超市日常结算管理制度

超市日常结算管理制度一、总则1.目的为加强超市日常结算管理，规范结算流程，确保资金安全、准确、及时结算，提高财务工作效率，保障超市的正常运营，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于超市所有商品销售、供应商货款结算、员工薪资及其他相关费用的结算业务。3.基本原则准确及时原则：确保结算数据的准确性，按照规定的时间完成各类款项的结算工作，不得延误。安全保密原则：保障结算资金的安全，严格保密结算信息，防止信息泄露和资金风险。规范透明原则：结算流程和操作规范应明确、透明，接受内部监督和审计。二、结算岗位设置与职责1.结算专员负责超市日常销售数据的收集、整理和录入，确保数据的准确性和完整性。审核各类销售凭证、发票等结算资料，核对商品数量、价格、金额等信息。按照规定的结算周期和方式，与供应商进行货款结算，办理付款手续。处理客户退换货、折扣、促销等特殊业务的结算调整。定期编制结算报表，向上级汇报结算工作情况。2.结算主管负责结算团队的日常管理和工作安排，监督结算专员的工作质量和进度。审核重要结算业务和大额款项的支付，确保结算符合公司规定和财务制度。协调与供应商、银行等相关部门的关系，解决结算过程中出现的问题。定期对结算工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，优化结算流程。3.财务经理全面负责超市结算管理工作的指导和监督，制定结算政策和相关制度。审核重大结算事项和财务报表，对结算资金的安全性和合理性负责。参与公司资金预算的编制和执行，确保结算工作与资金安排相匹配。协调与其他部门的沟通与协作，为结算工作提供必要的支持和保障。三、销售结算管理1.销售数据收集收银员在每笔交易完成后，应及时准确地录入销售信息，包括商品名称、规格、数量、单价、金额等，并打印销售小票交予顾客。各销售区域的销售人员应在每日营业结束后，将本区域的销售清单汇总整理，核对无误后交至结算部门。超市应建立销售数据备份机制，定期将销售数据备份至安全存储介质，防止数据丢失。2.销售凭证审核结算专员收到销售清单后，应认真审核销售凭证的真实性、完整性和准确性。检查销售小票上的商品信息与销售清单是否一致，包括商品编码、名称、规格、数量、价格等。核实促销活动、会员折扣、优惠券等优惠信息的使用是否符合规定，折扣金额计算是否正确。对于异常销售数据，如大额交易、频繁退货等，应及时与相关部门或人员进行沟通核实。3.结算周期与方式超市应根据经营情况和与供应商的约定，确定合理的结算周期，一般分为日结、月结、季结等。对于现金交易，应在每日营业结束后及时清点现金，核对销售金额与现金收入是否一致，并填写现金交款单交存银行。对于银行卡交易，应按照银行规定的结算时间和方式，及时与银行进行清算，确保资金到账。对于赊购客户，应按照合同约定的结算方式和期限进行结算，在结算前提醒客户按时付款。4.销售退货与换货结算顾客要求退货时，收银员应按照规定的退货流程进行操作，核实退货商品的原始销售凭证和实物，办理退货手续。退货金额应按照原销售价格计算，如有折扣、赠品等情况，应相应扣除。换货时，应先办理退货手续，再重新进行销售结算，确保换货过程中的库存和账目准确无误。对于因质量问题等原因产生的退货，应及时与供应商沟通协调，办理退货退款手续，并根据情况调整库存和应付账款。四、供应商结算管理1.供应商资料管理采购部门应建立完整的供应商档案，包括供应商基本信息、联系方式、合作协议、结算方式等。结算部门应定期更新供应商资料，确保与供应商的沟通和结算工作顺利进行。对于新增供应商或变更结算方式等重要信息，应及时通知结算部门，并办理相关手续。2.货款结算流程结算专员根据采购订单、验收单等相关凭证，核对供应商送货的商品数量、质量和价格，确认无误后生成结算清单。将结算清单发送给供应商进行核对，供应商如有异议应在规定时间内反馈，结算专员根据反馈意见进行调整。结算主管审核结算清单，确保结算金额准确、结算依据充分，审核通过后提交财务经理审批。财务经理审批后，按照公司资金安排和结算方式，办理货款支付手续。对于月结供应商，应在规定的付款期限内完成支付；对于其他结算方式，应按照约定及时付款。3.供应商对账管理结算部门应定期与供应商进行对账，一般每月或每季度进行一次。对账方式可采用纸质对账单、电子对账单或通过供应商管理系统进行在线对账。