费用结算申报管理制度

费用结算申报管理制度总则目的为加强公司费用结算申报管理，规范费用结算申报流程，确保费用支出的真实性、合理性、合规性，提高公司财务管理水平，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在业务活动中发生的各类费用结算申报事项。基本原则1.真实性原则：费用结算申报必须以实际发生的业务为依据，如实反映业务内容和金额。2.合理性原则：费用支出应符合公司业务实际需要，遵循合理、必要的原则，杜绝浪费和不合理开支。3.合规性原则：费用结算申报必须符合国家法律法规、公司相关财务制度及其他规范性文件的要求。4.及时性原则：费用发生后应及时进行结算申报，确保财务数据的及时性和准确性。费用分类及结算申报要求差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要，到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。2.报销标准城市间交通费：根据出差的实际情况，按照公司规定的交通工具等级标准报销。住宿费：按照出差目的地的不同，分为不同的标准档次，在标准范围内凭有效发票报销。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数，按规定标准发放。市内交通费：按照出差自然（日历）天数，按规定标准发放。3.结算申报要求员工应在出差结束后[x]个工作日内，填写《差旅费报销单》，并附上出差审批单、机票、车票、住宿费发票等相关凭证。报销凭证应真实、合法、有效，发票内容应与实际业务相符，不得涂改、伪造。如有特殊情况需乘坐超标准交通工具的，应提前经上级领导批准，并在报销时说明原因。业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、娱乐、礼品等费用。2.报销标准：业务招待费应严格控制，按照公司规定的标准执行，具体标准根据招待对象、业务性质等因素确定。3.结算申报要求业务招待费发生前，应填写《业务招待费申请单》，注明招待事由、招待对象、预计金额等，经部门负责人和分管领导审批后执行。招待结束后，应在[x]个工作日内，填写《费用报销单》，附上发票、消费清单、申请单等相关凭证。报销凭证应注明招待对象、招待人数、招待时间等信息，确保业务招待费的真实性和合理性。办公费1.定义：办公费是指公司日常办公所需的费用，包括办公用品、文具、纸张、墨盒、硒鼓、电脑耗材等。2.结算申报要求办公用品由行政部门统一采购、管理，建立办公用品领用台账。员工领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人审批后到行政部门领取。办公费报销时，应附上发票、采购清单、领用记录等相关凭证，确保办公用品的领用与实际业务需求相符。通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要发生的手机通讯费用。2.报销标准：根据员工的工作岗位和业务需求，分为不同的通讯费补贴标准，按月发放。3.结算申报要求员工应在每月[x]日前，填写《通讯费报销申请表》，附上当月手机通讯费用发票。发票抬头应与员工姓名一致，且为正规发票。如有通讯费用超出补贴标准的情况，需经上级领导批准后方可报销超出部分。车辆费用1.定义：车辆费用是指公司车辆在使用过程中发生的燃油费、过路费、停车费、车辆保险费、车辆维修保养费等。2.结算申报要求车辆燃油费、过路费、停车费等日常费用，由驾驶员凭发票在每月[x]日前统一报销。车辆保险费、车辆维修保养费等大额费用，应提前填写《车辆费用申请单》，经部门负责人和分管领导审批后进行结算报销。报销凭证应真实、合法、有效，发票内容应与车辆使用情况相符。费用结算申报流程费用发生员工在业务活动中发生费用支出时，应按照公司相关规定取得合法有效的报销凭证，并妥善保存。费用申请（如有需要）对于一些需要提前申请的费用，如业务招待费、车辆维修保养费等，员工应在费用发生前填写相应的申请单，注明费用事由、金额、预计支付时间等，按照审批流程提交审批。部门初审员工将填写完整的费用报销单及相关凭证提交至所在部门，部门负责人对费用的真实性、合理性进行初审，审核通过后签字确认。财务审核部门初审后的费用报销单及凭证流转至财务部门，财务人员对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，检查费用是否符合公司报销标准，发票是否真实有效等。如发现问题，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。分管领导审批财务审核通过后的费用报销单，提交至分管领导进行审批。分管领导根据公司相关规定和业务实际情况，对费用的必要性和合理性进行最终审批。总经理审批（如需）对于一些重大费用支出或超出一定金额标准的费用报销，需提交总经理进行审批。总经理审批通过后，费用报销方可进入支付环节。费用支付经各级审批通过的费用报销单，由财务部门按照公司财务支付流程进行支付。支付方式可根据公司规定和实际情况选择现金支付、银行转账等方式。费用结算申报的审批权限一般费用审批权限1.费用报销金额在[x]元以下的，由部门负责人初审，财务审核，分管领导审批。2.费用报销金额在[x]元至[x]元之间的，由部门负责人初审，财务审核，分管领导审批后，报总经理备案。3.费用报销金额在[x]元以上的，由部门负责人初审，财务审核，分管领导审核后，报总经理审批。特殊费用审批权限对于一些特殊业务或重大项目发生的费用，如对外捐赠、大额投资等，需经公司董事会或相关决策机构审批后，方可进行费用结算申报。费用结算申报的时间要求日常费用结算申报时间员工应在费用发生后的[x]个工作日内，完成费用报销单的填写及相关凭证的整理，并提交至所在部门。部门负责人应在收到报销单后的[x]个工作日内完成初审，初审通过后提交至财务部门。财务部门应在收到报销单后的[x]个工作日内完成审核，审核通过后提交至分管领导审批。分管领导应在收到报销单后的[x]个工作日内完成审批。如遇节假日或特殊情况，报销时间可相应顺延。月度费用结算申报时间对于一些按月度结算的费用，如通讯费、车辆费用等，员工应在每月[x]日前，完成当月费用的报销申请，按照上述日常费用结算申报流程进行审批。年度费用结算申报时间公司年度费用结算申报工作应在次年[x]月[x]日前完成。各部门应在规定时间内对本部门全年发生的费用进行梳理、汇总，填写《年度费用结算申报表》，并附上相关费用报销凭证，按照审批流程进行申报。费用结算申报的监督与检查内部审计监督公司内部审计部门定期对费用结算申报情况进行审计检查，重点检查费用的真实性、合理性、合规性，以及审批流程的执行情况。对于发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。财务部门监督财务部门作为费用结算申报的审核部门，应加强对费用报销凭证的审核把关，严格执行公司费用报销标准和审批流程。对于不符合规定的费用报销，应及时予以退回，并要求报销人补充或更正相关信息。员工监督公司鼓励全体员工对费用结算申报过程中的违规行为进行监督举报。对于举报属实的员工，公司将给予一定的奖励，并对违规行为进行严肃处理。罚则报销违规处罚1.对于提供虚假报销凭证、虚报费用等违规行为，一经查实，除追回违规报销金额外，并处以违规报销金额[x]倍的罚款。情节严重的，给予警告、记过、降职等处分，直至解除劳动合同。2.对于审批过程中把关不严，导致违规费用报销的部门负责人和审批人员，给予批评教育、警告等处分；造成公司经济损失的，应承担相应的赔偿责任。费用超支处罚1.对于未经批准擅自超出费用报销标准的费用支出，超出部分由报销人自行承担。2.对于因业务需