会议种类流程及相关应急预案培训教材

会议种类、流程及相关应急预案培训巡回会议学术会议年会及启动活动会议种类展台活动形式：提前一天分装资料,提问卡和笔摆放在课桌上,药厂代表布置会场，调试投影仪，灯光第三方检查指路牌，投影，灯光和音响地区经理、代表、第三方确认主席，讲课专家行程地区经理8:30-8:55签到发资料、抽奖信息卡，收邀请函代表循环播放产品MTV（灯光全亮）第三方8:55-9:00关灯、播放会议相关视频

（灯光全暗）代表、第三方9:00-9:05Openingspeech：(要求大家将手机调到震动)

（灯光全亮）主席：教授9:05-9:55AHA2009内容精粹（讲课灯光）讲者：教授9:55-10:05总结并过渡主席：教授10:05-10:55新指南心亮点（讲课灯光）讲者：教授10:55-11:35大会讨论（全亮）主席：教授11:35-11:45大会总结主席：教授11:45-12:05代表主持FLASH抽奖、发奖（奖品：听诊器5个毛巾套装10个AHA杂志中文再版20本）代表、第三方12:05-12:30回收产品三角架代表回收背景板，和相关资料第三方城市推广会议定义城市推广会议是指：某个产品在某个城市举行的一场品牌推广会议，或是在多个城市中举行的多场全国巡回品牌推广会议。典型举例：拜阿AHA聚焦中国尼膜同阶梯工程等执行规范目录Ⅰ会议沟通与确认Ⅱ会议准备Ⅲ会议执行Ⅳ会议结束及报告Ⅴ应急预案Ⅰ会议沟通与确认ⅰ.与市场部沟通ⅱ.销售代表沟通ⅲ.酒店沟通ⅳ.物流供应商沟通ⅴ.AV供应商沟通ⅰ.与市场部沟通1、相关会议设计稿件沟通（最迟3周前）2、会议物品、设备清单沟通（最迟2周前）3、会议执行流程（最迟1周前）4、会议日程、地区、讲者、主席沟通（最迟1周前）5、会议所需其他展示支持文件（video、串场PPT）6、酒店合同（最迟1周前）ⅱ.销售代表沟通

1、落实场地（最迟2周前）2、落实当地主席3、落实品牌展示物数量，如数量与场地布置要求不符立即向市场部反馈4、确定会前会沟通时间（至少提前一天）ⅲ.酒店沟通

1、确认进场时间2、确认货物接收并妥善保存3、确定会议要求的会场布置4、确定酒店需提供的物品（如：投影幕等）5、确认市场部要求的其他事项ⅳ.物流供应商沟通

1、发货管理①发货检查先直接电话到仓库管理员，再与调度员沟通②每月整理货物一次③如货物出现同时多套回京，增加库房物料整理工作一次2、收货管理①正常运输:会议开始前24小时第一次跟踪货物,确认到达情况②非正常运输：提前12小时，第二次确认货物到达情况③会议前4小时货物未到立即开始采取紧急预案处理3、特别事项：提前一周注意目的地天气情况，特别是在冬季大雪和夏季大雨时节；另外要提前备份好制作物料的电子文件，以防当地制作物料使用ⅴ.AV供应商沟通

1、继续完善长期供应商网络(加强固定供应商服务)2、AV设备尽可能指定经常使用的品牌（举例：投影仪）①指定与电脑匹配的品牌投影仪：sony、3M、松下（禁用品牌：日立与国产品牌）②当地提前落实投影仪、投影幕备选供应商3、投影仪供应商到场最短要提前4小时到达，其他供应商根据会议情况而定，但最短不能低于1.5小时，例如：拍摄等4、其他供应商储备Ⅱ会议准备ⅰ.第一时间会场保证：①会议灯光调试；②音频声音调试；③投影图像调试；④话筒音响调试。

