全新采购合同的管理制度

全新采购合同的管理制度合同编号：__________甲方（采购方）：法定代表人：地址：联系方式：乙方（供应方）：法定代表人：地址：联系方式：一、总则1.1目的本合同旨在明确甲乙双方在采购活动中的权利与义务，保证采购工作的顺利进行，保障双方的合法权益，提高采购效率，降低采购风险，依据相关法律法规制定本合同管理制度下的采购合同。1.2适用范围本合同适用于甲方因自身生产经营、业务开展等需求而向乙方采购货物或服务的所有交易行为。1.3定义与解释（1）“货物”：指乙方按照本合同约定提供给甲方的原材料、设备、产品等有形物品。（2）“服务”：指乙方按照本合同约定为甲方提供的技术支持、维修、咨询等无形的劳务行为。二、采购合同管理组织与职责2.1管理组织架构（1）甲方设立采购管理部门，负责统筹协调采购合同的各项事务，包括与其他部门沟通需求、与乙方对接等。（2）乙方设立专门的销售对接团队，负责与甲方采购管理部门及相关人员的沟通协调，保证合同的顺利履行。2.2各部门职责（1）甲方采购部门：负责收集、整理内部需求部门的采购需求，进行初步筛选供应商，组织合同谈判、起草、审核、签订以及履行过程中的监控等工作。（2）甲方需求部门：及时准确地向采购部门提出采购需求，参与供应商的选择评估中的部分工作，如提供技术规格要求等，在货物或服务交付后负责验收工作。（3）乙方销售部门：负责了解甲方需求，提供产品或服务的相关信息，参与合同谈判，按照合同约定组织生产、供应货物或提供服务。（4）乙方生产部门（若涉及）：按照销售部门传递的订单信息，保质保量按时生产出符合要求的货物。三、采购合同的订立3.1采购需求确认（1）甲方需求部门根据自身业务发展规划、生产计划等向采购部门提出采购需求，需求内容应包括但不限于货物或服务的名称、规格、数量、质量要求、交付时间等。（2）采购部门收到需求后，对需求进行汇总、分析、核实，对于不明确或不合理的部分与需求部门进一步沟通确认，保证采购需求的准确性、完整性和合理性。3.2供应商选择与评估（1）采购部门根据确认后的采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如市场调研、网络搜索、行业推荐等。（2）对潜在供应商进行初步筛选，主要考察供应商的基本情况，包括但不限于企业规模、经营范围、生产能力（若为货物供应商）、服务能力（若为服务供应商）、信誉状况等。（3）对于筛选后的供应商，采购部门会同需求部门、质量部门（若有）等相关部门进行深入评估。评估内容包括但不限于供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、环保措施（若相关）等。（4）根据评估结果，确定符合要求的供应商名单，若一家符合要求，则直接进入合同谈判环节；若有多家，则可根据综合评估结果进行排序，优先选择排名靠前的供应商进行合同谈判。3.3合同谈判（1）采购部门组织相关人员与供应商进行合同谈判，谈判内容包括但不限于货物或服务的价格、数量、质量标准、交货期、付款方式、违约责任等条款。（2）在谈判过程中，双方应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，充分表达各自的意见和要求，寻求双方利益的平衡点。（3）谈判人员应做好谈判记录，记录谈判的主要内容、双方的意见和达成的初步共识，谈判记录作为合同起草的重要参考依据。3.4合同起草与审核（1）根据谈判结果，采购部门负责合同的起草工作。合同内容应包含本管理制度中规定的各项条款，如基本条款、价格与付款条款、交货条款、质量条款、违约责任条款等。（2）合同起草完成后，采购部门将合同草案提交给内部相关部门进行审核，审核部门包括但不限于法务部门、财务部门、需求部门等。（3）法务部门主要审核合同的合法性、合规性，包括合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险等；财务部门主要审核合同的财务条款，如价格是否合理、付款方式是否可行等；需求部门主要审核合同中的货物或服务条款是否满足自身需求。（4）审核部门应在规定的时间内将审核意见反馈给采购部门，采购部门根据审核意见对合同草案进行修改完善，直至审核通过。四、采购合同的条款与内容4.1基本条款（1）合同名称：明确本合同为采购合同，同时注明采购的货物或服务名称，例如“关于[货物名称/服务名称]的采购合同”。（2）合同双方：详细列出甲方和乙方的名称、法定代表人姓名、地址、联系电话等基本信息，保证合同主体的明确性。（3）合同签订地点：写明合同签订的具体地点，这在合同纠纷处理时可能具有重要意义。（4）合同签订日期：记录合同正式签订的日期，该日期可能影响合同的生效、履行期限等相关条款。（5）合同有效期：明确合同的有效期限，从合同生效之日起至合同终止之日止。