公出命令书管理制度

公出命令书管理制度一、总则（一）目的为规范公司员工公出行为，加强对公出活动的管理与监督，确保公出任务顺利完成，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因工作需要离开公司驻地到其他地区进行公务活动的情况。（三）基本原则1.计划性原则：公出应提前进行计划和审批，确保公出活动与工作任务紧密相关且具有必要性。2.高效性原则：公出人员应合理安排行程，提高工作效率，在规定时间内完成公出任务并及时返回。3.合规性原则：公出活动必须遵守国家法律法规、公司各项规章制度以及相关行业规范。二、公出命令书的申请与审批（一）申请流程1.填写申请表：员工如需公出，应提前填写《公出命令书申请表》，详细说明公出事由、目的地、预计出发时间、预计返回时间、公出日程安排等信息。2.部门负责人审核：申请表提交至所在部门负责人处，部门负责人应根据工作实际情况对申请进行审核，判断公出的必要性和合理性，并签署审核意见。3.相关部门会签（如有）：若公出涉及多个部门协作或需要其他部门提供支持的，需相关部门进行会签，各部门应在规定时间内完成会签并签署意见。4.上级领导审批：经部门负责人和相关部门会签后，申请表提交至上级领导处进行最终审批。上级领导应综合考虑公司整体工作安排、公出人员工作能力和任务紧急程度等因素，做出审批决定。（二）审批权限1.普通员工公出：1天以内（含1天）的公出申请由部门负责人审批；1天以上至3天（含3天）的公出申请由部门负责人审核后，报上级领导审批；3天以上的公出申请需经总经理审批。2.部门负责人公出：无论公出时长，均需报上级领导审核，总经理审批。（三）特殊情况处理1.紧急公出：如遇紧急情况需要立即公出，无法提前履行申请审批程序的，公出人员应在出发前电话向上级领导报告公出事由、目的地、预计行程等信息，并在返回公司后2个工作日内补办公出申请审批手续。2.临时增加公出任务：因工作需要临时增加公出任务的，公出人员应及时向部门负责人和上级领导汇报，经批准后按照本制度规定的申请流程进行补办手续。三、公出命令书的内容与格式（一）内容要求1.基本信息：包括公出人员姓名、所在部门、职务、公出日期等。2.公出事由：详细说明公出的具体工作任务和目的。3.行程安排：明确公出的出发地点、目的地、途经地点、预计到达时间和离开时间、交通方式等。4.费用预算：根据公出任务的实际需求，合理估算公出期间的各项费用，如差旅费、住宿费、餐饮费、通讯费等，并注明费用预计总金额。5.审批意见：依次列出部门负责人、相关部门会签意见（如有）、上级领导的审批意见及签名、日期。（二）格式规范1.统一模板：公出命令书应使用公司统一制定的模板进行填写，确保格式规范、内容完整。2.字体与排版：标题使用[具体字体、字号]，正文使用[具体字体、字号]，段落间距适中，页面布局合理。3.编号管理：为便于公出命令书的存档和查询，应对每份公出命令书进行编号，编号规则为[具体编号规则]。四、公出期间的管理（一）工作要求1.按时完成任务：公出人员应严格按照公出命令书确定的行程安排和工作任务要求，按时完成各项工作任务，不得无故拖延或擅自变更行程。2.保持沟通汇报：公出期间应保持与公司内部的密切沟通，及时向部门负责人和上级领导汇报工作进展情况、遇到的问题及解决方案等。对于重要事项或突发事件，应立即报告。3.遵守工作纪律：公出人员在公出地应遵守当地的法律法规和公司的各项工作纪律，不得从事与公出任务无关的活动，维护公司形象和声誉。（二）费用管理1.费用标准：公出费用报销应严格按照公司制定的费用标准执行，不得超标报销。具体费用标准如下：差旅费：[详细列出不同级别人员的交通工具乘坐标准、住宿标准、伙食补贴标准等]住宿费：根据不同地区和城市级别设定相应的住宿标准，原则上应选择经济实惠、安全卫生的住宿场所。餐饮费：按照规定的伙食补贴标准执行，超出部分自理（特殊情况需经审批）。通讯费：根据公出实际需要，按照公司规定的通讯补贴标准报销。2.费用报销：公出结束后，公出人员应在[规定时间]内整理好相关费用发票等报销凭证，按照公司财务报销制度的要求填写报销单，经部门负责人审核、财务部门审核后，报上级领导审批，最后到财务部门办理报销手续。报销凭证应真实、合法、有效，否则不予报销。（三）考勤管理1.公出期间考勤：公出人员在公出期间视为正常出勤，但需按照公司考勤制度的要求，在公出结束后及时到考勤部门办理考勤补登手续。2.逾期未归处理：若公出人员未能按照公出命令书规定的时间返回公司，且未提前办理延期手续的，按照旷工处理。旷工期间扣除相应工资及福利待遇，并根据公司相关规定进行严肃处理。五、公出命令书的变更与撤销（一）变更1.申请变更：公出人员如需变更公出命令书的相关内容，如行程安排、公出时间等，应提前填写《公出命令书变更申请表》，详细说明变更原因和变更内容，并按照原申请审批流程重新进行审批。2.审批流程：变更申请经部门负责人审核、相关部门会签（如有）、上级领导审批通过后，方可生效。公出人员应按照变更后的公出命令书执行公出任务。（二）撤销1.申请撤销：因特殊原因需要撤销公出任务的，公出人员应提前填写《公出命令书撤销申请表》，说明撤销原因，并提交至原审批部门。2.审批流程：撤销申请经部门负责人审核、上级领导审批通过后，公出任务予以撤销。同时，公出人员应及时通知相关协作单位和人员，避免造成不必要的影响。六、公出命令书的存档与查询（一）存档管理1.专人负责：公司设立专门的档案管理人员，负责对公出命令书进行统一收集、整理、归档和保管。2.存档内容：公出命令书存档应包括申请表原件、审批意见、变更申请表（如有）、撤销申请表（如有）以及相关的费用报销凭证等资料。3.存档期限：公出命令书及相关资料的存档期限为[规定存档期限]，以备后续查阅和审计。（二）查询管理1.查询权限：公司内部员工因工作需要查询公出命令书相关信息的，应填写《公出命令书查询申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门进行查询。涉及公司机密信息的公出命令书，需按照公司保密制度的规定进行审批和查询。2.查询记录：档案管理部门应对每次查询情况进行记录，包括查询人姓名、部门、查询时间、查询内容等，以便进行追溯和管理。七、监督与检查（一）内部监督1.定期检查：公司人力资源部门和财务部门应定期对公出命令书的执行情况进行检查，包括公出人员是否按照公出命令书规定的行程和任务执行、费用报销是否合规等。2.不定期抽查：公司领导和相关部门负责人可根据工作需要，对公出人员进行不定期抽查，了解公出工作进展情况和遵守制度情况。（二）违规处理1.警告与批评：对于违反本制度规定的公出行为，如未按规定申请审批、擅自变更行程、虚报费用等，公司将视情节轻重给予警告、批评等处理，并责令其限期改正。2.经济处罚：对造成公司经济损失的违规行为，公司将根据损失情况要求责任人承担相应的经济赔偿责任。3.纪律处分：对于严重违