得查阅、借阅合同档案。（四）档案销毁1.合同档案保管期满后，行政管理部门应当按照档案管理的有关规定进行鉴定，提出销毁意见。2.销毁意见经公司领导批准后，行政管理部门负责组织合同档案的销毁工作，并做好销毁记录。八、合同监督检查（一）监督检查内容1.合同签订、履行、变更、解除等行为是否符合法律法规和公司制度的规定。2.合同执行情况是否良好，是否存在违约行为。3.合同档案管理是否规范，档案资料是否完整、准确。（二）监督检查方式1.定期检查：公司定期对合同管理情况进行检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、解除等情况，合同档案管理情况等。2.不定期抽查：公司不定期对合同管理情况进行抽查，重点检查合同履行情况、合同纠纷处理情况等。3.专项检查：针对合同管理中存在的突出问题，公司组织专项检查，及时发现和解决问题