ⅱ.会场内布置按照会议标准布置会场，专家名牌及现场主席台、易拉宝征求当地客户代表意见摆放Ⅱ会议准备

ⅲ.会场外布置会议开始前1.5小时，引导指示牌最后检查

ⅳ.会议资料执行人员负责携带的相关资料，按照客户市场部的要求，及时交给当地销售代表Ⅲ会议执行

1、必须有专人操控电脑

2、需安排专人控制现场灯光及专家名牌更换（1人执行会议此项交由当地客户代表负责）

3、会议照相、会议摄像等与客户确认（如客户要求再做安排）Ⅳ会议结束及报告

1、会议结束后按照市场部规定收集相关会议资料

2、按周提交会议数据报告、会议问题汇总、评估表数据及会议现场照片2张

3、全部会议结束后，提交会议总结报告及总决算因为最后总决算需要向客户提交每站会议的交通票据，所以执行人员需要在每站会议结束后复印本站的票据，并交由专门的人员统一保管，便于最后做结算时使用Ⅴ应急预案ⅰ.布场时间短（2小时左右或更短）注：一般会议布场时间最短需要3个半时；而造成布场时间短的主要原因是由于前一场有其他会议占用时间

1、与当地销售代表、酒店负责人及供应商开会明确各自分工

2、专人负责电脑和答题器安装测试

3、专人负责指挥拉网搭建、讲台桌椅摆放、投影幕摆放等会场布置

4、与上一场会议负责人沟通，确定上一场会议撤场时间及撤场人员安排

5、待前场会议结束，迅速进场布置会场ⅱ.货运---不能按时到达或货运出错1、如会议开始4个小时前确认货物无法到达，向市场部及时通报并立即采用应急预案;会场内外首先落实布置：落实名牌、会场引导(酒店打印)2、与当地代表提供产品相关拉网展架、易拉宝等相关展示物3、与销售沟通、确定应急抽奖程序4、专人催促物流公司送货，确定货物不丢失，保证后面的会议继续正常使用，并要求供应商给出发生问题的原因1、如会议开始4个小时前确认货物可以到达，但可能会晚到，首先向市场部及时通报并立即采用应急预案;会场内外首先落实布置：落实名牌、会场引导(酒店打印)2、与当地代表提供产品相关拉网展架、易拉宝等相关展示物3、与销售沟通、确定应急抽奖程序4、专人催促物流公司送货5、购买2/3答题器数量所需电池6、如会前货物不少于半小时到达，与大会主席和当地代表沟通，顺延会议开始时间15分钟，继续执行答题程序ⅲ.投影等设备出错（举例：投影仪）

会前两小时投影仪调试不成功，立即采用应急预案①确定供应商调换投影仪的可行性；②酒店提供投影仪可行性；③当地代表提供投影仪可行性；④备选供应商提供投影仪可行性。注：十分钟内必须有确定的解决方案并立即执行ⅳ.其他

1、大会主席或讲者临时更换第一时间把更改当的名牌商务中心重新打印2、停电①电脑操控人员反复呼喊:各位老师请您原位坐好,谢谢您的配合②现场支持人员立即找拜耳销售人员协助维持现场秩序③现场支持人员与客户负责人确定是否等待并继续会议④与酒店落实停电原因及解决办法⑤来电后设备及时恢复正常使用ⅴ.汇报沟通

1、按照预案临场处置，保证会议正常进行是第一重要的,发生问题，无论现场情况如何，执行人员必须以第一时间与公司领导或客户沟通，告知并确定问题的解决办法

2、问题得以控制后，支持人员必须向市场部负责人电话汇报

3、会议结束后写书面总结，24小时内发邮件给市场部负责人及公司领导，如因行程原因不能及时发送邮件，顺延一天汇报巡回会议学术会议年会及启动活动会议种类展台活动形式：时间内容