在有效期内，双方应按照合同约定履行各自的义务；有效期届满后，若双方未续签合同，则合同自动终止。4.2价格与付款条款（1）价格：明确货物或服务的单价、总价，价格应明确是含税价还是不含税价。如果在合同履行期间，由于市场价格波动等原因需要调整价格，应明确价格调整的条件、方式和程序。（2）付款方式：双方应协商确定付款方式，如一次性付款、分期付款等。对于分期付款，应明确每期付款的金额、时间节点以及付款的前提条件，例如在货物验收合格后支付一定比例的款项。（3）发票开具：乙方应按照国家税收法律法规的规定，在甲方付款前或按照合同约定的时间及时向甲方开具合法有效的发票。发票的类型（如增值税专用发票或普通发票）、内容（应与合同交易内容相符）等应符合要求。4.3交货条款（1）交货地点：明确乙方将货物交付给甲方的具体地点，交货地点应具体明确，以便确定货物的运输成本、风险转移等相关事宜。（2）交货时间：确定乙方交付货物的时间要求，可以是具体的日期，也可以是一个时间段。如果乙方未能在约定的交货时间交货，应承担相应的违约责任。（3）交货方式：说明乙方采用何种方式交货，如自提、送货上门、物流运输等。如果采用物流运输，还应明确物流运输的费用由哪一方承担。（4）货物包装：乙方应按照货物的性质、运输要求等对货物进行合理包装，保证货物在运输过程中不受损坏。包装材料、包装方式等应符合相关标准或双方的约定。4.4质量条款（1）质量标准：明确货物或服务应达到的质量标准，可以采用国家标准、行业标准、企业标准或者双方另行约定的特殊标准。如果采用的是国家标准或行业标准，应注明标准的编号和版本。（2）质量检验：在货物交付前或服务提供过程中，甲方有权对货物或服务的质量进行检验。对于货物的检验，可以约定在乙方生产场地进行抽检，也可以在货物交付时进行验收；对于服务的检验，可以根据服务的进度和成果进行阶段性或最终验收。（3）质量保证期：确定货物或服务的质量保证期，在质量保证期内，乙方应对货物或服务出现的质量问题承担免费维修、更换或其他相应的责任。4.5违约责任条款（1）甲方违约责任：如果甲方未按照合同约定履行付款义务、提供必要的协助等，应向乙方承担违约责任。违约责任的承担方式可以包括支付违约金、赔偿乙方因此遭受的损失等。（2）乙方违约责任：若乙方未能按照合同约定提供货物或服务，如交货时间延迟、货物质量不符合标准、服务未达到要求等，应向甲方承担违约责任。违约责任的承担方式包括但不限于支付违约金、减少价款、更换货物或重新提供服务、赔偿甲方因此遭受的损失等。（3）违约金计算方式：明确双方违约时违约金的计算方式，违约金的数额应合理，既要起到约束违约方的作用，又不能过高或过低。例如，可以按照未履行部分的金额的一定比例计算违约金，或者按照给对方造成的损失的一定倍数计算违约金。五、采购合同的审批流程5.1审批权限设置（1）对于金额较小的采购合同（具体金额由甲方根据内部管理规定确定），可由采购部门负责人直接审批。（2）对于金额较大的采购合同，应经过多层审批。例如，采购部门负责人初审后，提交给财务部门负责人审核财务条款，再提交给法务部门负责人审核法律条款，最后由公司高层领导（如总经理或董事长）进行最终审批。（3）特殊采购合同（如涉及重大技术创新、战略合作伙伴关系等），除上述审批流程外，可能还需要经过公司内部专门委员会（如技术委员会、战略发展委员会等）的审议。5.2审批流程步骤（1）合同起草完成后，采购部门将合同草案及相关资料（如采购需求文件、供应商评估报告、谈判记录等）提交给具有初审权限的人员或部门。（2）初审人员或部门对合同草案进行审核，重点审核合同条款是否符合公司的采购政策、采购需求是否准确、供应商选择是否合理等。初审通过后，在合同审批表上签署意见并转交给下一个审核环节。（3）下一个审核环节（如财务部门、法务部门等）按照各自的职责对合同草案进行审核，审核过程中如发觉问题，应及时与采购部门沟通并提出修改意见。审核通过后，在合同审批表上签署意见并继续流转。（4）经过所有必要的审核环节后，合同草案最终提交给具有最终审批权限的人员或部门进行审批。最终审批通过后，合同方可进入签订环节。六、采购合同的签订与生效6.1签订形式（1）本合同可采用书面形式签订，双方应在合同文本上加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。签字和盖章应清晰、完整，以保证合同的有效性。（2）在特殊情况下，经双方协商一致，也可以采用电子签名或其他符合法律法规规定的形式签订合同。但采用电子签名签订合同的，应保证电子签名的可靠性、完整性和不可抵赖性。（3）若合同签订过程中需要对合同文本进行修改，双方应在修改处加盖公章或签字确认，以保证修改内容的有效性。