高校沟通管理制度规范

高校沟通管理制度规范一、总则（一）目的为了加强学校各部门之间、学校与高校系统内外部的有效沟通与协作，确保信息的及时、准确传递，提高工作效率，提升学校整体运行效能，特制定本沟通管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于学校内部各职能部门、教学单位、教辅机构之间的沟通与协作，以及学校与其他高校、教育主管部门、合作企业等外部机构的沟通交流。（三）沟通原则1.准确性原则：信息传递应准确、清晰，避免模糊、歧义或错误信息的传播。2.及时性原则：及时沟通各类信息，确保信息不延误，以便相关人员能够及时做出决策和行动。3.完整性原则：传递的信息应完整，涵盖必要的细节和背景，避免信息缺失导致误解。4.保密性原则：涉及学校机密、师生隐私等敏感信息的沟通，应严格遵守保密规定，防止信息泄露。5.主动性原则：鼓励各部门和人员积极主动地进行沟通，及时反馈工作进展和问题，不得推诿责任。二、沟通渠道与方式（一）内部沟通渠道1.会议沟通校长办公会：由校长主持，学校领导班子成员及相关职能部门负责人参加，主要讨论学校重大决策、发展战略、重要工作部署等事项。专题工作会议：根据工作需要，由相关校领导或职能部门组织召开，针对特定工作主题进行讨论、协调和决策，参会人员为相关部门和人员。部门例会：各部门定期召开例会，总结工作进展，安排近期工作任务，部门全体人员参加。教职工大会：定期召开，传达学校重要工作信息、政策解读等，全体教职工参加。2.公文沟通学校发文：以学校名义发布的各类文件，包括通知、决定、通报等，通过学校办公系统发布，传达学校工作要求和决策。部门发文：各部门根据工作需要制发的文件，在部门内部或相关部门之间传达工作事项。请示与报告：下级部门向上级部门就重要事项、问题等进行请示或报告工作进展情况时使用的公文形式。3.办公系统沟通学校办公系统是内部信息沟通的重要平台，各部门和人员应及时在系统中发布工作动态、通知公告、工作请示等信息，同时及时查阅系统内的各类信息，确保工作协同顺畅。4.即时通讯工具沟通如微信工作群、QQ工作群等，用于部门内部及相关部门之间的即时沟通与协作，方便快速解决工作中的问题，但需注意信息的规范性和严肃性，避免无关信息干扰工作。5.面对面沟通鼓励工作人员之间进行面对面的沟通交流，及时解决工作中的分歧和问题，增进相互了解与协作。（二）外部沟通渠道1.高校交流活动参加各类高校联盟组织的会议、研讨会、学术交流活动等，与其他高校同行进行信息共享、经验交流和合作洽谈。举办或承办高校间的合作交流活动，邀请兄弟院校来访交流，展示学校办学成果和特色，拓展合作领域。2.教育主管部门沟通安排专人与教育主管部门保持密切联系，及时了解政策动态、项目申报、工作要求等信息，并按照要求做好相关工作的汇报和反馈。定期向教育主管部门报送学校工作进展、发展成果等材料，争取政策支持和资源倾斜。3.合作企业沟通建立与合作企业的定期沟通机制，通过座谈会、洽谈会等形式，了解企业需求，共同商讨合作项目的推进和深化事宜。企业来访时，热情接待并详细介绍学校专业设置、科研成果、人才培养等情况，寻求合作机会，促进产学研合作落地。4.校友沟通加强与校友的联系，通过校友总会、各地校友分会等组织，定期举办校友活动，如校友聚会、校友论坛等，增进校友与学校之间的感情。向校友通报学校发展情况，听取校友对学校发展的意见和建议，鼓励校友为学校发展贡献力量。5.电话、邮件沟通与外部机构沟通时，可根据具体情况采用电话、电子邮件等方式进行信息传递和交流。重要事项应及时跟进，确保沟通效果。三、沟通流程与规范（一）信息发起1.学校内部各部门或人员根据工作需要，确定需沟通的信息内容和接收对象。2.对于重要信息，信息发起者应提前进行信息梳理和审核，确保信息准确、完整、清晰。（二）信息传递1.按照确定的沟通渠道和方式进行信息传递。通过会议沟通的，应提前做好会议通知、议程安排等准备工作，确保参会人员按时参加会议，并在会议上准确传达信息，做好会议记录。通过公文沟通的，严格按照公文格式和行文规则撰写公文，经部门负责人审核签字后，按照发文流程进行发布。通过办公系统沟通的，在系统中准确填写相关信息，选择合适的发送范围，并及时提醒接收人员查阅。通过即时通讯工具沟通的，语言表达应简洁明了、规范准确，避免使用模糊、歧义或不文明的语言。重要信息应及时整理记录。通过电话沟通的，提前准备好沟通内容，语言表达清晰流畅，沟通结束后及时总结沟通要点。通过邮件沟通的，邮件主题应明确，内容应条理清晰，附件应齐全且格式规范，发送前仔细核对收件人地址等信息。2.