会议室空闲管理制度

会议室空闲管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保公司各项会议及活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于大会议室、中会议室、小会议室等。（三）基本原则1.统一管理原则：公司会议室由行政部门统一管理和调配，确保资源的合理利用。2.先申请先使用原则：根据申请时间先后顺序安排会议室使用，特殊情况除外。3.高效利用原则：鼓励充分利用会议室资源，避免资源闲置浪费，提高使用效率。二、会议室使用申请（一）申请方式1.线上申请：员工可通过公司内部办公系统的会议室预约模块进行申请，填写申请日期、时间段、参会人数、会议主题等信息。2.线下申请：员工也可填写纸质的会议室使用申请表，提交至行政部门进行申请。（二）申请时间1.常规申请：需提前[x]个工作日提交申请，以便行政部门进行统筹安排。2.紧急申请：对于紧急会议，申请人应尽量提前[x]小时通知行政部门，行政部门将根据实际情况进行协调安排。（三）申请信息填写要求1.会议主题：应简洁明了，准确概括会议主要内容。2.参会人数：如实填写预计参会人数，以便合理安排会议室。3.会议时间：精确到具体的开始时间和结束时间，避免与其他会议冲突。4.特殊需求：如有特殊设备要求（如投影仪、音响设备等）、茶歇需求等，应在申请表中注明。三、会议室安排与调配（一）行政部门职责1.负责接收会议室使用申请，根据申请信息进行初步审核和安排。2.定期更新会议室使用情况表，实时掌握会议室的空闲状态。3.根据会议重要性、参会人数等因素，合理调配会议室资源，确保满足公司各项会议及活动需求。4.对于申请冲突的情况，及时与申请人沟通协调，协商解决方案。（二）会议室安排依据1.会议的重要性和级别：重要会议、高层会议优先安排较大的会议室。2.参会人数：根据参会人数选择合适大小的会议室，避免会议室过大或过小造成资源浪费或拥挤。3.会议时间：尽量避免会议时间冲突，确保会议室的高效利用。4.会议室设备设施状况：根据会议需求，优先安排设备设施齐全、运行良好的会议室。（三）临时调整1.在会议开始前[x]小时内，因特殊情况需要调整会议室的，申请人应及时通知行政部门。行政部门将根据实际情况进行协调安排，并及时通知相关人员。2.如遇公司重大活动或紧急会议，行政部门有权临时调整已安排的会议室，相关部门和人员应积极配合。四、会议室使用规定（一）使用时间1.申请人应严格按照申请时间使用会议室，不得提前进入或延迟结束。如有特殊情况需要延长使用时间，应提前向行政部门申请，经同意后方可延长。2.如未按时使用会议室，且未提前通知行政部门取消申请的，视为违约一次。连续违约[x]次以上的，将限制其一段时间内的会议室申请资格。（二）使用人数1.会议室使用人数应严格控制在申请人数范围内，不得超员使用。如因特殊情况需要增加参会人数，应提前向行政部门申请，经同意后方可增加。2.超员使用会议室可能导致会议场地拥挤，影响会议效果，同时也存在安全隐患，因此应严格遵守规定。（三）卫生保持1.使用会议室后，参会人员应自觉保持会议室整洁，将会议产生的垃圾带走，桌椅摆放整齐。2.如需使用会议室提供的茶具等物品，使用后应清理干净并归位。对于故意损坏或弄脏会议室设施设备的，应照价赔偿。（四）设备使用1.参会人员应正确使用会议室配备的设备设施，如投影仪、音响设备、电脑等。如发现设备故障，应及时通知行政部门安排维修。2.使用设备时应按照操作规程进行操作，不得随意拆卸、更改设备设置。因人为原因造成设备损坏的，应照价赔偿。3.如需使用外部设备接入会议室，应提前告知行政部门，由行政部门安排专业人员进行连接和调试，确保设备正常使用。（五）会议秩序1.参会人员应遵守会议纪律，保持安静，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意走动、大声喧哗。2.严禁在会议室吸烟、饮食，保持会议室空气清新。3.对于违反会议秩序的行为，行政部门有权进行制止，并视情节轻重给予相应处罚。五、会议室维护与管理（一）日常维护1.行政部门定期对会议室进行巡查，检查设备设施是否正常运行，桌椅、门窗等是否完好无损。2.发现问题及时安排维修或更换，确保会议室随时处于良好的使用状态。3.定期对会议室进行清洁卫生打扫，保持会议室整洁干净。（二）设备管理1.建立会议室设备台账，详细记录设备的型号、数量、购买时间、维修记录等信息。2.对会议室设备进行定期保养和维护，延长设备使用寿命。3.根据设备使用情况和性能状况，适时更新设备，确保会议室设备设施能够满足公司发展需求。（三）钥匙管理1.会议室钥匙由行政部门统一保管，实行专人专管。2.如需借用会议室钥匙，应填写钥匙借用申请表，经行政部门负责人批准后领取。3.使用完毕后应及时归还钥匙，不得私自留存或转借他人。六、会议室费用管理（一）费用标准1.公司会议室使用原则上不收取费用，但因特殊活动需要使用会议室并产生额外费用（如场地布置、设备租赁等）的，费用由活动主办部门承担。2.对于外部单位借用公司会议室的，根据实际情况收取一定的场地使用费用，收费标准另行制定。（二）费用报销1.因特殊活动产生的会议室费用，由活动主办部门按照公司财务报销制度进行报销。2.报销时应提供相关的发票、费用明细清单等凭证，经行政部门审核后报财务部门审批报销。七、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对会议室使用情况进行日常监督，检查申请人是否按照规定使用会议室。2.设立意见箱，接受员工对会议室使用管理的意见和建议，对于反映的问题及时进行处理和反馈。3.定期对会议室使用情况进行统计分析，总结存在的问题，不断完善管理制度。（二）考核办法1.将会议室使用管理情况纳入部门和个人绩效考核体系，对于遵守规定、使用效率高的部门和个人给予适当奖励。2.对于违反会议室使用规定的部门和个人，视情节轻重给予