财务合同回款管理制度

财务合同回款管理制度总则目的为加强公司财务管理，规范合同回款流程，确保公司资金及时、足额回笼，降低资金风险，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有涉及款项收付的合同，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同等。职责分工1.销售部门负责合同的签订、执行跟踪及回款催缴工作。定期与客户沟通，了解客户付款计划及资金状况，及时反馈给财务部门。对逾期未回款的客户进行原因分析，并采取相应的催款措施。2.财务部门负责合同回款的核算、监控及分析工作。审核合同付款条款，确保符合公司利益和财务政策。定期向管理层汇报合同回款情况，提供相关数据支持和风险预警。协助销售部门进行回款催缴工作，提供必要的财务信息和法律支持。3.法务部门负责合同的合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。对逾期未回款的合同提供法律建议和支持，协助处理相关法律事务。4.管理层负责审批重大合同的回款计划和催款措施。根据公司经营目标和财务状况，制定回款政策和考核指标。协调各部门之间的工作，确保合同回款工作顺利进行。合同签订管理付款条款约定1.合同签订前，销售部门应与客户充分沟通付款方式、付款期限、结算周期等条款，并将其明确写入合同中。2.付款方式应尽量选择有利于公司资金回笼的方式，如银行转账、支票等，避免使用现金支付。3.付款期限应根据业务性质、客户信用状况等因素合理确定，原则上不应超过[x]个工作日。对于信用状况良好的长期合作客户，经管理层批准后可适当延长付款期限，但最长不得超过[x]天。4.结算周期应明确规定，如按月结算、按季度结算等，并约定结算日期。合同审批1.合同签订前，需按照公司合同审批流程进行审批。销售部门应提交合同草案及相关附件，包括客户资料、业务背景、付款条款等。2.财务部门负责审核合同付款条款的合理性和合规性，确保公司利益不受损害。如发现问题，应及时与销售部门沟通并提出修改意见。3.法务部门负责审核合同的合法性，确保合同条款符合法律法规要求。对于涉及重大法律风险的合同，应提供专业法律意见。4.管理层根据合同的重要性和风险程度进行审批，审批通过后方可签订合同。回款跟踪与监控建立台账1.财务部门应建立合同回款台账，详细记录每份合同的签订日期、金额、付款方式、付款期限、实际回款日期、回款金额等信息。2.台账应定期更新，确保数据的准确性和及时性。同时，应根据台账数据生成合同回款报表，为管理层提供决策支持。定期跟踪1.销售部门应定期跟踪合同执行情况，及时了解客户付款进度。对于临近付款期限的合同，应提前与客户沟通，确认付款安排。2.财务部门应定期监控合同回款情况，对逾期未回款的合同进行重点关注。如发现异常情况，应及时与销售部门沟通，并采取相应措施。预警机制1.建立合同回款预警机制，根据合同付款期限和实际回款情况设定预警指标。当合同回款逾期达到[x]天、[x]天、[x]天时，分别发出黄色、橙色、红色预警信号。2.预警信号发出后，销售部门应立即采取催款措施，并将相关情况及时反馈给财务部门。财务部门应加强对预警合同的监控和分析，为管理层提供决策支持。催款管理催款流程1.当合同回款逾期时，销售部门应及时向客户发出催款通知。催款通知应明确逾期金额、逾期期限、催款原因等内容，并要求客户在规定时间内付款。2.对于首次催款无效的客户，销售部门应再次与客户沟通，了解逾期原因，并制定相应的催款方案。催款方案可包括上门催款、发送律师函、暂停供货等措施。3.如客户仍未按时付款，销售部门应及时将情况反馈给财务部门和法务部门。财务部门可根据合同约定收取逾期利息，法务部门可提供法律支持，协助销售部门采取进一步的催款措施。催款记录1.销售部门应建立催款记录档案，详细记录每次催款的时间、方式、内容、客户反馈等信息。催款记录档案应妥善保存，以备查阅。2.财务部门应定期对催款记录进行分析，总结催款经验和教训，为今后的回款管理工作提供参考。考核与奖惩考核指标1.建立合同回款考核指标体系，将合同回款率、逾期回款率、平均回款周期等指标纳入考核范围。2.合同回款率=实际回款金额/合同金额×100%3.逾期回款率=逾期未回款金额/合同金额×100%4.平均回款周期=∑（合同回款金额×回款天数）/∑合同回款金额考核周期合同回款考核周期为自然年度。奖惩措施1.对于合同回款率达到[x]%以上，且逾期回款率控制在[x]%以内的销售部门，给予相应的奖励，如奖金、荣誉证书等。2.对于合同回款率未达到[x]%，或逾期回款率超过[x]%的销售部门，给予相应的处罚，如扣减奖金、绩效扣分等。3.对于因个人原因导致合同回款逾期的销售人员，应根据情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、降职等。4.对于在合同回款工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励，如晋升、加薪等。特殊情况处理客户破产或无力支付1.如客户破产或无力支付货款，销售部门应及时向管理层汇报，并与法务部门沟通，采取相应的法律措施，如申报债权、参与破产清算等。2.财务部门应根据实际情况计提坏账准备，并进行相应的账务处理。合同变更1.如因客户要求或其他原因需要变更合同付款条款，销售部门应及时与客户协商，并按照公司合同变更流程进行审批。2.合同变更后，财务部门应及时调整合同回款台账和相关报表，确保数据的准确性。不可抗力因素1.如因不可抗力因素导致合同无法按时履行或回款逾期，销售部门应及时通知客户，并提供相关证明文件。2.财务部门应根据实际情况，与客户协商解决办法，如延长付