项目外协单位管理制度

项目外协单位管理制度一、总则（一）目的为加强对项目外协单位的管理，规范外协业务流程，确保项目顺利进行，保证工程质量、进度和安全，维护公司利益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及项目外协的单位，包括但不限于承担项目部分施工任务、提供专业服务、供应物资设备等的外协单位。（三）基本原则1.合法合规原则：外协业务活动必须遵守国家法律法规、行业规范以及公司的各项规章制度。2.择优选择原则：在选择外协单位时，优先考虑具备良好信誉、专业能力强、业绩突出的单位。3.公平公正原则：对待所有外协单位一视同仁，在业务承接、合同签订、执行过程监督及结算支付等环节做到公平公正。4.合作共赢原则：与外协单位建立良好的合作关系，实现优势互补，共同促进项目目标的实现和公司的发展。二、外协单位选择与准入（一）需求识别与计划1.项目实施部门根据项目需求，提前识别需要外协的工作内容和服务要求，编制外协需求计划，明确外协项目名称、内容、时间要求、质量标准、预算等信息，并提交至公司采购管理部门。2.采购管理部门对需求计划进行审核，结合公司资源状况和业务战略，确定外协项目是否必要，并对需求的合理性、完整性进行评估，提出修改建议或意见，反馈给项目实施部门。（二）外协单位筛选1.采购管理部门通过多种渠道收集潜在外协单位信息，建立外协单位信息库。信息来源包括但不限于网络搜索、行业推荐、以往合作单位介绍、供应商自荐等。2.根据外协项目需求，从信息库中筛选出符合基本条件的潜在外协单位名单。筛选标准主要包括：具备相关行业资质证书、营业执照等合法经营证件；具有类似项目经验；具备良好的信誉和财务状况；拥有满足项目要求的专业技术人员、设备设施等。3.对于首次合作的外协单位，采购管理部门要求其提供详细的公司简介、资质证明文件、业绩案例、人员配备情况、设备清单、报价清单等资料，以便全面了解其综合实力。（三）实地考察与评估1.采购管理部门会同项目实施部门、技术质量部门等相关人员，对筛选出的潜在外协单位进行实地考察。考察内容包括：公司生产经营场所、设备设施状况、人员管理情况、质量管理体系运行情况、安全管理措施等。2.通过与外协单位管理层、技术人员、一线员工交流沟通，了解其企业文化、团队协作能力、服务意识等方面情况。同时，实地查看其以往项目成果，评估其实际工作能力和水平。3.根据实地考察情况，各考察人员填写《外协单位考察评估表》，从资质信誉、技术能力、管理水平、服务质量、价格合理性等多个维度对外协单位进行综合评估打分。（四）准入审批1.采购管理部门汇总各考察人员的评估意见，结合项目需求和公司利益，对外协单位进行综合评价。对于评价合格的外协单位，列入公司合格外协单位名录，并提交至公司管理层进行准入审批。2.公司管理层根据采购管理部门提交的报告，对拟准入的外协单位进行最终审核批准。批准后，采购管理部门将准入信息通知项目实施部门，并将该外协单位信息录入公司合格外协单位数据库，作为今后项目外协合作的依据。三、合同管理（一）合同签订1.项目实施部门在确定外协单位后，负责起草项目外协合同。合同内容应明确双方的权利义务、工作范围、质量标准、进度要求、价格条款、付款方式、验收标准、违约责任等核心条款，确保合同条款清晰、准确、完整，符合法律法规和公司利益要求。2.合同起草完成后，项目实施部门将合同文本提交至公司法务部门进行合法性审查。法务部门对合同条款的法律合规性进行审核，提出修改意见或建议，确保合同不存在法律风险。3.经法务部门审查通过的合同文本，由项目实施部门提交至公司采购管理部门、财务部门等相关部门会签。各会签部门根据职责对合同条款进行审核，重点关注涉及本部门业务的条款，如付款方式、结算流程、质量验收等，并提出书面意见。4.项目实施部门根据各部门会签意见对合同文本进行修改完善后，报公司管理层审批。公司管理层审批通过后，由项目实施部门代表公司与外协单位签订正式合同。合同签订过程应严格遵守公司合同签订流程，确保合同签订的规范性和有效性。（二）合同执行与监督1.合同签订后，项目实施部门负责协调公司内部相关部门按照合同约定为外协单位开展工作提供必要的支持和配合，确保外协工作顺利进行。同时，定期跟踪外协单位合同执行情况，及时掌握工作进度、质量状况等信息。2.采购管理部门负责对外协合同执行情况进行监督检查，定期对外协单位的工作质量、进度、安全等方面进行评估，发现问题及时督促外协单位整改，并向项目实施部门反馈相关情况。3.项目实施部门应要求外协单位定期提交工作进展报告，详细说明已完成的工作内容、取得的成果、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等。