铁路单位公章管理制度VIP

铁路单位公章管理制度一、总则（一）目的为加强铁路单位公章管理，规范公章使用流程，维护公章使用的严肃性和安全性，保障铁路单位各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于铁路单位内部各部门、各分支机构以及所属全资、控股子公司公章的管理与使用。（三）基本原则1.严格审批原则：公章使用必须经过严格的审批程序，确保使用事由合法合规。2.专人保管原则：公章由专人负责保管，明确保管责任，确保公章安全。3.登记备案原则：对公章的使用情况进行详细登记备案，便于追溯和查询。二、公章的种类与规格（一）种类1.单位行政公章：代表铁路单位行使职权的正式印章。2.党委公章：用于铁路单位党委相关文件、决议等的盖章。3.财务专用章：用于财务收支、结算等相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门公章：各部门根据工作需要自行刻制的，用于本部门业务范围内文件、资料等的盖章。（二）规格1.铁路单位行政公章规格按照国家相关规定执行，一般为圆形，直径根据不同级别有相应标准。2.党委公章规格同样为圆形，尺寸与行政公章有所区别。3.财务专用章、合同专用章等的规格也应符合行业惯例和相关规定，确保印章的规范性和权威性。三、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.因工作需要刻制公章的，由申请部门填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、规格等信息，并提交相关证明文件。2.申请表经所在部门负责人审核、分管领导审批后，报单位办公室统一办理刻制手续。3.单位办公室应选择具有资质的印章制作单位进行刻制，确保公章质量和安全性。4.新刻制的公章应在制作完成后及时进行备案登记，登记内容包括印章名称、规格、启用时间、保管人等信息。（二）启用1.新公章刻制完成后，由单位办公室负责组织启用仪式。2.启用仪式上，应明确公章的正式启用时间，并宣布公章使用的相关规定和流程。3.新公章启用后，原相关印章同时废止。（三）废止1.因机构撤销、名称变更、印章损坏等原因需要废止公章的，由所在部门提出申请，填写《公章废止申请表》。2.申请表经部门负责人审核、分管领导审批后，报单位办公室备案。3.单位办公室负责收回废止的公章，并进行妥善保管或按照规定程序进行销毁。四、公章的保管（一）保管人员1.铁路单位行政公章由单位办公室指定专人保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.党委公章由党委办公室指定专人保管。3.财务专用章由财务部门指定专人保管。4.合同专用章由合同管理部门指定专人保管。5.部门公章由各部门负责人指定专人保管。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专用印章盒内，确保印章存放环境安全。2.保管人员应妥善保管公章，不得擅自将公章转借他人或带出办公区域。3.如因工作需要暂时离开岗位，应将公章委托给其他合适人员代管，并办理交接手续。4.公章保管人员应定期对公章进行检查，如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。五、公章的使用（一）使用范围1.铁路单位行政公章用于以单位名义发布的文件、函件、报表、证明等；签订的合同、协议；对外报送的各类报表、资料等。2.党委公章用于党委相关文件、决议、通知等的盖章。3.财务专用章用于财务收支凭证、票据、报表等的盖章。4.合同专用章用于签订各类经济合同、协议等。5.部门公章用于本部门业务范围内文件、资料、报表等的盖章。（二）使用流程1.用章申请：使用部门或个人填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章时间等信息，并附上相关文件或资料。2.审批签字：申请表经所在部门负责人审核签字后，根据用章性质报分管领导或其他相关领导审批。涉及重大事项、重要文件的用章，需经单位主要领导审批。一般性文件、资料的用章，由分管领导审批。部门内部业务用章，由部门负责人审批。3.盖章登记：审批通过后，用章申请人将申请表和相关文件资料一并交公章保管人员。保管人员对用章情况进行详细登记，包括用章时间、用章事由、文件名称、用章人等信息。4.盖章操作：保管人员对照申请表和相关文件资料，确认无误后在用章位置加盖公章，并确保印章清晰、端正。5.用章完毕后，保管人员将申请表、相关文件资料等整理归档，以备查阅。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即盖章，但无法按照正常流程进行审批的，用章申请人应电话向相关领导请示，经同意后先盖章，并在事后及时补办审批手续。2.涉及多部门联合发文或用章的，应由主办部门负责填写申请表，并按照规定程序依次征求各部门意见后进行审批。六、公章使用的监督与检查（一）监督部门单位办公室负责对公章使用情况进行日常监督检查，定期对各部门公章使用登记情况进行抽查。（二）检查内容1.公章使用是否符合规定的使用范围。2.用章审批手续是否齐全、规范。3.公章保管是否安全，有无遗失、损坏等情况。4.公章使用登记是否准确、完整。（三）问题处理1.如发现公章使用过程中存在违规行为，监督部门应及时责令纠正，并对相关责任人进行批评教育。2.对于因违规使用公章造成严重后果的，将依法依规追究相关责任人的责任。七、公章的交接与挂失（一）交接1.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章的，应提前填写《公章交接申请表》，经所在部门负责人和分管领导审批后，办理交接手续。2.交接时，应在单位办公室或相关部门的监督下，由交接双方共同对公章的数量、完好情况等进行清点，并在《公章交接登记表》上签字确认。3.交接完成后，原保管人员应将公章及相关文件资料等一并移交给新保管人员。（二）挂失1.如发现公章遗失，保管人员应立即向所在部门负责人报告，并及时采取措施防止公章被冒用。2.所在部门应在第一时间向单位办公室报告，并在相关媒体上发布公章遗失声明。3.单位办公室应及时启动公章挂失程序，办理新章刻制手续，并按照规定进行备案登记