5月21日周五全天签到18:00晚餐

5月22日周六

会议

08:10-08:30签到

08:30-08:45大会主席致开幕词

08:45-09:00冠心病二级预防：我们的使命•价值•行动XXXX教授

09:00-09:30冠心病二级预防他汀管理的哲学思考与策略XXXX教授

09:30-09:45提问与讨论09:45-10:00茶休

10:00-10:30

行之有据地使用他汀，推进冠心病二级预防

XXXX教授

10:30-10:45

提问与讨论

10:45-11:15病例讨论：冠心病二级预防XXXX教授

11:15-11:45病例讨论：冠心病二级预防XXXX教授

12:300午餐

5月21日周六

13:00-17:00武夷山半日游

17:00-19:00特色晚餐

5月22日周日

08:00-12:00武夷山半日游后送机巡回会议学术会议年会及启动活动全年会议展台活动形式：展台搭建+展台活动+卫星会一、展台分类及设计二、常用展台材质三、设计与材质的关联四、几方面关心的沟通1、标摊2、特装一、展台分类及设计｝①简易特装②普通特装展台分类—标摊采用国际通用标准而设计制作的展位，规格为3.0米*3.0米*2.5米。主要器材组成：八棱柱、八棱柱支座、锁件、铝塑板、展桌、展椅、射灯等。标摊一般情况下可设计元素不多。可在标摊内壁贴KT板画面，加射灯。KT板LOGO门楣。咨询台贴背胶写真。展台分类—特装—简易特装除标摊外的展台称之为特装其中简易特装的设计感比标摊稍强。有简单的区域划分，一般为接待区、洽谈区和游戏区。展台分类—特装—普通特装普通特装是最常见的展台类型。在设计和材质方面相对前两种要复杂的多，拥有的功能多，分区也更为完善，有接待区、洽谈区、展示区、游戏区、储藏间、视频区、休息区等。充分利用各种可能的要素，例如，展台的材料、音响、光线、色彩和其它装潢用品，不断给观众以新鲜感，刺激其好奇心，使他们对展台产生兴趣。但是也不能毫无根据的设计，首要考虑的还是展台的安全性。二、常用展台材质架构相关：木质、钢架构表面相关：防火板、波音片画面、LOGO相关：写真、即时贴、KT板、PVC、亚克力、塑料泡沫灯箱相关：木框、金属框、亚克力框、有机板、灯箱片、灯管地台相关：地毯、木地台、发光地台布类相关：弹力布、牛津布、宝丽布辅助相关：阳光板、涂料、等离子、音响设备等灯类相关：长臂射灯、大白灯（小太阳）、

