隧道工程合同管理制度VIP

隧道工程合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司隧道工程项目合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的所有隧道工程项目合同的管理，包括与业主、分包商、供应商等签订的各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和相关政策的规定。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应公平合理，不得损害双方的合法权益，确保合同双方的权利义务对等。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理机构及职责（一）合同管理领导小组成立以公司总经理为组长，副总经理为副组长，各相关部门负责人为成员的合同管理领导小组。负责审议重大合同事项，协调解决合同管理过程中的重大问题，对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。3.建立合同台账，对合同执行情况进行跟踪、统计和分析。4.负责合同纠纷的处理和诉讼工作。5.收集、整理、归档合同相关资料，建立合同档案。（三）项目合同管理小组各隧道工程项目部成立项目合同管理小组，由项目经理任组长，项目技术负责人、商务经理等为成员。负责本项目合同的具体管理工作，包括合同的起草、谈判、签订、执行、变更、结算等，并及时向公司合同管理部门汇报合同执行情况。（四）各部门职责1.工程技术部门负责提供与合同相关的技术资料和技术支持，参与合同技术条款的审核，协助处理合同履行过程中的技术问题。2.商务部门负责合同商务条款的起草、谈判、审核，参与合同的签订工作，负责合同的结算和付款申请等工作，对合同的商务风险进行评估和控制。3.物资设备部门负责根据合同要求，组织物资设备的采购、租赁等工作，确保物资设备按时、按质、按量供应，参与合同中物资设备条款的审核，对物资设备采购合同的执行情况进行跟踪和管理。4.财务部门负责审核合同的付款条款，监督合同款项的支付，对合同执行情况进行财务核算和分析，参与合同纠纷的处理，提供财务方面的支持和建议。5.法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律咨询和建议，参与合同纠纷的处理和诉讼工作，防范合同法律风险。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项项目实施前，项目合同管理小组应根据项目情况进行合同立项，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、预计金额、主要条款等内容，报公司合同管理部门审核。2.合同起草合同管理部门根据合同立项申请表，指定专人负责合同的起草工作。起草人员应收集相关资料，了解项目情况，按照合同示范文本或根据实际情况起草合同条款。合同内容应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。3.合同审核合同起草完成后，应提交相关部门进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性、严密性等。各审核部门应在规定时间内提出审核意见，反馈给合同管理部门。合同管理部门根据审核意见，组织起草人员对合同进行修改完善。工程技术部门审核：重点审核合同中的技术条款是否符合项目要求，技术标准是否明确，技术方案是否可行等。商务部门审核：审核合同的商务条款，包括价格条款、付款方式、结算方式、违约责任等是否合理，是否有利于公司利益。物资设备部门审核：对合同中涉及的物资设备采购、租赁等条款进行审核，确保物资设备的规格、型号、数量、质量等符合要求，价格合理，供应时间明确。财务部门审核：审核合同的付款条款是否符合公司财务规定，付款方式是否安全、便捷，结算方式是否明确，是否存在财务风险。法务部门审核：从法律角度对合同进行审核，审查合同条款是否合法有效，是否存在法律漏洞，是否符合法律法规的强制性规定，防范合同法律风险。4.合同审批经各部门审核通过的合同，报公司合同管理领导小组审批。合同管理领导小组根据项目情况和公司利益，对合同进行最终审批。审批通过的合同，方可签订。5.合同签订合同审批通过后，由公司法定代表人或其授权代表与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照合同审批意见填写合同条款，确保合同内容与审批意见一致。签订后的合同应加盖骑缝章，一式多份，分别由合同双方及相关部门留存。（二）合同签订注意事项1.合同当事人应具备合法的主体资格，签订合同前应核实对方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关文件，确保对方具有签订合同的能力和资格。2.合同条款应明确、具体、详细，避免模糊不清或歧义条款。对于重要条款，应进行详细的约定，确保双方的权利义务明确。3.合同中的价格条款应明确具体，包括单价、总价、计价方式、价格调整等内容。