行政合同存档管理制度

行政合同存档管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政合同管理，规范行政合同存档工作，保障公司合法权益，提高行政合同管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司签订的各类行政合同，包括但不限于采购合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：行政合同的签订、履行、存档等活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.全面管理原则：对行政合同的全过程进行管理，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止以及存档等环节。3.及时准确原则：确保行政合同相关文件资料的及时收集、整理、归档，保证存档信息的准确、完整。4.安全保密原则：妥善保管行政合同档案，防止档案信息泄露，确保公司商业秘密和合法权益得到保护。二、行政合同的签订与履行管理（一）合同起草1.行政合同一般由业务部门负责起草，合同内容应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。2.起草合同过程中，业务部门应充分了解业务需求，收集相关资料，与对方进行沟通协商，确保合同条款符合公司利益和业务实际情况。3.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确，避免歧义。（二）合同审核1.业务部门起草的合同初稿应提交至法务部门进行法律审核。法务部门应对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。2.涉及财务、审计等方面的合同，还应提交至财务部门、审计部门进行审核，审核内容包括合同的财务条款、预算安排、资金支付等方面是否合理合规。3.其他相关部门根据职责权限对合同涉及的专业内容进行审核，如技术部门对技术合同的技术条款进行审核等。4.各审核部门应在规定时间内完成审核工作，并出具审核意见。业务部门根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同内容合法、合规、可行。（三）合同签订1.经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表签订。签订合同前，应确保签订人具有合法的授权手续。2.签订合同时，应仔细核对合同文本与审核通过的版本是否一致，确保合同条款无遗漏、无修改。3.合同签订后，应及时加盖公司公章或合同专用章，并按照合同约定的份数留存合同原件。（四）合同履行1.业务部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求全面履行合同义务。2.在合同履行过程中，业务部门应及时跟踪合同履行情况，如发现问题或风险，应及时采取措施进行处理，并向相关部门报告。3.涉及合同变更、解除等情况的，业务部门应按照公司相关规定和合同约定的程序办理审批手续，并及时通知对方。三、行政合同存档范围（一）合同文本1.双方签订的正式行政合同原件。2.合同的补充协议、变更协议等相关文件。（二）合同签订过程文件1.合同审批表，记录合同的审批流程和各部门审核意见。2.合同起草稿、修改稿及审核意见记录。3.授权委托书，明确签订合同的授权代表及授权范围。（三）合同履行过程文件1.合同履行记录，包括业务部门的工作汇报、对方的履行情况反馈等。2.往来函件，如通知、催告、协商函等与合同履行相关的文件。3.验收报告、结算凭证等证明合同履行结果的文件。（四）其他相关文件1.合同涉及的项目可行性研究报告、立项批复等前期文件。2.与合同有关的会议纪要、谈判记录等。四、行政合同存档流程（一）收集整理1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关附件收集齐全，并按照档案管理要求进行初步整理。2.整理过程中，应对合同文件进行分类编号，确保每份文件都有唯一的标识，便于查找和管理。3.同时，业务部门应填写合同档案交接清单，详细记录合同名称、编号、签订日期、对方单位、合同金额等信息，并将整理好的合同文件及交接清单一并移交至档案管理部门。（二）审核归档1.档案管理部门收到业务部门移交的合同文件后，应按照存档范围进行审核，检查文件是否齐全、完整，编号是否准确，签字盖章是否清晰等。2.对审核合格的合同文件，档案管理部门应进行归档处理，将其存入专门的档案柜或电子档案系统中，并建立相应的档案目录。3.在归档过程中，应根据合同的性质、类别等进行分类存放，便于日后查询和利用。同时，应将合同的电子文档进行备份，存储在安全可靠的存储介质上。（三）借阅管理1.公司内部人员因工作需要查阅行政合同档案的，应填写《行政合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后，为借阅人提供相应的合同档案，并办理借阅登记手续。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。3.借阅人应妥善保管所借阅的合同档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，借阅人应承担相应的赔偿责任。（四）档案保管期限1.行政合同档案的保管期限根据合同的性质、重要程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[x]年，适用于一般性的行政合同，如金额较小、期限较短的采购合同等。3.中期保管期限为[x]年，适用于重要性一般的行政合同，如租赁合同、服务合同等。4.长期保管期限为[x]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有长期法律效力的行政合同，如建设工程合同、长期战略合作协议等。5.档案保管期限届满后，档案管理部门应按照公司档案销毁制度的规定，对已过保管期限的合同档案进行鉴定和销毁处理。五、行政合同存档的信息化管理（一）电子档案系统建设1.公司应建立完善的行政合同电子档案系统，实现合同档案的电子化管理。电子档案系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计等功能，方便档案管理人员进行操作和管理。2.电子档案系统应与公司的办公自动化系统、财务管理系统等进行对接，实现信息共享，提高工作效率。同时，应采用安全可靠的加密技术，确保电子档案信息的安全。（二）电子档案录入与维护1.档案管理部门应及时将纸质行政合同档案录入电子档案系统，确保录入信息与纸质档案一致。录入内容应包括合同基本信息、签订过程文件、履行过程文件等。2.在合同履行过程中产生的新文件，档案管理部门应及时进行扫描或录入电子档案系统，并更新相应的档案信息。同时，应定期对电子档案系统进行维护和备份，防止数据丢失或损坏。（三）电子档案检索与利用1.公司内部人员可通过电子档案系统按照合同编号、名称、签订日期、对方单位等条件进行检索，快速查找所需的行政合同档案。2.电子档案系统应提供在线预览、下载等功能，方便借阅人获取合同档案信息。同时，应设置不同的权限级别，确保只有经过授权的人员才能访问和操作相关档案信息。六、行政合同存档的安全管理（一）档案存放场所安全1.档案管理部门应设置专门的档案存放场所，确保场所安全可靠，具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.档案存放场所应配备必要的消防器材、通风设备、防虫药品等设施，并定期进行检查和维护，确保设施完好有效。（二）档案信息安全1.严格控制行政合同档案的访问权限，只有经过授权的人员才能接触和处理档案信息。档案管理人员应妥善保管自己的账号和密码，不得泄露给他人。2.对涉及公司商业秘密和敏感信息的行政合同档案，应采取加密存储、专人管理等措施，防止信息泄露。同时，在档案的借阅、使用过程中，应严格遵守保密规定，不得将档案内容透露给无关人员。3.定期对行政合同电子档案系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。同时，应制定数据备份和恢复计划，确保在数据发生丢失或损坏时能够及时恢复。（三）档案销毁安全1.对已过保管期限或不再需要保存的行政合同档案，档案管理部门应按照公司档案销毁制度的规定进行销毁处理。销毁过程应严格履行审批手续，确保销毁行为合法合规。2.档案销毁可采用物理销毁或电子数据擦除等方式进行，确保档案信息无法恢复。在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁完成后，应填写《行政合同档案销毁登记表》，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监督人员和销毁人员签字确认。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对行政合同存档管理情况进行审计监督，检查合同存档是否完整、规范，存档流程是否符合规定，档案信息是否安全等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。（二）定期检查1.档案管理部门应定期对行政合同档案进行检查，检查内容包括档案的整理情况、存放情况、借阅情况等。2.检查过程中如发现档案存在损坏、丢失、信息不准确等问题，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。同时，应分析问题产生的原因，提出改进措施，防止类似问题再次发生。（三）专项检查1.根据公司管理需要或相关法律法规要求，可针对行政合同存档管理开展专项检查。专项检查可由档案管理部门牵头，联合法务部门、财务部门等相关部门共同进行