筒灯、电脑灯三、设计与材质的关联架构相关：木质结构较为常用，立体感、可塑性好，可以表现各种形状的立体结构。钢结构国际展会较为常用，通透感、现代感强。表面材料相关：防火板较厚，1.2*2.4米一块，接缝处痕迹较为明显。价格较贵。波音片较薄，接缝出容易处理，但对木质结构表面的平滑有较高要求，表面必须平整，否则看上去会坑洼不平。价格较为便宜但对制作工艺有较高要求。如果客户预算高可以在防火板上再贴波音片，效果可以稍微细腻一些。两种材料的选择上与设计无太大关联，主要是看供应商更善于用那种材质。画面、LOGO相关：写真背胶运用最多，可以直接贴在防火板、波音板、灯箱片、KT板上。可以表现任何画面。即时贴用于单色画面，如刻单色LOGO，单色地贴等。LOGO分平面和立体两种，平面是写真背胶或即时贴，立体则是加KT板，亚克力等。立体LOGO中KT板最为便宜，亚克力的透光性更好，更有立体感，中间掏空可装小灯做成发光字。更有效果，但是价格很贵。灯箱相关：灯箱为框架内置灯管，有机片上贴灯箱片画面组成。可以根据设计做成异形。灯箱的框架一般为木质，金属的造价稍高但是质感好。最昂贵的是亚克力灯箱，适合高档展会。灯箱的亮度是展台效果中最重要的因素之一，灯箱里边得灯管越多，功率越大就越亮。地台相关：地台使展台的整体性，和立体感增强，可以用于配合体现整个展台的主色调。配上发光地台的展台时代感更强。台面发光地台是木质结构埋上灯管上边盖上玻璃板。四面发光的地台为四周埋灯管配合玻璃板，可以突出展位的轮廓。布类相关：布类多用绷出圆弧状异形，很多情况下要配合灯光。弹力布弹性好可以很大限度拉扯，但是易燃，多数展会禁用。牛津布是弹力布的替代品，进口材质，均匀透光好于弹力布，但是价格稍高。宝丽布可塑性不强透光性差。多用于绷背景。辅助相关：阳光板是一种透明中空酯类板材，一般有蓝色、绿色、奶白色、无色、红色。配合灯光可以起到装饰点缀展台的作用。涂料是用于表面上防火板或者波音片无法覆盖的地方，用相同或相近的眼色覆盖木质结构的原色。等离子音响设备等灯光相关：长臂射灯主要用于照展板，一般为黄色光。大白灯俗称小太阳主要用来照展台的某部分，比较明亮。筒灯多用于梁下点缀。电脑等多用于打LOGO，或者其他图案。四、几方面关心的沟通1、客户方面2、设计方面3、供应商方面1、客户方面客户只会提出一些想当然的想法，大概的风格，不会去详细说具象的细节。我们需要运用我们所知来帮助客户找到与他想法想吻合的具体方案，也是为我们以后的设计找准方向、降低难度。比如一些客户会说他想要一个神秘的，或科技感的、简单大方、抽象、时尚、自然、高雅等等，我们都可以一一进行引导。神秘的主要可以用展台主色调和灯光来表现，用暗色的防火板，稍微昏暗的灯光，用沙幔，丝绒等来装饰。科技感强的可以推荐实用钢结构，主色调用太空银色，灯光用冷色灯，比如蓝色，用金属质感的材料或者涂料。简单大方就是配色尽量少，装饰少，多用大块状结构，少用异型多用基本材料，灯光明快等。2、设计方面设计关心的是展台的面积，位于展馆什么位置，几面开放，限高，展馆的环境，需要哪些功能分区，展台风格等基本问题。3、供应商方面供应商注重的是展台的搭建可行性（安全性），运用什么材料，搭建时间，价格等。最大问题在于避免到了搭建现场才发现问题，再做出修改。在前期的效果图和施工图中要详细检查安全可行性的一些细节。根据客户要求设计展台根据展台的材质的效果引领客户要求采用相应的材质充分展示设计效果紧急预案（一）游戏问题；因电脑出现故障及断电等因素，出现游戏不能正常进行设专人对设备进行检查及维护。对可能出现的问题的设备准备专用备件及备用机对主持人进行培训，若某个游戏出现问题，主持人对现场观众进行引导，实现向其他游戏的人员分流，给设备维护人员争取检修时间及空间。对礼仪人员进行标准话述培训，配合主持人进行人员分流，减少观众的负面情绪。准备小型的备用礼品，若出现故障，向正在进行游戏的观众致歉，并派发礼品。当出现断电事故，主持人及现场工作人员，将观众引导至非电子类游戏，同时礼仪人员按照上述第4、5条操作。设备问题，AV设备线路问题或断电及接触不良，导致设备无法工作的问题。安排电工值展，每天开始及结束时对线路进行检查，降低现场故障出现的可能尽量减少明线或者线路外露对可能出现的问题的设备如调音台，准备备用设备。所有明线必须用压条固定，防止人员蹚塌，造成线路短路。紧急预案（二）人员问题：游戏吸引观众导致的人员过于拥挤主持人引导观众进行其他游戏，进行人员分流；礼仪小姐协助。问题：由于争抢奖品造成的人员过于拥挤测量适当的距离，在展台前1米拉警戒线。保护签到台，人员过多时，让礼仪小姐从台后走到台前进行礼品发放。控制答题卡发放数量将奖品的发放由集中发放改为定时或定量发放临时增设对奖点对人员进行分流（便携式促销台等）其他实行现场总控负责制，所有现场发生的问题，由现场总控组织相关人员予以解决。保持各展台间的沟通与工作量弹性，在现场总控的协调下，各展台间进行弹性支援。会议期间，突发重大意外事故时的紧急处理（医疗，消防，治安等）紧急预案（三）卫星会答题器发放问题：由于卫星会参会人员较多，答题器发放及收取容易造成混乱将所有答题器按顺序排列，并逐一编号。卫星会当天中午11：30分开始在会场门口发放答题器，并收取代表胸卡，并放到相应的格子里。会议开始前会场投影幕打出转场PPT，重点说明答题器的使用及回收情况。会场内人员12：00开始发放，设立多点发放处，要求多人逐排发放，并收取代表胸卡。会议人数超出预期范围，答题器数量不足时，则发放礼品卷。会议结束后在会场内外同时收取答题器并返还代表胸卡，并发放奖品若领取人员较多临时增设对奖点对人员进行分流对可能出现的问题的设备准备专用备件及备用机其他实行现场总控负责制