信息传递过程中，如遇接收方反馈信息不明确或有疑问，信息发起者应及时进行解释和说明，确保信息准确传递。（三）信息接收与反馈1.接收方应及时接收传递的信息，并认真查阅、理解信息内容。2.对于需要反馈的信息，接收方应在规定时间内给予明确回复，表明对信息的接收情况、意见或建议等。3.如果接收方对信息存在异议或需要进一步沟通，应及时与信息发起者取得联系，共同商讨解决方案，确保沟通顺畅、问题得到妥善解决。（四）沟通记录与存档1.对于重要的沟通事项，应进行记录，记录内容包括沟通时间、地点、参与人员、沟通内容、沟通结果等。2.沟通记录可采用纸质文档、电子文档等形式进行保存，以便日后查阅和追溯。3.涉及学校重要决策、重大事项沟通等相关记录应按照学校档案管理规定进行存档。四、沟通协调机制（一）跨部门沟通协调1.建立跨部门工作协调小组，对于涉及多个部门的重要工作或问题，由协调小组负责组织相关部门进行沟通协调，共同制定解决方案和工作计划。2.协调小组定期召开会议，通报工作进展情况，及时解决工作中出现的问题和矛盾，确保跨部门工作顺利推进。3.各部门在跨部门工作中应积极配合，主动承担本部门的工作职责，不得推诿扯皮。对于需要其他部门协助的工作，应及时提出需求，并提供必要的支持和帮助。（二）与外部机构沟通协调1.对于与外部机构的重要沟通事项，应提前制定沟通方案，明确沟通目的、内容、方式、参与人员等。2.安排专人负责与外部机构的日常沟通协调工作，保持密切联系，及时掌握外部机构的需求和动态，为学校决策提供参考依据。3.在与外部机构沟通协调过程中，要注重维护学校的利益和形象，积极争取有利的合作条件和发展机会。同时，要尊重对方意见和建议，寻求双方共赢的合作模式。五、沟通效果评估（一）评估指标1.信息传递准确性：统计信息传递过程中出现的错误信息数量及比例，评估信息是否准确无误地传达给接收方。2.信息传递及时性：分析信息从发起至接收的时间间隔，评估是否在规定时间内完成信息传递。3.沟通反馈及时性：统计接收方反馈信息的平均时间，评估接收方对信息的响应速度。4.问题解决有效性：跟踪因沟通协调解决的问题数量及实际效果，评估沟通是否有效解决了工作中的问题。5.满意度调查：定期开展沟通满意度调查，收集参与沟通人员对沟通效果、沟通方式、沟通效率等方面的满意度评价。（二）评估方式1.定期收集沟通记录、工作文档等资料，对信息传递准确性、及时性等指标进行数据统计和分析。2.每季度或半年开展一次沟通满意度调查，通过问卷调查、面谈等方式收集相关人员的意见和建议。3.针对重要沟通事项或项目，在沟通结束后及时进行效果评估，总结经验教训，为后续沟通工作提供参考。（三）结果应用1.根据评估结果，对沟通工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，激励全体人员不断提高沟通能力和沟通效果。2.对于评估中发现的问题和不足，及时进行总结分析，制定改进措施，优化沟通流程和方式，不断提升学校整体沟通管理水平。六、保密规定（一）保密范围1.学校的各类机密文件、资料、数据，包括尚未公开的发展战略、规划、财务信息、科研成果等。2.涉及师生个人隐私的信息，如学生成绩、教师人事档案、个人敏感信息等。3.在沟通交流过程中，对方明确要求保密的信息。（二）保密措施1.严格限制知悉范围，对于保密信息，只向必须知晓的人员传达，并要求其签署保密协议或承诺书。2.在使用办公系统、即时通讯工具等传递信息时，注意选择合适的发送范围，避免误发或扩大知悉范围。3.对于涉及保密信息的纸质文件，应妥善保管，按照规定进行销毁处理，防止信息泄露。4.加强对工作人员的保密教育，提高保密意识，使其了解保密工作的重要性和相关规定，避免因疏忽导致保密信息泄露。（三）责任追究对于违反保密规定，导致保密信息泄露的部门和个人，将依法依规追究其责任，情节严重的将给予相应的纪律处分，构成犯罪的将移交司法机关处理。七、培训与提升（一）沟通技能培训1.定期组织沟通技能培训课程，邀请专业讲师或内部经验丰富的人员进行授课，内容包括沟通技巧、表达能力、倾听艺术、书面沟通规范等方面。2.根据不同岗位需求，开展有针对性的沟通培训，如部门负责人沟通协调能力培训、新入职人员沟通基础培训等。3.在培训过程中，通过案例分析、模拟演练、小组讨论等方式，让学员亲身体验和掌握沟通技巧，提高培训效果。（二）沟通经验分享与交流1.定期举办沟通经验分享会，邀请在沟通工作方面表现优秀的部门或个人分享成功经验和典型案例，供其他人员学习借鉴。2.鼓励各部门之间开展沟通交流活动，如工作经验交流会、沟通技巧研讨会等，促进相互学习，共同提升沟通能力。（三）自我