集团企业邮箱管理制度

集团企业邮箱管理制度总则目的本制度旨在规范集团企业邮箱的使用，确保信息传递的安全、高效、准确，保障集团业务的正常开展，维护公司利益和形象。适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司、分公司全体员工。基本原则1.安全保密原则：严格保护邮箱账号及邮件内容安全，防止信息泄露。2.合规合法原则：邮箱使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。3.高效使用原则：鼓励员工充分利用邮箱进行业务沟通与协作，提高工作效率。邮箱申请与开通申请流程1.新员工入职时，由所在部门负责人向人力资源部门提交员工邮箱开通申请，注明员工姓名、岗位、部门等信息。2.人力资源部门审核申请信息无误后，将申请提交至信息管理部门。3.信息管理部门根据申请为新员工开通企业邮箱，并分配唯一的账号和初始密码。账号命名规则邮箱账号采用员工姓名全拼的小写形式，如员工姓名为张三，则邮箱账号为zhangsan@[集团域名]。初始密码管理1.信息管理部门为新员工开通邮箱后，将初始密码以加密形式发送至员工所在部门负责人处。2.部门负责人负责通知新员工及时登录邮箱修改初始密码，并提醒员工妥善保管密码，不得泄露给他人。邮箱使用规范邮件内容要求1.主题明确：邮件主题应简洁明了，准确概括邮件主要内容，以便收件人快速了解邮件主旨。2.内容规范：邮件正文应条理清晰，语言通顺，表达准确。避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。3.格式恰当：根据邮件内容的性质和用途，合理设置字体、字号、段落格式等，确保邮件易于阅读。4.礼貌用语：邮件往来应使用礼貌用语，尊重他人，不得使用侮辱性、攻击性或不文明的语言。发送范围1.员工应根据工作需要准确选择邮件收件人，避免不必要的群发邮件。2.涉及公司机密信息、重要决策等内容的邮件，应严格按照公司保密规定确定发送范围，确保信息安全。附件处理1.尽量避免在邮件中发送过大附件，如需发送较大文件，建议通过公司内部文件共享平台或其他安全方式进行传递，并在邮件中注明文件存放位置及提取方式。2.对附件进行命名时，应确保文件名清晰准确，与附件内容相符，便于收件人识别和查找。3.在发送附件前，应确保附件内容准确无误，无病毒、恶意软件等安全隐患。回复与转发1.收到邮件后，应及时回复，如有特殊情况不能及时回复，应向发件人说明原因及预计回复时间。2.回复邮件时，应尽量保持邮件内容的完整性，避免只简单回复"收到"等字样，应针对邮件内容进行有效回应。3.如需转发邮件，应确保转发行为符合相关规定，且不得擅自修改邮件原始内容，转发时应明确说明转发目的及相关情况。邮箱安全管理账号安全1.员工应妥善保管个人邮箱账号和密码，定期修改密码，设置强度较高的密码，包含字母、数字、特殊字符等，长度不少于规定位数。2.不得将邮箱账号借予他人使用，如因工作需要授权他人使用，需经所在部门负责人批准，并在使用完毕后及时收回授权。3.发现账号存在异常登录情况，如收到异常登录提醒或发现邮箱内有异常邮件等，应立即更改密码，并向信息管理部门报告。信息安全1.严格遵守公司保密制度，不得通过企业邮箱发送、存储涉及公司商业秘密、敏感信息、国家机密等内容的邮件。2.对涉及重要业务信息、财务数据等邮件，应采取加密等安全措施进行传输和存储。3.定期清理邮箱内的无用邮件，确保邮箱存储空间充足，同时防止因邮件过多导致系统运行缓慢或出现故障。病毒防范1.不随意打开来历不明的邮件附件，避免因点击附件而感染病毒或遭受网络攻击。2.安装公司指定的杀毒软件，并及时更新病毒库，定期对邮箱进行病毒扫描。3.如发现邮箱感染病毒，应立即断开网络连接，并向信息管理部门报告，配合进行处理。邮箱监控与审计监控目的为确保公司网络安全、规范员工邮箱使用行为、保障公司利益，对企业邮箱进行必要的监控与审计。监控范围1.邮件收发记录，包括发件人、收件人、主题、发送时间、邮件内容等。2.邮箱登录记录，包括登录时间、登录IP地址等。监控方式信息管理部门通过公司邮件系统的监控功能及相关安全审计工具进行监控与审计。审计流程1.信息管理部门定期对邮箱监控与审计数据进行整理和分析，形成审计报告。2.如发现异常情况或违规行为，审计人员应及时进行调查核实，并将相关情况报告给信息管理部门负责人及公司相关领导。3.根据调查结果，对违规行为进行相应处理，处理方式包括但不限于警告、责令整改、纪律处分等。邮箱使用考核考核指标1.邮件回复及时性：统计员工平均邮件回复时间，设定合理的回复期限标准，考核员工对邮件的处理效率。2.邮件内容质量：从邮件主题明确性、内容规范性、语言表达准确性等方面进行评估，考核员工撰写邮件的能力和态度。3.邮箱安全意识：根据账号安全管理、信息安全保护、病毒防范等方面的表现进行考核，评估员工对邮箱安全的重视程度和执行情况。4.邮件使用合规性：检查员工是否遵守邮箱使用规范及公司保密制度，有无违规发送敏感信息、不当使用邮箱等行为。考核周期考核周期为自然季度，每季度末对员工邮箱使用情况进行考核评估。考核结果应用1.考核结果作为员工绩效评估、晋升、奖励等的参考依据之一。2.对于邮箱使用考核优秀的员工，给予适当的表彰和奖励；对于考核不达标或存在违规行为的员工，进行相应的培训、辅导或纪律处分。培训与支持培训内容1.企业邮箱系统操作培训，包括邮箱登录、邮件撰写、发送、接收、回复、转发、附件处理等基本功能的使用方法。2.邮箱安全知识培训，如账号密码管理、信息安全保护、病毒防范等方面的知识和技能。3.邮箱使用规范培训，明确邮件内容要求、发送范围、回复与转发原则等，确保员工正确使用邮箱。培训方式1.定期组织集中培训，邀请信息管理部门专业人员进行授课，对新入职员工或需要进一步培训的员工进行系统培训。2.制作在线培训教程，供员工自主学习和查阅，内容包括操作演示视频、常见问题解答等。3.设立咨询热线或在线客服，及时解答员工在邮箱使用过程中遇到的问题。技术支持1.信息管理部门负责提供邮箱系统的日常技术维护和支持，确保邮箱系统稳定运行。2.及时处理员工反馈的邮箱使用故障和问题，如账号异常、邮件收发失败等，尽快恢复邮箱正常使用。3.根据公司业