进口原料追溯管理制度

进口原料追溯管理制度一、总则（一）目的为加强公司进口原料的管理，确保进口原料的质量安全，实现对进口原料从采购、运输、存储、使用到产品销售全过程的有效追溯，保障消费者权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及进口原料采购、使用及相关管理活动的部门和人员。（三）基本原则1.全程追溯原则：对进口原料的整个生命周期进行详细记录，确保能够准确追溯每一批次原料的来源、流向和使用情况。2.真实准确原则：记录信息应真实、准确、完整，不得伪造、篡改追溯数据。3.及时更新原则：随着业务流程的推进，及时更新追溯信息，保证信息的时效性。4.安全保密原则：追溯信息涉及公司商业机密和原料信息安全，应妥善保管，防止信息泄露。二、职责分工（一）采购部门1.负责进口原料供应商的筛选、评估和采购合同的签订，确保供应商具备合法资质和良好信誉。2.收集、整理进口原料的采购信息，包括供应商信息、采购订单、报关单、检验检疫证明等，并及时传递给质量管理部门。3.跟踪进口原料的采购进度，协调解决采购过程中的问题，确保原料按时、按质、按量到货。（二）质量管理部门1.负责对进口原料进行检验检疫，确保原料符合国家相关标准和公司质量要求。2.审核采购部门提供的进口原料相关信息，建立进口原料质量档案，记录原料的检验结果、质量状况等。3.参与进口原料追溯系统的建设和维护，确保追溯信息与质量管理工作紧密结合，能够准确反映原料质量情况。（三）物流部门1.负责进口原料的运输安排，确保运输过程中的安全和质量，防止原料受到污染、损坏等。2.记录进口原料的运输信息，包括运输方式、运输工具、运输时间、运输路线等，并及时反馈给采购部门和质量管理部门。3.协助相关部门进行进口原料的到货验收工作，提供运输过程中的相关证明文件。（四）仓储部门1.负责进口原料的存储管理，按照规定的存储条件和要求存放原料，确保原料质量稳定。2.建立进口原料库存台账，记录原料的出入库情况，包括批次、数量、入库时间、出库时间、领用部门等信息，并定期与采购部门、质量管理部门进行核对。3.配合相关部门进行库存盘点工作，保证库存数量与追溯系统记录一致，及时发现和处理库存差异问题。（五）生产部门1.根据生产计划，合理领用进口原料，确保原料的使用符合生产工艺要求。2.在生产过程中，详细记录进口原料的使用情况，包括批次、数量、生产批次、生产设备等信息，并及时反馈给质量管理部门。3.配合质量管理部门进行产品质量追溯工作，提供生产过程中的相关数据和信息。（六）销售部门1.负责收集产品销售信息，包括销售订单、客户信息、产品流向等，并及时传递给质量管理部门。2.协助质量管理部门进行产品追溯工作，根据客户需求提供相关产品信息，配合解决产品质量问题。（七）信息管理部门1.负责建立和维护进口原料追溯系统，确保系统的稳定运行和数据安全。2.根据各部门需求，优化追溯系统功能，保证追溯信息的准确录入、查询和统计分析。3.对追溯系统的数据进行定期备份，防止数据丢失，并负责数据的恢复和维护工作。三、进口原料采购追溯管理（一）供应商选择与评估1.采购部门应选择具有合法资质的进口原料供应商，要求供应商提供营业执照、生产许可证、进出口经营权证明、产品质量认证等相关文件。2.对供应商进行定期评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制水平、信誉状况、售后服务等。评估结果应记录在供应商档案中，作为后续合作的参考依据。（二）采购合同签订1.采购合同应明确进口原料的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、包装要求、运输方式、验收方法等条款。2.在合同中应约定供应商提供的追溯文件内容和格式，包括原料的原产地证明、质量检验报告、提单、装箱单等，确保能够准确追溯原料的来源和质量信息。