同时，根据合同约定和项目实际情况，对报告内容进行审核分析，判断外协单位是否按照合同要求履行义务。4.在合同执行过程中，如因客观原因需要变更合同内容，项目实施部门应及时与外协单位协商一致，并签订书面补充协议。补充协议签订前，同样需按照合同签订流程进行审核审批。（三）合同验收与结算1.项目完成后，项目实施部门组织相关部门和人员按照合同约定的验收标准对外协工作成果进行验收。验收内容包括工作质量、数量、进度、安全等方面。验收合格后，由验收人员签署验收报告。2.外协单位凭验收报告、合同及相关发票等资料向公司财务部门申请结算。财务部门按照合同约定的付款方式和结算流程进行审核，审核无误后办理付款手续。在结算过程中，如发现外协单位存在未履行合同义务或质量问题等情况，财务部门有权根据合同约定扣除相应款项。3.项目实施部门应对外协合同执行情况进行总结评价，分析合同执行过程中的经验教训，为今后类似项目外协管理提供参考依据。总结评价报告应提交至公司采购管理部门存档备案。四、质量管理（一）质量要求明确1.在项目外协合同签订前，项目实施部门应明确向外协单位提出详细的质量要求，包括但不限于工艺标准、技术规范、验收标准等，并作为合同附件。质量要求应符合国家法律法规、行业标准以及公司内部质量管理规定。2.对于关键工序、重要部位的质量要求，项目实施部门应组织技术质量部门进行专项交底，确保外协单位充分理解并掌握质量控制要点。（二）质量过程监控1.项目实施部门负责对外协工作质量进行日常监督检查，定期对外协单位的工作质量进行抽检，发现质量问题及时要求外协单位整改。检查内容包括施工工艺执行情况、原材料质量、成品半成品质量等方面。2.技术质量部门负责对外协工作质量进行专业指导和监督，定期对外协单位的质量控制体系运行情况进行检查评估，提出改进意见和建议。对于重大质量问题，技术质量部门应组织相关专家进行分析研究，制定解决方案，并跟踪整改落实情况。3.外协单位应建立健全自身质量管理体系，加强质量过程控制，确保所承担的外协工作符合质量要求。外协单位应定期向项目实施部门提交质量检验报告和质量统计报表，如实反映工作质量状况。（三）质量验收1.外协工作完成后，项目实施部门按照合同约定的验收标准组织相关部门和人员进行验收。验收可采用现场检查、抽样检测、资料审查等方式进行，确保验收结果真实、准确、客观。2.对于验收合格的外协工作，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括工作内容、验收依据、验收方法、验收结果等信息。对于验收不合格的外协工作，验收人员应明确指出存在的问题，并要求外协单位限期整改，整改完成后重新组织验收。3.外协单位对验收结果有异议的，可在收到验收报告之日起[X]个工作日内提出书面异议。项目实施部门应组织相关部门和人员对异议进行调查核实，如确实存在问题，应及时调整验收结果，并督促外协单位整改到位。五、进度管理（一）进度计划制定1.项目实施部门在与外协单位签订合同前，应要求外协单位根据项目总体进度要求，制定详细的外协工作进度计划。进度计划应明确各阶段工作任务、开始时间、完成时间、责任人等信息，并以横道图或网络图等形式呈现。2.项目实施部门对进度计划进行审核，结合项目总体进度目标，评估进度计划的合理性和可行性。如发现进度计划存在问题，应及时与外协单位沟通协商，提出修改意见，确保进度计划符合项目要求。（二）进度跟踪与协调1.项目实施部门负责对外协工作进度进行跟踪监控，定期检查外协单位进度计划执行情况，及时掌握工作进展动态。对于实际进度与计划进度存在偏差的情况，应分析原因，采取有效措施进行调整。2.建立定期的进度协调会议制度，由项目实施部门组织，采购管理部门、技术质量部门、外协单位等相关人员参加。会议主要通报项目总体进度情况、外协工作进度情况、存在的问题及解决方案等，协调各方工作关系，确保项目整体进度顺利推进。3.当外协单位因自身原因导致进度滞后时，项目实施部门应及时发出书面通知，要求外协单位采取有效措施加快进度，并分析进度滞后对项目整体进度的影响，制定相应的应对措施。如外协单位未能及时整改，导致项目进度延误，公司有权按照合同约定追究其违约责任。（三）进度调整1.根据进度跟踪监控和协调情况，如发现原进度计划已无法满足项目实际需要，项目实施部门应及时组织外协单位对进度计划进行调整。调整后的进度计划应报项目实施部门审核批准，并重新明确各阶段工作任务和时间节点。2.在进度调整过程中，应充分考虑对项目质量、成本等方面的影响，确保调整后的进度计划既满足项目进度要求，又不影响项目其他目标的实现。同时，相关部门和人员应密切配合，共同做好进度调整后的各项工作。六、安全管理（一）安全责任划分1.在项目外协合同中，应明确双方的安全管理责任。