在对账过程中，双方应认真核对账目明细，包括期初余额、本期进货、退货、折扣、付款等情况，确保账目一致。如发现账目差异，应及时查明原因，属于超市责任的应及时调整账目；属于供应商责任的，应要求供应商提供详细说明并进行相应处理。4.供应商付款方式超市应根据与供应商的合作情况和资金状况，选择合适的付款方式，常见的付款方式包括支票、银行转账、电汇、商业汇票等。采用支票付款时，应确保支票填写规范、有效，及时交付供应商，并做好支票领用和注销记录。银行转账和电汇付款应准确填写收款账户信息，确保资金及时到账，并保留付款凭证作为记账依据。对于商业汇票付款，应按照票据法和相关规定进行操作，确保票据的真实性、有效性和安全性。五、费用结算管理1.员工薪资结算人力资源部门应每月按时统计员工考勤、绩效等信息，核算员工薪资。将核算后的薪资明细提交给财务部门，财务部门进行审核，确保薪资计算准确无误。财务部门根据审核后的薪资数据，通过银行代发或现金发放等方式支付员工薪资。在薪资发放过程中，应严格遵守国家法律法规和公司相关规定，保护员工个人隐私，确保薪资发放的安全和及时。2.其他费用结算对于超市的水电费、物业费、租金等日常费用，相关部门应及时收集费用明细和发票，提交给财务部门。财务部门审核费用凭证的真实性、合法性和准确性，按照合同约定的结算方式和时间进行支付。对于促销活动费用、广告宣传费用等专项费用，应根据活动策划和合同要求，审核费用支出情况，确保费用使用合理合规，并及时与相关合作方进行结算。六、结算风险管理1.风险识别与评估结算部门应定期对结算业务进行风险识别和评估，包括但不限于资金安全风险、信用风险、操作风险等。分析可能导致风险发生的因素，如供应商破产、客户欺诈、系统故障、人为失误等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险控制措施加强供应商信用管理，对新供应商进行严格的资质审查和信用评估，建立供应商信用档案，对于信用不佳的供应商采取相应的风险防范措施，如增加预付款比例、缩短结算周期等。完善结算内部控制制度，明确各岗位的职责和权限，加强结算流程的审核和监督，防止未经授权的操作和违规行为。建立结算风险预警机制，对异常结算数据和风险指标进行实时监控，及时发现潜在风险并采取措施加以防范。加强信息系统安全管理，确保结算数据的保密性、完整性和可用性，定期对系统进行维护和升级，防止因系统故障导致结算风险。对员工进行风险培训和教育，提高员工的风险意识和防范能力，规范操作流程，避免因人为失误引发风险。七、结算档案管理1.档案分类与整理结算档案应按照类别进行分类整理，包括销售结算档案、供应商结算档案、费用结算档案等。销售结算档案主要包括销售清单、销售小票、退货记录、结算报表等；供应商结算档案包括采购订单、验收单、结算清单、对账单、付款凭证等；费用结算档案包括费用明细、发票、支付凭证等。对各类档案应按照时间顺序进行编号和装订，确保档案资料的完整性和系统性。2.档案保管期限销售结算档案、供应商结算档案和费用结算档案的保管期限应符合国家法律法规和公司相关规定，一般为[x]年。在保管期限内，应妥善保管档案资料，防止档案丢失、损坏或篡改。3.档案查阅与借阅内部人员因工作需要查阅结算档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。如需借阅结算档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等，经财务经理批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[x]个工作日，借阅人应按时归还档案，不得擅自转借他人或复印档案资料。档案管理人员应对档案查阅和借阅情况进行记录，确保档案的安全和可追溯性。八、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对结算业务进行审计，检查结算流程的执行情况、结算数据的准确性和合规性、内部控制制度的有效性等。审计人员应通过查阅凭证、核对账目、实地走访等方式，对结算业务进行全面审查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务检查与考核财务部门应定期对结算工作进行自查，检查结算数据的准确性、结算流程的规范性、资金安全等方面的情况。建立结算工作考核机制，对结算专