酒业公司印章管理制度

酒业公司印章管理制度一、总则（一）目的为加强酒业公司印章管理，规范印章使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒业公司总部及各分公司、子公司（以下统称"公司"）所有印章的管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、业务专用章等。（三）印章定义1.公章：公司法定名称章，代表公司对外行使权力、承担责任，具有最高法律效力。2.合同专用章：用于签订各类经济合同，明确合同双方权利义务。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务活动。4.法人章：法定代表人个人名章，主要用于办理银行结算等特定财务事项。5.业务专用章：根据公司业务需要，针对特定业务领域设立的印章，如销售专用章、采购专用章等，用于相关业务文件的签署。二、印章的刻制、启用与废止（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责办理。行政部门应根据公司实际需求，填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，经公司法定代表人或授权人批准后，方可到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.印章刻制单位应严格按照国家有关规定和公司要求进行刻制，确保印章质量清晰、规范。刻制完成后，行政部门应及时对印章进行验收，检查印章的文字、图案、规格等是否符合要求。验收合格后，行政部门应填写《印章验收单》，并将印章妥善保管。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确印章的名称、启用日期、使用范围等信息。同时，应将新印章的印模留存一份，交至公司档案室、财务部等相关部门备案。2.印章启用时，应在《印章使用登记簿》上进行登记，记录印章启用的日期、启用人、印章名称等信息。（三）印章废止1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因需要废止印章时，由行政部门填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因，经公司法定代表人或授权人批准后，方可进行废止处理。2.印章废止后，行政部门应及时将废止印章交回公安机关指定的印章销毁单位进行销毁，并留存销毁证明。同时，应在公司内部发布废止通知，告知各部门印章已废止，不得再使用。3.对于废止的印章，应在《印章使用登记簿》上进行登记，记录印章废止的日期、废止原因、销毁情况等信息。三、印章的保管（一）保管原则1.各类印章应指定专人负责保管，实行"谁保管、谁负责"的原则。保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度，确保印章安全。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人。如因特殊原因需要临时交接印章，应办理交接手续，并在《印章使用登记簿》上进行记录。（二）保管地点1.公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放在公司保险柜内，由专人负责保管。保险柜钥匙和密码应由保管人员分别掌握，不得告知他人。2.法人章由法定代表人或其授权的财务人员保管，业务专用章由相关业务部门指定专人保管，保管地点应相对固定、安全。（三）保管要求1.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时向行政部门报告，并采取相应的措施进行处理。2.印章保管人员应保持印章存放环境的清洁、干燥，防止印章受潮、生锈或损坏。3.未经公司法定代表人或授权人批准，印章保管人员不得擅自将印章带出公司使用。如因工作需要必须带出公司的，应填写《印章外出使用申请表》，经批准后，由两人以上共同携带，并严格按照批准的使用范围和时间使用。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司参加各类会议、活动、招投标等；办理公司营业执照、税务登记证等相关证照的年检、变更等手续；其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章：用于签订各类经济合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、借款合同等。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动，如开具发票、支票、汇票等；办理银行账户的开立、变更、销户等手续；其他与财务相关的事项。4.法人章：用于办理银行结算等特定财务事项，如支票背书、汇票承兑等；签署法人授权委托书等文件。5.业务专用章：根据公司业务需要，用于特定业务领域的文件签署，如销售专用章用于销售合同、订单等文件的签署；采购专用章用于采购订单、收货确认单等文件的签署。（二）使用流程1.申请：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并由申请部门负责人签字确认。如涉及合同签订、重大事项决策等重要文件，还需经公司法定代表人或授权人批准。2.审核：行政部门对《印章使用申请表》进行审核，重点审核用印事项是否符合公司规定、用印文件内容是否真实合法、审批手续是否齐全等。审核通过后，在申请表上签字盖章。3.用印：印章保管人员根据审核通过的《印章使用申请表》，在指定的位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。用印后，应在《印章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。4.文件留存：用印完成后，印章保管人员应将用印文件原件及《印章使用申请表》复印件留存一份，交至公司档案室或相关部门归档保存，以备查阅。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法提前填写《印章使用申请表》并按正常流程审批的，用印申请人应通过电话、短信等方式向公司法定代表人或授权人报告，经同意后可先使用印章，但事后应及时补办审批手续，并在《印章使用登记簿》上注明情况。2.对于涉及金额较大、风险较高的合同或文件，除加盖相应印章外，还需公司法定代表人或授权人签字确认，以确保用印的安全性和准确性。五、印章的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章使用情况进行日常监督检查，确保印章使用符合公司规定和审批流程。同时，公司审计部门应定期对印章管理情况进行审计，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在指定的保管地点，保管人员是否严格遵守保管要求，保险柜钥匙和密码是否分别掌握等。2.印章使用情况：检查印章使用是否符合规定的使用范围和流程，审批手续是否齐全，《印章使用登记簿》记录是否完整、准确等。3.印章废止情况：检查废止印章是否及时交回销毁，销毁证明是否留存等。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时发出整改通知，要求相关部门或人员限期整改。整改完成后，应提交整改报告，行政部门进行复查。2.如发现印章保管人员或使用人员违反印章管理制度，给公司造成损失的，应依法追究其责任；构成犯罪的，移交司法机关处理。六、印章的信息化管理（一）印章管理系统建设公司应建立印章管理信息化系统，将印章的刻制、启用、保管、使用、废止等全过程纳入系统管理，实现印章管理的规范化、信息化、智能化。（二）系统功能要求1.印章登记功能：记录印章的基本信息、刻制时间、启用时间、废止时间等，方便查询和统计。2.用印申请功能：员工可通过系统在线填写《印章使用申请表》，提交用印申请，并上传相关文件。3.审批流程功能：设定用印审批流程，根据用印事项的重要程度和风险等级，自动流转至相应的审批人进行审批，审批结果实时反馈。4.用印记录功能：详细记录每一次印章使用的时间、地点、文件名称、用印人等信息，形成电子档案，便于追溯和审计。5.权限管理功能：设置不同人员对印章管理系统的操作权限，确保只有授权人员才能进行相应的操作。（三）系统安全保障1.加强印章管理系统的安全防护，采取数据加密、访问控制、备份恢复等措施，防止数据泄露、篡改或丢失。2.定期对印章管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。同时，对系统