公司作为项目的管理方，负责对外协单位的安全管理工作进行监督检查和指导；外协单位作为具体的作业方，负责其作业范围内的安全生产工作，承担安全生产主体责任。2.外协单位应建立健全安全生产管理制度，制定安全操作规程，确保作业人员严格遵守安全规定。同时，应加强对作业人员的安全教育培训，提高其安全意识和操作技能。（二）安全培训与教育1.公司负责组织对外协单位作业人员进行入场安全教育培训，培训内容包括公司安全规章制度、项目安全要求、作业现场危险因素及防范措施等。培训合格后方可上岗作业。2.外协单位应定期组织本单位作业人员进行安全教育培训，培训内容应根据实际工作情况和安全法规要求进行针对性设置。培训记录应妥善保存，以备检查。3.在项目实施过程中，根据工程进度和安全形势变化，适时组织对外协单位作业人员进行专项安全教育培训，如季节性安全培训、新设备新技术操作培训等，确保作业人员始终具备必要的安全知识和技能。（三）安全检查与隐患排查1.公司安全管理部门定期对外协作业现场进行安全检查，检查内容包括安全管理制度执行情况、安全设施配备情况、作业人员操作规范情况、安全警示标识设置情况等。发现安全隐患及时下达整改通知书，要求外协单位限期整改。2.外协单位应每日进行作业现场安全自查，及时发现并消除安全隐患。对于自查中发现的重大安全隐患，应立即停止作业，采取有效的防范措施，并及时向公司报告。3.建立安全隐患排查治理台账，对安全检查和隐患排查情况进行详细记录，明确隐患内容、整改责任人、整改期限、整改结果等信息。确保安全隐患得到及时有效的治理，防止事故发生。（四）安全事故处理1.如发生安全事故，外协单位应立即启动应急预案，采取有效措施进行救援，保护事故现场，并及时向公司报告。公司接到报告后，应迅速组织相关部门和人员赶赴事故现场进行救援和调查处理。2.按照"四不放过"原则（事故原因未查清不放过、事故责任人未受到处理不放过、事故责任人和广大群众没有受到教育不放过、事故没有制订切实可行的整改措施不放过）对安全事故进行调查处理。查明事故原因，分清事故责任，提出处理意见和防范措施，并督促相关单位和人员落实整改。3.安全事故处理结束后，项目实施部门应组织对外协单位安全管理工作进行评估，分析事故原因，总结经验教训，采取针对性措施加强安全管理，防止类似事故再次发生。同时，将事故处理情况及相关资料整理归档。七、成本管理（一）成本预算与控制1.在项目外协合同签订前，项目实施部门应根据项目需求和市场行情，对外协工作成本进行预算编制。成本预算应包括直接成本（如人工费用、材料费用、设备租赁费用等）和间接成本（如管理费、利润等），确保预算准确合理，为成本控制提供依据。2.在合同执行过程中，项目实施部门应严格控制外协工作成本，监督外协单位按照合同约定的价格和成本预算执行。如发现外协单位存在成本超支情况，应及时要求其说明原因，并采取有效措施进行整改。3.采购管理部门负责对外协项目成本进行审核监督，定期对外协工作成本支出情况进行分析评估，发现异常情况及时与项目实施部门沟通协调，共同采取措施控制成本。（二）费用结算与支付1.财务部门按照合同约定的付款方式和结算流程对外协单位费用进行结算支付。在结算过程中，应严格审核外协单位提交的发票、验收报告、工作成果等资料，确保费用支付准确无误。2.对于合同执行过程中因变更等原因导致费用调整的情况，项目实施部门应及时与外协单位协商一致，并签订书面补充协议。财务部门根据补充协议和相关审批文件进行费用结算支付。3.加强对外协单位费用支付的管理，建立费用支付台账，详细记录每次支付的金额、时间、支付对象等信息。定期对费用支付情况进行核对检查，防止出现错付、漏付等问题。八、档案管理（一）文件资料收集1.项目实施部门负责收集与项目外协相关的文件资料，包括但不限于外协单位的资质证明文件、项目外协合同、技术文件、进度报告、质量检验报告、安全检查记录、费用结算资料等。2.在项目实施过程中，要求外协单位及时提交相关文件资料，并对资料的真实性、完整性、准确性进行审核。对于不符合要求的资料，应退回外协单位重新提交。（二）档案整理与归档1.项目实施部门对收集到的文件资料进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、编目，确保档案资料的系统性和规范性。2.将整理好的档案资料移交至公司档案管理部门进行归档保存。档案管理部门按照档案管理制度对归档资料进行妥善保管，建立档案检索目录，方便查询利用。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅项目外协档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。2.因特殊原因需要借阅项目外协档案资料的，应填写《档案借阅