（三）采购信息收集与传递1.采购部门在签订采购合同后，应及时收集进口原料的相关信息，包括供应商名称、采购订单号、原料名称、规格、数量、价格、采购日期、预计到货日期等，并录入公司内部管理系统。2.将进口原料的报关单、检验检疫证明、提单、装箱单等文件扫描件或电子文档整理后，传递给质量管理部门。质量管理部门应在收到后2个工作日内进行审核，并将审核结果反馈给采购部门。（四）采购进度跟踪1.采购部门应定期跟踪进口原料的采购进度，及时掌握原料的运输情况和预计到货时间。如发现采购过程中出现问题，应及时与供应商沟通协调，确保原料按时、按质、按量到货。2.对于因不可抗力等原因导致采购进度延误的情况，采购部门应及时向相关部门通报，并采取相应的措施，如调整生产计划、寻找替代原料等，减少对公司生产经营的影响。四、进口原料运输追溯管理（一）运输方式选择1.根据进口原料的性质、数量、运输距离、运输时间等因素，选择合适的运输方式，确保原料在运输过程中的安全和质量。2.对于易腐、易燃、易爆、有毒等特殊性质的进口原料，应选择具备相应运输资质和条件的运输企业进行运输，并采取必要的防护措施。（二）运输信息记录1.物流部门在安排进口原料运输时，应详细记录运输信息，包括运输方式、运输工具、运输时间、运输路线、运输单号、发货地、目的地等，并及时录入公司内部管理系统。2.要求运输企业提供运输过程中的相关证明文件，如运输合同、货物清单、运输发票等，并妥善保存。运输证明文件应包含原料的批次、数量、运输时间等关键信息，以便于追溯。（三）运输过程监控1.物流部门应建立运输过程监控机制，通过GPS定位、视频监控等手段，实时跟踪运输工具的运行情况，确保运输过程安全、顺畅。2.如发现运输过程中出现异常情况，如运输延误、货物损坏、被盗抢等，物流部门应立即采取措施进行处理，并及时向采购部门和质量管理部门报告。同时，应配合相关部门进行调查，提供运输过程中的详细信息和证据。五、进口原料存储追溯管理（一）存储条件要求1.仓储部门应根据进口原料的特性，提供适宜的存储条件，包括温度、湿度、通风、防虫、防潮、防火、防盗等要求。2.对于有特殊存储要求的进口原料，如冷藏原料、易氧化原料等，应配备相应的存储设备，确保原料质量不受影响。（二）库存台账建立1.仓储部门应建立进口原料库存台账，按照原料的批次、品种、规格、数量等信息进行详细记录。库存台账应包括入库时间、入库单号、供应商名称、原料名称、规格、数量、质量状况、存放位置、出库时间、出库单号、领用部门等内容。2.库存台账应实时更新，确保账实相符。仓储部门应定期对库存进行盘点，盘点结果与库存台账进行核对，如发现差异应及时查明原因，并进行调整。（三）库存标识管理1.对进口原料进行标识管理，标识应包含原料的批次、品种、规格、入库时间、保质期等信息。标识应清晰、准确、不易褪色，确保在库存管理过程中能够快速识别原料。2.对于不同批次、不同来源的进口原料，应分区存放，并在存放区域设置明显的标识牌，注明原料的相关信息。（四）库存盘点与清查1.仓储部门应定期进行库存盘点，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.在盘点过程中，应认真核对库存数量与库存台账记录是否一致，检查原料的质量状况是否良好，是否存在过期、变质等情况。3.如发现库存差异或质量问题，应及时填写库存盘点差异表和质量问题报告，上报相关部门进行处理。同时，应追溯库存差异产生的原因，采取相应的措施进行改进，防止类似问题再次发生。六、进口原料使用追溯管理（一）领用流程规范1.生产部门根据生产计划，填写进口原料领用申请单，注明原料的批次、品种、规格、数量、领用时间、生产批次等信息。2.领用申请单经生产部门负责人审核签字后，提交给仓储部门。仓储部门根据库存情况进行发货，并在库存台账中记录原料的出库信息。3.