价格应合理公正，符合市场行情。4.付款方式应明确、合理，符合公司财务规定。付款节点应与工程进度相匹配，确保公司资金安全。5.违约责任条款应明确具体，具有可操作性。应约定违约方应承担的违约责任，包括违约金、赔偿损失等方式，以保障合同的顺利履行。6.解决争议的方法应明确，可选择协商、仲裁或诉讼等方式。选择仲裁或诉讼方式的，应明确仲裁机构或管辖法院。四、合同履行管理（一）合同交底合同签订后，合同管理部门应组织相关部门进行合同交底。合同交底的内容包括合同的主要条款、双方的权利义务、履行要求、注意事项等。通过合同交底，使各部门和人员熟悉合同内容，明确各自的职责，确保合同的顺利履行。（二）合同执行跟踪项目合同管理小组应建立合同执行跟踪台账，对合同的履行情况进行实时跟踪。定期检查合同执行进度，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于合同执行过程中的重大事项，应及时向公司合同管理部门汇报。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同的，合同变更申请部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同价格、履行期限等的影响，并提交相关证明材料。2.合同变更申请表经项目合同管理小组审核后，报公司合同管理部门审核。合同管理部门根据变更情况，组织相关部门进行评审，评估变更对公司利益的影响。3.经评审通过的合同变更申请，报公司合同管理领导小组审批。审批通过后，由合同管理部门与对方当事人协商签订合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）合同付款管理1.财务部门应根据合同约定的付款方式和付款节点，审核付款申请。付款申请应附合同执行情况说明、发票等相关资料。2.经财务部门审核通过的付款申请，报公司领导审批。公司领导根据合同执行情况和资金状况进行审批，确保付款的合理性和安全性。3.财务部门按照审批意见办理付款手续，并及时记录付款情况。对于逾期未付款的情况，应及时与对方沟通，了解原因，并采取相应的措施。（五）合同风险防范1.加强合同风险评估，在合同签订前，应对合同对方的信用状况、经营能力、财务状况等进行调查评估，防范合同信用风险。2.关注合同履行过程中的风险，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，防范合同履行风险。3.建立合同纠纷预警机制，对可能引发合同纠纷的事项进行提前预警，及时采取措施防范纠纷的发生。五、合同结算管理（一）结算申请项目完工后，项目合同管理小组应及时组织相关人员进行合同结算。结算人员应根据合同约定和实际完成的工作量，编制《合同结算申请表》，详细说明结算的依据、金额、计算过程等内容，并附相关证明材料。（二）结算审核合同结算申请表提交后，由商务部门负责审核。商务部门应根据合同条款和实际完成情况，对结算金额进行审核。审核过程中，如发现问题应及时与项目合同管理小组沟通，核实情况。审核通过的结算申请表，报财务部门审核。（三）结算审批财务部门审核结算申请表的付款情况和财务数据的准确性。审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据结算情况和公司财务状况进行审批，确定最终的结算金额。（四）结算支付结算金额经公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间办理结算支付手续。在结算支付过程中，如发现对方存在违约行为或其他问题，应及时与对方沟通解决，确保结算支付的顺利进行。六、合同档案管理（一）档案收集合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各种文件资料，包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、付款凭证、结算资料等，均应及时收集整理。（二）档案整理合同管理部门应指定专人负责合同档案的整理工作。按照合同类别、时间顺序等对档案资料进行分类整理，编制档案目录，确保档案资料的完整性和系统性。（三）档案归档整理好的合同档案应及时归档，存入公司合同档案库。合同档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料的安全保管。（四）档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到合同管理部门查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案。七、合同纠纷处理（一）纠纷协商合同履行过程中如发生纠纷，合同管理部门应及时了解情况，组织相关部门和人员进行协商。协商过程中，应保持冷静、理智，客观分析纠纷原因，寻求双方都能接受的解决方案。（二）纠纷调解如协商不成，可根据合同约定或双方协商选择第三方进行调解。调解机构应具有权威性和公正性，能够公正地处理纠纷。调解过程中，应积极配合调解机构，提供相关证据和资料，争