公司公章法管理制度

公司公章法管理制度总则目的为了加强公司公章的管理，规范公章的使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的公章管理。定义1.公章：指公司法定名称章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。2.印章管理人：指负责保管、使用公章的人员。公章的刻制、启用与废止公章的刻制1.公司因业务需要刻制公章，由相关部门提出申请，填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息。2.申请表经部门负责人签字、分管领导审批后，报公司总经理批准。3.获得批准后，由行政部门统一办理刻章手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。4.新刻公章必须符合国家法律法规和公司规定的样式、规格，刻章单位应提供印章的样本及相关证明文件。公章的启用1.新刻公章完成后，行政部门应及时将公章移交印章管理人，并办理交接手续。2.印章管理人在接收公章时，应仔细核对公章的外观、尺寸、字体等是否与申请刻制的一致。3.公章启用前，应在公司内部进行公示，明确公章的使用范围、审批流程等相关规定。4.同时，将启用的公章在公安机关进行备案登记，以确保公章的合法性和有效性。公章的废止1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要废止公章时，由行政部门提出申请，填写《公章废止申请表》。2.申请表经部门负责人签字、分管领导审批后，报公司总经理批准。3.获得批准后，行政部门负责将废止的公章收回，并进行妥善保管。4.废止的公章应及时在公安机关办理注销备案手续，防止被非法使用。公章的保管保管原则1.公章实行专人保管制度，印章管理人应具备高度的责任心和保密意识。2.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、密码箱等，并设置专人专管的钥匙或密码。3.严禁将公章随意放置或交由他人代管，确因工作需要临时交接时，应办理交接手续，并记录交接时间、交接人等信息。保管职责1.印章管理人负责公章的日常保管，确保公章的安全完好。2.定期检查公章的保管情况，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.严格遵守公章使用规定，不得擅自使用公章，对于不符合规定的用章申请应予以拒绝。公章的使用使用范围1.公司法定名称章主要用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。2.合同专用章主要用于公司对外签订的各类合同、协议等法律文件的签署。3.财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具等相关业务。4.其他公章的使用范围根据公司规定和实际业务需求确定。使用流程1.用章申请各部门因业务需要使用公章，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称、份数、使用日期等信息。申请表经部门负责人签字、分管领导审批后，报相关领导或部门批准（根据公司规定的审批权限执行）。2.用章审核印章管理人收到用章申请后，应对申请表的内容进行认真审核，确保用章事项符合公司规定和法律法规要求。审核通过后，在申请表上签字确认，并注明用章时间。3.用章登记印章管理人应建立《公章使用登记簿》，详细记录每一次公章的使用情况，包括用章日期、用章部门、用章事项、用章文件名称、份数、批准人、用章人等信息。每次用章完毕后，应及时在登记簿上进行登记，确保记录准确、完整。4.用章盖章印章管理人在用章时，应严格按照申请表上的批准内容进行盖章，确保盖章位置准确、清晰。盖章后，应对用章文件进行仔细核对，确认无误后将申请表、用章文件等资料整理归档。使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公章。2.如因特殊情况需要在空白文件上加盖公章，必须经公司总经理批准，并在盖章后对文件内容进行严格审查和控制。3.未经公司授权，任何人不得擅自携带公章外出使用。确因工作需要外出用章的，必须经过公司领导批准，并由印章管理人陪同前往，确保公章的安全使用。公章的监督与检查监督机制1.公司设立公章管理监督小组，由行政部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人等组成，负责对公章的管理和使用情况进行定期监督检查。2.监督小组应制定监督检查计划，定期对公章的保管、使用等情况进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。检查内容1.公章的保管情况，包括存放地点、保管人员、保管设施等是否符合要求。2.公章的使用流程是否规范，用章申请、审核、登记等环节是否严格执行。3.用章文件的合法性、真实性和完整性，是否存在违规用章的情况。4.《公章使用登记簿》的记录是否准确、完整，与实际用章情况是否一致。违规处理1.对于违反公章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.如因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的法律责任，并负责赔偿公司的全部损失。