生产部门在领用进口原料时，应核对原料的标识信息与领用申请单是否一致，确保领用的原料符合生产要求。（二）生产过程记录1.在生产过程中，生产部门应详细记录进口原料的使用情况，包括原料的投入时间、投入数量、生产设备编号、生产工艺参数、操作人员等信息。2.生产记录应采用纸质记录或电子记录的方式，确保记录真实、准确、完整。生产记录应妥善保存，保存期限应符合国家相关规定和公司要求。（三）产品质量追溯1.质量管理部门应根据生产记录和检验报告，建立产品质量追溯体系，确保能够追溯到每一批次进口原料的使用情况和产品质量状况。2.当产品出现质量问题时，质量管理部门应通过追溯系统，迅速查找问题原料的来源、流向和使用情况，确定问题的影响范围，并采取相应的措施进行召回、整改等处理。七、追溯系统建设与维护（一）系统功能要求1.进口原料追溯系统应具备信息录入、查询、统计分析、报表生成等基本功能，能够实现对进口原料采购、运输、存储、使用等全过程信息的实时跟踪和管理。2.系统应具备权限管理功能，不同部门和人员根据其工作职责，授予相应的系统操作权限，确保追溯信息的安全和保密。3.系统应具备数据备份和恢复功能，定期对追溯数据进行备份，防止数据丢失。在系统出现故障时，能够及时恢复数据，保证追溯工作的连续性。（二）系统建设与实施1.信息管理部门负责进口原料追溯系统的建设工作，根据公司业务需求和管理要求，确定系统的功能模块、数据结构和操作流程。2.在系统建设过程中，应充分征求各部门意见，确保系统功能满足实际工作需要。系统建设完成后，应进行全面的测试和试运行，确保系统稳定运行后正式投入使用。3.对相关部门和人员进行系统培训，使其熟悉系统的操作方法和流程，能够正确录入、查询和使用追溯信息。（三）系统维护与更新1.信息管理部门负责追溯系统的日常维护工作，定期检查系统运行情况，及时处理系统故障和问题。2.根据公司业务发展和管理要求的变化，及时对追溯系统进行功能更新和优化，确保系统能够适应新的工作需求。3.定期对追溯系统的数据进行清理和归档，保证系统数据的准确性和完整性，提高系统运行效率。八、追溯信息查询与使用（一）查询权限设置1.根据公司内部管理规定，对不同部门和人员设置追溯信息查询权限。采购部门可查询采购订单、供应商信息、运输信息等；质量管理部门可查询原料检验报告、质量档案等；物流部门可查询运输记录；仓储部门可查询库存台账；生产部门可查询生产过程记录；销售部门可查询产品销售信息等。2.对于涉及公司商业机密和敏感信息的追溯数据，应严格限制查询权限，只有经过授权的人员才能查询。（二）查询流程规范1.各部门和人员如需查询追溯信息，应填写追溯信息查询申请表，注明查询的目的、内容和时间范围等。2.查询申请表经部门负责人审核签字后，提交给信息管理部门。信息管理部门根据申请人的权限，在追溯系统中进行查询，并将查询结果反馈给申请人。3.查询结果应以纸质或电子文档的形式提供，查询人员应妥善保管查询结果，不得泄露给无关人员。（三）追溯信息使用1.追溯信息主要用于公司内部管理、质量控制、产品召回、客户投诉处理等工作。各部门应根据实际工作需要，合理使用追溯信息，确保公司生产经营活动的正常进行。2.在对外提供追溯信息时，应严格按照国家法律法规和公司相关规定执行，确保信息的合法性和安全性。如因工作需要向客户或相关部门提供追溯信息，应提前经过公司审批，并签订保密协议。九、监督与考核（一）监督检查机制1.成立进口原料追溯管理监督小组，由公司管理层、质量管理部门、内部审计部门等相关人员组成。监督小组定期对进口原料追溯管理工作进行监督检查，确保各项制度和流程的有效执行。2.监督检查内容包括追溯信息的记录是否完整、准确、及时，追溯系统的运行是否正常，各部门职责履行情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核指标设定1.将进口原料追溯管理工作纳入部门和个人