6.2合同生效条件（1）本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，双方签字（或盖章）日期不一致的，以最后签字（或盖章）的日期为准。（2）如果合同中约定了其他生效条件，如甲方支付预付款、乙方提供履约保证金等，在满足这些条件后合同才生效的，则应按照约定执行。例如，若合同约定乙方在收到甲方支付的预付款后合同生效，则甲方应按照合同约定的金额和时间支付预付款，乙方在收到预付款后合同生效。七、采购合同的履行与监控7.1履行管理（1）双方应按照合同约定全面履行各自的义务。甲方应按照合同约定的付款方式和时间及时支付款项，提供必要的协助（如提供货物的存放场地、接收服务的条件等）；乙方应按照合同约定的质量标准、交货时间、交货方式等提供货物或服务。（2）在合同履行过程中，双方应保持密切沟通，及时解决出现的问题。如果一方发觉另一方存在履行困难或可能违约的情况，应及时通知对方，并共同协商解决方案。（3）对于需要分阶段履行的合同，每完成一个阶段的履行任务，双方应进行确认，如签署阶段性验收报告等，以保证合同的顺利进行。7.2进度监控（1）乙方应定期向甲方报告合同履行的进度情况，对于货物供应合同，报告内容可包括生产进度、发货安排等；对于服务提供合同，报告内容可包括服务的进展情况、已完成的工作成果等。（2）甲方有权对乙方的履行进度进行监督检查，如果发觉乙方的履行进度滞后，甲方有权要求乙方采取措施加快进度，并可根据合同约定追究乙方的违约责任。（3）如果由于不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致乙方的履行进度受到影响，乙方应及时通知甲方，并提供相关证明文件。甲方应根据实际情况，在合理范围内给予乙方一定的宽限期或协商调整合同履行计划。7.3质量检验与验收（1）对于货物的质量检验与验收，甲方应按照合同约定的质量标准和检验方式进行。在货物交付时，甲方应进行初步验收，检查货物的外观、数量等是否符合合同要求；如果初步验收合格，甲方应在规定的时间内进行进一步的质量检验（如抽检、全检等）。（2）如果货物的质量检验结果不符合合同要求，甲方有权拒收货物，并要求乙方按照合同约定进行处理，如更换货物、采取补救措施等。乙方应承担因货物质量问题而产生的一切费用，包括但不限于运输费、检验费、更换货物的成本等。（3）对于服务的质量检验与验收，甲方应根据合同约定的服务标准和验收方式进行。在服务提供过程中，甲方可以进行阶段性的检查和评估；服务完成后，甲方应进行最终验收。如果服务质量不符合合同要求，甲方有权要求乙方进行整改或重新提供服务，直至达到合同要求为止。乙方应承担因服务质量问题而产生的一切费用。八、采购合同的变更与解除8.1变更的条件与程序（1）变更条件1.在合同履行期间，如果出现法律法规变更、市场环境变化、不可抗力等原因，导致合同部分条款无法继续履行或需要调整的，可以对合同进行变更。2.如果双方协商一致，认为有必要对合同的某些条款进行修改，以更好地实现合同目的，也可以进行合同变更。（2）变更程序1.提出变更方应及时向对方发出书面的合同变更通知，说明变更的原因、内容和要求。2.对方收到变更通知后，应在规定的时间内（具体时间由双方在合同中约定或根据合理时间确定）对变更通知进行回复，表明是否同意变更。3.如果双方就变更内容达成一致意见，应签订书面的合同变更协议，变更协议应明确变更后的合同条款内容、生效时间等。变更协议作为原合同的组成部分，具有与原合同同等的法律效力。4.如果双方无法就变更内容达成一致意见，按照原合同条款继续履行，若因变更争议导致合同无法履行，按照合同解除的相关规定处理。8.2解除的条件与程序（1）解除条件1.因不可抗力致使合同目的无法实现的，双方均有权解除合同。不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、行为等。2.在合同履行过程中，如果一方严重违反合同约定，如甲方未按照合同约定支付款项且逾期达到一定期限，或者乙方未按照合同约定提供货物或服务且严重影响甲方的正常经营等，另一方有权解除合同。3.如果双方协商一致，同意解除合同的，可以解除合同。（2）解除程序1.解除权人应向对方发出书面的合同解除通知，通知应明确解除的原因、解除的时间等内容。2.对方收到解除通知后，如果对解除有异议，应在规定的时间内（具体时间由双方在合同中约定或根据法律规定确定）向解除权人提出书面异议，并可请求人民法院或者仲裁机构确认解除合同的效力。3.如果对方在收到解除通知后未在规定时间内提出异议，或者经人民法院或者仲裁机构确认解除合同的效力后，合同自解除通知到达对方时解除。4.合同解除后，双方应按照法律规定和合同约定进行清算，如退还已支付的款项、返还已交付的货物或资料等。九、采购合同的纠纷处理9.1纠纷解决方式（1）协商解决：双方应首先尝试通过友好协商解决合同纠纷。协商过程